Quy trình xử lý khi bị từ chối công chứng hồ sơ đất đai

Trong các giao dịch liên quan đến hồ sơ đất đai, công chứng là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi của các bên. Tuy nhiên, không phải hồ sơ đất đai nào cũng được công chứng ngay lập tức. Công chứng viên có quyền từ chối công chứng hồ sơ đất đai nếu hồ sơ không đáp ứng quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Thủ tục sang tên sổ hồng tại văn phòng công chứng nhanh chóng, chính xác

⚖️ Căn cứ pháp lý về từ chối công chứng hồ sơ đất đai

Luật Công chứng 2014 (sửa đổi, bổ sung 2024):
- Điều 5: Công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu giao dịch vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
- Điều 39: Khi từ chối, công chứng viên phải lập văn bản nêu rõ lý do.
- Điều 40: Người yêu cầu công chứng phải cung cấp hồ sơ hợp pháp.
Luật Đất đai 2013 (sửa đổi, bổ sung 2024):
- Điều 167, 168: Hồ sơ chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải được công chứng hoặc chứng thực.
- Điều 188: Quy định về điều kiện chuyển nhượng, tặng cho, góp vốn quyền sử dụng đất.
Bộ luật Dân sự 2015:
- Điều 122-126: Quy định về giao dịch dân sự, bao gồm tài sản là quyền sử dụng đất.

❌ Nguyên nhân dẫn đến từ chối công chứng hồ sơ đất đai

1. Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp pháp

Thiếu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng).
Thiếu CMND/CCCD hoặc giấy tờ đại diện hợp pháp.
Hồ sơ không có các văn bản liên quan xác minh quyền sở hữu hợp pháp.

Ví dụ minh họa: Ông A mang sổ đỏ photo chưa có bản chính đến công chứng. Công chứng viên từ chối từ chối công chứng hồ sơ đất đai do không đủ căn cứ xác minh quyền sử dụng đất.

2. Hồ sơ đất đai đang tranh chấp hoặc bị hạn chế giao dịch

Tài sản đang tranh chấp pháp lý hoặc kê biên thi hành án.
Tài sản thuộc diện cấm chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp theo quy định pháp luật.

Ví dụ minh họa: Bà B muốn chuyển nhượng đất nhưng mảnh đất đang tranh chấp với người khác. Công chứng viên từ chối để tránh rủi ro pháp lý.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói giúp tiết kiệm thời gian, công sức ra sao?

3. Người yêu cầu công chứng không đủ năng lực pháp lý

Người chưa đủ 18 tuổi hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
Người không phải chủ sở hữu hợp pháp hoặc không có giấy ủy quyền hợp pháp.

Xem thêm: Hợp đồng thuê nhà ở xã hội: bạn có đủ điều kiện và quyền lợi gì?

Ví dụ minh họa: Con trai 16 tuổi muốn nhận tặng cho mảnh đất. Công chứng viên từ chối vì chưa đủ năng lực pháp lý theo Bộ luật Dân sự 2015.

4. Hồ sơ giả mạo hoặc không xác thực

Giấy tờ bị tẩy xóa, chỉnh sửa trái phép hoặc giả mạo.
Thông tin trên hồ sơ không khớp với thực tế.

Ví dụ minh họa: Bà D mang sổ đỏ giả đến công chứng. Công chứng viên phát hiện và từ chối.

5. Hợp đồng hoặc giao dịch vi phạm pháp luật

Nội dung hợp đồng trái pháp luật hoặc có điều khoản bất hợp pháp.
Giao dịch nhằm trốn thuế, rửa tiền hoặc ép buộc bên tham gia.

Ví dụ minh họa: Ông C lập hợp đồng chuyển nhượng đất yêu cầu bên nhận thực hiện hành vi trái pháp luật. Công chứng viên từ chối để bảo vệ tính hợp pháp.

📝 Quy trình xử lý khi bị từ chối công chứng hồ sơ đất đai

1. Yêu cầu văn bản nêu lý do

Công chứng viên phải lập văn bản nêu rõ lý do từ chối theo Điều 39 Luật Công chứng 2014.

2. Bổ sung hồ sơ hợp lệ

Bổ sung giấy tờ còn thiếu: sổ đỏ, CMND/CCCD, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu.
Điều chỉnh nội dung hợp đồng hoặc hồ sơ theo đúng quy định pháp luật.

3. Khiếu nại hoặc khởi kiện nếu từ chối trái pháp luật

Khiếu nại lên Trưởng phòng công chứng.
Khiếu nại lên Sở Tư pháp.
Khởi kiện tại Tòa án hành chính nếu quyết định từ chối không có căn cứ.

>>> Xem thêm: Những yếu tố ảnh hưởng đến phí công chứng và cách tiết kiệm chi phí hiệu quả

✅ Lưu ý để tránh bị từ chối công chứng hồ sơ đất đai

📌 Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý: sổ đỏ, CMND/CCCD, giấy ủy quyền nếu có.
📌 Kiểm tra tình trạng pháp lý của đất trước khi công chứng.
📌 Đảm bảo hồ sơ không vi phạm pháp luật và đạo đức xã hội.
📌 Người tham gia giao dịch đủ năng lực hành vi dân sự.
📌 Lưu giữ văn bản từ chối công chứng để làm cơ sở khiếu nại hoặc khởi kiện.

>>> Xem thêm: Hợp đồng ở nhờ khi chủ nhà qua đời: Quyền và nghĩa vụ của người thừa kế

>>> Xem thêm: Thủ tục góp vốn bằng nhà đất trong công ty TNHH như thế nào?

🎯 Kết luận

Việc từ chối công chứng hồ sơ đất đai là quyền và trách nhiệm của công chứng viên nhằm đảm bảo giao dịch hợp pháp và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân.

Xem thêm: Có nên vay tiền bằng hình thức chuyển khoản?

Hiểu rõ nguyên nhân từ chối và quy trình xử lý sẽ giúp người dân:

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tránh bị từ chối.
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp khi thực hiện giao dịch đất đai.
Đảm bảo quá trình công chứng diễn ra thuận lợi và hợp pháp.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.