Chứng thực chữ ký trên hợp đồng ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản

Chứng thực ủy quyền quản lý nhà là thủ tục thường được lựa chọn khi chủ sở hữu muốn giao cho người khác thay mình thực hiện một số công việc liên quan đến việc quản lý, khai thác và vận hành bất động sản. Việc ủy quyền có thể giúp chủ nhà chủ động xử lý công việc trong trường hợp không trực tiếp có mặt hoặc không có điều kiện thường xuyên quản lý tài sản.

Đối với hợp đồng ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản, nội dung văn bản cần thể hiện rõ phạm vi công việc được giao, quyền và nghĩa vụ của người ủy quyền, người được ủy quyền cũng như thời hạn thực hiện. Tùy trường hợp, các bên có thể lựa chọn hình thức chứng thực chữ ký trên hợp đồng theo quy định.

Vậy chứng thực chữ ký trên hợp đồng ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản được thực hiện như thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì? Khi thực hiện thủ tục cần lưu ý những vấn đề nào để hạn chế tranh chấp? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy phép xây dựng và bản vẽ thiết kế nhà ở.

1. Hợp đồng ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản là gì?

1.1. Khái niệm về ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản

Ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản là việc chủ sở hữu hoặc người có quyền hợp pháp đối với tài sản giao cho một cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện một hoặc nhiều công việc nhất định liên quan đến tài sản.

Phạm vi công việc có thể được các bên thỏa thuận tùy theo nhu cầu thực tế. Chẳng hạn, người được ủy quyền có thể thay mặt chủ sở hữu quản lý nhà, kiểm tra hiện trạng tài sản, làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ, quản lý người thuê hoặc thực hiện các công việc vận hành thường xuyên.

Điểm quan trọng là hợp đồng cần xác định rõ người được ủy quyền được phép làm những gì và không được phép thực hiện những công việc nào. Việc quy định cụ thể ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng vượt quá phạm vi ủy quyền.

1.2. Những công việc có thể được ủy quyền quản lý bất động sản

Tùy thỏa thuận giữa các bên, nội dung ủy quyền có thể bao gồm nhiều công việc khác nhau.

Một số công việc thường gặp gồm:

• Quản lý và trông coi nhà đất.
• Kiểm tra, bảo quản và duy trì hiện trạng bất động sản.
• Làm việc với đơn vị quản lý, vận hành tòa nhà.
• Theo dõi các khoản phí quản lý, điện, nước và dịch vụ liên quan.
• Quản lý việc sửa chữa, bảo trì tài sản trong phạm vi được giao.
• Làm việc với người thuê nhà hoặc người đang sử dụng bất động sản.
• Nhận và bàn giao tài sản theo thỏa thuận.
• Thực hiện một số thủ tục hành chính liên quan đến việc quản lý tài sản.

Nếu có nội dung liên quan đến việc cho thuê, thu tiền thuê, ký kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch khác, các bên nên ghi nhận cụ thể trong hợp đồng. Không nên sử dụng những điều khoản quá chung chung khiến phạm vi quyền hạn khó xác định.

1.3. Phân biệt quản lý bất động sản với định đoạt tài sản

Quản lý và vận hành bất động sản không đồng nghĩa với việc người được ủy quyền đương nhiên có quyền định đoạt tài sản.

Chủ sở hữu có thể chỉ giao cho người khác thực hiện những công việc quản lý thông thường. Trong trường hợp đó, người được ủy quyền không mặc nhiên có quyền bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp hoặc thực hiện các giao dịch làm thay đổi quyền đối với bất động sản.

Nếu chủ sở hữu muốn giao thêm quyền thực hiện một giao dịch cụ thể, nội dung ủy quyền cần được thể hiện rõ ràng. Các bên cũng cần cân nhắc kỹ phạm vi quyền hạn để tránh phát sinh rủi ro về sau.

1.4. Khi nào nên lập hợp đồng ủy quyền quản lý nhà đất?

Hợp đồng ủy quyền thường hữu ích trong trường hợp chủ sở hữu không thể trực tiếp quản lý bất động sản trong một khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ, chủ nhà thường xuyên đi công tác, sinh sống ở địa phương khác hoặc sở hữu bất động sản cho thuê nhưng không có thời gian trực tiếp quản lý. Khi đó, việc ủy quyền cho người thân, cá nhân hoặc đơn vị quản lý có thể giúp công việc vận hành được thực hiện liên tục.

Đối với bất động sản có nhiều hạng mục cần theo dõi, hợp đồng cũng giúp xác định trách nhiệm của người được giao quản lý. Đây là cơ sở để các bên phối hợp và xử lý công việc trong quá trình thực hiện ủy quyền.

2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên hợp đồng ủy quyền quản lý bất động sản

2.1. Giấy tờ của người ủy quyền

Người ủy quyền cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân còn giá trị để cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thông tin.

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể gồm:

• CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc quyền quản lý hợp pháp đối với bất động sản.
• Giấy đăng ký kết hôn hoặc giấy tờ liên quan đến tình trạng hôn nhân khi cần xác định quyền đối với tài sản.
• Các giấy tờ khác liên quan đến nội dung ủy quyền nếu được yêu cầu.

Thông tin cá nhân trên các giấy tờ cần thống nhất với nội dung hợp đồng. Nếu có sự khác biệt về họ tên, ngày tháng năm sinh hoặc thông tin tài sản, khách hàng nên kiểm tra và xử lý trước khi thực hiện thủ tục.

2.2. Giấy tờ của người được ủy quyền

Người được ủy quyền cũng cần cung cấp giấy tờ tùy thân để xác định chính xác chủ thể tham gia hợp đồng.

Thông thường, người được ủy quyền cần chuẩn bị CCCD hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ. Nếu người được ủy quyền là tổ chức, hồ sơ có thể cần thêm các giấy tờ chứng minh tư cách đại diện và hoạt động của tổ chức.

Việc xác định đúng người được ủy quyền đặc biệt quan trọng khi hợp đồng cho phép người này thay mặt chủ sở hữu làm việc với bên thứ ba. Thông tin càng rõ ràng thì quá trình thực hiện công việc càng thuận lợi.

2.3. Giấy tờ liên quan đến bất động sản

Nếu nội dung ủy quyền liên quan trực tiếp đến một căn nhà, thửa đất hoặc bất động sản cụ thể, các bên nên chuẩn bị giấy tờ chứng minh quyền đối với tài sản.

Giấy tờ này có thể là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc giấy tờ hợp pháp khác tùy trường hợp.

Nội dung trên giấy tờ cần được đối chiếu với hợp đồng. Các thông tin như số thửa, số tờ bản đồ, diện tích, địa chỉ, loại đất và tài sản gắn liền với đất cần được ghi nhận chính xác khi hợp đồng có đề cập đến.

2.4. Hợp đồng ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản

Các bên có thể chuẩn bị trước dự thảo hợp đồng để thể hiện đầy đủ nội dung ủy quyền.

Hợp đồng nên xác định rõ:

• Thông tin của người ủy quyền và người được ủy quyền.
• Thông tin nhận diện bất động sản.
• Phạm vi công việc được ủy quyền.
• Quyền và nghĩa vụ của từng bên.
• Thời hạn ủy quyền.
• Thù lao hoặc chi phí thực hiện công việc nếu có.
• Cách thức quản lý, sử dụng và bàn giao tài sản.
• Trách nhiệm khi người được ủy quyền vượt quá phạm vi được giao.
• Điều kiện chấm dứt hoặc thay đổi việc ủy quyền.

Nội dung càng cụ thể thì càng dễ xác định trách nhiệm khi phát sinh vấn đề trong quá trình quản lý.

>>> Xem thêm: Đang cần ủy quyền để xử lý nhà đất? Hãy tìm hiểu kỹ công chứng ủy quyền trước khi thực hiện

3. Quy trình chứng thực chữ ký trên hợp đồng ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản

3.1. Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ

Trước khi thực hiện chứng thực, các bên cần rà soát toàn bộ giấy tờ liên quan. Người ủy quyền và người được ủy quyền nên thống nhất trước về nội dung công việc, thời hạn cũng như giới hạn quyền hạn.

Đặc biệt, cần kiểm tra kỹ phần mô tả bất động sản và phạm vi ủy quyền. Những nội dung chưa rõ nên được trao đổi và điều chỉnh trước khi ký.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp hạn chế trường hợp phải bổ sung giấy tờ hoặc sửa đổi hợp đồng nhiều lần.

3.2. Bước 2: Xuất trình giấy tờ và xác định chủ thể

Khi thực hiện thủ tục, người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ cần thiết cho cơ quan có thẩm quyền.

Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ và xác định người ký. Nội dung quan trọng của thủ tục chứng thực chữ ký là xác nhận chữ ký được thực hiện bởi đúng người yêu cầu chứng thực.

Các bên cần thực hiện việc ký theo đúng trình tự được hướng dẫn. Không nên tự ý ký trước nếu cơ quan chứng thực yêu cầu ký trực tiếp tại thời điểm thực hiện thủ tục.

3.3. Bước 3: Ký vào hợp đồng ủy quyền

Sau khi các thông tin cần thiết đã được kiểm tra, người ủy quyền và người được ủy quyền thực hiện ký vào văn bản theo thỏa thuận.

Trước khi ký, các bên nên đọc kỹ toàn bộ nội dung. Những điều khoản liên quan đến quyền quản lý, thu tiền, sửa chữa, cho thuê, làm việc với bên thứ ba hoặc thực hiện thủ tục hành chính cần được kiểm tra đặc biệt cẩn thận.

Nếu phát hiện nội dung chưa chính xác, các bên nên đề nghị điều chỉnh trước khi ký.

3.4. Bước 4: Chứng thực chữ ký

Sau khi người có thẩm quyền kiểm tra các điều kiện cần thiết, thủ tục chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định.

Cần lưu ý rằng chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực trên văn bản. Điều này khác với việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận toàn bộ nội dung giao dịch hoặc xác nhận quyền sở hữu đối với bất động sản.

Do đó, các bên vẫn cần tự chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung thỏa thuận trong phạm vi pháp luật cho phép.

3.5. Bước 5: Nhận văn bản và thực hiện việc ủy quyền

Sau khi hoàn tất thủ tục, các bên nhận lại văn bản đã được chứng thực theo quy định.

Người được ủy quyền nên lưu giữ văn bản cẩn thận để sử dụng khi làm việc với bên thứ ba. Trong quá trình quản lý bất động sản, người được ủy quyền cũng cần tuân thủ đúng phạm vi quyền hạn được giao.

Nếu phát sinh công việc nằm ngoài nội dung hợp đồng, người được ủy quyền nên trao đổi với chủ sở hữu trước khi thực hiện.

4. Những lưu ý quan trọng khi chứng thực hợp đồng ủy quyền quản lý nhà

4.1. Xác định chính xác phạm vi ủy quyền

Phạm vi ủy quyền là một trong những nội dung cần được quan tâm nhất.

Nếu chủ sở hữu chỉ muốn giao quyền quản lý và vận hành, hợp đồng nên giới hạn rõ các công việc được phép thực hiện. Không nên sử dụng các cụm từ quá rộng nếu chủ sở hữu không có ý định giao quyền định đoạt tài sản.

Việc quy định cụ thể sẽ giúp người được ủy quyền biết giới hạn trách nhiệm của mình và giúp chủ sở hữu kiểm soát tốt hơn việc quản lý bất động sản.

4.2. Quy định rõ thời hạn ủy quyền

Hợp đồng cần thể hiện thời hạn ủy quyền hoặc điều kiện chấm dứt ủy quyền theo thỏa thuận phù hợp.

Đối với trường hợp ủy quyền để quản lý nhà cho thuê, các bên có thể xác định thời gian bắt đầu và kết thúc việc quản lý. Khi hết thời hạn, người được ủy quyền cần ngừng thực hiện các công việc nhân danh người ủy quyền nếu không có thỏa thuận mới.

Việc ghi rõ thời hạn cũng giúp hạn chế tranh chấp liên quan đến việc người được ủy quyền tiếp tục thực hiện công việc sau khi quan hệ ủy quyền đã chấm dứt.

4.3. Làm rõ quyền thu và quản lý tiền

Nếu người được ủy quyền được phép thu tiền thuê nhà, tiền đặt cọc hoặc các khoản tiền khác, nội dung này nên được ghi nhận cụ thể.

Hợp đồng có thể xác định phương thức thu tiền, trách nhiệm quản lý, thời hạn bàn giao tiền và việc đối soát giữa các bên. Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý bởi hoạt động quản lý bất động sản cho thuê thường phát sinh giao dịch tài chính định kỳ.

Nếu không quy định rõ, việc xác định trách nhiệm khi xảy ra thiếu hụt hoặc chậm bàn giao tiền có thể gặp khó khăn.

4.4. Không nhầm lẫn giữa chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng

Chứng thực chữ ký và công chứng là những thủ tục có bản chất pháp lý khác nhau.

Với chứng thực chữ ký, trọng tâm là xác nhận chữ ký trên văn bản của người yêu cầu chứng thực. Trong khi đó, công chứng viên khi công chứng hợp đồng, giao dịch sẽ thực hiện việc kiểm tra, xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo phạm vi pháp luật về công chứng.

Vì vậy, trước khi thực hiện, các bên nên xác định đúng loại thủ tục mình cần. Đặc biệt đối với những ủy quyền có phạm vi rộng hoặc liên quan đến giao dịch về bất động sản, nên được tư vấn cụ thể để lựa chọn hình thức phù hợp.

4.5. Kiểm tra kỹ quyền đối với bất động sản

Trước khi lập hợp đồng, chủ sở hữu nên kiểm tra tình trạng pháp lý của nhà đất.

Các vấn đề như đồng sở hữu, tài sản chung của vợ chồng, tranh chấp, kê biên hoặc các hạn chế về quyền đối với tài sản có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện ủy quyền.

Nếu bất động sản thuộc quyền của nhiều người, cần xác định đúng những người có quyền tham gia và phạm vi quyền mà mỗi người có thể ủy quyền.

4.6. Thỏa thuận trách nhiệm khi người được ủy quyền vi phạm

Hợp đồng nên quy định trách nhiệm của người được ủy quyền khi sử dụng quyền không đúng mục đích hoặc vượt quá phạm vi được giao.

Các bên có thể thỏa thuận về nghĩa vụ bảo quản tài sản, bồi thường thiệt hại, hoàn trả giấy tờ và bàn giao tài sản khi kết thúc việc ủy quyền.

Một hợp đồng rõ ràng ngay từ đầu sẽ tạo cơ sở để các bên phối hợp thuận lợi hơn trong suốt thời gian quản lý bất động sản.

>>> Xem thêm: Một giao dịch trị giá hàng tỷ đồng càng không nên xem nhẹ việc công chứng mua bán nhà đất

Kết luận

Chứng thực ủy quyền quản lý nhà giúp chủ sở hữu có thể giao cho người khác thực hiện các công việc quản lý, khai thác và vận hành bất động sản trong phạm vi được thỏa thuận. Khi lập hợp đồng, các bên cần xác định rõ đối tượng ủy quyền, quyền hạn, thời hạn, trách nhiệm và các công việc được phép thực hiện.

Để thủ tục diễn ra thuận lợi, người yêu cầu nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ nhân thân, giấy tờ liên quan đến bất động sản và dự thảo hợp đồng nếu có. Đồng thời, cần phân biệt rõ chứng thực chữ ký với công chứng hợp đồng để lựa chọn đúng thủ tục theo nhu cầu thực tế.

Nếu cần tư vấn về hồ sơ, nội dung hợp đồng hoặc thủ tục liên quan đến ủy quyền quản lý và vận hành bất động sản, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.

>>> Xem thêm: Bạn muốn biết quy trình công chứng diễn ra thế nào? Hãy bắt đầu từ một văn phòng công chứng uy tín

>>> Xem thêm: Khi một tài liệu phải phục vụ nhiều thị trường, dịch thuật đa ngôn ngữ trở thành nhu cầu thiết thực

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com