Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHủy bỏ chứng thực chữ ký là vấn đề cần được quan tâm khi kết quả chứng thực có sai sót hoặc phát sinh căn cứ pháp lý đặc biệt. Sau khi hoàn tất thủ tục, nhiều người cho rằng kết quả chứng thực luôn có giá trị ổn định.
Tuy nhiên, một số trường hợp có thể làm ảnh hưởng đến giá trị của việc chứng thực. Nguyên nhân có thể xuất phát từ người yêu cầu, nội dung văn bản hoặc quá trình thực hiện thủ tục.
Đặc biệt, chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Việc này không đồng nghĩa với việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.
Vậy những trường hợp nào có thể khiến kết quả chứng thực chữ ký bị hủy bỏ? Chữ ký giả, người ký không minh mẫn hoặc hồ sơ có sai sót có ảnh hưởng thế nào? Người dân cần làm gì khi phát hiện kết quả chứng thực có vấn đề?
Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những tình huống thường gặp.
>>> Xem thêm: Phân biệt chứng thực chữ ký trên giấy tờ tùy thân và văn bản giao dịch
1. Khi nào kết quả chứng thực chữ ký có thể bị hủy bỏ?
1.1. Chứng thực chữ ký phải được thực hiện đúng quy định
Chứng thực chữ ký là thủ tục có yêu cầu chặt chẽ về chủ thể và trình tự thực hiện.
Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra điều kiện của người yêu cầu. Việc ký cũng phải được thực hiện theo đúng quy định.
Nếu thủ tục có sai phạm nghiêm trọng, kết quả chứng thực có thể phát sinh vấn đề về giá trị pháp lý.
Do đó, không chỉ nội dung văn bản mà cả quá trình chứng thực cũng cần được xem xét.
1.2. Kết quả chứng thực không đồng nghĩa xác nhận nội dung văn bản
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu.
Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung do mình kê khai.
Vì vậy, nếu văn bản có thông tin sai, việc chứng thực chữ ký không đương nhiên biến thông tin đó thành đúng.
Trường hợp có tranh chấp, cần xem xét cả nội dung và hoàn cảnh ký văn bản.
1.3. Việc hủy bỏ cần có căn cứ cụ thể
Không phải mọi sai sót đều dẫn đến việc hủy bỏ kết quả chứng thực.
Cần xác định bản chất của sai sót. Đồng thời, phải xem xét quy định áp dụng cho từng trường hợp.
Một văn bản có lỗi về nội dung có thể được xử lý khác với trường hợp chứng thực sai chủ thể.
Do đó, người dân không nên tự kết luận rằng chứng thực đã bị mất giá trị chỉ vì phát hiện một lỗi.
1.4. Cần phân biệt hủy bỏ với sửa chữa hoặc cấp lại
Hủy bỏ kết quả chứng thực là một vấn đề khác với việc sửa lỗi hành chính.
Nếu thông tin bị ghi sai do lỗi kỹ thuật, cách xử lý có thể khác.
Trường hợp văn bản bị mất hoặc hư hỏng cũng không đồng nghĩa với việc kết quả chứng thực bị hủy.
Việc xác định đúng tình huống giúp lựa chọn phương án xử lý phù hợp.
2. Những lý do có thể làm phát sinh việc hủy bỏ kết quả chứng thực
2.1. Người ký không phải là người yêu cầu chứng thực
Chứng thực chữ ký phải gắn với đúng người thực hiện thủ tục.
Nếu người khác ký thay nhưng kết quả lại thể hiện chữ ký của người yêu cầu, đây là vấn đề nghiêm trọng.
Người thực hiện chứng thực cần có căn cứ xác định người ký.
Vì vậy, hành vi ký thay hoặc giả mạo người ký có thể làm phát sinh hậu quả pháp lý.
2.2. Chữ ký được xác định là giả mạo
Chữ ký giả là một trong những vấn đề đặc biệt nghiêm trọng.
Nếu có căn cứ xác định chữ ký không phải của người được ghi nhận, kết quả chứng thực có thể bị xem xét.
Tùy tính chất vụ việc, hành vi giả mạo còn có thể dẫn đến trách nhiệm pháp lý khác.
Người dân không nên sử dụng chữ ký của người khác để hoàn thiện hồ sơ.
2.3. Người ký không minh mẫn hoặc không làm chủ được hành vi
Người yêu cầu chứng thực phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm thực hiện.
Nếu người ký không đủ khả năng nhận thức, điều kiện chứng thực có thể không được bảo đảm.
Trường hợp này cần được xem xét dựa trên tình trạng thực tế và các căn cứ liên quan.
Không nên chỉ dựa vào việc người đó vẫn có thể ký tên trên giấy tờ.
2.4. Người ký bị ép buộc hoặc không tự nguyện
Việc ký văn bản cần xuất phát từ ý chí của chính người yêu cầu.
Nếu có căn cứ cho thấy người ký bị đe dọa hoặc ép buộc, giá trị của văn bản có thể bị tranh chấp.
Tùy từng trường hợp, vấn đề này có thể được xem xét bởi cơ quan có thẩm quyền.
Người dân cần lưu giữ tài liệu chứng minh nếu cho rằng mình bị ép ký.
2.5. Sử dụng giấy tờ giả để thực hiện chứng thực
Giấy tờ xác định nhân thân là cơ sở quan trọng trong quá trình chứng thực.
Nếu người yêu cầu sử dụng giấy tờ giả để xác định danh tính, kết quả chứng thực có thể phát sinh vấn đề nghiêm trọng.
Hành vi này còn có thể kéo theo trách nhiệm pháp lý riêng.
Vì vậy, không nên sử dụng giấy tờ không hợp pháp dù mục đích chỉ là hoàn thiện hồ sơ.
2.6. Người thực hiện chứng thực có sai sót trong quá trình giải quyết
Sai sót cũng có thể xuất phát từ quá trình thực hiện thủ tục.
Ví dụ, thông tin người ký được xác định không chính xác. Hoặc việc chứng thực không được thực hiện đúng trình tự.
Khi phát hiện sai phạm, cơ quan có thẩm quyền có thể xem xét biện pháp xử lý phù hợp.
Việc kết quả có bị hủy hay không còn phụ thuộc vào tính chất và mức độ sai phạm.
>>> Xem thêm: Không phải ai cũng biết cách chọn văn phòng công chứng phù hợp với từng loại hồ sơ
3. Cách xử lý khi phát hiện kết quả chứng thực chữ ký có vấn đề
3.1. Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ
Khi phát hiện bất thường, trước tiên cần kiểm tra lại hồ sơ.
Người dân nên đối chiếu văn bản đã ký với thông tin trên giấy tờ nhân thân.
Các nội dung cần kiểm tra gồm họ tên, chữ ký và thông tin chứng thực.
Nếu có nhiều tài liệu liên quan, nên kiểm tra toàn bộ để xác định chính xác vấn đề.
3.2. Liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực
Nếu phát hiện sai sót, người dân nên liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực.
Cần trình bày rõ nội dung cần kiểm tra. Đồng thời, cung cấp các giấy tờ liên quan.
Đơn vị thực hiện có thể kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn cách xử lý.
Không nên tự ý sửa chữa phần lời chứng hoặc dấu chứng thực trên văn bản.
3.3. Cung cấp tài liệu chứng minh nếu có tranh chấp
Trường hợp cho rằng chữ ký bị giả mạo hoặc việc ký bị ép buộc, người dân cần chuẩn bị tài liệu liên quan.
Tài liệu có thể giúp làm rõ thời điểm và hoàn cảnh ký văn bản.
Nếu vụ việc phức tạp, người dân có thể cần đến cơ quan có thẩm quyền để được giải quyết.
Không nên tự ý hủy hoặc tiêu hủy tài liệu đang có tranh chấp.
3.4. Không tự ý xóa hoặc sửa lời chứng
Lời chứng là phần do người có thẩm quyền thực hiện chứng thực ghi nhận.
Người dân không được tự ý tẩy xóa hoặc thay đổi nội dung này.
Việc sửa chữa có thể khiến tài liệu phát sinh thêm vấn đề.
Nếu phát hiện sai sót, cần yêu cầu đơn vị có thẩm quyền kiểm tra và xử lý.
3.5. Xác định đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Tùy tính chất vụ việc, cơ quan giải quyết có thể khác nhau.
Sai sót hành chính có thể được xử lý theo thủ tục hành chính phù hợp.
Tranh chấp về quyền và nghĩa vụ có thể thuộc thẩm quyền của cơ quan giải quyết tranh chấp.
Nếu có dấu hiệu giả mạo hoặc vi phạm pháp luật, vụ việc có thể cần được xem xét theo quy định khác.
Do đó, cần xác định đúng bản chất trước khi thực hiện bước tiếp theo.
4. Những lưu ý để hạn chế rủi ro khi chứng thực chữ ký
4.1. Kiểm tra kỹ giấy tờ trước khi ký
Người yêu cầu cần kiểm tra giấy tờ tùy thân trước khi thực hiện.
Thông tin cá nhân phải chính xác và thống nhất.
Nếu phát hiện sai thông tin, nên xử lý trước khi ký.
Việc kiểm tra sớm giúp hạn chế sai sót trong quá trình chứng thực.
4.2. Chỉ ký khi đã hiểu rõ nội dung
Người ký cần đọc kỹ văn bản trước khi đặt bút ký.
Đặc biệt, cần chú ý các nội dung liên quan đến tài sản và nghĩa vụ tài chính.
Nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài, cần bảo đảm mình hiểu rõ nội dung.
Không nên ký chỉ vì được người khác yêu cầu hoặc hướng dẫn.
4.3. Không ký thay hoặc sử dụng chữ ký của người khác
Mỗi chữ ký phải gắn với chính người yêu cầu.
Không nên ký thay cho người thân, đối tác hoặc bất kỳ cá nhân nào khác.
Cũng không được tự ý sử dụng chữ ký đã được scan hoặc sao chép.
Những hành vi này có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý.
4.4. Kiểm tra kết quả ngay sau khi chứng thực
Sau khi hoàn tất thủ tục, người dân nên kiểm tra lại văn bản.
Cần chú ý họ tên, chữ ký và nội dung chứng thực.
Nếu có nhiều trang, nên kiểm tra toàn bộ tài liệu.
Khi phát hiện sai sót, cần phản ánh ngay với nơi thực hiện.
4.5. Lưu giữ văn bản và giấy tờ liên quan
Người dân nên giữ bản chứng thực cẩn thận.
Các giấy tờ liên quan cũng nên được lưu lại.
Đây là nguồn tài liệu quan trọng nếu phát sinh tranh chấp sau này.
Không nên tự ý tẩy xóa hoặc chỉnh sửa bản đã chứng thực.
4.6. Tư vấn trước khi chứng thực văn bản phức tạp
Một số văn bản có nội dung pháp lý phức tạp.
Ví dụ như giấy ủy quyền, cam kết tài sản hoặc văn bản liên quan đến giao dịch.
Trong những trường hợp này, người dân nên tìm hiểu kỹ trước khi ký.
Việc tư vấn trước giúp nhận diện rủi ro và lựa chọn đúng thủ tục.
>>> Xem thêm: Một giao dịch trị giá hàng tỷ đồng càng không nên xem nhẹ việc công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Hủy bỏ chứng thực chữ ký có thể được xem xét khi phát sinh căn cứ liên quan đến chủ thể ký, chữ ký, điều kiện của người yêu cầu hoặc quá trình thực hiện chứng thực. Tuy nhiên, không phải mọi sai sót đều tự động làm mất giá trị của kết quả chứng thực.
Người dân cần kiểm tra kỹ giấy tờ trước khi ký. Không nên ký thay, sử dụng giấy tờ giả hoặc ký khi chưa hiểu nội dung văn bản. Khi phát hiện bất thường, cần liên hệ nơi đã thực hiện để được kiểm tra và hướng dẫn.
Nếu cần tư vấn về hủy bỏ chứng thực chữ ký, kiểm tra kết quả chứng thực hoặc xử lý hồ sơ có sai sót, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Dịch sai một thuật ngữ chuyên ngành có thể gây hậu quả lớn, vì vậy đừng xem nhẹ khâu dịch thuật
>>> Xem thêm: Cần nộp giấy tờ ra nước ngoài? Hãy kiểm tra xem bạn có phải công chứng dịch thuật trước hay không
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com