Thuê nhà kinh doanh: Tại sao công chứng hợp đồng lại càng quan trọng?
Trong các giao dịch thuê nhà để sử dụng làm văn phòng, cửa hàng, nhà kho, trụ sở doanh nghiệp, giá trị hợp đồng thường lớn, thời hạn kéo dài và tác động trực tiếp đến việc đăng ký kinh doanh, vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều cá nhân, tổ chức vẫn xem nhẹ thủ tục công chứng, dẫn đến rủi ro pháp lý, tranh chấp quyền sử dụng hoặc không đủ điều kiện đăng ký kinh doanh theo địa chỉ thuê.
Vì vậy, công chứng hợp đồng thuê nhà kinh doanh không chỉ là thủ tục cần thiết, mà còn là lá chắn pháp lý giúp bảo vệ quyền lợi bền vững cho người thuê và bên cho thuê.
Hợp đồng thuê nhà kinh doanh có bắt buộc công chứng không?
Theo “khoản 2 Điều 122 Luật Nhà ở 2023”, hợp đồng thuê nhà không bắt buộc phải công chứng, trừ khi các bên có yêu cầu hoặc luật chuyên ngành quy định khác.
Tuy nhiên, đối với hợp đồng thuê nhà để kinh doanh, việc công chứng là gần như bắt buộc trong thực tế, vì:
Để đăng ký địa điểm kinh doanh: Theo “khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020”, doanh nghiệp phải có quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ trụ sở chính. Nếu thuê nhà, cần hợp đồng có giá trị pháp lý rõ ràng, thường là hợp đồng công chứng.
Để chứng minh quyền sử dụng hợp pháp trước cơ quan nhà nước: Hợp đồng không công chứng thường không được cơ quan thuế, phòng đăng ký kinh doanh, hoặc công an công nhận.
Để phòng ngừa tranh chấp, rủi ro về sau: Hợp đồng công chứng giúp hợp thức hóa thỏa thuận, làm căn cứ khi có tranh chấp phát sinh liên quan đến hợp đồng thuê, hoạt động kinh doanh hoặc nghĩa vụ tài chính.
>>> Xem thêm: Ly hôn nhưng chưa chia tài sản, văn phòng công chứng có hỗ trợ không?
Những rủi ro nếu không công chứng hợp đồng thuê nhà để kinh doanh
Không đăng ký được giấy phép kinh doanh nếu bị cơ quan đăng ký từ chối địa chỉ không rõ ràng pháp lý
Không được cấp mã số thuế, hóa đơn do không chứng minh được địa điểm hoạt động
Không bảo vệ được quyền lợi khi có tranh chấp với chủ nhà về thời hạn, giá thuê, quyền sử dụng
Khó chứng minh chi phí thuê nhà hợp lệ để kê khai thuế với cơ quan thuế
Ví dụ: Một công ty thuê nhà ở mặt tiền để mở quán cà phê, ký hợp đồng viết tay không công chứng. Sau 6 tháng, chủ nhà lấy lại mặt bằng đột ngột mà không bồi thường. Khi tranh chấp, tòa án không thụ lý vì hợp đồng không đảm bảo giá trị pháp lý.
Điều kiện để công chứng hợp đồng thuê nhà kinh doanh
Công chứng viên sẽ chỉ công chứng nếu hợp đồng và tài sản thuê đáp ứng các điều kiện sau:
Nhà hoặc mặt bằng có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ hồng);
Chủ sở hữu là người đứng tên trên sổ, hoặc có văn bản ủy quyền hợp lệ;
Hợp đồng thuê thể hiện rõ mục đích sử dụng là để kinh doanh;
Không có tranh chấp, không bị kê biên, không thuộc diện bị thu hồi hoặc quy hoạch treo.
Hồ sơ công chứng hợp đồng thuê nhà kinh doanh
Bên cho thuê chuẩn bị:
CCCD/CMND
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà
Giấy đăng ký kết hôn (nếu là tài sản chung vợ chồng)
Văn bản ủy quyền nếu đại diện thay
Bên thuê là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh:
CCCD người đại diện
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu đã có) hoặc giấy tờ xác nhận chủ hộ kinh doanh
Giấy giới thiệu (nếu không trực tiếp ký)
Kèm theo:
Hợp đồng thuê nhà đã in (03 bản)
Văn bản ghi nhận thỏa thuận cụ thể về: thời hạn thuê, giá thuê, hình thức thanh toán, nghĩa vụ thuế, bồi thường…
Công chứng hợp đồng thuê nhà kinh doanh có giá trị pháp lý như thế nào?
Khi hợp đồng được công chứng, theo “Điều 5 Luật Công chứng 2024”:
“Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và buộc các bên thực hiện nghĩa vụ theo nội dung đã cam kết.”
Như vậy:
Hợp đồng có hiệu lực thi hành ngay, không cần xác nhận lại từ chính quyền địa phương
Có thể sử dụng để đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, xin giấy phép con
Là căn cứ để khởi kiện, yêu cầu bồi thường khi bên cho thuê đơn phương vi phạm hợp đồng
Lưu ý khi công chứng hợp đồng thuê nhà để kinh doanh
Kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của nhà: không bị cầm cố, thế chấp không rõ ràng hoặc nằm trong diện quy hoạch
Phân định rõ nghĩa vụ nộp thuế, chi phí sửa chữa, bảo trì, điện nước…
Ghi cụ thể: bên thuê có được sửa chữa, thay đổi cấu trúc, gắn bảng hiệu hay không
Nếu là trụ sở công ty, nên ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế để phù hợp khi đăng ký
Kết luận: Công chứng là “vũ khí pháp lý” giúp hoạt động kinh doanh ổn định và hợp lệ
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và pháp luật ngày càng siết chặt về đăng ký kinh doanh, thuế và giấy phép hoạt động, việc công chứng hợp đồng thuê nhà kinh doanh không còn là lựa chọn tùy ý, mà là điều kiện tiên quyết giúp bảo vệ tính hợp pháp, phòng ngừa tranh chấp và ổn định lâu dài cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
