Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký biên bản giao nhận thường được nhắc đến khi các bên muốn ghi nhận việc bàn giao tài sản hoặc hồ sơ. Tuy nhiên, thủ tục này có nhiều điểm khác với việc chứng thực chữ ký trên hợp đồng mua bán tài sản.
Hai loại văn bản có mục đích sử dụng khác nhau. Nội dung thể hiện trong từng văn bản cũng không giống nhau.
Hợp đồng mua bán thường ghi nhận thỏa thuận giữa các bên về tài sản. Biên bản giao nhận chủ yếu ghi nhận việc bàn giao đã diễn ra.
Do đó, không nên chỉ nhìn vào chữ ký trên văn bản để xác định thủ tục cần thực hiện. Cần xem xét cả nội dung và mục đích của giấy tờ.
Vậy hai loại chứng thực này khác nhau như thế nào? Biên bản giao nhận có thể chứng thực chữ ký không? Khi nào cần công chứng hợp đồng mua bán tài sản? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ từng vấn đề.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết không vi phạm quy định môi trường
1. Chứng thực chữ ký trên hợp đồng mua bán tài sản
1.1. Hợp đồng mua bán tài sản có nội dung gì?
Hợp đồng mua bán tài sản thể hiện thỏa thuận giữa bên bán và bên mua. Nội dung thường liên quan đến tài sản, giá bán và phương thức thanh toán.
Hợp đồng cũng có thể ghi nhận thời điểm giao tài sản. Các quyền và nghĩa vụ của hai bên cũng thường được thể hiện rõ.
Tùy từng loại tài sản, pháp luật có thể yêu cầu hình thức hợp đồng cụ thể.
Vì vậy, không phải hợp đồng mua bán nào cũng chỉ cần chứng thực chữ ký.
1.2. Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký
Chứng thực chữ ký có mục đích xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu.
Thủ tục này không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung giao dịch. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình thể hiện.
Đây là điểm cần lưu ý khi lập hợp đồng mua bán tài sản.
Nếu giao dịch thuộc trường hợp bắt buộc công chứng hoặc phải tuân thủ hình thức khác, các bên cần thực hiện đúng quy định.
1.3. Cần xác định loại tài sản trước khi thực hiện
Tính chất của tài sản có thể ảnh hưởng đến hình thức giao dịch.
Đối với tài sản thông thường, các bên có thể lập hợp đồng theo quy định áp dụng. Một số giao dịch lại có yêu cầu riêng về công chứng hoặc chứng thực.
Nhà đất là trường hợp cần đặc biệt lưu ý. Hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất có quy định riêng về hình thức.
Do đó, không nên mặc định mọi hợp đồng mua bán tài sản đều được chứng thực chữ ký.
1.4. Người ký phải hiểu rõ nội dung hợp đồng
Trước khi ký, các bên cần đọc kỹ hợp đồng.
Nội dung về tài sản, giá bán và thanh toán cần được kiểm tra. Các điều khoản về giao nhận cũng nên được xem xét.
Nếu hợp đồng có điều khoản phức tạp, người ký nên tìm hiểu trước khi thực hiện.
Việc chứng thực chữ ký không thay thế trách nhiệm của các bên đối với giao dịch.
2. Chứng thực chữ ký trên biên bản giao nhận tài sản
2.1. Biên bản giao nhận dùng để ghi nhận việc bàn giao
Biên bản giao nhận thường được lập sau khi các bên đã thống nhất về việc bàn giao.
Văn bản có thể ghi nhận tài sản đã được giao. Người nhận có thể xác nhận đã nhận tài sản theo nội dung đã thỏa thuận.
Biên bản cũng có thể thể hiện số lượng, tình trạng hoặc thời điểm giao nhận.
Mục đích chính là tạo căn cứ ghi nhận sự kiện giao nhận giữa các bên.
2.2. Nội dung biên bản khác với hợp đồng mua bán
Hợp đồng mua bán tập trung vào thỏa thuận của các bên.
Biên bản giao nhận lại tập trung vào việc bàn giao thực tế. Nội dung có thể xác nhận tài sản đã được giao và nhận.
Hai văn bản có thể được lập trong cùng một giao dịch. Tuy nhiên, chúng không có cùng chức năng.
Vì vậy, thủ tục áp dụng cũng cần được xác định dựa trên nội dung cụ thể.
2.3. Biên bản có thể ghi nhận nhiều thông tin
Một biên bản giao nhận có thể chứa nhiều nội dung.
Văn bản có thể ghi rõ tên tài sản và số lượng. Tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao cũng có thể được ghi nhận.
Thông tin về thời gian, địa điểm và người giao nhận cũng thường được thể hiện.
Nếu có vấn đề phát sinh khi giao nhận, các bên có thể ghi nhận ngay trong biên bản.
2.4. Chứng thực chữ ký không xác nhận tình trạng tài sản
Việc chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc người chứng thực xác nhận tài sản thực tế có đúng như nội dung biên bản.
Người ký vẫn chịu trách nhiệm về thông tin mình kê khai.
Do đó, các bên cần kiểm tra tài sản trước khi ký biên bản. Những điểm quan trọng nên được ghi rõ trong văn bản.
Cách này giúp hạn chế tranh chấp về sau.
>>> Xem thêm: Khi cần công chứng gấp, lựa chọn đúng văn phòng công chứng là điều rất quan trọng
3. Sự khác biệt giữa hai loại chứng thực chữ ký
3.1. Khác nhau về mục đích của văn bản
Hợp đồng mua bán ghi nhận thỏa thuận giao dịch.
Biên bản giao nhận ghi nhận việc bàn giao.
Đây là điểm khác biệt cơ bản giữa hai loại văn bản.
Một văn bản có thể được lập trước giao dịch. Văn bản còn lại thường được lập khi tài sản được bàn giao.
3.2. Khác nhau về nội dung thể hiện
Hợp đồng mua bán thường có nhiều điều khoản.
Các nội dung có thể gồm tài sản, giá bán, phương thức thanh toán và quyền nghĩa vụ.
Biên bản giao nhận thường tập trung vào tài sản được bàn giao. Văn bản có thể ghi nhận số lượng, tình trạng và thời điểm nhận.
Vì vậy, nội dung của hai loại giấy tờ có tính chất khác nhau.
3.3. Khác nhau về giá trị chứng minh
Hợp đồng có thể là căn cứ thể hiện sự thỏa thuận giữa các bên.
Biên bản giao nhận có thể giúp chứng minh việc bàn giao đã được thực hiện.
Tuy nhiên, giá trị của từng văn bản còn phụ thuộc vào nội dung cụ thể và các tài liệu liên quan.
Không nên hiểu rằng chứng thực chữ ký sẽ xác nhận toàn bộ sự việc được ghi trong văn bản.
3.4. Khác nhau về thời điểm lập văn bản
Hợp đồng mua bán thường được lập khi các bên xác lập giao dịch.
Biên bản giao nhận thường gắn với thời điểm bàn giao tài sản.
Trong một số giao dịch, hai văn bản có thể được lập cùng ngày.
Tuy nhiên, mục đích của từng văn bản vẫn cần được phân biệt rõ.
3.5. Có trường hợp không nên chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký
Tên gọi của văn bản không phải căn cứ duy nhất để lựa chọn thủ tục.
Một văn bản mang tên “biên bản giao nhận” nhưng có thể chứa nội dung thỏa thuận khác. Khi đó, cần xem xét bản chất thực tế của văn bản.
Tương tự, hợp đồng mua bán có thể thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng.
Do đó, nên kiểm tra nội dung trước khi lựa chọn hình thức chứng thực.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên hợp đồng và biên bản giao nhận
4.1. Đọc kỹ văn bản trước khi ký
Người ký cần đọc toàn bộ văn bản trước khi thực hiện.
Các thông tin về tài sản phải được kiểm tra kỹ. Giá trị, số lượng và tình trạng tài sản cũng cần được đối chiếu.
Nếu phát hiện thông tin chưa chính xác, nên chỉnh sửa trước khi ký.
Không nên ký vào văn bản còn để trống nội dung quan trọng.
4.2. Kiểm tra người ký và tư cách tham gia
Người ký phải xác định rõ mình đang ký với tư cách nào.
Có thể là bên bán, bên mua, người giao hoặc người nhận tài sản.
Nếu ký thay hoặc đại diện cho người khác, cần kiểm tra căn cứ đại diện.
Việc xác định đúng chủ thể giúp hạn chế tranh chấp sau này.
4.3. Phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng
Chứng thực chữ ký và công chứng là những thủ tục có bản chất khác nhau.
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Công chứng có thể liên quan đến tính xác thực và tính hợp pháp của hợp đồng hoặc giao dịch theo phạm vi công chứng.
Vì vậy, cần xác định đúng thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận
Một số giao dịch được thực hiện theo yêu cầu của cơ quan hoặc tổ chức cụ thể.
Nơi tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu hình thức văn bản nhất định.
Có trường hợp cần bản chính. Một số hồ sơ có thể cần thêm giấy tờ liên quan.
Do đó, nên hỏi rõ yêu cầu trước khi ký và chứng thực.
4.5. Cẩn trọng với biên bản có nội dung thanh toán
Một số biên bản giao nhận có thể ghi nhận cả việc thanh toán.
Khi đó, nội dung văn bản cần được kiểm tra kỹ. Các bên nên xác định rõ số tiền và thời điểm thanh toán.
Nếu biên bản đồng thời chứa nhiều thỏa thuận về giao dịch, cần xem xét bản chất pháp lý của văn bản.
Không nên chỉ căn cứ vào tên gọi “biên bản giao nhận”.
4.6. Nên kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện
Việc kiểm tra trước giúp xác định đúng thủ tục cần áp dụng.
Người dân nên chuẩn bị văn bản và giấy tờ nhân thân đầy đủ. Nếu có giấy tờ liên quan đến tài sản, cũng nên mang theo khi cần thiết.
Đối với giao dịch có giá trị lớn, nên kiểm tra kỹ hình thức pháp lý.
Điều này giúp hạn chế việc phải sửa đổi hoặc thực hiện lại hồ sơ.
>>> Xem thêm: Một hợp đồng chặt chẽ chưa phải tất cả; quy trình công chứng mua bán nhà đất cũng rất đáng lưu tâm
Kết luận
Chứng thực chữ ký biên bản giao nhận và chứng thực chữ ký trên hợp đồng mua bán tài sản có điểm khác nhau về mục đích và nội dung. Hợp đồng thường ghi nhận thỏa thuận giao dịch. Biên bản giao nhận chủ yếu ghi nhận việc bàn giao tài sản.
Tuy nhiên, không phải mọi văn bản đều chỉ cần chứng thực chữ ký. Một số giao dịch có thể phải công chứng hoặc tuân thủ hình thức khác theo quy định. Vì vậy, cần xem xét nội dung thực tế của văn bản trước khi lựa chọn thủ tục.
Nếu cần tư vấn về chứng thực chữ ký biên bản giao nhận, hợp đồng mua bán tài sản hoặc xác định hình thức thủ tục phù hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Đang cần bản dịch ngay để hoàn thiện hồ sơ? Dịch thuật lấy ngay có thể là câu trả lời
>>> Xem thêm: Nếu chưa từng làm hồ sơ quốc tế, bạn nên tìm hiểu kỹ về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com