Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuXây nhà là khoản đầu tư lớn của nhiều gia đình. Tuy nhiên, công trình có thể xuất hiện tình trạng thấm dột, nứt tường hoặc bong tróc sau khi bàn giao. Nếu đã thanh toán toàn bộ tiền cho nhà thầu, chủ nhà có thể gặp khó khăn khi yêu cầu sửa chữa. Vì vậy, hợp đồng thi công xây dựng nhà ở cần quy định rõ khoản tiền giữ lại để bảo đảm nghĩa vụ bảo hành. Đây là biện pháp giúp chủ nhà chủ động hơn khi phát sinh lỗi, đồng thời tạo cơ sở để hai bên thực hiện đúng cam kết. Vậy cần thỏa thuận thế nào về tiền bảo hành, thời hạn giữ tiền và điều kiện hoàn trả?
>>> Xem thêm: Hợp đồng phân chia di sản thừa kế nhà đất: Thủ tục niêm yết 15 ngày
1. Vì sao hợp đồng thi công xây dựng nhà ở cần quy định tiền bảo hành?
1.1. Tiền giữ lại bảo hành là gì?
Tiền giữ lại bảo hành là khoản tiền chủ nhà chưa thanh toán cho nhà thầu theo thỏa thuận. Khoản tiền này được giữ trong một thời hạn nhất định để bảo đảm việc thực hiện nghĩa vụ bảo hành công trình.
Hai bên có thể thỏa thuận cách bảo đảm nghĩa vụ bảo hành phù hợp với hợp đồng và pháp luật. Chẳng hạn, chủ nhà giữ lại một phần giá trị thanh toán cuối cùng. Nhà thầu chỉ nhận khoản tiền này khi đáp ứng điều kiện đã thống nhất.
Cần phân biệt tiền giữ lại bảo hành với khoản thanh toán cho khối lượng công việc chưa hoàn thành. Hai khoản tiền có mục đích khác nhau. Vì vậy, hợp đồng nên ghi riêng từng khoản để tránh nhầm lẫn.
1.2. Lợi ích của việc giữ lại tiền bảo hành
Trong quá trình sử dụng, công trình có thể xuất hiện những khiếm khuyết chưa được phát hiện khi nghiệm thu. Một số lỗi chỉ bộc lộ sau thời gian sử dụng hoặc khi thời tiết thay đổi.
Nếu hợp đồng có điều khoản giữ lại tiền bảo hành, chủ nhà sẽ có thêm cơ sở yêu cầu nhà thầu khắc phục. Khoản tiền này cũng tạo động lực để nhà thầu thực hiện đúng cam kết.
Việc giữ tiền không đồng nghĩa với quyền tự ý trì hoãn thanh toán. Chủ nhà cần thực hiện đúng thỏa thuận và các nghĩa vụ của mình. Nếu công trình không có lỗi thuộc trách nhiệm bảo hành, khoản tiền phải được xử lý theo điều kiện đã thống nhất.
1.3. Phân biệt bảo hành công trình với bảo trì nhà ở
Bảo hành và bảo trì là hai khái niệm khác nhau. Bảo hành thường liên quan đến trách nhiệm khắc phục khiếm khuyết thuộc phạm vi cam kết hoặc trách nhiệm của nhà thầu.
Bảo trì là hoạt động kiểm tra, chăm sóc và sửa chữa nhằm duy trì công trình trong quá trình sử dụng. Công việc này có thể tiếp tục sau thời hạn bảo hành.
Vì vậy, hợp đồng cần xác định rõ phạm vi bảo hành. Các bên nên nêu cụ thể những lỗi được sửa miễn phí và những công việc không thuộc trách nhiệm nhà thầu.
Chẳng hạn, lỗi chống thấm do thi công không đạt yêu cầu có thể thuộc phạm vi bảo hành. Ngược lại, hư hỏng do chủ nhà sử dụng sai hướng dẫn có thể được xử lý theo thỏa thuận và căn cứ pháp luật.
2. Những điều khoản quan trọng về tiền bảo hành trong hợp đồng thi công xây dựng nhà ở
2.1. Thỏa thuận tỷ lệ tiền giữ lại và cách thanh toán
Pháp luật có quy định riêng về bảo hành đối với một số loại công trình xây dựng. Đối với nhà ở dân dụng do các bên thỏa thuận trực tiếp, nội dung cụ thể còn phụ thuộc vào loại công trình, chủ thể tham gia và quy định áp dụng.
Vì vậy, chủ nhà không nên mặc định một tỷ lệ giữ lại phù hợp cho mọi công trình. Hai bên cần xác định tỷ lệ hoặc số tiền cụ thể trong hợp đồng.
Ví dụ, nếu giá trị hợp đồng là 1 tỷ đồng, hai bên có thể thỏa thuận giữ lại 5% giá trị hợp đồng. Khoản tiền giữ lại khi đó là 50 triệu đồng. Đây chỉ là ví dụ minh họa, không phải tỷ lệ bắt buộc áp dụng cho mọi công trình.
Hợp đồng cũng cần xác định thời điểm giữ tiền và cách thanh toán phần còn lại. Các bên nên ghi rõ khoản tiền được giữ lại tính trên giá trị hợp đồng hay giá trị quyết toán cuối cùng.
2.2. Xác định thời hạn bảo hành và thời điểm bắt đầu tính
Thời hạn bảo hành cần được ghi cụ thể trong hợp đồng. Hai bên nên xác định thời điểm bắt đầu tính thời hạn, chẳng hạn từ ngày nghiệm thu, bàn giao hoặc thời điểm khác được thống nhất phù hợp với quy định áp dụng.
Không nên chỉ ghi chung chung rằng nhà thầu có trách nhiệm bảo hành theo quy định. Cách ghi này có thể khiến các bên khó xác định thời điểm kết thúc nghĩa vụ.
Hợp đồng nên quy định rõ thời hạn bảo hành cho từng hạng mục nếu cần thiết. Ví dụ, phần kết cấu, chống thấm, hệ thống điện và cấp thoát nước có thể có yêu cầu khác nhau.
Nếu công trình thuộc trường hợp pháp luật quy định thời hạn bảo hành tối thiểu, thỏa thuận phải đáp ứng yêu cầu đó. Các bên không nên dùng điều khoản hợp đồng để loại bỏ nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật.
2.3. Quy định điều kiện hoàn trả tiền bảo hành
Điều kiện hoàn trả là nội dung rất quan trọng. Nếu quy định không rõ, chủ nhà và nhà thầu có thể bất đồng khi đến hạn thanh toán.
Hợp đồng nên xác định các điều kiện cơ bản như sau:
- Thời hạn bảo hành đã kết thúc theo thỏa thuận.
- Nhà thầu đã xử lý các lỗi thuộc trách nhiệm bảo hành được thông báo hợp lệ.
- Các bên đã kiểm tra tình trạng công trình theo quy trình đã thống nhất.
- Những khoản chi phí khắc phục hoặc nghĩa vụ còn tồn đọng đã được giải quyết theo hợp đồng.
- Việc hoàn trả tiền được lập thành chứng từ hoặc biên bản khi cần thiết.
Nếu hết thời hạn bảo hành mà không phát sinh lỗi thuộc trách nhiệm nhà thầu, khoản tiền giữ lại nên được hoàn trả theo thỏa thuận.
Nếu có lỗi đang được xử lý, hợp đồng cần quy định cách xác định chi phí và thời hạn khắc phục. Hai bên nên tránh điều khoản cho phép một bên giữ toàn bộ tiền vô thời hạn mà không có căn cứ rõ ràng.
2.4. Quy định trách nhiệm khi nhà thầu không khắc phục lỗi
Hợp đồng nên xác định thời hạn phản hồi sau khi chủ nhà thông báo lỗi. Đồng thời, cần quy định thời gian nhà thầu phải kiểm tra và hoàn thành việc sửa chữa.
Nếu nhà thầu không thực hiện nghĩa vụ, chủ nhà có thể áp dụng biện pháp đã thỏa thuận và biện pháp pháp luật cho phép. Tùy trường hợp, các bên có thể lập biên bản, yêu cầu khắc phục hoặc giải quyết tranh chấp theo hợp đồng.
Nên quy định cách xác định lỗi và chi phí sửa chữa. Nếu hai bên không thống nhất về nguyên nhân, có thể xem xét sử dụng đơn vị chuyên môn độc lập để kiểm tra.
Điều khoản rõ ràng giúp hạn chế việc đổ lỗi qua lại. Đồng thời, nó tạo cơ sở xử lý khoản tiền bảo hành minh bạch hơn.
>>> Xem thêm: Muốn chuyển quyền sử dụng đất cho con một cách rõ ràng về pháp lý? Hãy tìm hiểu dịch vụ sang tên sổ đỏ cho con trước khi chuẩn bị hồ sơ
3. Cách lập và quản lý hồ sơ bảo hành để bảo vệ quyền lợi chủ nhà
3.1. Lập biên bản nghiệm thu và bàn giao đầy đủ
Biên bản nghiệm thu giúp ghi nhận tình trạng công trình tại thời điểm bàn giao. Đây cũng là căn cứ quan trọng khi xác định lỗi phát sinh trong thời gian bảo hành.
Chủ nhà nên kiểm tra các hạng mục theo hợp đồng và bản vẽ. Cần chú ý phần kết cấu, chống thấm, hệ thống điện, cấp thoát nước và hoàn thiện.
Nếu phát hiện lỗi, hãy ghi cụ thể vào biên bản. Nội dung nên nêu vị trí, tình trạng và thời hạn khắc phục. Không nên ký xác nhận công trình hoàn thành hoàn toàn khi vẫn còn vấn đề chưa được xử lý mà không ghi nhận bảo lưu phù hợp.
Hai bên cũng nên lưu hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công nếu có, hướng dẫn sử dụng và danh sách thiết bị đã lắp đặt. Những tài liệu này hỗ trợ việc xác định trách nhiệm khi phát sinh sự cố.
3.2. Lưu giữ chứng từ thanh toán và thỏa thuận bảo hành
Chủ nhà cần lưu giữ hợp đồng thi công và các phụ lục đã ký. Chứng từ thanh toán cũng nên được sắp xếp theo từng đợt.
Nếu có thỏa thuận giữ lại tiền bảo hành, cần thể hiện rõ số tiền và điều kiện thanh toán. Các nội dung trao đổi quan trọng nên được lưu bằng hình thức có thể đối chiếu khi cần.
Khi thanh toán từng giai đoạn, hai bên nên lập biên nhận hoặc chứng từ phù hợp. Điều này giúp xác định số tiền đã trả và số tiền còn giữ lại.
Nếu thỏa thuận thay đổi trong quá trình thi công, nên lập phụ lục hoặc văn bản xác nhận. Việc chỉ trao đổi bằng lời nói có thể gây khó khăn khi phát sinh bất đồng.
3.3. Thông báo lỗi bảo hành đúng cách
Khi phát hiện hư hỏng, chủ nhà nên thông báo cho nhà thầu sớm. Nội dung thông báo cần nêu rõ vị trí, biểu hiện của lỗi và thời điểm phát hiện.
Chủ nhà có thể chụp ảnh hoặc quay video để ghi nhận hiện trạng. Nếu cần thiết, hãy lập biên bản cùng nhà thầu khi kiểm tra công trình.
Thông báo nên được gửi qua phương thức có thể lưu lại bằng chứng. Ví dụ, các bên có thể sử dụng email, văn bản hoặc phương thức liên lạc đã thống nhất trong hợp đồng.
Hợp đồng nên quy định thời hạn nhà thầu phản hồi và tiến hành sửa chữa. Nếu nhà thầu không hợp tác, chủ nhà cần lưu lại lịch sử thông báo và tài liệu liên quan. Đây có thể là căn cứ khi yêu cầu thực hiện nghĩa vụ hoặc giải quyết tranh chấp.
3.4. Kiểm tra công trình trước khi hoàn trả tiền bảo hành
Trước khi hoàn trả tiền, các bên nên kiểm tra tình trạng công trình. Việc kiểm tra cần tập trung vào những hạng mục thuộc phạm vi bảo hành.
Nếu đã phát sinh lỗi, cần xác nhận việc sửa chữa và kết quả khắc phục. Hai bên có thể lập biên bản ghi nhận tình trạng sau sửa chữa.
Nếu không còn nghĩa vụ bảo hành chưa thực hiện, chủ nhà xử lý khoản tiền giữ lại theo hợp đồng. Nếu còn vấn đề chưa thống nhất, các bên nên lập biên bản nêu rõ nội dung và phương án giải quyết.
Chủ nhà không nên tự ý giữ tiền vượt quá phạm vi thỏa thuận hoặc nghĩa vụ có căn cứ. Nhà thầu cũng cần thực hiện đầy đủ trách nhiệm trước khi yêu cầu thanh toán khoản tiền đến hạn.
4. Những lưu ý pháp lý khi thỏa thuận giữ lại tiền bảo hành
4.1. Không sử dụng điều khoản chung chung
Các điều khoản như “bảo hành theo quy định” hoặc “thanh toán khi công trình ổn định” có thể gây cách hiểu khác nhau. Vì vậy, hợp đồng cần mô tả cụ thể nghĩa vụ của từng bên.
Nên ghi rõ tỷ lệ tiền giữ lại, thời hạn bảo hành và điều kiện hoàn trả. Quy trình thông báo lỗi cũng cần được xác định.
Nếu có nhiều hạng mục thi công, các bên có thể quy định thời hạn bảo hành riêng cho từng hạng mục. Điều khoản càng rõ thì việc thực hiện càng thuận lợi.
4.2. Xác định rõ phạm vi lỗi được bảo hành
Không phải mọi hư hỏng đều tự động thuộc trách nhiệm của nhà thầu. Cần xem xét nguyên nhân, phạm vi công việc và các cam kết trong hợp đồng.
Nhà thầu cần chịu trách nhiệm đối với lỗi thuộc nghĩa vụ bảo hành theo thỏa thuận và pháp luật. Chủ nhà cũng cần tuân thủ hướng dẫn sử dụng và bảo quản công trình.
Nếu hai bên không thống nhất nguyên nhân hư hỏng, nên lập biên bản hiện trạng. Có thể cân nhắc ý kiến chuyên môn độc lập để làm rõ vấn đề.
Việc phân định rõ phạm vi bảo hành giúp hạn chế yêu cầu sửa chữa không có căn cứ. Đồng thời, nó bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả chủ nhà và nhà thầu.
4.3. Thống nhất phương án xử lý khi có tranh chấp
Tranh chấp có thể phát sinh khi nhà thầu không sửa lỗi hoặc chủ nhà chưa thanh toán tiền giữ lại. Vì vậy, hợp đồng nên có điều khoản xử lý bất đồng.
Các bên có thể thống nhất việc thương lượng trước. Nếu không đạt kết quả, tranh chấp được giải quyết theo phương thức đã thỏa thuận và quy định pháp luật.
Hồ sơ cần lưu gồm hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán. Hình ảnh hiện trạng cùng thông báo bảo hành cũng có thể hỗ trợ làm rõ sự việc.
Nếu khoản tiền tranh chấp có giá trị lớn, các bên nên tìm tư vấn pháp lý trước khi áp dụng biện pháp xử lý. Điều này giúp tránh hành động thiếu căn cứ và giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp mới.
4.4. Rà soát hợp đồng trước khi ký
Trước khi ký hợp đồng thi công, chủ nhà nên đọc kỹ từng điều khoản. Đặc biệt, cần kiểm tra giá trị hợp đồng, tiến độ thanh toán và nghĩa vụ bảo hành.
Không nên chỉ quan tâm đến tổng giá xây dựng. Điều khoản về nghiệm thu và giữ lại tiền cũng ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của chủ nhà.
Nếu có nội dung chưa rõ, hãy yêu cầu giải thích và sửa đổi trước khi ký. Các thỏa thuận bổ sung nên được lập thành văn bản.
Đối với công trình có giá trị lớn hoặc nhiều hạng mục phức tạp, việc rà soát pháp lý càng cần thiết. Một hợp đồng chặt chẽ sẽ giúp hai bên chủ động hơn khi thực hiện và giải quyết vấn đề phát sinh.
>>> Xem thêm: Bạn cần hỗ trợ công chứng tại nhà? Hãy khám phá thông tin từ văn phòng công chứng để tìm hiểu phương án phù hợp
Kết luận
Việc giữ lại tiền bảo hành cần được thỏa thuận rõ ngay từ đầu. Các bên nên xác định số tiền, thời hạn bảo hành, phạm vi sửa chữa và điều kiện hoàn trả. Một hợp đồng thi công xây dựng nhà ở chặt chẽ sẽ giúp chủ nhà có cơ sở yêu cầu khắc phục lỗi. Đồng thời, hợp đồng cũng bảo đảm quyền lợi hợp pháp của nhà thầu khi đã hoàn thành nghĩa vụ.
Nếu cần hỗ trợ rà soát hồ sơ, tư vấn nội dung hợp đồng hoặc thực hiện thủ tục công chứng liên quan, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Giấy tờ đã sẵn sàng, còn bạn đã chọn được dịch vụ công chứng phù hợp chưa?
>>> Xem thêm: Chỉ một chút nhầm lẫn về thủ tục chứng thực cũng có thể khiến bạn mất thêm thời gian đi lại
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com