Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuĐiểm mới luật chứng thực đang được nhiều người quan tâm sau những thay đổi của pháp luật từ năm 2025. Đáng chú ý, Luật Công chứng 2024 đã có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Luật này quy định công chứng viên có thể thực hiện một số việc chứng thực.
Bên cạnh đó, quy định về chứng thực cũng tiếp tục được sửa đổi. Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025. Văn bản này sửa đổi Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực.
Những thay đổi trên ảnh hưởng đến cách thực hiện nhiều thủ tục. Người dân cũng cần chú ý đến thẩm quyền chứng thực. Việc sử dụng VNeID và dữ liệu điện tử cũng được đề cập rõ hơn.
Vậy những quy định mới có gì đáng chú ý? Công chứng viên được thực hiện những việc chứng thực nào? Người dân có được chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú không? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy phép vận tải hàng hóa đường thủy nội địa.
1. Những thay đổi về phạm vi và chủ thể thực hiện chứng thực
1.1. Luật Công chứng 2024 làm rõ vai trò của công chứng viên
Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. Luật quy định rõ hơn về công chứng viên và hoạt động công chứng.
Theo quy định mới, công chứng viên không chỉ thực hiện hoạt động công chứng. Công chứng viên còn được thực hiện một số việc chứng thực.
Các việc này được thực hiện theo pháp luật về chứng thực. Vì vậy, cần phân biệt công chứng với chứng thực.
Công chứng tập trung vào tính xác thực và hợp pháp của giao dịch. Chứng thực có phạm vi và mục đích khác.
1.2. Công chứng viên được thực hiện một số việc chứng thực
Từ ngày 01/7/2025, công chứng viên được thực hiện một số việc chứng thực theo quy định. Nội dung này được ghi nhận trong Luật Công chứng 2024.
Các việc chứng thực gồm chứng thực bản sao từ bản chính. Công chứng viên cũng có thể chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Ngoài ra, công chứng viên có thể chứng thực chữ ký người dịch. Những hoạt động này phải tuân thủ pháp luật về chứng thực.
Do đó, người dân có thêm lựa chọn khi cần thực hiện một số thủ tục. Tuy nhiên, từng loại giấy tờ vẫn phải đáp ứng điều kiện riêng.
1.3. Thẩm quyền chứng thực tiếp tục được điều chỉnh
Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi nhiều quy định về chứng thực. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
Theo quy định mới, người thực hiện chứng thực gồm nhiều chủ thể. Trong đó có Chủ tịch UBND cấp xã và người được phân công thực hiện nhiệm vụ.
Công chứng viên cũng thuộc nhóm người thực hiện chứng thực. Viên chức ngoại giao và lãnh sự cũng có thẩm quyền trong phạm vi được quy định.
Việc xác định đúng thẩm quyền rất quan trọng. Người dân nên kiểm tra loại giấy tờ trước khi thực hiện.
1.4. Cần phân biệt công chứng và chứng thực
Công chứng và chứng thực là hai hoạt động pháp lý khác nhau.
Công chứng viên chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của giao dịch. Chứng thực có thể xác nhận bản sao hoặc chữ ký theo quy định.
Ví dụ, chứng thực bản sao nhằm xác nhận bản sao phù hợp với bản chính. Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký của người yêu cầu.
Vì vậy, không nên gọi chung hai thủ tục này là một. Việc lựa chọn đúng thủ tục giúp tránh mất thời gian.
2. Những điểm mới đáng chú ý trong thủ tục chứng thực
2.1. Có thêm quy định về khai thác thông tin trên VNeID
Một thay đổi đáng chú ý liên quan đến dữ liệu điện tử. Nghị định 280/2025/NĐ-CP bổ sung quy định về thông tin đã tích hợp trên VNeID.
Khi giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID, người dân có thể xuất trình thông tin tương ứng. Trong trường hợp phù hợp, người thực hiện chứng thực không được yêu cầu xuất trình lại bản chính.
Quy định này giúp giảm việc cung cấp giấy tờ trùng lặp. Người dân cũng có thể thuận tiện hơn khi thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên, việc sử dụng dữ liệu điện tử vẫn phải đáp ứng điều kiện pháp luật. Không phải mọi loại giấy tờ đều được xử lý theo cùng một cách.
2.2. Có thể khai thác dữ liệu từ cơ sở dữ liệu
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu. Việc khai thác phải được thực hiện theo quy định.
Nếu người thực hiện chứng thực có thể khai thác dữ liệu, họ có trách nhiệm thực hiện việc này trong trường hợp pháp luật quy định.
Khi thông tin đã được khai thác hợp lệ, người dân có thể không phải xuất trình lại giấy tờ tương ứng. Điều này giúp giảm thành phần hồ sơ trong một số trường hợp.
Đây cũng là bước tiến trong việc sử dụng dữ liệu số. Người dân cần cập nhật thông tin để tận dụng thuận tiện này.
2.3. Chứng thực không còn bị giới hạn theo nơi cư trú trong một số trường hợp
Nghị định 280/2025/NĐ-CP có quy định mới về địa bàn chứng thực. Một số thủ tục không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
Quy định này tạo thuận lợi cho người dân khi lựa chọn nơi thực hiện. Người dân không nhất thiết phải quay về địa phương nơi cư trú trong những trường hợp được quy định.
Tuy nhiên, phạm vi áp dụng cần được xác định theo từng loại thủ tục. Không nên hiểu rằng mọi thủ tục chứng thực đều được thực hiện ở bất kỳ địa phương nào.
Vì vậy, người dân nên kiểm tra thẩm quyền trước khi đến làm thủ tục.
2.4. Hồ sơ chứng thực có xu hướng được đơn giản hóa
Việc khai thác dữ liệu điện tử góp phần giảm giấy tờ phải xuất trình. Người dân có thể không phải nộp lại thông tin đã có trong hệ thống.
Điều này đặc biệt hữu ích với những hồ sơ có nhiều giấy tờ nhân thân. Các thông tin đã được xác thực có thể được sử dụng theo quy định.
Tuy nhiên, người dân vẫn cần mang theo giấy tờ cần thiết trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ. Việc chuẩn bị trước giúp hạn chế phát sinh khi thực hiện.
>>> Xem thêm: Một địa chỉ đáng tin cậy có thể giúp quá trình làm thủ tục tại văn phòng công chứng thuận lợi hơn
3. Những thay đổi người dân cần lưu ý khi thực hiện chứng thực
3.1. Kiểm tra đúng loại thủ tục trước khi đi
Trước tiên, cần xác định mình cần công chứng hay chứng thực.
Hai thủ tục có mục đích và phạm vi khác nhau. Việc lựa chọn sai có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận.
Nếu cần chứng thực bản sao, người dân nên xác định giấy tờ có thuộc trường hợp được chứng thực hay không.
Nếu cần chứng thực chữ ký, cần kiểm tra nội dung giấy tờ trước khi ký. Một số văn bản có thể thuộc trường hợp phải thực hiện theo hình thức khác.
3.2. Không phải giấy tờ nào cũng được chứng thực bản sao
Việc chứng thực bản sao phải dựa trên điều kiện pháp luật.
Bản chính cần có đủ căn cứ để đối chiếu. Giấy tờ bị tẩy xóa hoặc có dấu hiệu sửa chữa có thể không được chứng thực.
Người dân nên kiểm tra bản chính trước khi sao chụp. Điều này giúp phát hiện sớm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến thủ tục.
3.3. Chứng thực chữ ký không xác nhận toàn bộ nội dung
Chứng thực chữ ký và chứng nhận nội dung giao dịch là hai vấn đề khác nhau.
Khi chứng thực chữ ký, người có thẩm quyền xác nhận chữ ký theo quy định. Việc này không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Do đó, người dân cần đọc kỹ giấy tờ trước khi ký. Những nội dung quan trọng nên được kiểm tra trước khi thực hiện chứng thực.
3.4. Cần kiểm tra thông tin trên VNeID
VNeID ngày càng được sử dụng trong nhiều thủ tục hành chính. Người dân nên kiểm tra thông tin cá nhân trên tài khoản của mình.
Thông tin sai lệch có thể gây khó khăn khi khai thác dữ liệu. Trong trường hợp đó, người dân có thể cần thực hiện bước cập nhật thông tin.
Việc chuẩn bị trước giúp quá trình chứng thực thuận lợi hơn. Người dân cũng giảm nguy cơ phải bổ sung hồ sơ.
3.5. Nên kiểm tra thẩm quyền trước khi thực hiện
Thẩm quyền chứng thực phụ thuộc vào loại thủ tục. Người dân không nên mặc định mọi nơi đều thực hiện được.
Một số thủ tục có thể thực hiện tại UBND cấp xã. Một số việc cũng có thể do công chứng viên thực hiện theo quy định.
Trường hợp hồ sơ có yếu tố nước ngoài, cần chú ý thêm quy định liên quan. Người dân nên hỏi trước nơi tiếp nhận để tránh đi lại nhiều lần.
3.6. Theo dõi các quy định mới sau khi pháp luật thay đổi
Pháp luật về công chứng và chứng thực có thể tiếp tục được sửa đổi. Người dân nên kiểm tra quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.
Đặc biệt, không nên chỉ dựa vào thông tin cũ trên mạng. Một thủ tục từng được áp dụng trước đây có thể đã thay đổi.
Việc tham khảo nguồn pháp luật chính thức giúp hạn chế thông tin không chính xác. Với hồ sơ phức tạp, người dân nên hỏi đơn vị có chuyên môn.
4. Tác động của các quy định mới đối với người dân
4.1. Người dân có thêm lựa chọn khi thực hiện chứng thực
Việc công chứng viên được thực hiện một số việc chứng thực tạo thêm lựa chọn. Người dân có thể tìm đến tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi pháp luật cho phép.
Điều này đặc biệt thuận tiện với người cần xử lý nhiều loại giấy tờ. Tuy nhiên, cần xác định đúng loại chứng thực trước khi thực hiện.
4.2. Giảm việc xuất trình giấy tờ đã có trên hệ thống
Việc sử dụng VNeID và cơ sở dữ liệu giúp giảm giấy tờ trong một số trường hợp.
Người dân có thể không phải xuất trình lại thông tin đã được tích hợp. Điều kiện là thông tin đó đáp ứng yêu cầu khai thác và sử dụng.
Quy định này góp phần thúc đẩy quá trình số hóa thủ tục hành chính. Người dân cũng có thể tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ.
4.3. Việc chứng thực trở nên thuận tiện hơn trong một số trường hợp
Quy định về không phụ thuộc nơi cư trú tạo thêm sự linh hoạt. Người dân có thể thực hiện một số thủ tục tại nơi thuận tiện hơn.
Tuy nhiên, cần xem chính xác thủ tục thuộc trường hợp nào. Không nên áp dụng quy định chung cho mọi loại chứng thực.
Nếu chưa rõ, người dân nên liên hệ nơi dự kiến thực hiện. Việc kiểm tra trước giúp hạn chế việc hồ sơ bị từ chối.
4.4. Người dân cần chủ động cập nhật quy định
Những thay đổi pháp luật khiến cách thực hiện thủ tục có thể khác trước. Người dân nên kiểm tra thông tin trước mỗi lần thực hiện.
Đặc biệt, cần chú ý các quy định mới về dữ liệu điện tử. VNeID có thể giúp giảm giấy tờ trong những trường hợp phù hợp.
Bên cạnh đó, thẩm quyền chứng thực cũng cần được xác định đúng. Việc chuẩn bị hồ sơ theo quy định mới sẽ giúp quá trình giải quyết thuận lợi hơn.
4.5. Không nên nhầm thay đổi về công chứng với thay đổi toàn bộ pháp luật chứng thực
Luật Công chứng 2024 có những quy định liên quan đến việc công chứng viên thực hiện một số việc chứng thực. Tuy nhiên, pháp luật về chứng thực vẫn được điều chỉnh bởi các văn bản chuyên ngành.
Đặc biệt, Nghị định 280/2025/NĐ-CP trực tiếp sửa đổi các quy định về chứng thực. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 01/11/2025.
Do đó, khi tìm hiểu quy định mới, người dân cần xem đúng văn bản. Cách này giúp tránh áp dụng nhầm quy định về công chứng và chứng thực.
>>> Xem thêm: Người mua cần lưu ý gì, người bán cần chuẩn bị gì khi công chứng mua bán nhà đất?
Kết luận
Điểm mới luật chứng thực có nhiều nội dung đáng chú ý trong giai đoạn 2025 và 2026. Luật Công chứng 2024 làm rõ việc công chứng viên có thể thực hiện một số việc chứng thực. Trong khi đó, Nghị định 280/2025/NĐ-CP tiếp tục sửa đổi trực tiếp các quy định về chứng thực.
Việc sử dụng VNeID và cơ sở dữ liệu cũng được chú trọng hơn. Một số thủ tục không còn phụ thuộc nơi cư trú theo quy định mới. Người dân nên kiểm tra đúng thẩm quyền trước khi thực hiện.
Nếu cần tư vấn về thủ tục công chứng, chứng thực hoặc kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Khi thời gian trở thành vấn đề, dịch thuật lấy ngay mang đến giải pháp nhanh hơn cho hồ sơ cần gấp
>>> Xem thêm: Nhiều người nhầm giữa dịch thuật thông thường và công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com