Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, nhiều người dân cần công chứng giấy tờ hành chính để nộp hồ sơ, giải quyết thủ tục đất đai, hồ sơ tư pháp, hay làm hồ sơ nước ngoài. Tuy nhiên, một số giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc mờ chữ, gây khó khăn cho công chứng viên trong việc xác thực. Vậy công chứng viên sẽ xử lý như thế nào khi gặp giấy tờ hành chính bị tẩy xóa? Bài viết dưới đây phân tích chi tiết quy định pháp luật, hướng dẫn thực hiện và giải pháp cho người dân.
>>> Xem thêm: Nhiều người bị trả hồ sơ do thiếu giấy tờ –văn phòng công chứng nào giúp bạn chuẩn bị đúng ngay từ đầu?
1. Căn cứ pháp lý về công chứng giấy tờ hành chính
Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên chỉ được chứng nhận tính chính xác của văn bản khi bản chính còn nguyên vẹn, hợp pháp và đầy đủ thông tin.
Giấy tờ hành chính là các văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, ví dụ như giấy xác nhận cư trú, giấy phép xây dựng, quyết định hành chính,…
Nếu giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc mờ thông tin, công chứng viên phải từ chối hoặc yêu cầu bổ sung giấy tờ khác để xác minh.
2. Khi nào giấy tờ hành chính bị tẩy xóa sẽ bị từ chối công chứng
2.1. Thông tin trên giấy tờ không rõ ràng
Chữ bị tẩy xóa, sửa bằng mực hoặc bằng bút chì.
Số liệu, ngày tháng, họ tên không đọc được.
2.2. Giấy tờ có dấu hiệu giả mạo
Con dấu mờ, chữ ký không khớp với cơ quan cấp.
Có dấu hiệu chỉnh sửa nội dung so với bản gốc do cơ quan cấp.
2.3. Giấy tờ hết hạn hoặc không hợp lệ
Giấy tờ hành chính có thời hạn sử dụng nhưng đã quá hạn.
Không còn giá trị pháp lý tại thời điểm công chứng.
Nếu một phần thông tin trên giấy tờ bị mờ, công chứng viên có thể yêu cầu đối chiếu với các giấy tờ khác như sổ hộ khẩu, CCCD, giấy khai sinh để xác minh.
Tuy nhiên, quyền quyết định thuộc về công chứng viên, căn cứ Điều 75 Luật Công chứng 2014.
Không tự ý tẩy xóa hoặc chỉnh sửa giấy tờ hành chính. Hành vi này xâm phạm pháp luật và có thể bị xử lý hình sự nếu làm giả giấy tờ.
Luôn kiểm tra giấy tờ trước khi đi công chứng để tránh hồ sơ bị từ chối.
Công chứng viên có quyền từ chối công chứng nếu giấy tờ không đảm bảo tính pháp lý.
Khi hồ sơ cần nộp ra nước ngoài, nên kiểm tra yêu cầu về bản gốc, bản sao và chứng thực.
>>> Xem thêm: Chi phí trung bình chodịch vụ làm sổ đỏ hiện nay là bao nhiêu?
6. Kết luận
Khi công chứng giấy tờ hành chính, công chứng viên phải kiểm tra tính hợp pháp, độ rõ ràng và nguyên vẹn của bản chính. Giấy tờ hành chính bị tẩy xóa hoặc mờ chữ sẽ khó được chấp nhận, và người dân cần chuẩn bị bản chính mới hoặc giấy xác nhận hợp pháp từ cơ quan cấp. Tuân thủ đúng quy định sẽ giúp thủ tục công chứng nhanh chóng, hợp pháp, tránh bị từ chối và đi lại nhiều lần.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
