Quy trình hủy hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất tại Văn phòng công chứng

Hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất giúp các bên ghi nhận thỏa thuận và bảo đảm việc giao kết hợp đồng chuyển nhượng. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, người mua hoặc người bán có thể muốn chấm dứt thỏa thuận vì nhiều lý do. Khi hợp đồng đã được công chứng, việc hủy hợp đồng đặt cọc công chứng cần được xem xét dựa trên nội dung cam kết, ý chí của các bên và quy định pháp luật. Nắm rõ quy trình sẽ giúp hạn chế tranh chấp, bảo vệ quyền lợi và tránh những rủi ro không đáng có.

>>> Xem thêm: Hợp đồng mua bán biệt thự dự án: Check-list pháp lý trước khi đặt bút ký

1. Hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất đã công chứng có hủy được không?

1.1. Giá trị pháp lý của hợp đồng đặt cọc

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự năm 2015, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

Đối với giao dịch mua bán nhà đất, hợp đồng đặt cọc thường ghi nhận các nội dung như:

• Thông tin của bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc.
• Thông tin nhà đất dự kiến chuyển nhượng.
• Số tiền đặt cọc và thời hạn thanh toán.
• Thời hạn ký hợp đồng chuyển nhượng chính thức.
• Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên.
• Cách xử lý tiền cọc khi một bên vi phạm thỏa thuận.

Các bên có thể lựa chọn công chứng hợp đồng đặt cọc theo nhu cầu và thỏa thuận. Tuy nhiên, cần phân biệt hợp đồng đặt cọc với hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Hai loại hợp đồng có mục đích và yêu cầu pháp lý khác nhau.

1.2. Trường hợp nào có thể hủy hợp đồng đặt cọc?

Việc chấm dứt hợp đồng đặt cọc có thể được xem xét trong một số trường hợp sau:

• Các bên cùng đồng ý chấm dứt: Người mua và người bán thống nhất dừng giao dịch, đồng thời thỏa thuận cách xử lý tiền cọc.
• Một bên vi phạm cam kết: Việc xử lý hợp đồng và tiền cọc được xác định theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
• Hợp đồng có căn cứ vô hiệu: Chẳng hạn, giao dịch được xác lập do bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép, nếu đáp ứng điều kiện pháp luật quy định.
• Xuất hiện căn cứ chấm dứt theo thỏa thuận hoặc pháp luật: Các bên cần kiểm tra điều khoản hợp đồng và tình tiết thực tế trước khi thực hiện.

Không phải trường hợp nào cũng có thể tự ý hủy hợp đồng. Nếu một bên không đồng ý, bên còn lại cần xác định căn cứ pháp lý và phương án giải quyết phù hợp.

1.3. Có thể tự ý hủy hợp đồng đặt cọc đã công chứng không?

Một bên không đương nhiên có quyền hủy hợp đồng chỉ vì thay đổi ý định mua hoặc bán nhà đất. Nếu tự ý dừng giao dịch mà không có căn cứ, bên đó có thể phải chịu trách nhiệm theo thỏa thuận đặt cọc.

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự năm 2015, nếu bên đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc có thể thuộc về bên nhận đặt cọc. Ngược lại, nếu bên nhận đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, họ có thể phải hoàn trả tài sản đặt cọc và trả thêm một khoản tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Vì vậy, trước khi yêu cầu hủy hợp đồng, các bên nên kiểm tra điều khoản phạt cọc, nguyên nhân chấm dứt và nghĩa vụ đã thực hiện. Đây là cơ sở quan trọng để hạn chế tranh chấp phát sinh.

2. Hồ sơ hủy hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất tại Văn phòng công chứng

2.1. Giấy tờ cần chuẩn bị

Nếu các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng đã công chứng, hồ sơ thường gồm những giấy tờ sau:

• Phiếu yêu cầu công chứng: Theo mẫu hoặc hướng dẫn của tổ chức hành nghề công chứng.
• Bản chính hợp đồng đặt cọc đã công chứng: Giúp công chứng viên kiểm tra nội dung và số công chứng.
• CCCD (Căn cước công dân) hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ: Của những người tham gia ký kết.
• Giấy tờ liên quan đến nhà đất: Chẳng hạn bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, nếu cần đối chiếu.
• Văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng: Nếu các bên đã chuẩn bị trước.
• Giấy tờ khác theo yêu cầu: Tùy nội dung hợp đồng và tình trạng giao dịch thực tế.

Nếu có người đại diện tham gia, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quyền đại diện hợp pháp. Trường hợp một bên không thể trực tiếp có mặt, các bên nên hỏi tổ chức công chứng về phương án xử lý phù hợp.

Danh mục trên mang tính tham khảo. Công chứng viên có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ để xác minh thông tin và bảo đảm tính hợp pháp của giao dịch.

2.2. Có cần sự đồng ý của cả bên mua và bên bán không?

Theo khoản 1 Điều 53 Luật Công chứng năm 2024, việc công chứng văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng đã công chứng phải có sự thỏa thuận hoặc cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã ký kết hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Vì vậy, nếu các bên muốn chấm dứt hợp đồng đặt cọc theo thỏa thuận, bên mua và bên bán cần thống nhất nội dung trước khi đến văn phòng công chứng.

Văn bản thỏa thuận nên làm rõ các vấn đề sau:

• Lý do chấm dứt hợp đồng.
• Thời điểm chấm dứt hiệu lực theo thỏa thuận.
• Số tiền đặt cọc đã giao và phương thức hoàn trả.
• Việc áp dụng hoặc không áp dụng phạt cọc.
• Trách nhiệm của mỗi bên sau khi chấm dứt.
• Cam kết giải quyết các nghĩa vụ còn tồn tại.

Không nên chỉ ghi nội dung “hai bên đồng ý hủy hợp đồng” mà bỏ qua việc xử lý tiền cọc. Điều này có thể khiến tranh chấp tiếp tục phát sinh sau khi văn bản chấm dứt được công chứng.

2.3. Nên xử lý tiền đặt cọc trước hay sau khi công chứng?

Các bên nên thống nhất cách xử lý tiền cọc trước khi ký văn bản chấm dứt. Tuy nhiên, thời điểm hoàn trả thực tế có thể do các bên thỏa thuận.

Nếu hoàn trả tiền ngay tại văn phòng, nên ghi rõ số tiền, phương thức giao nhận và xác nhận của người nhận. Nếu hoàn trả sau, cần nêu thời hạn cụ thể và trách nhiệm khi không thực hiện đúng cam kết.

Trường hợp một bên cho rằng bên kia vi phạm hợp đồng, cần làm rõ căn cứ xử lý tiền cọc. Việc chấm dứt hợp đồng không đồng nghĩa với việc bên nhận cọc luôn phải hoàn trả toàn bộ tiền hoặc bên đặt cọc luôn mất tiền cọc.

Quyền lợi của các bên cần được xác định theo Điều 328 Bộ luật Dân sự năm 2015, nội dung hợp đồng và tình tiết thực tế.

>>> Xem thêm: Người dân tại Hà Nội có thể tham khảo Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội khi cần xử lý hồ sơ nhà đất

3. Quy trình hủy hợp đồng đặt cọc công chứng

3.1. Bước 1: Liên hệ tổ chức hành nghề công chứng đã lập hợp đồng

Theo khoản 2 Điều 53 Luật Công chứng năm 2024, việc công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch đã công chứng thường do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng tiến hành.

Do đó, các bên nên liên hệ đúng văn phòng đã công chứng hợp đồng đặt cọc ban đầu. Khi liên hệ, hãy cung cấp số công chứng, ngày công chứng và thông tin của các bên.

Nếu tổ chức công chứng cũ đã chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hoặc giải thể, công chứng viên của tổ chức đang lưu trữ hồ sơ có thể thực hiện theo quy định. Trường hợp tổ chức tạm ngừng hoạt động, cần hỏi cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền về cách xử lý hồ sơ.

3.2. Bước 2: Nộp hồ sơ và kiểm tra nội dung hợp đồng

Các bên chuẩn bị hồ sơ theo hướng dẫn và nộp tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền.

Công chứng viên sẽ kiểm tra hợp đồng đã lập, giấy tờ tùy thân và các tài liệu liên quan. Đồng thời, công chứng viên có thể trao đổi để làm rõ ý chí tự nguyện của người yêu cầu.

Nếu hồ sơ thiếu giấy tờ hoặc thông tin chưa thống nhất, các bên cần bổ sung hoặc giải trình theo hướng dẫn. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp hạn chế thời gian đi lại.

3.3. Bước 3: Thống nhất và lập văn bản chấm dứt hợp đồng

Sau khi kiểm tra hồ sơ, các bên cần xác định chính xác nội dung muốn chấm dứt. Tùy trường hợp, văn bản có thể ghi nhận việc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng đặt cọc và phương án giải quyết các nghĩa vụ liên quan.

Nội dung cần được đọc kỹ trước khi ký, nhất là các điều khoản về:

• Thời điểm chấm dứt hợp đồng.
• Hoàn trả tiền đặt cọc.
• Phạt cọc hoặc bồi thường thiệt hại, nếu có căn cứ.
• Cam kết thực hiện nghĩa vụ còn lại.
• Giải quyết tranh chấp nếu một bên không thực hiện thỏa thuận.

Các bên không nên ký văn bản khi chưa hiểu rõ hậu quả pháp lý. Nếu còn tranh chấp về tiền cọc hoặc trách nhiệm vi phạm, cần giải quyết vấn đề đó hoặc ghi nhận thỏa thuận cụ thể trước khi hoàn tất thủ tục.

3.4. Bước 4: Ký văn bản và hoàn tất thủ tục công chứng

Khi hồ sơ và nội dung đã đáp ứng yêu cầu, các bên thực hiện việc ký hoặc điểm chỉ theo hướng dẫn của công chứng viên.

Công chứng viên kiểm tra ý chí tự nguyện, năng lực hành vi và các điều kiện cần thiết khác theo quy định. Sau khi hoàn tất thủ tục, người yêu cầu nhận văn bản công chứng theo hướng dẫn của tổ chức hành nghề công chứng.

Theo khoản 3 Điều 53 Luật Công chứng năm 2024, thủ tục công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hoặc hủy bỏ giao dịch đã công chứng được thực hiện theo thủ tục công chứng giao dịch tương ứng.

Các bên nên kiểm tra lại thông tin cá nhân, số hợp đồng, ngày công chứng và nội dung thỏa thuận trước khi nhận văn bản.

3.5. Bước 5: Thực hiện các nghĩa vụ sau khi chấm dứt

Sau khi hoàn tất thủ tục, các bên cần thực hiện đúng những cam kết trong văn bản. Công việc có thể bao gồm hoàn trả tiền cọc, thanh toán khoản tiền đã thống nhất hoặc giao nhận giấy tờ liên quan.

Mỗi bên nên giữ bản văn bản chấm dứt và chứng từ giao nhận tiền. Nếu hoàn trả bằng chuyển khoản, cần lưu lại thông tin giao dịch. Nếu giao nhận bằng tiền mặt, nên lập giấy biên nhận có chữ ký của các bên.

Trường hợp một bên không thực hiện nghĩa vụ, bên còn lại có thể yêu cầu thực hiện theo thỏa thuận hoặc cân nhắc khởi kiện để bảo vệ quyền lợi hợp pháp.

4. Những lưu ý quan trọng khi hủy hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất

4.1. Phân biệt hủy hợp đồng và thỏa thuận chấm dứt hợp đồng

Trong thực tế, các bên thường dùng từ “hủy hợp đồng” để chỉ việc dừng giao dịch. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, hủy bỏ hợp đồng và chấm dứt hợp đồng là những vấn đề có thể khác nhau.

Nếu hai bên tự nguyện dừng giao dịch, văn bản thỏa thuận chấm dứt thường là phương án cần xem xét. Nếu một bên yêu cầu hủy bỏ do bên kia vi phạm hoặc có căn cứ pháp luật, cần xác định rõ điều kiện áp dụng.

Việc lựa chọn đúng hình thức giúp văn bản phản ánh chính xác ý chí của các bên và hạn chế tranh chấp về sau.

4.2. Không mặc nhiên được hoàn lại tiền cọc

Việc hợp đồng chấm dứt không tự động xóa bỏ mọi trách nhiệm liên quan đến tiền cọc.

Nếu các bên thống nhất dừng giao dịch, nên ghi rõ số tiền được hoàn trả, bên chịu chi phí và thời hạn thanh toán. Nếu có vi phạm, cần đối chiếu điều khoản đặt cọc và quy định pháp luật để xác định trách nhiệm.

Không nên tự ý giữ tiền cọc hoặc yêu cầu phạt cọc khi chưa xác định được căn cứ. Trường hợp chưa thống nhất, các bên nên tìm cách giải quyết tranh chấp trước khi ký văn bản.

4.3. Không tự ý hủy khi bên còn lại không đồng ý

Nếu bên mua hoặc bên bán không đồng ý chấm dứt, văn phòng công chứng không thể chỉ dựa vào yêu cầu đơn phương để ghi nhận việc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Người yêu cầu cần xác định quyền hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt theo hợp đồng và pháp luật. Nếu phát sinh tranh chấp về hiệu lực hợp đồng, vi phạm nghĩa vụ hoặc tiền cọc, vụ việc có thể cần được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền.

Không nên tự ý sửa chữa, thu hồi hoặc tiêu hủy hợp đồng đã công chứng. Những hành động này không thay thế được thủ tục pháp lý cần thiết.

4.4. Kiểm tra kỹ văn bản trước khi ký

Trước khi ký văn bản chấm dứt, các bên nên rà soát các thông tin sau:

• Họ tên, giấy tờ tùy thân và thông tin của các bên.
• Số công chứng, ngày công chứng của hợp đồng ban đầu.
• Thông tin về nhà đất và khoản tiền đặt cọc.
• Nội dung chấm dứt và thời điểm thực hiện.
• Cách xử lý tiền cọc, phạt cọc và các nghĩa vụ khác.
• Cam kết giải quyết tranh chấp còn tồn tại.

Nếu có điều khoản chưa rõ, hãy đề nghị công chứng viên giải thích trước khi ký. Không nên ký văn bản còn để trống những nội dung quan trọng.

4.5. Tìm hiểu chi phí và thời gian thực hiện

Chi phí công chứng phụ thuộc vào loại văn bản, nội dung yêu cầu và các khoản phí, thù lao hợp pháp có liên quan. Vì vậy, các bên nên liên hệ tổ chức hành nghề công chứng để được thông tin cụ thể trước khi nộp hồ sơ.

Thời gian thực hiện cũng phụ thuộc vào tính đầy đủ của hồ sơ, việc xác minh thông tin và mức độ thống nhất giữa các bên. Nếu có tranh chấp hoặc cần bổ sung giấy tờ, quá trình giải quyết có thể kéo dài.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, thống nhất rõ phương án xử lý tiền cọc và liên hệ đúng nơi đã công chứng sẽ giúp thủ tục thuận lợi hơn.

>>> Xem thêm: Không phải mọi giao dịch nhà đất đều giống nhau, nhất là khi thực hiện công chứng mua bán nhà đất

5. Kết luận

Thực hiện đúng quy trình hủy hợp đồng đặt cọc công chứng giúp các bên làm rõ quyền, nghĩa vụ và hạn chế tranh chấp khi giao dịch mua bán nhà đất không tiếp tục. Trước khi tiến hành, cần kiểm tra hợp đồng ban đầu, thống nhất phương án xử lý tiền cọc và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Nếu các bên không thống nhất hoặc có dấu hiệu vi phạm, cần xác định căn cứ pháp lý trước khi lựa chọn phương án giải quyết.

Để được hướng dẫn hồ sơ và thủ tục phù hợp với từng trường hợp, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hỗ trợ thực hiện thủ tục công chứng theo quy định.

>>> Xem thêm: Một văn phòng công chứng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục cần thực hiện

>>> Xem thêm: Một bộ hồ sơ quốc tế có thể cần nhiều bản dịch; dịch thuật đa ngôn ngữ giúp đơn giản hóa công việc này

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com