Công chứng ngoài trụ sở sai quy định: Văn bản có bị hủy?
Công chứng ngoài trụ sở là cơ chế đặc thù nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong những trường hợp không thể trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy nhiều văn bản bị xem xét hủy văn bản công chứng do công chứng ngoài trụ sở sai quy định, xuất phát từ việc lạm dụng hoặc thực hiện không đúng điều kiện pháp luật cho phép. Việc công chứng sai địa điểm không chỉ vi phạm trình tự thủ tục mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Bài viết phân tích rõ các căn cứ pháp lý và hệ quả của việc công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định.
Theo pháp luật công chứng, nguyên tắc cơ bản là việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Cụ thể, “Điều 42 Luật Công chứng 2024” quy định việc công chứng hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại trụ sở, trừ các trường hợp được pháp luật cho phép thực hiện ngoài trụ sở.
Quy định này nhằm bảo đảm:
Điều kiện kiểm tra hồ sơ, giấy tờ một cách đầy đủ;
Môi trường làm việc độc lập, khách quan của công chứng viên;
Phòng ngừa rủi ro giả mạo, ép buộc hoặc tranh chấp phát sinh sau này.
2. Các trường hợp được phép công chứng ngoài trụ sở
Theo “khoản 2 Điều 42 Luật Công chứng 2024”, công chứng ngoài trụ sở chỉ được thực hiện khi người yêu cầu công chứng thuộc các trường hợp đặc biệt như:
Người già yếu, không thể đi lại;
Người đang điều trị nội trú tại cơ sở y tế;
Người đang bị tạm giam, tạm giữ;
Trường hợp có lý do chính đáng khác theo quy định pháp luật.
Ngoài các trường hợp nêu trên, mọi hoạt động công chứng thực hiện ngoài trụ sở đều có nguy cơ bị xác định là công chứng ngoài trụ sở sai quy định.
3. Thế nào là công chứng ngoài trụ sở sai quy định?
3.1. Thực hiện ngoài trụ sở nhưng không thuộc trường hợp được phép
Ví dụ minh họa: Một bên trong hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất vẫn khỏe mạnh, có khả năng đi lại bình thường nhưng yêu cầu công chứng viên đến nhà riêng để công chứng nhằm “tiện giao dịch”. Trường hợp này không thuộc diện được công chứng ngoài trụ sở theo luật và bị xác định là công chứng sai địa điểm.
3.2. Không ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở trong văn bản
Theo quy định, việc công chứng ngoài trụ sở phải được ghi nhận rõ trong lời chứng của công chứng viên.
Nếu văn bản công chứng không thể hiện lý do hợp pháp của việc công chứng ngoài trụ sở, thì đây được xem là vi phạm trình tự công chứng.
3.3. Lợi dụng công chứng ngoài trụ sở để né kiểm tra, xác minh
Trong thực tiễn, có trường hợp công chứng ngoài trụ sở nhằm tránh sự giám sát nội bộ, tạo điều kiện cho việc ký kết vội vàng hoặc che giấu các dấu hiệu vi phạm pháp luật. Những trường hợp này thường bị xem xét kỹ khi có tranh chấp.
4. Căn cứ pháp lý để hủy văn bản công chứng
Theo “Điều 51 Luật Công chứng 2024”, văn bản công chứng có thể bị Tòa án tuyên hủy nếu việc công chứng vi phạm nghiêm trọng trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật.
Việc công chứng ngoài trụ sở sai quy định được xem là vi phạm về địa điểm và trình tự công chứng, làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp của văn bản.
Bên cạnh đó, “Điều 129 Bộ luật Dân sự 2015” cũng cho phép Tòa án tuyên vô hiệu giao dịch dân sự do không tuân thủ quy định về hình thức trong trường hợp pháp luật có quy định bắt buộc.
5. Hậu quả pháp lý của việc công chứng ngoài trụ sở sai quy định
Khi văn bản công chứng bị hủy do công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định, các hệ quả pháp lý có thể bao gồm:
Văn bản công chứng mất giá trị pháp lý kể từ thời điểm bị tuyên hủy;
Giao dịch dân sự có thể bị tuyên vô hiệu;
Các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận;
Công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp nếu có lỗi.
Để tránh rơi vào trường hợp công chứng ngoài trụ sở sai quy định, người yêu cầu công chứng cần:
Chỉ đề nghị công chứng ngoài trụ sở khi thực sự thuộc trường hợp pháp luật cho phép;
Cung cấp giấy tờ, tài liệu chứng minh lý do chính đáng;
Yêu cầu công chứng viên ghi rõ căn cứ công chứng ngoài trụ sở trong lời chứng;
Thận trọng với các giao dịch được đề xuất công chứng tại địa điểm “thuận tiện” nhưng không đúng luật.
Kết luận
Công chứng ngoài trụ sở sai quy định không chỉ là vi phạm thủ tục hành chính mà còn tiềm ẩn nguy cơ lớn dẫn đến việc hủy văn bản công chứng và vô hiệu giao dịch dân sự. Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về địa điểm công chứng là yếu tố then chốt bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài của văn bản công chứng. Người dân và công chứng viên cần đặc biệt thận trọng để tránh những rủi ro pháp lý có thể phát sinh sau này.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
