Công chứng hợp đồng góp vốn không có bản gốc: liệu có được?
Công chứng hợp đồng góp vốn không bản gốc là tình huống khá phổ biến khi một bên hoặc cả hai bên làm mất bản hợp đồng gốc và muốn thực hiện công chứng để xác lập giá trị pháp lý. Vậy trong trường hợp này có thể thực hiện công chứng được không? Mời bạn cùng tìm hiểu kỹ qua bài viết dưới đây.
1. Công chứng hợp đồng góp vốn không bản gốc là gì?
Công chứng hợp đồng góp vốn không bản gốc là trường hợp một hoặc nhiều bên yêu cầu công chứng hợp đồng đã ký nhưng chỉ có bản sao, không còn giữ bản gốc hợp đồng. Thực tế, đây là tình huống thường gặp trong các giao dịch góp vốn bằng tiền, bằng tài sản hoặc bằng quyền sử dụng đất mà các bên không lưu trữ kỹ hồ sơ gốc.
Theo Luật Công chứng 2024, để công chứng hợp đồng, các bên phải xuất trình bản gốc của hợp đồng hoặc giấy tờ làm căn cứ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản và nội dung giao dịch.
>>> Xem thêm: Nhiều người bất ngờ khi biết mình có thể tiết kiệm phí công chứng nhờ điều này
2. Quy định pháp lý về công chứng khi không có bản gốc
2.1 Yêu cầu bắt buộc phải có bản gốc
Luật Công chứng 2024 quy định rõ: Hồ sơ yêu cầu công chứng phải kèm theo bản gốc các giấy tờ làm cơ sở để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu trước khi xác lập văn bản công chứng. Nếu không có bản gốc thì không đủ điều kiện để thực hiện công chứng.
Việc công chứng viên xác nhận trên cơ sở bản sao không có căn cứ gốc là hành vi vi phạm quy định và có thể dẫn đến văn bản công chứng bị vô hiệu.
2.2 Trường hợp áp dụng với hợp đồng góp vốn
Nếu góp vốn bằng tài sản phải đăng ký quyền sở hữu (như quyền sử dụng đất, nhà ở…), hợp đồng bắt buộc phải công chứng và có bản gốc làm cơ sở chuyển quyền.
Nếu góp vốn bằng tiền mặt hoặc tài sản không phải đăng ký sở hữu, pháp luật không bắt buộc công chứng, nhưng nếu các bên muốn công chứng thì cũng phải cung cấp bản gốc hợp đồng.
3. Có được công chứng hợp đồng góp vốn không bản gốc?
3.1 Trường hợp không được công chứng
Trong mọi trường hợp, khi không có bản gốc để đối chiếu, công chứng viên sẽ từ chối thực hiện yêu cầu công chứng. Lý do là không đảm bảo được tính xác thực của tài liệu, dễ xảy ra tranh chấp hoặc sai lệch thông tin.
4. Ví dụ minh họa thực tế công chứng hợp đồng góp vốn không bản gốc
4.1 Trường hợp góp vốn bằng quyền sử dụng đất
Anh A và anh B ký hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất để thực hiện dự án chung. Sau vài tháng, anh B làm mất bản gốc hợp đồng. Khi cả hai bên đến văn phòng công chứng để sao y bản sao làm hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận phần góp vốn, công chứng viên từ chối vì không có bản gốc để đối chiếu. Cách xử lý phù hợp là hai bên ký lại hợp đồng mới trên cơ sở thỏa thuận cũ và thực hiện công chứng lại theo quy định.
4.2 Trường hợp góp vốn bằng tiền
Công ty X góp vốn với Công ty Y bằng tiền mặt và các bên ký hợp đồng nhưng không công chứng ngay thời điểm đó. Sau này khi một bên yêu cầu công chứng để lưu trữ nội bộ, thì phát hiện mất bản gốc hợp đồng. Trong trường hợp này, các bên có thể ký lại hợp đồng và thực hiện công chứng nếu có nhu cầu, miễn là thỏa thuận vẫn được hai bên đồng thuận và nội dung không trái quy định pháp luật.
5. Lưu ý khi công chứng hợp đồng góp vốn
Không có bản gốc thì không thể thực hiện công chứng.
Hợp đồng góp vốn bằng tài sản phải đăng ký quyền sở hữu cần công chứng theo quy định.
Nên lưu giữ ít nhất 2 bản gốc hợp đồng để mỗi bên giữ một bản, tránh thất lạc.
Trường hợp mất bản gốc, các bên có thể ký lại hợp đồng mới và thực hiện công chứng lại.
Công chứng hợp đồng góp vốn không bản gốc là việc không được pháp luật cho phép. Để bảo đảm quyền lợi, các bên nên chủ động lưu giữ bản gốc hoặc tái lập hợp đồng mới khi cần công chứng. Công chứng viên chỉ có thể xác nhận giao dịch hợp lệ khi có đầy đủ bản gốc các giấy tờ làm căn cứ, do đó việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là bước không thể bỏ qua khi thực hiện công chứng hợp đồng góp vốn.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
