Sao y bản chính Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thi hành án

Trong nhiều thủ tục hành chính, giao dịch dân sự và hồ sơ pháp lý, Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thi hành án là tài liệu quan trọng. Văn bản này ghi nhận kết quả thực hiện nghĩa vụ theo bản án hoặc quyết định thi hành án. Khi cần nộp hồ sơ tại nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thường phải chuẩn bị thêm bản sao có chứng thực.

Vậy sao y xác nhận thi hành án được thực hiện như thế nào? Cần chuẩn bị giấy tờ gì? Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực? Những trường hợp nào không được tiếp nhận chứng thực? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết các vấn đề này.

>>> Xem thêm: Sao y bản chính Chứng chỉ tiền gửi ngân hàng giá trị cao

1. Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thi hành án và giá trị của bản sao chứng thực

1.1. Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thi hành án là gì?

Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thi hành án là cách gọi phổ biến của văn bản xác nhận kết quả thi hành án. Văn bản này do cơ quan thi hành án dân sự có thẩm quyền cấp theo yêu cầu.

Căn cứ Điều 53 Luật Thi hành án dân sự, đương sự có quyền yêu cầu xác nhận kết quả thi hành án. Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm cấp giấy xác nhận trong thời hạn luật định.

Nội dung xác nhận thể hiện những thông tin quan trọng sau:

Khoản nghĩa vụ được xác định trong bản án hoặc quyết định.
Nghĩa vụ phải thực hiện theo quyết định thi hành án.
Kết quả thực hiện nghĩa vụ tại thời điểm xác nhận.
Tình trạng hoàn thành toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ.
Kết quả thực hiện nghĩa vụ theo từng kỳ, nếu có.

Đây là căn cứ giúp các bên chứng minh tình trạng thực hiện nghĩa vụ thi hành án. Văn bản cũng hỗ trợ giải quyết những thủ tục pháp lý có liên quan.

1.2. Tại sao cần sao y bản chính giấy xác nhận thi hành án?

Trong thực tế, một cá nhân có thể phải sử dụng giấy xác nhận tại nhiều cơ quan khác nhau. Tuy nhiên, bản chính thường chỉ có một bản. Việc giao nộp bản chính cho nhiều đơn vị có thể gây bất tiện.

Do đó, chứng thực bản sao từ bản chính là giải pháp phù hợp. Bản sao có chứng thực giúp người sử dụng lưu giữ bản gốc. Đồng thời, họ có thể hoàn thiện nhiều bộ hồ sơ khác nhau.

Một số trường hợp thường cần bản sao chứng thực gồm:

Bổ sung hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính.
Chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ theo bản án.
Hoàn thiện hồ sơ giải quyết tranh chấp dân sự.
Cung cấp tài liệu cho cơ quan tiến hành tố tụng.
Thực hiện các thủ tục liên quan đến tài sản và quyền sở hữu.
Bổ sung hồ sơ tại ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
Chứng minh tình trạng thi hành án khi thực hiện giao dịch.

Tuy nhiên, yêu cầu về giấy tờ phụ thuộc vào từng thủ tục cụ thể. Người nộp hồ sơ nên kiểm tra thành phần hồ sơ trước khi thực hiện chứng thực.

1.3. Bản sao chứng thực giấy xác nhận thi hành án có giá trị pháp lý không?

Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay bản chính. Quy định này được áp dụng trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao chứng thực có thể được sử dụng trong nhiều giao dịch và thủ tục hành chính. Cơ quan tiếp nhận cần xem xét yêu cầu pháp lý của từng thủ tục.

Cần phân biệt rõ hai loại giấy tờ:

Giấy xác nhận kết quả thi hành án: Do cơ quan thi hành án dân sự cấp.
Bản sao chứng thực: Do cơ quan hoặc người có thẩm quyền chứng thực thực hiện.

Tổ chức hành nghề công chứng không cấp lại giấy xác nhận kết quả thi hành án. Công chứng viên chỉ thực hiện chứng thực bản sao khi đáp ứng điều kiện pháp luật.

Ngoài ra, chứng thực bản sao không đồng nghĩa với việc xác nhận người có nghĩa vụ đã hoàn thành thi hành án. Nội dung xác nhận vẫn thuộc thẩm quyền của cơ quan thi hành án dân sự.

1.4. Phân biệt chứng thực bản sao với cấp lại giấy xác nhận thi hành án

Hai thủ tục này có mục đích và cơ quan giải quyết khác nhau. Việc phân biệt giúp người dân tránh chuẩn bị sai hồ sơ.

Tiêu chí	Chứng thực bản sao	Cấp giấy xác nhận kết quả thi hành án
Cơ quan thực hiện	Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực	Cơ quan thi hành án dân sự
Căn cứ thực hiện	Bản chính giấy xác nhận	Hồ sơ và kết quả thi hành án
Mục đích	Xác nhận bản sao đúng với bản chính	Xác nhận kết quả thực hiện nghĩa vụ
Kết quả	Bản sao có chứng thực	Giấy xác nhận kết quả thi hành án

Nếu đã có bản chính và chỉ cần thêm bản sao, người dân có thể yêu cầu chứng thực. Nếu làm mất giấy xác nhận, cần liên hệ cơ quan thi hành án dân sự để được hướng dẫn.

2. Thẩm quyền, điều kiện và hồ sơ chứng thực bản sao giấy xác nhận thi hành án

2.1. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực?

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, việc chứng thực bản sao từ bản chính thuộc thẩm quyền của các chủ thể luật định.

Đối với giấy xác nhận do cơ quan thi hành án dân sự Việt Nam cấp, người dân có thể lựa chọn:

Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
Phòng công chứng.
Văn phòng công chứng.

Tại các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên được thực hiện chứng thực bản sao theo quy định. Người dân có thể lựa chọn địa điểm thuận tiện.

Đặc biệt, từ ngày 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi một số quy định về chứng thực. Vì vậy, cần áp dụng đúng quy định hiện hành khi thực hiện thủ tục.

2.2. Điều kiện để được chứng thực bản sao từ bản chính

Không phải mọi giấy tờ đều được tiếp nhận chứng thực. Giấy xác nhận thi hành án cần đáp ứng những điều kiện theo quy định.

Cụ thể, giấy tờ phải bảo đảm:

Là bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Nội dung giấy tờ rõ ràng, đầy đủ và có thể đọc được.
Không bị tẩy xóa, sửa chữa trái quy định.
Không có dấu hiệu giả mạo hoặc cấp sai thẩm quyền.
Không thuộc trường hợp không được chứng thực.

Đối với giấy xác nhận kết quả thi hành án, cần kiểm tra kỹ thông tin cơ quan cấp. Chữ ký, con dấu và nội dung văn bản cũng cần thể hiện rõ ràng.

Nếu bản chính có dấu hiệu bất thường, người thực hiện chứng thực có thể từ chối. Trường hợp cần thiết, cơ quan chứng thực có thể yêu cầu xác minh.

2.3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi yêu cầu chứng thực

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính tương đối đơn giản. Người yêu cầu cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để quá trình giải quyết thuận lợi.

Thông thường, hồ sơ gồm:

Thứ nhất, bản chính Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thi hành án.

Đây là tài liệu bắt buộc để đối chiếu. Người dân cần xuất trình bản chính hợp lệ do cơ quan thi hành án dân sự cấp.

Thứ hai, bản sao giấy xác nhận cần chứng thực.

Người yêu cầu có thể chuẩn bị bản photocopy từ bản chính. Bản sao cần đầy đủ các trang và thông tin liên quan.

Thứ ba, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.

Người thực hiện thủ tục nên mang theo CCCD (Căn cước công dân) để thuận tiện khi cần đối chiếu thông tin.

Trong trường hợp người khác thực hiện thay, nên chuẩn bị giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận. Việc này giúp hạn chế phát sinh trong quá trình giải quyết.

2.4. Những trường hợp không được chứng thực bản sao

Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao từ bản chính.

Một số trường hợp đáng chú ý gồm:

Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung không hợp lệ.
Bản chính bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung.
Giấy tờ bị đóng dấu mật của cơ quan có thẩm quyền.
Giấy tờ có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
Giấy tờ do cơ quan không có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận.

Đối với giấy xác nhận thi hành án, cần đặc biệt chú ý tính nguyên vẹn của văn bản. Không nên tự ý chỉnh sửa thông tin hoặc làm thay đổi nội dung bản chính.

Nếu giấy xác nhận bị rách, mờ hoặc thất lạc, người dân nên liên hệ cơ quan cấp văn bản. Việc xin cấp lại hoặc xác nhận lại cần thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

>>> Xem thêm: Hồ sơ đất đai cần được xử lý đúng trình tự, nhưng bạn vẫn có thể chủ động tiết kiệm thời gian khi tìm hiểu dịch vụ làm sổ đỏ nhanh

3. Quy trình, thời gian và chi phí chứng thực bản sao giấy xác nhận thi hành án

3.1. Các bước thực hiện thủ tục chứng thực

Để tiết kiệm thời gian, người dân nên thực hiện theo trình tự dưới đây.

Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ

Người yêu cầu chuẩn bị bản chính giấy xác nhận và bản photocopy. Cần kiểm tra số trang, chữ ký và con dấu trước khi đến làm thủ tục.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại nơi có thẩm quyền

Người dân có thể đến UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng. Khi nộp hồ sơ, cần nêu rõ số lượng bản sao muốn chứng thực.

Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu bản chính

Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ. Sau đó, họ đối chiếu nội dung bản sao với bản chính.

Nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện, người thực hiện chứng thực tiến hành xác nhận. Trường hợp phát hiện sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, hồ sơ có thể bị từ chối.

Bước 4: Ký chứng thực và đóng dấu

Người có thẩm quyền ghi lời chứng theo mẫu quy định. Sau đó, họ ký và đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực.

Bước 5: Nhận kết quả và thanh toán phí

Người yêu cầu nhận lại bản chính cùng các bản sao đã chứng thực. Cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi rời khỏi nơi thực hiện thủ tục.

3.2. Thời gian giải quyết mất bao lâu?

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực phải được bảo đảm trong ngày tiếp nhận yêu cầu. Trường hợp tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.

Đối với giấy xác nhận thi hành án, việc chứng thực thường không mất nhiều thời gian. Hồ sơ đầy đủ và bản chính rõ ràng sẽ giúp quá trình xử lý thuận lợi.

Tuy nhiên, một số trường hợp có thể cần thêm thời gian xác minh. Điều này thường xảy ra khi giấy tờ có dấu hiệu bất thường hoặc khó xác định tính hợp lệ.

Người dân nên chủ động liên hệ trước nếu cần chứng thực số lượng lớn. Việc trao đổi trước giúp đơn vị tiếp nhận bố trí thời gian phù hợp.

3.3. Chi phí chứng thực bản sao giấy xác nhận thi hành án

Chi phí chứng thực bản sao được xác định theo quy định về phí, lệ phí hiện hành.

Mức phí phụ thuộc vào số trang và số lượng bản sao cần chứng thực. Vì vậy, người dân nên xác định chính xác nhu cầu trước khi thực hiện.

Khi cần chứng thực nhiều bản, nên thông báo số lượng ngay từ đầu. Đơn vị thực hiện sẽ căn cứ quy định để tính tổng chi phí.

Ngoài phí chứng thực, người dân nên hỏi trước về các khoản chi phí phát sinh nếu có. Điều này giúp chủ động chuẩn bị và tránh nhầm lẫn khi thanh toán.

3.4. Có thể chứng thực tại Văn phòng công chứng không?

Câu trả lời là có, nếu Văn phòng công chứng đáp ứng điều kiện hoạt động và thực hiện đúng thẩm quyền.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính.

Do đó, người dân có thể lựa chọn Văn phòng công chứng để thực hiện thủ tục. Đây là phương án thuận tiện khi cần kết hợp xử lý nhiều giấy tờ pháp lý.

Khi đến văn phòng, người yêu cầu chỉ cần xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực. Công chứng viên sẽ kiểm tra, đối chiếu và thực hiện theo quy định.

3.5. Có thể chứng thực nhiều bản cùng lúc không?

Người dân hoàn toàn có thể yêu cầu chứng thực nhiều bản sao từ cùng một bản chính. Số lượng cần chứng thực nên được xác định trước.

Ví dụ, một người cần nộp giấy xác nhận cho ba cơ quan khác nhau. Người đó có thể chuẩn bị ba bản photocopy để chứng thực cùng lúc.

Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian đi lại. Đồng thời, người dân vẫn giữ được bản chính để sử dụng khi cần thiết.

4. Những lưu ý quan trọng khi chứng thực giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thi hành án

4.1. Kiểm tra kỹ thông tin trên bản chính

Trước khi yêu cầu chứng thực, người dân nên kiểm tra toàn bộ nội dung giấy xác nhận.

Một số thông tin cần đối chiếu gồm:

Họ và tên người được xác nhận.
Thông tin về bản án hoặc quyết định thi hành án.
Nội dung nghĩa vụ phải thực hiện.
Kết quả thực hiện nghĩa vụ.
Ngày, tháng, năm cấp văn bản.
Chữ ký và con dấu của cơ quan cấp.

Nếu phát hiện sai thông tin, cần liên hệ cơ quan thi hành án dân sự. Không nên tự ý sửa chữa nội dung trên giấy xác nhận.

4.2. Phân biệt hoàn thành nghĩa vụ thi hành án và hoàn thành toàn bộ vụ việc

Đây là vấn đề quan trọng mà nhiều người thường nhầm lẫn.

Một người có thể đã hoàn thành một phần nghĩa vụ thi hành án. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ.

Theo quy định về xác nhận kết quả thi hành án, văn bản có thể ghi nhận kết quả thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ. Trường hợp nghĩa vụ được thực hiện theo định kỳ, kết quả cũng có thể được xác nhận theo từng kỳ.

Vì vậy, cần đọc kỹ nội dung giấy xác nhận trước khi sử dụng. Không nên mặc định mọi giấy xác nhận đều chứng minh đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ.

4.3. Xác định đúng loại giấy tờ cần nộp

Không phải thủ tục nào cũng bắt buộc nộp bản sao có chứng thực. Một số cơ quan chỉ yêu cầu bản photocopy thông thường.

Theo Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu bản sao chứng thực nếu pháp luật chỉ quy định nộp bản sao.

Trường hợp pháp luật yêu cầu bản sao chứng thực, cơ quan tiếp nhận cũng không được yêu cầu xuất trình bản chính. Ngoại lệ áp dụng khi có căn cứ nghi ngờ giấy tờ giả mạo hoặc bất hợp pháp.

Ngoài ra, đối với giấy tờ được cấp dưới dạng điện tử, cần lưu ý quy định về tiếp nhận bản điện tử. Không phải trường hợp nào cũng cần chuyển đổi sang bản giấy để chứng thực.

4.4. Lựa chọn đơn vị chứng thực uy tín

Việc lựa chọn địa điểm chứng thực phù hợp giúp tiết kiệm thời gian. Người dân nên ưu tiên đơn vị có thẩm quyền và quy trình rõ ràng.

Một số tiêu chí cần cân nhắc:

Có chức năng và thẩm quyền chứng thực theo quy định.
Công khai mức phí và thời gian giải quyết.
Có nhân sự am hiểu quy định pháp luật.
Hướng dẫn hồ sơ rõ ràng, dễ hiểu.
Bảo đảm tính chính xác khi đối chiếu giấy tờ.

Đối với hồ sơ có nhiều tài liệu pháp lý, nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm. Điều này giúp hạn chế nhầm lẫn và tránh phải đi lại nhiều lần.

4.5. Câu hỏi thường gặp về chứng thực giấy xác nhận thi hành án

Câu hỏi 1: Mất bản chính giấy xác nhận thi hành án có chứng thực bản photocopy được không?

Không. Việc chứng thực bản sao từ bản chính cần có bản chính để đối chiếu. Bản photocopy thông thường không thể thay thế bản chính trong thủ tục này.

Người bị mất giấy xác nhận nên liên hệ cơ quan thi hành án dân sự đã cấp văn bản. Cơ quan này sẽ hướng dẫn giải quyết theo quy định.

Câu hỏi 2: Có cần người được xác nhận trực tiếp đi chứng thực không?

Không nhất thiết. Người có nhu cầu có thể trực tiếp yêu cầu hoặc nhờ người khác thực hiện việc chứng thực bản sao.

Người đi thực hiện cần xuất trình đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu. Quan trọng nhất là bản chính phải hợp lệ để đối chiếu.

Câu hỏi 3: Có thể chứng thực giấy xác nhận thi hành án tại bất kỳ Văn phòng công chứng nào không?

Về nguyên tắc, người dân có quyền lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng thuận tiện. Tuy nhiên, đơn vị được lựa chọn phải đang hoạt động hợp pháp và có thẩm quyền chứng thực.

Câu hỏi 4: Bản sao chứng thực giấy xác nhận thi hành án có thời hạn sử dụng không?

Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định thời hạn sử dụng chung cho bản sao chứng thực từ bản chính.

Tuy nhiên, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu giấy tờ mới hơn trong một số thủ tục chuyên ngành. Người dân nên kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi nộp.

Câu hỏi 5: Có thể chứng thực giấy xác nhận thi hành án để sử dụng ở nước ngoài không?

Điều này phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận tại nước ngoài. Một số trường hợp cần dịch thuật, chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

Người dân nên tìm hiểu yêu cầu của quốc gia tiếp nhận trước khi chuẩn bị hồ sơ. Việc chứng thực bản sao trong nước không mặc nhiên thay thế các thủ tục lãnh sự.

>>> Xem thêm: Mỗi giao dịch đều có những yêu cầu riêng, vì vậy việc lựa chọn văn phòng công chứng phù hợp rất đáng quan tâm

Kết luận

Việc sao y xác nhận thi hành án giúp người dân có thêm bản sao hợp lệ để sử dụng trong nhiều thủ tục pháp lý. Tuy nhiên, người yêu cầu cần chuẩn bị bản chính và kiểm tra kỹ tính hợp lệ của giấy tờ. Đồng thời, cần lựa chọn đúng đơn vị có thẩm quyền để bảo đảm kết quả chứng thực.

Nếu đang cần chứng thực Giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thi hành án hoặc các tài liệu pháp lý liên quan, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn hồ sơ và hỗ trợ chứng thực nhanh chóng, chính xác theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Tiết kiệm một chuyến đi, thêm thời gian cho những việc quan trọng nhờ dịch vụ công chứng tại nhà

>>> Xem thêm: Muốn hồ sơ được tiếp nhận suôn sẻ, trước tiên hãy xác định chính xác yêu cầu chứng thực

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
Xem thêm…

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com