Có bắt buộc phải mang bản chính đối chiếu khi xin sao y tại VPCC?

Khi thực hiện sao y giấy tờ tại văn phòng công chứng, nhiều người thắc mắc liệu có bắt buộc mang bản chính hay chỉ cần bản photocopy? Đặc biệt, những trường hợp giấy tờ bị rách, cũ hoặc hư hỏng thường gặp khó khăn khi làm thủ tục.

Thực tế, đối chiếu bản chính khi sao y là yêu cầu quan trọng để bảo đảm bản sao được chứng thực chính xác và hợp pháp. Tuy nhiên, pháp luật cũng có những quy định riêng về giấy tờ được sử dụng làm căn cứ chứng thực. Không phải mọi bản chính đều được tiếp nhận.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật, các trường hợp ngoại lệ và cách xử lý khi giấy tờ bị hư hỏng. Qua đó, bạn có thể chủ động chuẩn bị hồ sơ khi cần sao y tại văn phòng công chứng.

>>> Xem thêm: Hợp đồng tặng cho nhà đất dính nghĩa vụ nuôi dưỡng nhưng bên nhận cố tình bỏ trốn

1. Có bắt buộc phải mang bản chính khi xin sao y tại văn phòng công chứng?

1.1. Quy định pháp luật về việc xuất trình bản chính khi sao y

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP và Nghị định 280/2025/NĐ-CP, việc chứng thực bản sao phải dựa trên bản chính.

Cụ thể, Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở chứng thực. Đồng thời, người yêu cầu cần cung cấp bản sao tương ứng.

Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra bản chính. Sau đó, họ đối chiếu nội dung với bản sao được yêu cầu chứng thực.

Nếu bản sao chính xác và bản chính đủ điều kiện, việc chứng thực được thực hiện. Người có thẩm quyền ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu theo quy định.

Như vậy, việc mang bản chính là yêu cầu bắt buộc đối với thủ tục thông thường. Chỉ có bản photocopy sẽ không đủ căn cứ để chứng thực bản sao từ bản chính.

1.2. Vì sao phải xuất trình bản chính để đối chiếu?

Việc xuất trình bản chính không đơn thuần là thủ tục hành chính. Đây còn là căn cứ bảo đảm tính chính xác của bản sao.

Có thể kể đến một số mục đích quan trọng sau:

• Kiểm tra tính xác thực: Xác định giấy tờ có phải bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp hay không.

• Đối chiếu thông tin: Kiểm tra họ tên, ngày tháng, số hiệu và các nội dung trên giấy tờ.

• Phát hiện dấu hiệu chỉnh sửa: Nhận biết giấy tờ bị tẩy xóa, thêm bớt hoặc sửa chữa không hợp lệ.

• Bảo đảm giá trị pháp lý: Xác nhận bản sao phản ánh đúng nội dung của bản chính.

• Hạn chế hành vi gian lận: Ngăn ngừa việc sử dụng giấy tờ giả hoặc bản photocopy bị chỉnh sửa.

Đây cũng là cơ sở xác định trách nhiệm của người thực hiện chứng thực. Người thực hiện phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.

1.3. Chỉ mang bản chính mà không chuẩn bị bản photocopy có được không?

Có. Người yêu cầu chứng thực không nhất thiết phải tự photocopy giấy tờ trước khi đến văn phòng công chứng.

Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trường hợp chỉ xuất trình bản chính, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có thể tự chụp từ bản chính.

Quy định này giúp người dân thuận tiện hơn khi thực hiện thủ tục.

Tuy nhiên, việc tự chụp chỉ được thực hiện khi đơn vị có phương tiện phù hợp. Nếu không có phương tiện chụp, người yêu cầu cần chuẩn bị bản sao theo hướng dẫn.

Vì vậy, để tiết kiệm thời gian, bạn nên chuẩn bị trước bản photocopy. Nếu chưa chuẩn bị, hãy hỏi văn phòng về khả năng hỗ trợ sao chụp.

1.4. Chỉ mang bản photocopy không có bản chính có được sao y không?

Thông thường, câu trả lời là không.

Bản photocopy chỉ thể hiện nội dung được sao chép từ một tài liệu khác. Bản thân bản photocopy không chứng minh được tính xác thực của tài liệu ban đầu.

Nếu chỉ có bản photocopy, người thực hiện chứng thực không thể trực tiếp kiểm tra và đối chiếu với bản chính.

Trong trường hợp này, bạn có thể cân nhắc một số phương án:

• Liên hệ cơ quan đã cấp giấy tờ để xin cấp lại bản chính.

• Đề nghị cơ quan quản lý sổ gốc cấp bản sao từ sổ gốc.

• Sử dụng bản sao điện tử được chứng thực hợp pháp nếu có.

• Xuất trình thông tin giấy tờ đã tích hợp trên VNeID khi thuộc trường hợp được phép khai thác, sử dụng.

Cần lưu ý, bản sao từ sổ gốc và bản sao chứng thực từ bản chính là hai hình thức khác nhau. Mỗi hình thức có căn cứ và cách thực hiện riêng.

2. Những trường hợp nào không cần xuất trình bản chính khi sao y?

Mặc dù xuất trình bản chính là nguyên tắc thông thường, pháp luật hiện hành đã có một số quy định tạo thuận lợi cho người dân.

Đáng chú ý, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/11/2025. Văn bản này bổ sung một số quy định về khai thác dữ liệu và sử dụng giấy tờ điện tử trong hoạt động chứng thực.

2.1. Giấy tờ đã được tích hợp trên ứng dụng VNeID

Theo quy định mới tại khoản 8 Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP:

Người thực hiện chứng thực không được yêu cầu người dân nộp hoặc xuất trình bản chính, bản sao giấy tờ đã tích hợp trên VNeID. Điều kiện là người yêu cầu đã xuất trình thông tin tương ứng từ ứng dụng.

Quy định này giúp giảm việc mang theo nhiều giấy tờ bản giấy.

Tuy nhiên, cần phân biệt việc xuất trình thông tin trên VNeID với yêu cầu chứng thực bản sao của một tài liệu cụ thể.

Không phải mọi giấy tờ hiển thị trên ứng dụng đều mặc nhiên có thể được sao y theo cách thông thường. Người dân cần xác định đúng loại thông tin và thủ tục đang thực hiện.

2.2. Trường hợp có thể khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia

Nghị định 280/2025/NĐ-CP cũng bổ sung quy định về việc khai thác dữ liệu phục vụ chứng thực.

Theo đó, nếu người yêu cầu đề nghị và người thực hiện chứng thực có khả năng khai thác thông tin từ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc cơ sở dữ liệu khác, người thực hiện có trách nhiệm khai thác.

Đối với thông tin, giấy tờ đã được khai thác, người dân không phải xuất trình bản chính hoặc bản sao tương ứng.

Tuy nhiên, quy định này cần đáp ứng hai điều kiện:

• Người yêu cầu chứng thực có đề nghị khai thác thông tin.

• Người thực hiện chứng thực có khả năng khai thác dữ liệu theo quy định.

Do đó, không nên hiểu rằng người dân có thể tự ý bỏ qua bản chính trong mọi trường hợp.

2.3. Giấy tờ được cấp dưới dạng văn bản điện tử

Đây là một điểm đáng chú ý trong quy định mới về tiếp nhận giấy tờ điện tử.

Theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP:

Nếu pháp luật quy định giấy tờ được cấp dưới dạng điện tử, cơ quan tiếp nhận phải tiếp nhận và sử dụng bản điện tử đó.

Cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu người dân nộp bản giấy hoặc bản sao có chứng thực.

Ngoại lệ áp dụng khi có căn cứ cho rằng bản điện tử giả mạo hoặc không hợp pháp.

Quy định này góp phần thúc đẩy sử dụng hồ sơ điện tử. Đồng thời, người dân cũng giảm được thời gian chuẩn bị giấy tờ bản giấy.

2.4. Trường hợp sử dụng bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực

Cần phân biệt giữa việc xin chứng thực bản sao và việc sử dụng bản sao đã được chứng thực.

Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, khi pháp luật quy định nộp bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực, cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính.

Ngoại lệ là khi có căn cứ nghi ngờ bản sao giả mạo hoặc bất hợp pháp. Khi đó, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh.

Như vậy, nếu đã có bản sao chứng thực hợp lệ, người dân thông thường không phải mang bản chính khi nộp hồ sơ.

Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc có thể dùng bản photocopy thông thường để thay thế bản sao chứng thực.

>>> Xem thêm: Giấy tờ cần xác nhận tính hợp lệ? Hãy tìm hiểu quy định về chứng thực trước khi thực hiện

3. Giấy tờ bị rách, cũ hoặc hư hỏng có được tiếp nhận sao y không?

Đây là vấn đề khiến nhiều người gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục sao y. Không ít giấy tờ đã được cấp từ lâu, trải qua quá trình sử dụng nên bị nhòe mực, rách góc hoặc bong tróc.

Pháp luật không quy định cứ giấy tờ bị rách là đương nhiên bị từ chối chứng thực. Việc tiếp nhận phụ thuộc vào mức độ hư hỏng và khả năng xác định nội dung.

3.1. Những trường hợp bản chính không được dùng để chứng thực

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có những loại giấy tờ không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Các trường hợp đáng chú ý gồm:

• Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm hoặc bớt nội dung không hợp lệ.

• Bản chính bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung.

• Bản chính có đóng dấu mật của cơ quan có thẩm quyền.

• Giấy tờ ghi rõ không được sao chụp.

• Bản chính có nội dung trái pháp luật hoặc vi phạm các quy định được liệt kê tại Điều 22.

• Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp nhưng chưa được hợp pháp hóa lãnh sự, trong trường hợp phải hợp pháp hóa.

Trong đó, trường hợp giấy tờ bị hư hỏng, cũ nát cần được đặc biệt lưu ý.

Pháp luật tập trung vào khả năng xác định nội dung. Không phải mọi dấu hiệu xuống cấp về hình thức đều khiến giấy tờ mất điều kiện chứng thực.

3.2. Giấy tờ bị rách góc nhưng vẫn đọc rõ thông tin có được sao y không?

Trường hợp này cần xem xét cụ thể tình trạng của giấy tờ.

Nếu giấy tờ chỉ bị rách một góc nhỏ, nhưng các thông tin vẫn đầy đủ, rõ ràng, người thực hiện chứng thực có thể xem xét tiếp nhận.

Một số yếu tố cần kiểm tra gồm:

• Họ tên và thông tin nhận dạng vẫn đọc được.

• Số hiệu giấy tờ không bị mất hoặc nhòe.

• Dấu, chữ ký và thông tin cơ quan cấp vẫn nhận diện được.

• Không có dấu hiệu tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.

• Phần bị rách không làm mất những nội dung quan trọng cần đối chiếu.

Ngược lại, nếu giấy tờ bị rách mất thông tin, mất số hiệu hoặc không xác định được tính xác thực, việc chứng thực có thể bị từ chối.

Điều quan trọng là phải đánh giá tổng thể giấy tờ. Không nên chỉ căn cứ vào việc giấy tờ có bị rách hay không.

3.3. CMND 9 số cũ bị rách góc có được tiếp nhận sao y bản chính?

Đây là tình huống khá phổ biến đối với những người vẫn lưu giữ Chứng minh nhân dân 9 số được cấp từ nhiều năm trước.

Để xem xét trường hợp này, cần phân biệt hai vấn đề: giá trị sử dụng của CMND và tình trạng vật lý của giấy tờ.

Thứ nhất, về giá trị sử dụng của CMND 9 số.

Theo quy định chuyển tiếp của Luật Căn cước số 26/2023/QH15, CMND còn hạn sử dụng được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2024.

Từ ngày 01/01/2025, CMND đã hết giá trị sử dụng.

Vì vậy, tại thời điểm hiện nay, CMND 9 số cũ không còn là giấy tờ định danh có giá trị sử dụng theo quy định.

Thứ hai, về khả năng chứng thực bản sao từ CMND cũ.

Cần phân biệt việc chứng thực bản sao với việc sử dụng CMND để xác định danh tính hiện tại.

Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung không được dùng làm cơ sở chứng thực.

Nếu CMND chỉ rách góc nhưng vẫn đọc được đầy đủ thông tin, việc đánh giá điều kiện chứng thực cần căn cứ vào tình trạng thực tế và quy định pháp luật.

Tuy nhiên, việc CMND đã hết giá trị sử dụng cũng cần được xem xét. Không thể mặc nhiên kết luận giấy tờ này vẫn được chứng thực chỉ vì các thông tin còn đọc rõ.

Đặc biệt, nếu mục đích là chứng minh nhân thân trong hồ sơ hiện tại, người dân nên sử dụng thẻ Căn cước hoặc giấy tờ định danh hợp lệ.

Thứ ba, nên xử lý thế nào khi CMND cũ bị rách góc?

Người dân có thể thực hiện theo hướng sau:

• Kiểm tra mức độ rách và khả năng đọc đầy đủ thông tin.

• Xác định mục đích sử dụng bản sao CMND cũ.

• Chuẩn bị thẻ Căn cước hoặc giấy tờ định danh hiện hành.

• Trao đổi trước với đơn vị thực hiện chứng thực về trường hợp cụ thể.

Nếu giấy tờ không đủ điều kiện, người dân nên tìm phương án thay thế phù hợp.

Không nên tự ý phục hồi, dán ghép hoặc chỉnh sửa giấy tờ làm thay đổi hiện trạng bản chính.

3.4. Giấy tờ bị nhòe mực, bong ảnh hoặc mất một phần nội dung

Ngoài trường hợp rách góc, nhiều loại giấy tờ còn gặp tình trạng xuống cấp khác.

Mỗi tình trạng cần được đánh giá riêng:

Bảng trên mang tính định hướng. Việc quyết định tiếp nhận phải căn cứ vào giấy tờ thực tế và quy định pháp luật.

Nếu bản chính không đủ điều kiện, người dân nên liên hệ cơ quan cấp giấy tờ để được hướng dẫn cấp lại hoặc xác nhận thông tin.

4. Kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ và thực hiện sao y tại văn phòng công chứng

Để quá trình sao y diễn ra thuận lợi, người dân nên chuẩn bị giấy tờ đầy đủ trước khi đến văn phòng.

4.1. Những giấy tờ cần chuẩn bị khi xin sao y

Thông thường, người yêu cầu chứng thực cần chuẩn bị:

• Bản chính giấy tờ cần chứng thực.

• Bản photocopy tương ứng nếu đã chuẩn bị.

• Giấy tờ định danh hợp lệ khi cần thực hiện thủ tục liên quan.

• Thông tin hoặc tài liệu bổ sung nếu giấy tờ có tình trạng đặc biệt.

Đối với giấy tờ có nhiều trang, cần kiểm tra đầy đủ số trang. Không nên tự ý bỏ sót phụ lục hoặc trang có nội dung liên quan.

Nếu có nhiều loại giấy tờ, bạn nên phân loại trước. Cách này giúp nhân viên dễ kiểm tra và hạn chế nhầm lẫn.

4.2. Những lưu ý khi mang bản chính đi đối chiếu

Bản chính là căn cứ quan trọng để thực hiện chứng thực. Vì vậy, người dân nên bảo quản và xuất trình giấy tờ đúng tình trạng thực tế.

Một số lưu ý cần thiết gồm:

Không tự ý sửa chữa giấy tờ: Không dùng bút viết lại thông tin bị mờ hoặc tự bổ sung nội dung còn thiếu.

Không bóc, tách các thành phần: Tránh làm hỏng dấu giáp lai, dấu nổi hoặc những phần liên kết của tài liệu.

Kiểm tra thông tin trước khi photocopy: Đảm bảo bản sao không bị mất chữ, thiếu góc hoặc cắt mất nội dung.

Thông báo tình trạng giấy tờ: Nếu bản chính bị rách, nhòe hoặc bong tróc, nên trao đổi trước với người thực hiện chứng thực.

Xác định đúng mục đích sử dụng: Một số cơ quan có yêu cầu riêng về loại giấy tờ và thời hạn sử dụng.

Việc chuẩn bị kỹ giúp hạn chế tình trạng phải đi lại nhiều lần.

4.3. Thời gian thực hiện chứng thực bản sao

Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm trong ngày tiếp nhận.

Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, việc chứng thực có thể được thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo.

Tuy nhiên, một số trường hợp được phép kéo dài thời gian.

Theo Điều 21 Nghị định này, thời gian có thể kéo dài thêm không quá hai ngày làm việc khi:

• Yêu cầu chứng thực nhiều loại giấy tờ cùng lúc.

• Bản chính có nhiều trang.

• Người dân yêu cầu số lượng bản sao lớn.

• Nội dung giấy tờ phức tạp, khó kiểm tra và đối chiếu.

Thời gian cũng có thể kéo dài hơn nếu các bên có thỏa thuận bằng văn bản.

Do đó, nếu cần sao y số lượng lớn, bạn nên liên hệ trước để được hướng dẫn.

4.4. Lựa chọn đơn vị chứng thực uy tín, thuận tiện

Bên cạnh việc chuẩn bị hồ sơ, lựa chọn đơn vị thực hiện cũng rất quan trọng.

Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ giúp người dân xác định đúng loại thủ tục. Đồng thời, đơn vị có thể hướng dẫn xử lý những trường hợp giấy tờ đặc biệt.

Khi lựa chọn văn phòng công chứng, bạn nên quan tâm:

• Thẩm quyền thực hiện chứng thực theo quy định.

• Khả năng kiểm tra và đối chiếu giấy tờ.

• Thời gian tiếp nhận và trả kết quả.

• Mức phí được niêm yết rõ ràng.

• Khả năng hỗ trợ hồ sơ ngoài giờ hành chính nếu có nhu cầu.

Theo quy định hiện hành, công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính.

Vì vậy, người dân có thể lựa chọn văn phòng công chứng phù hợp để thực hiện thủ tục.

>>> Xem thêm: Không muốn mất thời gian tìm hiểu từng bước riêng lẻ? Hãy khám phá thông tin về dịch vụ công chứng

Kết luận

Việc xuất trình bản chính là nguyên tắc quan trọng khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành cũng cho phép khai thác dữ liệu và sử dụng giấy tờ điện tử trong những trường hợp đáp ứng điều kiện.

Đối với giấy tờ bị rách, cũ hoặc hư hỏng, khả năng tiếp nhận phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng đến nội dung và tính xác thực. Riêng CMND 9 số đã hết giá trị sử dụng từ ngày 01/01/2025, nên người dân cần cân nhắc mục đích sử dụng trước khi đề nghị chứng thực.

Nếu còn băn khoăn về thủ tục đối chiếu bản chính khi sao y, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ hỗ trợ các nhu cầu công chứng, chứng thực và dịch thuật. Khách hàng có thể liên hệ để được hướng dẫn về hồ sơ, thời gian và chi phí thực hiện.

>>> Xem thêm: Một địa chỉ đáng tham khảo sẽ giúp bạn an tâm hơn khi tìm hiểu các thủ tục tại văn phòng công chứng

>>> Xem thêm: Giao dịch bất động sản ở Hà Nội sẽ dễ chủ động hơn khi bạn nắm rõ thủ tục; khám phá dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com