Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHạn chế của chứng thực chữ ký là vấn đề cần được hiểu rõ khi thực hiện các giao dịch liên quan đến tài sản. Nhiều người cho rằng chỉ cần chứng thực chữ ký trên giấy tờ là có thể chuyển quyền sở hữu tài sản.
Thực tế không phải như vậy. Chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng là hai thủ tục khác nhau. Mỗi thủ tục có mục đích và giá trị pháp lý riêng.
Đặc biệt, với nhà đất và các tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, việc sang tên cần tuân thủ quy định riêng. Một giấy tờ chỉ có chứng thực chữ ký không mặc nhiên làm phát sinh quyền sở hữu cho người nhận tài sản.
Vậy tại sao chứng thực chữ ký không thể thay thế thủ tục sang tên? Những giao dịch nào cần công chứng hợp đồng? Người dân cần chuẩn bị gì để chuyển quyền sở hữu tài sản đúng quy định? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ vấn đề này.
>>> Xem thêm: Vai trò của VPCC tư nhân trong việc giảm tải thủ tục chứng thực chữ ký
1. Chứng thực chữ ký có giá trị như thế nào?
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là thủ tục nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra người yêu cầu theo quy định. Sau đó, chữ ký được chứng thực theo đúng trình tự.
Mục đích chính của thủ tục này là xác nhận chủ thể của chữ ký. Chứng thực chữ ký không phải thủ tục đăng ký quyền sở hữu tài sản.
Đây là điểm người dân cần ghi nhớ khi lập giấy tờ giao dịch. Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc tài sản đã được chuyển sang tên người khác.
1.2. Chứng thực chữ ký không xác nhận quyền sở hữu tài sản
Khi một chữ ký được chứng thực, nội dung xác nhận tập trung vào chữ ký. Thủ tục này không thay thế việc xác định quyền sở hữu tài sản.
Ví dụ, một người ký giấy nhận tiền hoặc giấy cam kết chuyển tài sản. Chữ ký trên giấy có thể được chứng thực nếu đáp ứng điều kiện.
Tuy nhiên, việc chứng thực chữ ký không tự động xác nhận người ký có toàn quyền định đoạt tài sản. Thủ tục này cũng không làm phát sinh ngay quyền sở hữu cho bên còn lại.
Vì vậy, người dân cần phân biệt rõ giá trị của chữ ký được chứng thực với quyền đối với tài sản.
1.3. Vì sao nhiều người nhầm chứng thực chữ ký với sang tên?
Sự nhầm lẫn thường xuất phát từ hình thức của văn bản. Một giấy tờ có chữ ký và dấu chứng thực có thể tạo cảm giác đã được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
Tuy nhiên, nội dung chứng thực cần được xem xét cụ thể. Dấu chứng thực không có nghĩa mọi thỏa thuận trong văn bản đều đã được công nhận.
Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, còn có thủ tục đăng ký riêng. Người nhận tài sản cần thực hiện các bước theo quy định để cập nhật thông tin.
Do đó, không nên chỉ dựa vào một giấy có chứng thực chữ ký để khẳng định tài sản đã sang tên.
2. Vì sao chứng thực chữ ký không làm sang tên đổi chủ tài sản?
2.1. Sang tên tài sản là thủ tục đăng ký quyền
Sang tên là việc cập nhật thông tin về người có quyền đối với tài sản. Việc này được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền đăng ký.
Đối với nhà đất, thông tin về quyền sử dụng đất và quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất được đăng ký theo quy định.
Hồ sơ sang tên cần có các giấy tờ phù hợp với từng trường hợp. Cơ quan đăng ký sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo trình tự.
Vì vậy, một văn bản chứng thực chữ ký không thể tự thay thế thủ tục đăng ký biến động.
2.2. Chứng thực chữ ký không thay thế công chứng hợp đồng
Một số giao dịch tài sản thuộc trường hợp phải công chứng hoặc chứng thực hợp đồng. Khi đó, các bên cần thực hiện đúng hình thức pháp luật quy định.
Công chứng hợp đồng có phạm vi khác với chứng thực chữ ký. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ và nội dung giao dịch theo quy định về công chứng.
Trong khi đó, chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Hai thủ tục không có cùng mục đích.
Nếu pháp luật yêu cầu hợp đồng phải được công chứng, các bên không nên chỉ chứng thực chữ ký trên giấy thỏa thuận.
2.3. Tài sản phải đăng ký có yêu cầu riêng
Nhiều loại tài sản có cơ chế đăng ký quyền riêng. Nhà đất là một ví dụ điển hình.
Đối với những tài sản này, việc chuyển quyền không chỉ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên. Hồ sơ còn phải đáp ứng yêu cầu về đăng ký.
Sau khi giao dịch được thực hiện đúng hình thức, bên có quyền cần làm thủ tục đăng ký theo quy định. Đây là bước quan trọng để cập nhật thông tin người sử dụng hoặc chủ sở hữu.
Do đó, giấy chứng thực chữ ký không thể tự tạo ra kết quả sang tên.
2.4. Chứng thực chữ ký không kiểm tra toàn bộ giao dịch
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký theo phạm vi của thủ tục.
Điều này khác với việc đánh giá toàn bộ quyền và nghĩa vụ trong một giao dịch tài sản.
Một giao dịch còn có thể liên quan đến nhiều vấn đề khác. Ví dụ như quyền định đoạt, tình trạng tài sản và sự tự nguyện của các bên.
Vì vậy, người dân không nên hiểu rằng việc chứng thực chữ ký đồng nghĩa với việc giao dịch tài sản đã được xác nhận toàn diện.
>>> Xem thêm: Chọn đúng văn phòng công chứng ngay từ đầu có thể hạn chế việc phải đi lại nhiều lần
3. Những trường hợp dễ nhầm lẫn khi chuyển quyền tài sản
3.1. Giấy mua bán nhà đất có chứng thực chữ ký
Một số người có thể lập giấy mua bán nhà đất. Sau đó, các bên thực hiện chứng thực chữ ký trên giấy.
Cách làm này không mặc nhiên đáp ứng yêu cầu về hình thức đối với mọi giao dịch nhà đất.
Nếu giao dịch thuộc trường hợp phải công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, các bên cần thực hiện đúng hình thức đó.
Sau khi hợp đồng được xác lập hợp lệ, bên nhận chuyển quyền còn phải thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.
Do đó, không nên coi giấy có chứng thực chữ ký là giấy tờ sang tên nhà đất.
3.2. Giấy cho tặng tài sản có chứng thực chữ ký
Tặng cho tài sản cũng có thể phát sinh yêu cầu về hình thức giao dịch. Yêu cầu này phụ thuộc vào loại tài sản và trường hợp cụ thể.
Nếu tài sản thuộc trường hợp phải đăng ký quyền, việc thay đổi chủ thể còn cần thực hiện thủ tục đăng ký.
Chứng thực chữ ký trên một văn bản không tự động hoàn thành các bước này. Người nhận tài sản cần kiểm tra đầy đủ yêu cầu pháp lý.
Đặc biệt, với nhà đất, cần xác định đúng loại hợp đồng và thủ tục đăng ký tiếp theo.
3.3. Giấy ủy quyền không phải giấy chuyển quyền sở hữu
Giấy ủy quyền cũng là loại văn bản dễ gây nhầm lẫn. Một số giấy ủy quyền có thể được chứng thực chữ ký theo quy định.
Tuy nhiên, ủy quyền chỉ tạo cơ sở cho người được ủy quyền thực hiện công việc trong phạm vi được giao.
Người được ủy quyền không đương nhiên trở thành chủ sở hữu tài sản. Việc ủy quyền cũng không thay thế hợp đồng chuyển quyền.
Vì vậy, không nên sử dụng giấy ủy quyền như một phương án thay thế cho giao dịch mua bán hoặc tặng cho tài sản.
3.4. Giấy nhận tiền không phải giấy chứng nhận đã sang tên
Giấy nhận tiền có thể được lập trong quá trình giao dịch. Chữ ký trên giấy cũng có thể thuộc trường hợp được chứng thực.
Tuy nhiên, giấy nhận tiền chủ yếu thể hiện việc giao nhận tiền. Văn bản này không phải giấy tờ xác nhận quyền sở hữu đã được chuyển.
Nếu giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký, các bên vẫn cần thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định.
Người dân không nên dùng giấy nhận tiền để thay thế hồ sơ sang tên.
3.5. Văn bản thỏa thuận không phải lúc nào cũng đủ để chuyển quyền
Các bên có thể tự lập nhiều loại văn bản thỏa thuận. Nội dung có thể liên quan đến việc chuyển giao tài sản.
Tuy nhiên, giá trị pháp lý của văn bản phụ thuộc vào nội dung và hình thức giao dịch.
Một số trường hợp pháp luật yêu cầu hợp đồng phải đáp ứng hình thức nhất định. Tài sản cũng có thể cần đăng ký thay đổi quyền.
Vì vậy, trước khi ký văn bản, các bên nên xác định rõ giao dịch thuộc trường hợp nào.
4. Cách thực hiện chuyển quyền tài sản đúng quy định
4.1. Xác định loại tài sản và giao dịch
Trước tiên, cần xác định tài sản đang được chuyển giao. Đồng thời, cần xác định mục đích của các bên.
Có thể là mua bán, tặng cho hoặc một hình thức chuyển quyền khác. Mỗi giao dịch có thể có yêu cầu hồ sơ riêng.
Đối với nhà đất, cần kiểm tra thêm thông tin trên giấy chứng nhận. Tình trạng pháp lý của tài sản cũng cần được xem xét.
Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót trong quá trình lập hồ sơ.
4.2. Chuẩn bị đúng loại hợp đồng
Sau khi xác định giao dịch, các bên cần lựa chọn đúng loại hợp đồng hoặc văn bản.
Nếu pháp luật yêu cầu công chứng, các bên cần thực hiện công chứng hợp đồng. Nếu thuộc trường hợp chứng thực hợp đồng, cần thực hiện theo đúng quy định.
Không nên tự thay thế hợp đồng bằng giấy viết tay chỉ có chứng thực chữ ký.
Hình thức của giao dịch là vấn đề quan trọng. Sai hình thức có thể ảnh hưởng đến quá trình đăng ký sau này.
4.3. Kiểm tra hồ sơ tài sản trước khi giao dịch
Trước khi ký hợp đồng, các bên nên kiểm tra giấy tờ liên quan đến tài sản.
Đối với nhà đất, cần xem thông tin người sử dụng đất và chủ sở hữu. Đồng thời, cần kiểm tra các thông tin liên quan đến tài sản.
Nếu có vấn đề về giấy tờ, cần làm rõ trước khi giao dịch. Không nên chỉ dựa vào lời cam kết của một bên.
Việc kiểm tra hồ sơ sớm giúp hạn chế rủi ro phát sinh sau khi ký hợp đồng.
4.4. Thực hiện thủ tục đăng ký sang tên
Sau khi giao dịch được xác lập đúng hình thức, bên nhận quyền cần thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định.
Hồ sơ đăng ký phụ thuộc vào loại tài sản và giao dịch cụ thể. Cơ quan có thẩm quyền sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Đối với nhà đất, việc đăng ký biến động là bước quan trọng trong quá trình chuyển quyền.
Người dân nên kiểm tra trước thành phần hồ sơ. Điều này giúp hạn chế việc phải bổ sung giấy tờ nhiều lần.
4.5. Không dùng chứng thực chữ ký để thay thế thủ tục bắt buộc
Chứng thực chữ ký có giá trị trong phạm vi của thủ tục chứng thực. Người dân vẫn cần thực hiện các thủ tục khác nếu pháp luật yêu cầu.
Đặc biệt, không nên coi chứng thực chữ ký là cách để đơn giản hóa mọi giao dịch tài sản.
Nếu chưa rõ cần công chứng hợp đồng hay chứng thực văn bản, người dân nên hỏi người có chuyên môn. Việc kiểm tra trước giúp lựa chọn đúng thủ tục.
Điều này cũng hạn chế nguy cơ giao dịch không đáp ứng yêu cầu về hình thức hoặc hồ sơ sang tên.
>>> Xem thêm: Đừng để một thiếu sót nhỏ làm gián đoạn giao dịch tại bước công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Hạn chế của chứng thực chữ ký nằm ở phạm vi giá trị của thủ tục này. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Thủ tục này không tự xác lập quyền sở hữu tài sản.
Đối với tài sản phải đăng ký, việc sang tên còn cần thực hiện các thủ tục khác. Tùy từng giao dịch, các bên có thể phải công chứng hợp đồng. Sau đó, người nhận quyền cần thực hiện đăng ký theo quy định.
Do đó, người dân không nên sử dụng giấy có chứng thực chữ ký để thay thế hợp đồng hoặc thủ tục sang tên. Trước khi giao dịch, cần xác định đúng loại tài sản, hình thức hợp đồng và hồ sơ cần chuẩn bị.
Nếu cần được tư vấn về công chứng hợp đồng, chứng thực chữ ký hoặc thủ tục sang tên tài sản, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Deadline đang đến gần? Đừng bỏ qua phương án dịch thuật lấy ngay để rút ngắn thời gian
>>> Xem thêm: Càng chuẩn bị sớm, quá trình công chứng dịch thuật càng chủ động
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com