Trong nhiều giao dịch dân sự, đặc biệt là liên quan đến đất đai, tài sản hoặc các thủ tục hành chính, công chứng là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý. Tuy nhiên, không ít người gặp tình huống giấy tờ thiếu bản gốc, mờ thông tin hoặc không xác minh được nơi cấp phát. Vậy trong trường hợp như vậy, công chứng giấy tờ không rõ gốc có được không? Hãy cùng tìm hiểu kỹ các quy định hiện hành qua bài viết dưới đây.
>>> Xem thêm: Bí quyết công chứng giấy tờ nhanh chóng, không cần đến văn phòng bạn nhất định phải biết!
1. Giấy tờ không rõ nguồn gốc là gì?
1.1. Khái niệm
Giấy tờ không rõ nguồn gốc là những tài liệu không xác định được cơ quan cấp, không có dấu đỏ hoặc chữ ký xác thực, bị mờ, rách, tẩy xóa hoặc chỉ có bản sao không kèm theo bản gốc.
1.2. Ví dụ thường gặp công chứng giấy tờ không rõ gốc
Một số trường hợp thường gặp như: bản photo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất không kèm bản gốc, giấy tờ mua bán viết tay không chứng thực, giấy khai sinh cũ không có dấu mộc, giấy tờ bị mất góc, rách, không rõ nội dung.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để hủy một văn bản đã công chứng sai tại văn phòng công chứng.
2. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ
Theo Điều 20 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu tài liệu có dấu hiệu bị làm giả, tẩy xóa, sai lệch thông tin hoặc không có bản chính để đối chiếu.
Thông tư 01/2020/TT-BTP cũng nhấn mạnh: việc công chứng bản sao chỉ được thực hiện khi có bản chính hợp lệ để kiểm tra, đối chiếu.
Như vậy, về nguyên tắc, mọi giấy tờ không rõ nguồn gốc, không có bản chính đều không đủ điều kiện công chứng.
3. Trường hợp công chứng giấy tờ không rõ gốc có thể xem xét
Trong một số tình huống đặc biệt, giấy tờ không rõ gốc có thể được công chứng nếu:
Có xác nhận lại của cơ quan ban hành (xin lại trích lục, cấp bản sao từ gốc)
Có cam kết chịu trách nhiệm pháp lý của người yêu cầu công chứng
Tuy nhiên, các tình huống này đòi hỏi đánh giá kỹ lưỡng từ công chứng viên và sự phối hợp của cơ quan chức năng.
4. Ví dụ minh họa thực tế công chứng giấy tờ không rõ gốc
Ông T mang theo bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đến công chứng mua bán mà không có bản gốc. Văn phòng công chứng từ chối tiếp nhận hồ sơ và hướng dẫn ông làm thủ tục xin cấp lại bản chính.
Bà H có giấy khai sinh bản viết tay từ những năm 1970, không có dấu đỏ. Sau khi được tư vấn, bà đã liên hệ UBND phường nơi đăng ký hộ tịch để xin cấp lại bản sao giấy khai sinh có chứng thực.
Anh D có giấy tờ chuyển nhượng nhà đất viết tay năm 1993 giữa bố mẹ và người hàng xóm, không qua công chứng. Khi mang đi làm thủ tục sang tên, anh được thông báo giấy này không có giá trị pháp lý và phải khởi kiện ra tòa hoặc lập văn bản công chứng lại với các bên liên quan (nếu còn sống).
5. Hướng xử lý nếu giấy tờ không đủ điều kiện công chứng
Kiểm tra lại kỹ toàn bộ hồ sơ, cố gắng tìm bản chính hoặc xin cấp lại bản gốc từ cơ quan ban hành
Trong trường hợp bị mất bản gốc, liên hệ nơi cấp để xin trích lục hoặc xác nhận
Không sử dụng giấy tờ viết tay, không rõ cơ sở pháp lý để công chứng mua bán, chuyển nhượng
Tham khảo ý kiến tư vấn từ luật sư hoặc công chứng viên có chuyên môn trước khi làm hồ sơ
>>> Xem thêm: Dịch thuật công chứng giấy khai sinh, học bạ, bằng cấp cần lưu ý điều gì?
Kết luận
Giấy tờ không rõ nguồn gốc hầu như không đủ điều kiện để thực hiện công chứng. Việc sử dụng các loại giấy tờ này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, có thể khiến giao dịch bị vô hiệu hoặc gây thiệt hại tài chính. Do đó, người dân nên kiểm tra kỹ giấy tờ, đảm bảo tính hợp lệ và xác thực trước khi tiến hành công chứng.
Nếu bạn đang cần tư vấn cụ thể về công chứng giấy tờ không rõ gốc hoặc gặp vướng mắc trong quá trình làm hồ sơ, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn chi tiết, chính xác và kịp thời.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
