Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký xác nhận thời gian làm là thủ tục có thể phát sinh khi người lao động cần hoàn thiện hồ sơ về quá trình làm việc. Đơn xin xác nhận thường được sử dụng để bổ sung thông tin cho hồ sơ cá nhân.
Nội dung đơn có thể do người lao động tự lập. Một số trường hợp yêu cầu người làm đơn ký và thực hiện chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận thời gian làm việc. Nội dung về quá trình công tác vẫn thuộc trách nhiệm của người lập đơn hoặc đơn vị có thẩm quyền xác nhận.
Vậy đơn xin xác nhận thời gian làm việc thực tế có được chứng thực chữ ký không? Người lao động cần chuẩn bị giấy tờ gì? Quy trình thực hiện như thế nào?
Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ các vấn đề cần lưu ý.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền đi nhận quà biếu nhập khẩu
1. Chứng thực chữ ký trên đơn xác nhận thời gian làm việc là gì?
1.1. Đơn xin xác nhận thời gian làm việc thực tế
Đơn xin xác nhận thời gian làm việc là văn bản do cá nhân lập để đề nghị xác nhận quá trình làm việc của mình.
Nội dung đơn thường có họ tên và thông tin cá nhân. Người làm đơn cũng cần nêu thời gian làm việc thực tế.
Tùy mục đích, đơn có thể ghi rõ đơn vị công tác và vị trí từng đảm nhiệm. Một số trường hợp còn cần nêu thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc.
Người lập đơn phải chịu trách nhiệm về thông tin mình kê khai.
1.2. Chứng thực chữ ký không phải xác nhận nội dung đơn
Đây là điểm người dân cần phân biệt rõ.
Khi chứng thực chữ ký, người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu.
Việc này không có nghĩa cơ quan chứng thực xác nhận người đó đã làm việc trong khoảng thời gian được ghi.
Nội dung về thời gian làm việc cần được xác nhận bởi đơn vị hoặc người có thẩm quyền phù hợp.
1.3. Có thể chứng thực chữ ký trên đơn đã đánh máy
Đơn xác nhận thời gian làm việc có thể được chuẩn bị bằng văn bản đánh máy.
Người dân nên hoàn thiện nội dung trước khi thực hiện thủ tục. Các thông tin cá nhân cần được kiểm tra kỹ.
Nếu nơi chứng thực yêu cầu ký trực tiếp, người làm đơn cần ký trước người thực hiện chứng thực.
Không nên ký trước rồi nhờ người khác mang đơn đi chứng thực nếu không thuộc trường hợp được pháp luật cho phép.
1.4. Cần xác định mục đích sử dụng của đơn
Mỗi hồ sơ có thể có yêu cầu khác nhau.
Đơn xác nhận thời gian làm việc có thể phục vụ hồ sơ lao động. Đơn cũng có thể được dùng cho mục đích bảo hiểm hoặc giải quyết quyền lợi.
Một số đơn vị chỉ yêu cầu chữ ký của người kê khai. Trường hợp khác có thể yêu cầu xác nhận của doanh nghiệp hoặc cơ quan nơi đã làm việc.
Do đó, người dân nên kiểm tra yêu cầu trước khi chứng thực.
2. Điều kiện chứng thực chữ ký trên đơn xác nhận thời gian làm việc
2.1. Người yêu cầu phải xác định được nhân thân
Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình giấy tờ xác định nhân thân theo quy định.
Thông tin trên giấy tờ cần phù hợp với người trực tiếp thực hiện thủ tục.
Việc xác định đúng người ký là bước quan trọng của thủ tục chứng thực chữ ký.
Nếu có vấn đề về thông tin cá nhân, người dân nên trao đổi trước khi thực hiện.
2.2. Người ký phải minh mẫn và tự nguyện
Người yêu cầu cần nhận thức và làm chủ hành vi tại thời điểm chứng thực.
Việc ký phải được thực hiện trên cơ sở tự nguyện.
Người dân cũng cần đọc kỹ nội dung đơn trước khi ký.
Không nên ký vào văn bản nếu chưa hiểu rõ thông tin được ghi trong đó.
2.3. Nội dung đơn không thuộc trường hợp bị từ chối
Không phải mọi văn bản đều được chứng thực chữ ký.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra văn bản và các điều kiện liên quan.
Nếu thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký, yêu cầu có thể bị từ chối.
Vì vậy, người dân nên cung cấp đầy đủ thông tin về mục đích sử dụng của đơn khi được yêu cầu.
2.4. Thời gian làm việc phải được kê khai trung thực
Thông tin về quá trình làm việc cần do người lập đơn chịu trách nhiệm.
Người ký không nên đưa thông tin sai hoặc không có căn cứ.
Nếu đơn được sử dụng để giải quyết quyền lợi, thông tin không chính xác có thể gây hậu quả cho chính người kê khai.
Chứng thực chữ ký không làm thay đổi trách nhiệm đối với nội dung văn bản.
>>> Xem thêm: Trước khi đi công chứng, hãy kiểm tra thông tin của văn phòng công chứng bạn dự định lựa chọn
3. Hồ sơ và quy trình chứng thực chữ ký trên đơn
3.1. Chuẩn bị đơn xin xác nhận thời gian làm việc
Người lao động cần chuẩn bị đơn theo yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
Đơn nên có đầy đủ thông tin cá nhân. Nội dung về quá trình làm việc cũng cần được trình bày rõ.
Nếu có mẫu riêng, nên sử dụng đúng mẫu được yêu cầu.
Trước khi đi chứng thực, cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trong đơn.
3.2. Chuẩn bị giấy tờ tùy thân
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân theo quy định.
Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và phù hợp với người ký.
Nếu thông tin cá nhân có thay đổi, người dân nên kiểm tra trước về giấy tờ cần sử dụng.
Việc chuẩn bị đầy đủ giúp quá trình tiếp nhận hồ sơ thuận lợi hơn.
3.3. Xuất trình đơn và giấy tờ cần thiết
Người yêu cầu xuất trình đơn cùng giấy tờ liên quan.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra thông tin và điều kiện của người ký.
Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, người dân thực hiện ký theo hướng dẫn.
Chữ ký cần được thực hiện trước người có thẩm quyền nếu thủ tục yêu cầu.
3.4. Kiểm tra nội dung chứng thực
Sau khi hoàn tất, người dân nên kiểm tra lại văn bản.
Cần chú ý họ tên và thông tin cá nhân. Phần lời chứng cũng nên được kiểm tra.
Nếu đơn có nhiều trang, cần xem lại toàn bộ văn bản.
Khi phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay với nơi thực hiện.
3.5. Thực hiện bước xác nhận thời gian làm việc
Sau khi chứng thực chữ ký, người dân có thể sử dụng đơn theo mục đích đã xác định.
Nếu hồ sơ yêu cầu xác nhận của doanh nghiệp, cơ quan hoặc đơn vị cũ, cần tiếp tục thực hiện bước này.
Đơn vị xác nhận sẽ chịu trách nhiệm đối với nội dung thuộc phạm vi xác nhận của mình.
Vì vậy, chứng thực chữ ký và xác nhận thời gian làm việc là hai nội dung cần phân biệt.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký trên đơn xác nhận thời gian làm việc
4.1. Không nhầm chứng thực chữ ký với xác nhận quá trình công tác
Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký của người lập đơn.
Cơ quan chứng thực không mặc nhiên xác nhận thời gian làm việc được kê khai.
Nếu hồ sơ yêu cầu xác nhận quá trình công tác, người dân cần liên hệ đơn vị có thẩm quyền.
Việc thực hiện đúng từng bước giúp hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi hơn.
4.2. Kiểm tra kỹ yêu cầu của nơi tiếp nhận
Trước khi làm thủ tục, nên hỏi rõ nơi tiếp nhận hồ sơ.
Có nơi chỉ yêu cầu đơn có chữ ký. Có nơi yêu cầu chữ ký phải được chứng thực.
Một số trường hợp còn cần xác nhận của người sử dụng lao động.
Biết rõ yêu cầu từ đầu giúp tránh phải làm lại hồ sơ.
4.3. Không ký vào đơn có thông tin chưa chính xác
Người ký cần đọc kỹ nội dung trước khi thực hiện.
Không nên ký nếu còn thông tin chưa được kiểm tra.
Đặc biệt, cần chú ý thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc.
Nếu có nhiều giai đoạn công tác, nên trình bày từng giai đoạn rõ ràng.
4.4. Chuẩn bị hồ sơ theo đúng mục đích sử dụng
Một đơn có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Hồ sơ lao động có thể có yêu cầu riêng. Hồ sơ bảo hiểm cũng có thể yêu cầu thêm giấy tờ.
Do đó, không nên sử dụng một mẫu đơn cho mọi trường hợp.
Người dân nên kiểm tra danh mục hồ sơ trước khi thực hiện.
4.5. Có thể hỏi trước về việc chứng thực ngoài trụ sở
Một số người không thể trực tiếp đến nơi chứng thực vì lý do chính đáng.
Trong trường hợp này, có thể liên hệ trước để hỏi về khả năng thực hiện ngoài trụ sở theo quy định.
Không nên tự ý ký sẵn rồi nhờ người khác đi chứng thực.
Phương án thực hiện cần được xác định trước với đơn vị có thẩm quyền.
4.6. Giữ lại bản sao của đơn và giấy tờ liên quan
Sau khi hoàn tất thủ tục, người dân nên lưu lại bản sao hồ sơ.
Bản lưu giúp đối chiếu khi cần thiết.
Nếu hồ sơ được sử dụng cho nhiều mục đích, việc lưu giữ càng cần thiết.
Người dân cũng nên bảo quản văn bản đã chứng thực để tránh thất lạc.
>>> Xem thêm: Bạn đã biết ai chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ khi công chứng mua bán nhà đất chưa?
Kết luận
Chứng thực chữ ký xác nhận thời gian làm giúp xác nhận chữ ký của người lập đơn trên văn bản. Thủ tục này không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung về quá trình làm việc.
Người lao động cần chuẩn bị đơn và giấy tờ xác định nhân thân. Nội dung về thời gian làm việc cũng phải được kê khai trung thực. Nếu hồ sơ yêu cầu xác nhận của doanh nghiệp hoặc cơ quan, người dân cần thực hiện thêm bước này.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký xác nhận thời gian làm, chuẩn bị đơn hoặc kiểm tra hồ sơ chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Muốn nhận bản dịch nhanh mà không phải chờ đợi quá lâu? Dịch thuật lấy ngay đáng để bạn tìm hiểu
>>> Xem thêm: Đằng sau một bản dịch được chấp nhận là quy trình công chứng dịch thuật cần thực hiện đúng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com