Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực từ ảnh chụp điện thoại là vấn đề được nhiều người quan tâm. Hiện nay, điện thoại được sử dụng để lưu trữ rất nhiều giấy tờ.
Chỉ với vài thao tác, người dân có thể chụp lại giấy tờ cần thiết. Tuy nhiên, ảnh chụp trong điện thoại có được dùng để xin chứng thực bản sao hay không?
Đây là điểm cần phân biệt rõ. Ảnh chụp và bản chính không có giá trị giống nhau.
Khi chứng thực bản sao từ bản chính, người có thẩm quyền cần có căn cứ để đối chiếu. Vì vậy, người dân nên chuẩn bị đúng loại giấy tờ trước khi thực hiện.
>>> Xem thêm: Chứng thực bản sao Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật xe ô tô.
1. Có được dùng ảnh chụp giấy tờ trong điện thoại để chứng thực không?
1.1. Ảnh chụp điện thoại có phải bản chính không?
Ảnh chụp bằng điện thoại không phải bản chính của giấy tờ.
Ảnh chỉ là hình ảnh được lưu trên thiết bị. Nội dung ảnh có thể giống với giấy tờ gốc.
Tuy nhiên, ảnh không thay thế bản chính trong mọi trường hợp. Người có thẩm quyền cần dựa vào giấy tờ hợp lệ để thực hiện chứng thực.
Do đó, chỉ có ảnh chụp trong điện thoại thường chưa đủ căn cứ để chứng thực bản sao từ bản chính.
1.2. Chứng thực bản sao từ bản chính cần căn cứ nào?
Chứng thực bản sao từ bản chính cần có bản chính để đối chiếu.
Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra nội dung của giấy tờ. Bản sao phải phù hợp với bản chính được xuất trình.
Việc đối chiếu giúp hạn chế tình trạng sử dụng giấy tờ giả. Đây cũng là cơ sở để người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.
Vì vậy, người dân không nên chỉ mang ảnh chụp. Cách này có thể khiến hồ sơ không đủ điều kiện xử lý.
1.3. Có thể in ảnh chụp điện thoại ra giấy rồi chứng thực không?
Việc in ảnh ra giấy không làm ảnh trở thành bản chính.
Bản in vẫn chỉ là bản sao từ hình ảnh. Người có thẩm quyền không thể mặc nhiên xem bản in đó là bản chính.
Nếu không có bản chính để đối chiếu, việc chứng thực bản sao có thể không thực hiện được.
Trong trường hợp mất bản chính, người dân nên tìm phương án khác. Có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao theo quy định.
1.4. Ảnh chụp có thể dùng để tham khảo thông tin không?
Ảnh chụp vẫn có thể mang lại nhiều tiện ích.
Người dân có thể dùng ảnh để kiểm tra thông tin giấy tờ. Ảnh cũng giúp cung cấp dữ liệu trước cho nơi tiếp nhận hồ sơ.
Ví dụ, khách hàng có thể gửi ảnh giấy tờ khi cần được tư vấn trước. Nhân viên có thể dựa vào thông tin này để hướng dẫn hồ sơ.
Tuy nhiên, ảnh tham khảo không thay thế bản chính. Khi thực hiện chứng thực, vẫn cần tuân thủ yêu cầu về giấy tờ.
2. Những loại giấy tờ nào thường cần bản chính khi chứng thực?
2.1. Giấy tờ hộ tịch
Một số giấy tờ hộ tịch thường được sử dụng trong hồ sơ cá nhân.
Ví dụ gồm Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn và các giấy tờ hộ tịch khác.
Khi cần chứng thực bản sao từ bản chính, người dân cần chuẩn bị giấy tờ phù hợp. Ảnh chụp lưu trên điện thoại không phải bản chính.
Nếu không còn bản chính, người dân có thể tìm hiểu thủ tục xin bản sao. Tùy từng loại giấy tờ, cơ quan có thẩm quyền sẽ hướng dẫn cách thực hiện.
2.2. Giấy tờ về quyền sử dụng đất
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất là giấy tờ quan trọng.
Trong một số hồ sơ, người dân cần bản sao của giấy chứng nhận. Nếu yêu cầu chứng thực từ bản chính, cần xuất trình bản chính để đối chiếu.
Ảnh chụp sổ đỏ hoặc sổ hồng trong điện thoại không thay thế bản chính. Bản in từ ảnh cũng không mặc nhiên được dùng làm căn cứ chứng thực.
Người dân nên kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ trước khi chuẩn bị giấy tờ.
2.3. Giấy đăng ký xe
Giấy chứng nhận đăng ký xe cũng có thể được sử dụng trong nhiều hồ sơ.
Khi cần chứng thực bản sao từ bản chính, người dân cần xuất trình giấy tờ phù hợp.
Ảnh chụp đăng ký xe trong điện thoại chỉ giúp lưu thông tin. Ảnh này không mặc nhiên có giá trị như giấy tờ gốc.
Nếu cần chứng thực, người dân nên mang theo bản chính. Việc này giúp quá trình đối chiếu được thực hiện thuận lợi.
2.4. Văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ cá nhân
Một số hồ sơ có thể yêu cầu bản sao văn bằng hoặc chứng chỉ.
Các giấy tờ như bằng tốt nghiệp, chứng chỉ hoặc giấy tờ cá nhân cũng có thể cần đối chiếu bản chính.
Người dân không nên chỉ mang ảnh chụp. Cách này có thể không đáp ứng yêu cầu của thủ tục chứng thực.
Nếu bản chính bị mất, cần kiểm tra khả năng xin cấp lại hoặc cấp bản sao. Quy định sẽ phụ thuộc vào từng loại giấy tờ.
>>> Xem thêm: Nhà đất có giấy tờ đầy đủ nhưng liệu hồ sơ đã sẵn sàng để công chứng mua bán nhà đất?
3. Quy trình chứng thực bản sao từ bản chính
3.1. Bước 1: Kiểm tra yêu cầu của hồ sơ
Trước tiên, người dân nên xác định loại bản sao cần sử dụng.
Có trường hợp chỉ cần bản photocopy. Một số hồ sơ lại yêu cầu bản sao chứng thực.
Việc kiểm tra trước giúp tránh thực hiện thủ tục không cần thiết. Người dân cũng biết chính xác giấy tờ cần chuẩn bị.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị bản chính
Sau khi xác định yêu cầu, cần chuẩn bị bản chính.
Bản chính là căn cứ để đối chiếu nội dung. Giấy tờ cần rõ ràng và không có dấu hiệu bất thường.
Người dân nên kiểm tra tình trạng giấy tờ trước khi đi. Nếu phát hiện vấn đề, nên hỏi nơi thực hiện để được hướng dẫn.
3.3. Bước 3: Chuẩn bị bản sao
Người dân có thể chuẩn bị bản sao trước.
Bản sao cần thể hiện đầy đủ nội dung của bản chính. Các thông tin quan trọng không được bị mất hoặc che khuất.
Nếu chưa có bản sao, có thể hỏi nơi thực hiện về việc sao chụp. Tùy từng địa điểm, dịch vụ hỗ trợ có thể khác nhau.
3.4. Bước 4: Xuất trình giấy tờ để đối chiếu
Người yêu cầu xuất trình bản chính và bản sao.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra các giấy tờ. Nội dung trên bản sao được đối chiếu với bản chính.
Nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện, thủ tục chứng thực được thực hiện. Trường hợp có vấn đề, người dân sẽ được hướng dẫn xử lý.
3.5. Bước 5: Nhận bản sao đã chứng thực
Sau khi hoàn thành, người dân nhận bản sao đã chứng thực.
Bản chính được trả lại theo quy định. Người dân nên kiểm tra lại bản sao trước khi rời khỏi nơi thực hiện.
Cần chú ý họ tên và số giấy tờ. Các thông tin khác cũng nên được kiểm tra kỹ.
Nếu cần nhiều bản sao, nên xác định số lượng trước. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
4. Lưu ý khi muốn chứng thực giấy tờ đang lưu dưới dạng ảnh
4.1. Không nên chỉ mang ảnh chụp đến nơi chứng thực
Ảnh chụp điện thoại rất thuận tiện cho việc lưu trữ.
Tuy nhiên, ảnh không phải lúc nào cũng được dùng thay bản chính. Đặc biệt, việc chứng thực bản sao cần có căn cứ đối chiếu phù hợp.
Vì vậy, người dân nên mang bản chính khi thực hiện. Đây là cách đơn giản nhất để hạn chế việc hồ sơ bị từ chối.
4.2. Có thể gửi ảnh trước để được tư vấn
Trong nhiều trường hợp, ảnh chụp vẫn rất hữu ích.
Người dân có thể gửi ảnh giấy tờ để được tư vấn trước. Qua đó, đơn vị tiếp nhận có thể kiểm tra sơ bộ thông tin.
Cách này giúp người dân biết cần chuẩn bị thêm giấy tờ nào. Tuy nhiên, ảnh chỉ phục vụ việc tư vấn.
Khi đến thực hiện, người dân vẫn cần mang giấy tờ theo yêu cầu. Không nên mặc định ảnh điện thoại có thể thay bản chính.
4.3. Mất bản chính thì nên xin bản sao phù hợp
Nếu bản chính đã bị mất, người dân cần xác định loại giấy tờ.
Một số giấy tờ có thể xin bản sao từ sổ gốc. Một số loại khác có thể được cấp lại theo thủ tục riêng.
Sau khi có giấy tờ phù hợp, người dân mới xác định có cần chứng thực hay không.
Cách xử lý này an toàn hơn việc tự in ảnh chụp. Bản in từ ảnh không mặc nhiên có giá trị như bản sao được cấp hợp lệ.
4.4. Không tự chỉnh sửa ảnh giấy tờ
Người dân không nên chỉnh sửa ảnh giấy tờ trước khi sử dụng.
Việc chỉnh sửa có thể làm thay đổi nội dung. Điều này cũng khiến thông tin trên ảnh không còn đáng tin cậy.
Nếu phát hiện giấy tờ có sai sót, cần xử lý theo thủ tục phù hợp. Không nên tự sửa nội dung trên bản chụp hoặc bản sao.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của cơ quan tiếp nhận
Mỗi thủ tục có thể có yêu cầu riêng.
Có hồ sơ chấp nhận bản sao thông thường. Có hồ sơ lại yêu cầu bản sao chứng thực.
Một số thủ tục có thể áp dụng hình thức điện tử. Vì vậy, người dân nên hỏi nơi tiếp nhận trước khi thực hiện.
Xác định đúng yêu cầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, người dân tránh phải chuẩn bị lại hồ sơ.
4.6. Nên chuẩn bị giấy tờ trước khi đến chứng thực
Người dân nên kiểm tra hồ sơ trước khi đi.
Bản chính cần được mang theo nếu thủ tục yêu cầu đối chiếu. Bản sao cũng nên được chuẩn bị đầy đủ.
Nếu chưa chắc về hồ sơ, có thể liên hệ nơi thực hiện trước. Việc này giúp xác định giấy tờ cần mang theo.
Nhờ đó, quá trình chứng thực sẽ thuận lợi hơn. Người dân cũng hạn chế việc phải đi lại nhiều lần.
>>> Xem thêm: Bạn cần công chứng ngoài giờ? Hãy tìm hiểu trước thông tin của văn phòng công chứng
Kết luận
Chứng thực từ ảnh chụp điện thoại không nên được hiểu là có thể dùng ảnh thay cho bản chính trong mọi trường hợp. Khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, người dân thường cần xuất trình bản chính để đối chiếu theo quy định.
Ảnh chụp điện thoại vẫn có thể dùng để lưu trữ hoặc cung cấp thông tin trước. Tuy nhiên, ảnh không mặc nhiên thay thế bản chính hoặc bản sao hợp lệ.
Nếu cần tư vấn về hồ sơ chứng thực hoặc chưa rõ giấy tờ cần chuẩn bị, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Cần bản dịch trong ngày nhưng vẫn muốn đảm bảo chất lượng? Dịch thuật lấy ngay là phương án đáng cân nhắc
>>> Xem thêm: Đừng chờ đến khi hồ sơ bị trả lại mới kiểm tra yêu cầu công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com