Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuThời gian chứng thực bản sao là vấn đề được nhiều cá nhân, tổ chức quan tâm khi cần sử dụng giấy tờ đã được chứng thực để hoàn thiện hồ sơ hành chính, hồ sơ học tập, xin việc, giao dịch hoặc thực hiện các thủ tục pháp lý khác. Không phải mọi trường hợp chứng thực đều mất nhiều ngày, bởi pháp luật đã quy định thời hạn giải quyết tương đối rõ ràng đối với yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính.
Theo quy định hiện hành, yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính về nguyên tắc phải được giải quyết ngay trong ngày tiếp nhận. Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ mà chưa thể giải quyết trong ngày, kết quả được thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Tuy nhiên, pháp luật cũng dự liệu một số trường hợp đặc biệt khi số lượng bản sao lớn, bản chính có nhiều trang hoặc nội dung cần kiểm tra, đối chiếu phức tạp.
Vậy cụ thể thời hạn chứng thực bản sao được tính như thế nào? Trường hợp nào có thể kéo dài thời gian giải quyết và tối đa là bao lâu? Người yêu cầu cần chuẩn bị những gì để hạn chế việc phải chờ đợi? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở đối với nhà chung cư.
1. Thời gian xử lý yêu cầu chứng thực bản sao theo quy định pháp luật
1.1. Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?
Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để xác nhận bản sao đúng với bản chính. Đây là một trong những thủ tục chứng thực được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung.
Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra, đối chiếu nội dung giữa hai loại giấy tờ trước khi thực hiện chứng thực theo quy định.
Khác với việc công chứng hợp đồng, giao dịch hoặc chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính chủ yếu nhằm xác nhận sự phù hợp giữa bản sao và bản chính. Vì vậy, nếu giấy tờ đầy đủ, rõ ràng và không có vấn đề cần xác minh, thủ tục thường được giải quyết khá nhanh.
1.2. Thời hạn thông thường là ngay trong ngày
Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu. Quy định này áp dụng cho yêu cầu chứng thực nói chung, trong đó có chứng thực bản sao từ bản chính.
Như vậy, nếu người dân mang hồ sơ đầy đủ đến thực hiện chứng thực bản sao trong thời gian làm việc và hồ sơ không thuộc trường hợp cần kéo dài, về nguyên tắc không phải chờ nhiều ngày để nhận kết quả.
Đây cũng là lý do nhiều thủ tục chứng thực bản sao có thể được hoàn thành trong một lần đến cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền. Thời gian thực tế nhanh hay chậm còn phụ thuộc vào số lượng giấy tờ, số bản sao và tình trạng của bản chính.
1.3. Hồ sơ nộp sau 15 giờ được giải quyết thế nào?
Trường hợp yêu cầu chứng thực được tiếp nhận sau 15 giờ, nếu cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì thời hạn được chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Quy định này nhằm xác định rõ thời điểm giải quyết đối với những hồ sơ được tiếp nhận vào cuối thời gian làm việc.
Do đó, không nên hiểu rằng mọi hồ sơ nộp sau 15 giờ đều mặc nhiên phải chờ sang ngày hôm sau. Nếu điều kiện thực tế cho phép, yêu cầu vẫn có thể được giải quyết trong ngày.
Ngược lại, nếu không thể hoàn thành trong ngày, người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn trong trường hợp pháp luật yêu cầu kéo dài thời gian giải quyết, trong đó thể hiện thời gian trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
2. Trường hợp nào thời gian chứng thực bản sao có thể kéo dài?
2.1. Chứng thực nhiều loại bản chính cùng lúc
Một trong những trường hợp có thể làm kéo dài thời gian xử lý là khi người dân cùng lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản.
Ví dụ, một bộ hồ sơ có thể bao gồm giấy khai sinh, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, giấy chứng nhận hoặc nhiều loại giấy tờ khác nhau. Khi số lượng và chủng loại tài liệu tăng lên, người thực hiện chứng thực cần có thêm thời gian để kiểm tra, đối chiếu.
Nếu không thể đáp ứng thời hạn giải quyết thông thường, pháp luật cho phép kéo dài thời hạn trong phạm vi được quy định.
2.2. Bản chính có nhiều trang
Bản chính có nhiều trang cũng là một yếu tố có thể khiến quá trình kiểm tra, đối chiếu mất nhiều thời gian hơn.
Đối với tài liệu dài, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra nội dung của bản sao với bản chính để bảo đảm tính chính xác. Trường hợp tài liệu có nhiều trang, số lượng nội dung cần đối chiếu tăng lên đáng kể.
Vì vậy, nếu số lượng tài liệu lớn đồng thời mỗi bản chính có nhiều trang, thời gian xử lý có thể không còn được thực hiện ngay lập tức.
2.3. Yêu cầu chứng thực số lượng lớn bản sao
Người dân có thể yêu cầu chứng thực nhiều bản sao của cùng một giấy tờ hoặc nhiều loại giấy tờ trong một lần.
Khi số lượng bản sao cần thực hiện quá lớn, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền có thể không đáp ứng ngay trong thời hạn thông thường. Đây là một trong những trường hợp được pháp luật dự liệu để cho phép kéo dài thời gian chứng thực.
Vì vậy, nếu cần chứng thực hàng chục hoặc hàng trăm bản sao, người yêu cầu nên trao đổi trước với nơi thực hiện chứng thực để được thông báo cụ thể về thời gian trả kết quả.
2.4. Nội dung giấy tờ phức tạp, khó kiểm tra và đối chiếu
Không phải giấy tờ nào cũng có nội dung đơn giản để kiểm tra ngay. Một số bản chính có nhiều thông tin, nhiều trang, cách trình bày phức tạp hoặc có những nội dung cần kiểm tra kỹ hơn.
Trong trường hợp nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp đến mức không thể đáp ứng thời hạn thông thường, thời gian giải quyết có thể được kéo dài theo quy định.
Điểm quan trọng là việc kéo dài không phải do cơ quan thực hiện chứng thực tùy ý quyết định mà phải thuộc trường hợp pháp luật cho phép.
>>> Xem thêm: Cần người khác thay mình ký hoặc giải quyết công việc? Đừng bỏ qua thông tin về công chứng ủy quyền
3. Thời gian chứng thực bản sao tối đa là bao lâu?
3.1. Có thể kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc
Đối với trường hợp cùng lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính, bản chính có nhiều trang, yêu cầu số lượng nhiều bản sao hoặc nội dung giấy tờ phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu, nếu không thể giải quyết trong thời hạn thông thường thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc.
Đây là mốc thời gian quan trọng mà người yêu cầu chứng thực cần lưu ý. Không phải cứ hồ sơ nhiều hoặc phức tạp là có thể kéo dài không giới hạn.
Việc kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc được áp dụng cho các trường hợp thuộc diện đặc biệt nêu trên và không thể đáp ứng thời hạn thông thường.
3.2. Có thể kéo dài hơn 02 ngày nếu có thỏa thuận bằng văn bản
Trong một số trường hợp, thời gian chứng thực có thể dài hơn 02 ngày làm việc nếu có sự thỏa thuận bằng văn bản giữa cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và người yêu cầu.
Như vậy, mốc 02 ngày làm việc không phải là giới hạn tuyệt đối trong mọi tình huống. Khi hồ sơ có tính chất phức tạp và cần nhiều thời gian hơn, các bên có thể thỏa thuận bằng văn bản về thời hạn thực hiện.
Điều này giúp cơ quan thực hiện chứng thực có cơ sở xử lý hồ sơ phù hợp với thực tế, đồng thời người yêu cầu biết rõ thời điểm dự kiến nhận kết quả.
3.3. Cần phân biệt ngày làm việc với ngày nghỉ
Khi tính thời hạn chứng thực, người dân cần chú ý đến khái niệm ngày làm việc.
Nếu thời hạn được kéo dài thêm 02 ngày làm việc thì không nên mặc nhiên tính thành 02 ngày theo lịch. Các ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định không được hiểu giống ngày làm việc bình thường.
Do đó, nếu hồ sơ được thông báo kéo dài thời gian, người yêu cầu nên căn cứ phiếu hẹn hoặc thông báo của nơi tiếp nhận để xác định chính xác thời điểm nhận kết quả.
3.4. Không phải hồ sơ nào cũng được kéo dài
Việc pháp luật cho phép kéo dài thời hạn không có nghĩa mọi yêu cầu chứng thực bản sao đều có thể giải quyết sau vài ngày.
Nếu giấy tờ rõ ràng, hồ sơ đầy đủ và việc kiểm tra, đối chiếu có thể thực hiện bình thường thì thời hạn vẫn phải được bảo đảm theo quy định chung.
Người yêu cầu có quyền được biết thời gian giải quyết hồ sơ của mình. Trường hợp bị từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản theo quy định.
4. Làm gì để rút ngắn thời gian chứng thực bản sao?
4.1. Chuẩn bị đầy đủ bản chính và bản sao
Trước khi đi chứng thực, người dân nên chuẩn bị đầy đủ bản chính của giấy tờ cần chứng thực và số lượng bản sao tương ứng.
Bản chính là căn cứ quan trọng để người thực hiện chứng thực kiểm tra, đối chiếu. Nếu thiếu bản chính hoặc giấy tờ không đáp ứng yêu cầu, hồ sơ có thể phải bổ sung và thời gian xử lý vì vậy cũng bị ảnh hưởng.
Đối với những hồ sơ sử dụng cho thủ tục hành chính, người dân nên xác định trước số lượng bản sao thực sự cần thiết để tránh phải đi lại nhiều lần.
4.2. Kiểm tra tình trạng của bản chính trước khi yêu cầu chứng thực
Bản chính bị rách, tẩy xóa, sửa chữa hoặc có dấu hiệu bất thường có thể khiến việc chứng thực không được thực hiện theo cách thông thường.
Vì vậy, trước khi đến nơi chứng thực, nên kiểm tra lại giấy tờ. Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh, số giấy tờ, cơ quan cấp và các nội dung quan trọng khác cần được bảo đảm rõ ràng.
Việc chủ động kiểm tra từ trước giúp hạn chế trường hợp phải xử lý lại hồ sơ hoặc giải trình về giấy tờ.
4.3. Thông báo trước nếu cần chứng thực số lượng lớn
Nếu cần chứng thực nhiều bản sao, người dân nên liên hệ trước với nơi dự kiến thực hiện.
Thông tin nên trao đổi gồm loại giấy tờ, số lượng bản sao và thời gian mong muốn nhận kết quả. Cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực có thể dựa vào thông tin này để chủ động bố trí việc tiếp nhận và xử lý.
Đặc biệt, đối với hồ sơ số lượng lớn, việc thông báo trước giúp người yêu cầu tránh phải chờ đợi lâu tại nơi chứng thực.
4.4. Kiểm tra giờ tiếp nhận hồ sơ
Mặc dù pháp luật quy định thời hạn giải quyết, thời điểm người dân đến nộp hồ sơ cũng ảnh hưởng đến thời gian nhận kết quả.
Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ và không thể giải quyết trong ngày, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo. Vì vậy, nếu cần chứng thực gấp, người dân nên chủ động đến sớm trong thời gian tiếp nhận hồ sơ.
Đối với người có lịch làm việc cố định, việc liên hệ trước để xác nhận thời gian tiếp nhận cũng giúp chủ động hơn trong quá trình thực hiện.
4.5. Có thể thực hiện chứng thực tại Văn phòng công chứng
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng thuộc nhóm người thực hiện chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung. Nghị định số 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025 và tiếp tục sửa đổi, bổ sung một số quy định về chứng thực.
Do đó, khi có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, người dân có thể lựa chọn địa điểm có thẩm quyền và thuận tiện cho mình theo quy định.
Việc lựa chọn nơi thực hiện phù hợp, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và liên hệ trước trong trường hợp số lượng lớn sẽ giúp quá trình chứng thực diễn ra thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Đừng để đến lúc ký hợp đồng mới loay hoay tìm hiểu thủ tục công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Về nguyên tắc, thời gian chứng thực bản sao được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tiếp nhận yêu cầu. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ và không thể giải quyết trong ngày thì có thể thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Đối với trường hợp có nhiều loại bản chính, bản chính nhiều trang, số lượng bản sao lớn hoặc nội dung phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu, thời hạn có thể được kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc; trường hợp cần lâu hơn có thể thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản.
Để hạn chế thời gian chờ đợi, người dân nên chuẩn bị đầy đủ bản chính, bản sao và kiểm tra trước tình trạng của giấy tờ. Nếu cần chứng thực số lượng lớn hoặc có yêu cầu về thời gian nhận kết quả, nên liên hệ trước để được hướng dẫn cụ thể.
Nếu cần tư vấn về hồ sơ, thủ tục và thời gian thực hiện chứng thực bản sao, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục chứng thực phù hợp với nhu cầu.
>>> Xem thêm: Nhiều người chỉ quan tâm đến chi phí mà quên kiểm tra chất lượng dịch vụ của văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Bản dịch chính xác có thể giúp bạn tránh những lần chỉnh sửa không cần thiết khi làm dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com