Sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là tài liệu quan trọng chứng minh quá trình tham gia BHXH, giúp người lao động hưởng quyền lợi bảo hiểm khi nghỉ hưu, ốm đau hoặc thất nghiệp. Trong nhiều thủ tục hành chính, vay vốn ngân hàng, hoặc làm hồ sơ hồ trợ xã hội, việc công chứng BHXH giúp đảm bảo giá trị pháp lý của bản sao. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình công chứng. Bài viết này hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục và lưu ý quan trọng khi công chứng bản sao sổ BHXH.

>>> Xem thêm: Có thể yêu cầu văn phòng công chứng đến nhà để công chứng không?

1. Sổ bảo hiểm xã hội là gì?

Công chứng bản sao sổ

Là giấy tờ do Bảo hiểm xã hội Việt Nam cấp, ghi nhận đầy đủ quá trình đóng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động.
Bao gồm thông tin: họ tên, ngày sinh, mã số BHXH, quá trình tham gia, mức đóng và các khoản hưởng.
Dùng trong các thủ tục:
- Xin hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN
- Vay vốn ngân hàng
- Hồ sơ chứng minh quá trình công tác, bảo hiểm xã hội

2. Căn cứ pháp lý về công chứng BHXH

Luật Công chứng 2014
Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực bản sao từ bản chính

Khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Bản sao được chứng thực từ bản chính khi bản chính còn nguyên vẹn, đầy đủ, rõ ràng, không bị tẩy xóa hoặc sửa chữa.”

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm công chứng mua bán nhà từ chuyên gia bất động sản

3. Khi nào cần công chứng bản sao sổ BHXH?

Nộp hồ sơ vay vốn ngân hàng
Xin hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN
Thủ tục hành chính hoặc hồ sơ chứng minh công tác
Khi cơ quan, tổ chức yêu cầu bản sao công chứng thay thế bản gốc

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng BHXH

Bản gốc sổ BHXH
Giấy tờ tùy thân hợp pháp: CMND/CCCD/hộ chiếu
Bản sao cần chứng thực (nếu muốn sao y nhiều bản)
Phiếu yêu cầu công chứng hoặc chứng thực
Giấy ủy quyền nếu người đi công chứng không phải chủ sổ BHXH

>>> Xem thêm: Làm thế nào để công chứng viên xác minh khi làm Công chứng di chúc tại nhà

Xem thêm: Có thể công chứng hợp đồng thế chấp tài sản online được không

5. Quy trình công chứng bản sao sổ BHXH

Công chứng bản sao sổ

Bước 1: Xuất trình bản gốc

Cán bộ công chứng kiểm tra tình trạng sổ BHXH, dấu và chữ ký của cơ quan BHXH.

Bước 2: Kiểm tra thông tin nhân thân

Đối chiếu họ tên, ngày sinh, mã số BHXH với giấy tờ tùy thân.

Bước 3: Điền phiếu yêu cầu công chứng

Người nộp hồ sơ ký tên, ghi đầy đủ thông tin cần chứng thực.

Bước 4: Chứng thực và đóng dấu

Cơ quan công chứng xác nhận bản sao đúng với bản chính, ký xác nhận và đóng dấu.

Bước 5: Nhận kết quả

Thời gian xử lý: thường trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ và bản gốc hợp lệ.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn từ A–Z về công chứng thừa kế cho người thừa kế

6. Lưu ý quan trọng

Kiểm tra bản gốc sổ BHXH trước khi công chứng
Mang theo giấy tờ tùy thân hợp pháp còn hiệu lực
Không tự photo và công chứng nếu sổ BHXH bị rách, mờ, tẩy xóa
Khi nộp hồ sơ ra cơ quan nước ngoài, có thể cần dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự
Công chứng chỉ xác nhận bản sao đúng với bản gốc, không thay đổi giá trị pháp lý của sổ BHXH gốc

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm thực tế khi dùng dịch vụ sang tên sổ đỏ

7. Kết luận

Việc công chứng BHXH giúp bản sao sổ bảo hiểm xã hội có giá trị pháp lý, thuận tiện cho các thủ tục hành chính, vay vốn, hồ sơ bảo hiểm hoặc chứng minh quá trình công tác. Hiểu rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh bị trả lại hồ sơ và bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Xem thêm: Danh sách phòng công chứng Nhà Nước

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng bản dịch giao dịch ngân hàng quốc tế

>>> Mẫu giấy ủy quyền nhận tiền công chứng đúng chuẩn năm 2025

>>> Công chứng ngoài trụ sở tại nhà hàng, khách sạn theo yêu cầu

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ công chứng ngoài trụ sở theo yêu cầu

>>> Các loại giấy tờ thường dùng trong thủ tục công chứng giao dịch dân sự

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.

Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.