Quy định về Trả Lương qua Tài khoản Ngân hàng: Đảm bảo Tính Minh bạch và Chứng từ Thanh toán
Trong bối cảnh quản trị nhân sự hiện đại, việc trả lương qua tài khoản ngân hàng đã trở thành phương thức phổ biến nhằm đảm bảo minh bạch, chính xác và dễ kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn còn nhiều băn khoăn về tính pháp lý, yêu cầu chứng từ và quyền lợi của người lao động khi áp dụng phương thức thanh toán này. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành, nghĩa vụ của doanh nghiệp và lưu ý quan trọng để tránh vi phạm trong thanh tra lao động.
>>> Xem thêm: Thẩm quyền và giới hạn của Văn phòng Công chứng trong giao dịch dân sự rủi ro cao
1. Căn cứ pháp lý về việc trả lương qua tài khoản ngân hàng
Việc thanh toán tiền lương bằng hình thức chuyển khoản được pháp luật thừa nhận và điều chỉnh bởi nhiều văn bản, trong đó nổi bật là:
“Điều 94 Bộ luật Lao động 2019” – quy định hình thức trả lương, bao gồm trả bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản cá nhân của người lao động.
“Điều 96 Bộ luật Lao động 2019” – yêu cầu doanh nghiệp đảm bảo trả lương đầy đủ, đúng hạn.
“Nghị định 145/2020/NĐ-CP” – hướng dẫn chi tiết thủ tục và trách nhiệm khi thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
Doanh nghiệp chỉ được trả lương qua tài khoản ngân hàng khi có sự đồng ý của người lao động
Theo luật, doanh nghiệp không được ép buộc người lao động nhận lương qua ngân hàng nếu họ không đồng ý.
2. Điều kiện hợp pháp khi trả lương qua tài khoản ngân hàng
Để việc chuyển khoản lương đúng luật, doanh nghiệp cần bảo đảm các điều kiện sau:
2.1. Có thỏa thuận rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng
Thông tin phải bao gồm:
Hình thức trả lương qua tài khoản;
Số tài khoản và ngân hàng nhận;
Thời điểm thanh toán;
Trách nhiệm phí chuyển khoản.
2.2. Trách nhiệm về phí chuyển khoản
Theo “Điều 94 Bộ luật Lao động 2019”, nếu doanh nghiệp chọn hình thức thanh toán qua tài khoản ngân hàng thì doanh nghiệp phải chịu mọi khoản phí liên quan. Người lao động không phải tự trả chi phí phát sinh.
>>> Xem thêm: Chọn hình thức nào:Di chúc tại nhà hay tại văn phòng công chứng?
2.3. Bảo đảm đúng thời hạn trả lương
Doanh nghiệp phải chuyển khoản:
Đúng ngày trả lương được ghi trong hợp đồng;
Chậm nhất không quá 30 ngày nếu có lý do bất khả kháng;
Quá thời hạn trên phải trả thêm “tiền lãi do chậm trả”.
Để đảm bảo tính hợp pháp, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ:
4.1. Bảng lương và quyết định chi trả lương
Bao gồm các khoản:
Tiền lương cơ bản;
Các khoản bổ sung;
Các khoản khấu trừ (nếu có).
4.2. Sao kê ngân hàng hoặc chứng từ chuyển khoản
Chứng từ này có giá trị chứng minh:
Doanh nghiệp đã thanh toán đúng hạn;
Số tiền tương ứng với bảng lương;
Đúng tài khoản người nhận.
4.3. Cam kết hoặc thỏa thuận của người lao động về việc nhận lương qua ngân hàng
Đây là yếu tố quan trọng để tránh tranh chấp.
5. Rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp trả lương sai quy định
Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu:
Chưa có sự đồng ý của người lao động mà tự ý chuyển khoản;
Trễ hạn thanh toán;
Không chịu phí chuyển khoản;
Không có bảng lương hoặc chứng từ hợp lệ.
Theo “Nghị định 12/2022/NĐ-CP”, mức phạt có thể từ 2.000.000 đến 40.000.000 đồng tùy số lượng người lao động bị vi phạm.
6. Khuyến nghị cho doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ
Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên:
Soạn thảo quy chế trả lương thống nhất;
Lưu trữ đầy đủ hồ sơ bảng lương và chứng từ chuyển khoản;
Tách biệt rõ phần trách nhiệm về phí chuyển khoản;
Đảm bảo thông báo minh bạch về lịch trả lương hàng tháng.
Kết luận
Việc trả lương qua tài khoản ngân hàng mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật về hình thức, thời hạn và chứng từ thanh toán. Doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình không chỉ tránh rủi ro pháp lý mà còn tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
