Đăng ký chữ ký số là bước bắt buộc để cá nhân và doanh nghiệp có thể thực hiện giao dịch điện tử hợp pháp trên các cổng thông tin của Nhà nước và các nền tảng số. Quy trình đăng ký có những yêu cầu pháp lý và kỹ thuật rõ ràng nhằm đảm bảo an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý. Việc hiểu đúng quy định sẽ giúp người dùng tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo giao dịch được chấp nhận. Đây là yếu tố quan trọng trong chuyển đổi số hiện nay.
>>> Xem thêm: Điều gì giúpVăn phòng công chứng giảm thiểu tranh chấp trong hợp đồng dân sự?
I. Khái niệm và giá trị pháp lý của chữ ký số 🧾
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được mã hóa bằng công nghệ khóa công khai (PKI), dùng để xác nhận danh tính của người ký và tính toàn vẹn của dữ liệu.
Căn cứ pháp lý:
Luật Giao dịch điện tử 2005
Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số
Theo Điều 8 Luật Giao dịch điện tử, chữ ký số hợp lệ khi:
Dữ liệu tạo ra chữ ký số thuộc sự kiểm soát riêng của người ký.
Việc thay đổi nội dung sau khi ký có thể bị phát hiện.
II. Căn cứ pháp lý về đăng ký chữ ký số 📜
1. Quy định về cấp chứng thư số
Theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) được phép cấp chứng thư số cho cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu.
2. Điều kiện để đăng ký chữ ký số
Theo Điều 15 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, người đăng ký cần:
Có mã số thuế (đối với doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh).
Có giấy tờ tùy thân hợp lệ (căn cước công dân, hộ chiếu).
Cung cấp thông tin chính xác để CA xác thực danh tính.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ người dân xử lý hồ sơ nhà đất phức tạp như thế nào theo hướng chuẩn hóa?
III. Quy trình đăng ký chữ ký số theo quy định 🧮
1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số
Hồ sơ cần có:
Thông tin pháp lý của doanh nghiệp hoặc cá nhân
Bản sao giấy tờ tùy thân
Tờ khai đăng ký chữ ký số theo mẫu của nhà cung cấp
2. Các bước đăng ký chữ ký số
Bước 1: Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA). Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số qua online hoặc trực tiếp. Bước 3: CA tiến hành xác thực thông tin theo Điều 16 Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Bước 4: Nhận thiết bị USB Token hoặc chứng thư số qua SIM/Cloud. Bước 5: Kích hoạt chữ ký số và sử dụng trên hệ thống giao dịch điện tử.
Một doanh nghiệp A tại Hà Nội muốn đăng ký chữ ký số để nộp thuế điện tử và ký hóa đơn:
Doanh nghiệp chuẩn bị giấy phép kinh doanh và mã số thuế.
Gửi hồ sơ cho CA và hoàn tất xác minh.
Sau 24 giờ, doanh nghiệp nhận USB Token và kích hoạt.
Doanh nghiệp thực hiện ký hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán, hệ thống Tổng cục Thuế chấp nhận chữ ký số hợp lệ theo Điều 8 Luật Giao dịch điện tử.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng phải đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý nào để văn bản có hiệu lực?
V. Lợi ích khi đăng ký chữ ký số ✅
Giao dịch điện tử nhanh, giảm chi phí.
Bảo mật cao nhờ công nghệ mã hóa PKI.
Giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay theo luật.
Thực hiện thuế, bảo hiểm, khai báo hải quan, ký hợp đồng online dễ dàng.
VI. Câu hỏi thường gặp về đăng ký chữ ký số ❓
1. Cá nhân có thể đăng ký chữ ký số không?
Có. Cá nhân có thể đăng ký chữ ký số theo Điều 15 Nghị định 130/2018/NĐ-CP để ký hợp đồng điện tử, ngân hàng số, tài liệu số.
2. Đăng ký chữ ký số có bắt buộc không?
Đối với doanh nghiệp: bắt buộc khi khai thuế, hóa đơn điện tử. Đối với cá nhân: không bắt buộc, tùy nhu cầu giao dịch.
3. Chữ ký số dùng được trên điện thoại không?
Có thể, nếu sử dụng chữ ký số dạng Cloud hoặc SIM PKI.
Kết luận 🌟
Đăng ký chữ ký số là thủ tục quan trọng để đảm bảo mọi giao dịch điện tử diễn ra an toàn, hợp pháp và được Nhà nước công nhận. Nắm vững quy định pháp lý, điều kiện đăng ký và quy trình cấp chứng thư số sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp chủ động trong việc triển khai giao dịch số, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc. Đây là công cụ thiết yếu trong thời đại chuyển đổi số hiện nay.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
