Trong các giao dịch tín dụng, đặc biệt là khi vay vốn có tài sản đảm bảo, việc công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng là bước không thể thiếu để đảm bảo tính pháp lý, minh bạch và phòng ngừa rủi ro cho cả bên vay và bên cho vay. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ quy trình thực hiện công chứng tại phòng công chứng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết toàn bộ thủ tục theo Luật Công chứng 2014 (sửa đổi, bổ sung 2023) và quy định pháp luật mới nhất năm 2025.
1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Hoạt động công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
Luật Công chứng 2014, được sửa đổi, bổ sung năm 2023;
Bộ luật Dân sự 2015, quy định về hình thức, hiệu lực của hợp đồng dân sự;
Luật Các tổ chức tín dụng 2010 (sửa đổi, bổ sung 2024), quy định về hoạt động cho vay và bảo đảm tiền vay;
Luật Đất đai 2024, trong trường hợp hợp đồng vay có thế chấp bằng quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất.
Theo Điều 42 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng, xác minh nhân thân, giải thích quyền và nghĩa vụ của các bên trước khi chứng nhận.
2. Chuẩn bị hồ sơ công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Trước khi đến phòng công chứng, các bên cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, bao gồm:
Dự thảo hợp đồng vay vốn ngân hàng (theo mẫu do ngân hàng soạn);
Giấy tờ tùy thân của bên vay và đại diện ngân hàng (CCCD/CMND, hộ chiếu);
Giấy tờ pháp lý của ngân hàng (giấy phép hoạt động, giấy ủy quyền ký hợp đồng nếu có);
Giấy tờ chứng minh tài sản đảm bảo (nếu có thế chấp, ví dụ sổ đỏ, giấy đăng ký xe…);
Giấy đăng ký kết hôn hoặc xác nhận tình trạng hôn nhân của bên vay.
Ví dụ thực tế: Anh Nam vay 2 tỷ đồng tại Ngân hàng A và thế chấp nhà riêng. Ngân hàng yêu cầu anh Nam cung cấp sổ hồng, CCCD của hai vợ chồng và bản dự thảo hợp đồng vay. Sau khi hoàn tất hồ sơ, hai bên mang đến Phòng công chứng X để tiến hành công chứng.
3. Quy trình công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng tại phòng công chứng
Quy trình thực hiện công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng được tiến hành theo trình tự sau:
Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ từ các bên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của giấy tờ và năng lực hành vi dân sự. Nếu hồ sơ đầy đủ, công chứng viên sẽ ghi nhận vào sổ công chứng.
Bước 2: Soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng
Nếu ngân hàng đã có sẵn hợp đồng mẫu, công chứng viên sẽ rà soát nội dung để đảm bảo không trái quy định pháp luật. Nếu chưa có, công chứng viên sẽ hỗ trợ soạn thảo dựa trên yêu cầu của các bên.
Công chứng viên đọc toàn bộ hợp đồng cho các bên nghe, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của từng bên theo Điều 47 Luật Công chứng 2014. Nếu các bên đồng ý với nội dung, công chứng viên yêu cầu ký vào từng trang của hợp đồng.
Bước 4: Ký tên, đóng dấu và ghi lời chứng
Sau khi ký, công chứng viên xác nhận, đóng dấu phòng công chứng và ghi lời chứng theo mẫu quy định. Từ thời điểm này, hợp đồng có hiệu lực pháp lý.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ và trả kết quả
Mỗi bên tham gia hợp đồng nhận một bản chính có công chứng, phòng công chứng lưu 1 bản theo Điều 62 Luật Công chứng 2014 để quản lý.
Ví dụ thực tế: Sau khi hoàn tất ký kết tại Phòng công chứng B, hợp đồng vay vốn giữa Ngân hàng A và anh Nam được đóng dấu xác nhận. Bản công chứng được ngân hàng sử dụng làm căn cứ giải ngân và lưu hồ sơ tín dụng.
4. Thời gian và chi phí công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Theo quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung năm 2023):
Thời gian công chứng: Thông thường trong 1 buổi làm việc (tối đa 2 ngày nếu hồ sơ phức tạp).
Phí công chứng: Tính theo giá trị hợp đồng hoặc tài sản thế chấp, cụ thể:
Hợp đồng dưới 50 triệu đồng: phí 50.000 đồng;
Từ 50 triệu đến 1 tỷ đồng: 0,1% – 0,2% giá trị hợp đồng;
Trên 1 tỷ đồng: mức phí thỏa thuận, không vượt quá quy định trần của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, người yêu cầu công chứng còn phải nộp thêm phí lưu trữ hồ sơ và phí sao y bản công chứng nếu cần.
5. Giá trị pháp lý của công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, hợp đồng vay vốn ngân hàng sau khi được công chứng có giá trị:
Chứng minh tính hợp pháp của giao dịch dân sự;
Có hiệu lực thi hành, là căn cứ để ngân hàng giải ngân và xử lý tài sản đảm bảo khi có tranh chấp;
Không cần chứng minh lại tại Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền khác, trừ trường hợp bị tuyên vô hiệu theo quy định của pháp luật.
Ví dụ: Nếu bên vay không trả nợ, ngân hàng có thể sử dụng hợp đồng công chứng để khởi kiện hoặc yêu cầu thi hành án mà không cần xác minh lại giao dịch.
6. Lưu ý quan trọng khi công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng
Các bên nên kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, tài sản thế chấp trước khi ký hợp đồng;
Hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được công chứng viên ký, đóng dấu và ghi lời chứng hợp lệ;
Trong trường hợp công chứng viên phát hiện nội dung trái pháp luật, họ có quyền từ chối công chứng theo Điều 44 Luật Công chứng 2014;
Người vay cần giữ kỹ bản chính hợp đồng công chứng để sử dụng khi cần đối chiếu hoặc xử lý tranh chấp.
Công chứng hợp đồng vay vốn ngân hàng tại phòng công chứng là bước quan trọng đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và minh bạch trong các giao dịch tín dụng. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ và chi phí giúp người dân chủ động hơn khi vay vốn, đồng thời bảo vệ quyền lợi của mình trước pháp luật theo các quy định mới nhất năm 2025.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
