Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hợp đồng ủy quyền
Trong nhiều trường hợp, người thừa kế không thể trực tiếp đến công chứng vì bận công tác, sinh sống xa hoặc ở nước ngoài. Khi đó, việc ủy quyền công chứng di sản là giải pháp hợp pháp, thuận tiện và được pháp luật Việt Nam công nhận. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản bằng hợp đồng ủy quyền theo quy định mới nhất năm 2025.
⚖️ 1. Căn cứ pháp lý về ủy quyền công chứng di sản
Căn cứ các quy định pháp luật hiện hành:
Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 quy định:
“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”
Điều 55 và Điều 57 Luật Công chứng 2014 quy định rõ:
Người yêu cầu công chứng có thể ủy quyền hợp pháp cho người khác thay mặt mình ký kết, thực hiện việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
👉 Như vậy, người thừa kế có thể lập hợp đồng ủy quyền cho người khác (thường là người thân) đại diện mình trong việc công chứng di sản, miễn sao việc ủy quyền đó được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ.
📄 2. Khi nào được phép công chứng di sản bằng hợp đồng ủy quyền?
Việc ủy quyền công chứng di sản được chấp nhận khi đáp ứng các điều kiện sau:
✅ Người ủy quyền có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
✅ Nội dung ủy quyền không vi phạm pháp luật, đạo đức xã hội.
✅ Giấy ủy quyền được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ (nếu lập tại Việt Nam) hoặc được chứng nhận tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam (nếu lập ở nước ngoài).
✅ Các đồng thừa kế khác đồng thuận về việc người được ủy quyền đại diện ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
📌 Trường hợp không được ủy quyền: Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, người được ủy quyền không được tiếp tục ủy quyền lại cho người khác, trừ khi trong hợp đồng có thỏa thuận rõ ràng cho phép.
>>> Xem thêm: Muốn sang tên sổ đỏ nhưng không rành thủ tục? Hãy để dịch vụ làm sổ đỏ nhanh hỗ trợ bạn từ A–Z với chi phí hợp lý nhất.
🧾 3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi ủy quyền công chứng di sản
Khi thực hiện công chứng di sản bằng hợp đồng ủy quyền, các bên cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau:
🟢 Giấy tờ của người để lại di sản: Giấy chứng tử, sổ đỏ, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe…
🟢 Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế: Giấy khai sinh, hộ khẩu, giấy kết hôn, văn bản xác nhận quan hệ nhân thân.
🟢 Hợp đồng ủy quyền (đã công chứng hoặc chứng thực hợp lệ).
🟢 Giấy tờ của người được ủy quyền: CCCD/CMND/hộ chiếu.
🟢 Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản (nếu có).
📎 Lưu ý: Nếu giấy ủy quyền được lập tại nước ngoài, phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt theo quy định tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
🏦 4. Quy trình công chứng văn bản phân chia di sản bằng ủy quyền
Quy trình thực hiện công chứng di sản bằng ủy quyền thường gồm 4 bước chính:
🔹 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Người được ủy quyền thu thập toàn bộ giấy tờ liên quan đến di sản, người thừa kế và hợp đồng ủy quyền.
🔹 Bước 2: Nộp hồ sơ tại Văn phòng công chứng
Công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng ủy quyền và hồ sơ di sản. Nếu hồ sơ đầy đủ, công chứng viên lên lịch ký kết văn bản phân chia di sản.
🔹 Bước 3: Ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản
Người được ủy quyền ký tên thay mặt người ủy quyền theo nội dung hợp đồng ủy quyền đã được xác lập hợp pháp.
🔹 Bước 4: Nhận bản công chứng
Văn bản được công chứng viên chứng nhận, lưu trữ và trả lại bản chính cho các bên để thực hiện thủ tục sang tên, đăng ký quyền sở hữu (nếu có).
Ví dụ: Ông A qua đời để lại nhà đất tại TP.HCM cho 3 người con. Anh B đang làm việc tại Nhật Bản nên không thể về Việt Nam để ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản. Anh B đã đến Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo lập Hợp đồng ủy quyền cho chị C (em gái) đại diện ký kết và công chứng văn bản tại Việt Nam.
Sau khi gửi bản gốc giấy ủy quyền về Việt Nam, chị C đến Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ (Hà Nội) thực hiện thủ tục công chứng di sản. 👉 Kết quả: Văn bản được công chứng hợp pháp, các đồng thừa kế tiến hành sang tên tài sản thuận lợi.
📌 6. Lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền công chứng di sản
🟢 Hợp đồng ủy quyền phải ghi rõ phạm vi, thời hạn và nội dung cụ thể, tránh tranh chấp sau này.
🟢 Người được ủy quyền không được vượt quá phạm vi ủy quyền đã thỏa thuận.
🟢 Nếu có người thừa kế ở nước ngoài hoặc mất năng lực hành vi, cần xác định người giám hộ hoặc đại diện hợp pháp.
🟢 Tất cả các đồng thừa kế phải thống nhất ý chí trước khi lập văn bản công chứng.
✅ 7. Kết luận
Việc ủy quyền công chứng di sản là giải pháp linh hoạt, giúp người thừa kế thực hiện quyền hợp pháp của mình mà không cần có mặt trực tiếp. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu lực pháp lý, các bên cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, hợp đồng ủy quyền hợp pháp và tuân thủ đúng quy trình công chứng theo quy định pháp luật hiện hành.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
