Công chứng hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và doanh nghiệp: Thủ tục có gì khác?
Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là công ty vừa và nhỏ, startup, có nhu cầu thuê nhà của cá nhân để làm trụ sở, văn phòng, xưởng sản xuất…, thì vấn đề đặt ra là: Hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và doanh nghiệp có bắt buộc phải công chứng không? Thủ tục công chứng có gì khác biệt so với giao dịch giữa hai cá nhân?
Theo quy định pháp luật hiện hành, giao dịch thuê nhà giữa cá nhân và doanh nghiệp vẫn được coi là một hợp đồng dân sự – thương mại có điều kiện, và có thể phải công chứng hoặc không, tùy từng trường hợp. Tuy nhiên, để hợp đồng có giá trị pháp lý vững chắc, tránh tranh chấp phát sinh, nhiều bên vẫn lựa chọn công chứng hợp đồng thuê nhà cá nhân doanh nghiệp.
Có bắt buộc công chứng thuê nhà giữa cá nhân và doanh nghiệp?
Căn cứ “khoản 2 Điều 122 Luật Nhà ở 2023 (sửa đổi)”:
“Đối với hợp đồng thuê nhà ở giữa cá nhân và tổ chức không nhằm mục đích để ở, các bên được tự thỏa thuận về việc công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Từ quy định trên, có thể rút ra:
Nếu doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng, kho, showroom, địa điểm kinh doanh…, không bắt buộc phải công chứng, trừ khi pháp luật chuyên ngành yêu cầu.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thuê nhà để ở cho người lao động, hoặc sử dụng vào mục đích cư trú có đăng ký tạm trú tạm vắng, thì nên công chứng để đủ điều kiện đăng ký hành chính.
Do đó, việc công chứng thuê nhà cá nhân doanh nghiệp vẫn được khuyến nghị trong các trường hợp:
Hợp đồng thuê có giá trị lớn, thời hạn dài;
Làm căn cứ đăng ký trụ sở doanh nghiệp tại Sở KHĐT;
Sử dụng để chứng minh chi phí thuê hợp pháp trong hồ sơ thuế.
Những điểm khác biệt trong công chứng thuê nhà giữa cá nhân và doanh nghiệp
1. Về chủ thể ký hợp đồng
Cá nhân cho thuê: Người đứng tên trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hoặc người đại diện hợp pháp (phải có giấy ủy quyền công chứng nếu không trực tiếp ký).
Doanh nghiệp thuê: Người đại diện pháp luật của công ty, hoặc người được ủy quyền (có giấy ủy quyền nội bộ kèm theo).
Lưu ý: Tổ chức hành nghề công chứng thường yêu cầu giấy đăng ký doanh nghiệp, CMND/CCCD của người đại diện, và giấy ủy quyền (nếu có) khi bên thuê là doanh nghiệp.
2. Về hình thức hợp đồng
Cần tuân thủ theo quy định tại “Điều 119 và Điều 124 Bộ luật Dân sự 2015”, hình thức hợp đồng phải bằng văn bản, có chữ ký và dấu (nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu).
Các điều khoản cần lưu ý:
Mục đích sử dụng nhà thuê (vì ảnh hưởng đến quy định pháp lý áp dụng);
Nghĩa vụ thuế và lệ phí liên quan;
Điều kiện chấm dứt hợp đồng trước hạn, bồi thường;
Theo quy định tại Luật Công chứng 2024, quy trình công chứng không thay đổi so với giao dịch giữa hai cá nhân, nhưng công chứng viên sẽ kiểm tra thêm các yếu tố pháp lý liên quan đến:
Mục đích sử dụng nhà (có phù hợp quy hoạch không?);
Pháp nhân của doanh nghiệp (đã đăng ký hoạt động chưa? có đang trong tình trạng giải thể, bị đình chỉ không?);
Đủ điều kiện lập hợp đồng dài hạn hay không.
Thời gian xử lý thông thường: 1 – 2 ngày làm việc, hoặc trong ngày nếu đầy đủ hồ sơ.
Chi phí công chứng hợp đồng thuê nhà cá nhân – doanh nghiệp
Theo Thông tư liên tịch số 03/2024/TTLT-BTP-BTC, mức phí công chứng áp dụng theo giá trị hợp đồng:
Dưới 100 triệu đồng: 100.000 đồng
Từ 100 triệu – dưới 1 tỷ đồng: 0,1%
Trên 1 tỷ đồng: Thỏa thuận, nhưng không quá 5 triệu đồng
Ngoài ra, nếu công chứng ngoài trụ sở, ngoài giờ hoặc yêu cầu bản sao, sẽ có phụ phí bổ sung.
Một số lưu ý để tránh tranh chấp khi công chứng thuê nhà với doanh nghiệp
Hợp đồng cần ghi rõ bên nào chịu nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân, vì cá nhân cho thuê nhà thường bị truy thu nếu không kê khai đúng.
Doanh nghiệp thuê cần làm rõ điều khoản về đăng ký trụ sở, vì nếu không đăng ký được sẽ không làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại Sở KHĐT.
Phải quy định rõ việc trả lại tài sản sau thuê, tránh tình trạng bên thuê không bàn giao đúng hiện trạng.
Trong trường hợp thuê dài hạn (trên 5 năm), nên lập phụ lục định kỳ điều chỉnh giá thuê, tránh rủi ro phát sinh khi lạm phát tăng cao.
Kết luận: Công chứng thuê nhà giữa cá nhân và doanh nghiệp – cần đúng, đủ và minh bạch
Dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng công chứng thuê nhà cá nhân doanh nghiệp là một giải pháp giúp đảm bảo tính pháp lý, tránh tranh chấp và hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính liên quan. Khi tiến hành công chứng, hai bên cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thống nhất rõ điều khoản và lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng uy tín để tránh các rủi ro không đáng có.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
Từ 100 triệu – dưới 1 tỷ đồng: 0,1%
