Công chứng giấy tờ để sử dụng ở nước ngoài – Cần hợp pháp hóa lãnh sự không?
Việc sử dụng các giấy tờ công chứng của Việt Nam ở nước ngoài ngày càng phổ biến trong các hoạt động như du học, định cư, lao động, đầu tư, ký kết hợp đồng… Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn mơ hồ về quy trình pháp lý, đặc biệt là việc hợp pháp hóa giấy tờ công chứng có bắt buộc hay không. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề và thực hiện đúng theo quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Bạn đã biết về ưu điểm của dịch vụ công chứng giấy tờ online chưa?
1. Hợp pháp hóa giấy tờ công chứng là gì?
1.1. Khái niệm
Theo Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam – và ngược lại.
1.2. Khi nào cần hợp pháp hóa giấy tờ công chứng?
Bạn phải hợp pháp hóa giấy tờ công chứng khi:
Sử dụng các giấy tờ (như giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bằng cấp, lý lịch tư pháp…) tại cơ quan nước ngoài.
Sử dụng giấy tờ trong hồ sơ xin visa, du học, định cư.
Làm hồ sơ đầu tư, giao dịch thương mại với đối tác nước ngoài.
2. Các trường hợp không cần hợp pháp hóa giấy tờ công chứng
2.1. Trường hợp miễn hợp pháp hóa
Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, các giấy tờ công chứng có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu:
Được cấp tại nước là thành viên của Công ước La Hay năm 1961 về bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (Apostille).
Việt Nam và quốc gia đối tác có thỏa thuận song phương về miễn hợp pháp hóa.
2.2. Một số quốc gia chấp nhận bản dịch công chứng không hợp pháp hóa
Một số đại sứ quán hoặc tổ chức giáo dục có thể chấp nhận bản dịch công chứng mà không yêu cầu hợp pháp hóa, tuy nhiên điều này chỉ mang tính đặc thù và cần được xác minh cụ thể.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có được quyền công chứng hợp đồng bảo lãnh vay ngân hàng không?
3. Quy trình hợp pháp hóa giấy tờ công chứng
3.1. Các bước thực hiện
Chuẩn bị hồ sơ gồm:
Bản chính giấy tờ đã được công chứng.
Bản dịch công chứng (nếu giấy tờ không phải tiếng Anh hoặc ngôn ngữ được yêu cầu).
Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa.
CCCD/hộ chiếu của người nộp.
Nộp tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM.
Đem giấy tờ đã hợp pháp hóa tới Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài để chứng nhận lần 2.
Tình huống 1: Anh Nam chuẩn bị sang Canada định cư theo diện bảo lãnh. Trong hồ sơ, anh cần nộp bản sao công chứng giấy khai sinh và lý lịch tư pháp. Do Canada không ký thỏa thuận miễn hợp pháp hóa với Việt Nam, anh bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ này trước khi nộp cho Sở Di trú Canada.
Tình huống 2: Một công ty tại TP.HCM muốn ký kết hợp đồng đầu tư với đối tác Nhật Bản, yêu cầu gửi điều lệ công ty và quyết định bổ nhiệm đã công chứng. Do Nhật và Việt Nam chưa ký miễn hợp pháp hóa, các giấy tờ bắt buộc phải được hợp pháp hóa bởi Cục Lãnh sự và sau đó hợp thức hóa tại Đại sứ quán Nhật Bản.
5. Lưu ý quan trọng khi hợp pháp hóa giấy tờ công chứng
Không sử dụng bản photo công chứng quá 6 tháng, trừ khi có quy định khác.
Nên sử dụng bản dịch công chứng có chứng thực của văn phòng công chứng uy tín, giúp quá trình hợp pháp hóa nhanh hơn.
Nếu bạn sử dụng giấy tờ tại nhiều quốc gia, hãy chuẩn bị bản sao y kèm công chứng đủ số lượng để tiết kiệm thời gian và chi phí.
Hợp pháp hóa giấy tờ công chứng là bước bắt buộc trong hầu hết các thủ tục sử dụng tài liệu Việt Nam ở nước ngoài. Việc nắm rõ các quy định pháp lý, quy trình, và lựa chọn đúng văn phòng công chứng sẽ giúp bạn tránh được sai sót và tiết kiệm thời gian. Nếu bạn cần tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hỗ trợ chính xác và nhanh chóng.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
