Hợp đồng vay tiền trong doanh nghiệp – Có bắt buộc công chứng?
Hợp đồng vay nội bộ là một trong những giao dịch tài chính phổ biến giữa các cá nhân, tổ chức hoặc giữa các đơn vị thành viên trong cùng một doanh nghiệp. Tuy nhiên, một câu hỏi thường được đặt ra là liệu hợp đồng vay nội bộ này có bắt buộc phải công chứng hay không? Bài viết này sẽ phân tích các quy định pháp luật hiện hành để làm rõ vấn đề này, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các bên tham gia.
>>> Xem thêm: Khám phá dịch vụ công chứng chuyên nghiệp, minh bạch tại văn phòng công chứng.
1. Hợp đồng vay nội bộ là gì?
Hợp đồng vay nội bộ là thỏa thuận giữa các bên (cá nhân hoặc tổ chức) trong đó một bên (bên cho vay) giao tiền cho bên kia (bên vay) để sử dụng trong một thời hạn nhất định, và bên vay có nghĩa vụ hoàn trả tiền gốc cùng lãi (nếu có) khi đến hạn. Trong bối cảnh doanh nghiệp, hợp đồng vay nội bộ có thể là:
Hợp đồng vay giữa công ty và cá nhân: Ví dụ, công ty vay tiền từ giám đốc, cổ đông, hoặc nhân viên; hoặc ngược lại, giám đốc, cổ đông vay tiền từ công ty.
Hợp đồng vay giữa các công ty trong cùng hệ thống: Ví dụ, công ty mẹ cho công ty con vay, hoặc các công ty con vay lẫn nhau.
Hợp đồng vay tiền cá nhân: Vay mượn giữa các cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp nhưng không liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bản chất của hợp đồng vay nội bộ vẫn là một hợp đồng vay tài sản theo quy định của pháp luật dân sự.
2. Quy định pháp luật về công chứng hợp đồng vay tài sản
Theo pháp luật Việt Nam, hợp đồng vay tài sản không bắt buộc phải công chứng, chứng thực trừ một số trường hợp cụ thể.
>>> Xem thêm: Bạn có biếtphòng công chứng nào làm việc cả cuối tuần? Danh sách này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.
2.1. Căn cứ pháp lý hợp đồng vay nội bộ
Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự năm 2015 quy định về hình thức giao dịch dân sự như sau: “Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể. Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.”
Đồng thời, Khoản 2 Điều này cũng nêu rõ: “Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.”
Đối chiếu với các quy định về hợp đồng vay tài sản tại Chương XVI của Bộ luật Dân sự 2015 (từ Điều 463 đến Điều 470), không có điều khoản nào quy định cụ thể rằng hợp đồng vay tiền phải được công chứng, chứng thực. Điều này có nghĩa là, về nguyên tắc, hợp đồng vay nội bộ chỉ cần được lập thành văn bản và có chữ ký của các bên là đã có giá trị pháp lý.
2.2. Các trường hợp không bắt buộc công chứng hợp đồng vay nội bộ
Hợp đồng vay tiền giữa cá nhân với cá nhân: Chỉ cần lập thành văn bản và các bên ký kết.
Hợp đồng vay tiền giữa doanh nghiệp và cá nhân: Doanh nghiệp và cá nhân lập hợp đồng bằng văn bản, có đầy đủ chữ ký của người đại diện doanh nghiệp và cá nhân vay/cho vay.
Hợp đồng vay giữa các doanh nghiệp: Các doanh nghiệp lập hợp đồng bằng văn bản, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu (nếu có).
Tăng tính pháp lý và độ tin cậy: Văn bản công chứng được công nhận là có giá trị chứng cứ cao. Khi có tranh chấp, Tòa án sẽ xem xét giá trị pháp lý của hợp đồng công chứng trước các loại chứng cứ khác.
Đảm bảo tính hợp pháp: Công chứng viên sẽ kiểm tra tính hợp pháp của các điều khoản trong hợp đồng, đảm bảo các bên đủ năng lực hành vi dân sự, tránh các vi phạm pháp luật có thể xảy ra.
Giảm thiểu rủi ro tranh chấp: Việc có bên thứ ba (công chứng viên) xác nhận giao dịch giúp các bên hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình, từ đó hạn chế khả năng phát sinh tranh chấp.
Cơ sở để thi hành án: Trong trường hợp bên vay không thực hiện nghĩa vụ, hợp đồng đã công chứng có thể là cơ sở thuận lợi hơn cho việc yêu cầu thi hành án.
3.2. Rủi ro khi không công chứng (và cách phòng tránh)
Khi hợp đồng vay nội bộ không được công chứng, các bên có thể đối mặt với một số rủi ro sau:
Khó khăn trong chứng minh tại Tòa án: Nếu xảy ra tranh chấp, các bên sẽ phải tự mình chứng minh về sự tồn tại của hợp đồng, nội dung hợp đồng và việc thực hiện hợp đồng. Điều này có thể tốn kém thời gian và chi phí.
Nguy cơ giả mạo chữ ký, thay đổi nội dung: Nếu không có sự xác nhận của công chứng viên, việc giả mạo chữ ký hoặc thay đổi nội dung hợp đồng sau khi ký kết có thể xảy ra, gây bất lợi cho một trong các bên.
Tính hiệu lực của hợp đồng có thể bị nghi ngờ: Trong một số trường hợp phức tạp, nếu các điều khoản không rõ ràng hoặc vi phạm pháp luật nhưng không được công chứng viên kiểm tra, hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu
Cách phòng tránh rủi ro:
Lập hợp đồng vay nội bộ bằng văn bản rõ ràng, chi tiết, đầy đủ các điều khoản về số tiền vay, lãi suất, thời hạn vay, phương thức thanh toán, trách nhiệm vi phạm hợp đồng.
Đảm bảo các bên ký kết hợp đồng đầy đủ và tự nguyện.
Lưu giữ cẩn thận các tài liệu liên quan như chứng từ chuyển khoản, tin nhắn, email xác nhận giao dịch.
Nếu số tiền vay lớn hoặc giao dịch phức tạp, nên cân nhắc công chứng để đảm bảo an toàn pháp lý tối đa.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ 1 (Không công chứng – gặp rủi ro):
Ông A là giám đốc Công ty X và ông B là kế toán trưởng. Công ty X cần gấp một khoản tiền để thanh toán đơn hàng, nên ông A đã vay 500 triệu đồng từ ông B theo một giấy vay tiền viết tay đơn giản, không có công chứng, chỉ có chữ ký của hai bên. Giấy vay tiền không ghi rõ thời hạn trả và lãi suất. Sau một năm, ông B yêu cầu ông A trả tiền nhưng ông A cho rằng đây là khoản tiền ông B góp vốn vào công ty, không phải khoản vay cá nhân. Vì giấy tờ không rõ ràng và không có công chứng, ông B gặp rất nhiều khó khăn khi muốn khởi kiện đòi tiền tại Tòa án.
Ví dụ 2 (Không công chứng – giao dịch thành công):
Công ty Y cho Công ty Z (công ty liên kết) vay 2 tỷ đồng để đầu tư dự án. Hai bên lập hợp đồng vay nội bộ bằng văn bản, có đầy đủ các điều khoản về số tiền vay, lãi suất, thời hạn trả, và phương thức thanh toán. Hợp đồng có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của cả hai công ty. Quá trình vay và trả nợ diễn ra minh bạch qua chuyển khoản ngân hàng. Khi Công ty Z hoàn thành dự án và trả hết nợ đúng hạn, không phát sinh tranh chấp nào vì hợp đồng được lập rõ ràng và các chứng từ đầy đủ.
Hợp đồng vay nội bộ không bắt buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành. Các bên có thể lựa chọn hình thức văn bản thông thường để thực hiện giao dịch này. Tuy nhiên, việc công chứng hợp đồng sẽ tăng cường tính pháp lý, minh bạch và là bằng chứng vững chắc hơn trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
