Công chứng hợp đồng thuê nhà qua ủy quyền: Cần lưu ý gì để tránh rủi ro?
Trong thực tế, không phải lúc nào chủ nhà hoặc người thuê cũng có thể trực tiếp đến phòng công chứng để ký hợp đồng thuê nhà. Lúc này, giải pháp thường được áp dụng là ủy quyền cho người khác thay mặt ký hợp đồng và thực hiện thủ tục công chứng.
Tuy nhiên, việc ủy quyền công chứng thuê nhà cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Nếu không đúng trình tự, hợp đồng có thể vô hiệu toàn bộ, gây tổn thất lớn về tài sản và quyền lợi cho các bên liên quan.
Bài viết này sẽ phân tích các điều kiện ủy quyền hợp pháp, quy trình công chứng qua ủy quyền và những điểm cần lưu ý để phòng ngừa rủi ro.
Cơ sở pháp lý của việc ủy quyền công chứng thuê nhà
Theo “Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015”, cá nhân, pháp nhân có quyền ủy quyền cho người khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự trong phạm vi được cho phép.
Còn theo “khoản 1 Điều 24 Luật Công chứng 2014 (sửa đổi 2024)”:
“Người yêu cầu công chứng có thể ủy quyền bằng văn bản hợp pháp cho người khác thực hiện việc yêu cầu công chứng.”
Như vậy, pháp luật cho phép một bên trong hợp đồng thuê nhà được ủy quyền cho người khác thay mặt ký kết và công chứng, miễn là việc ủy quyền này hợp pháp và đúng hình thức.
Những trường hợp phổ biến cần ủy quyền công chứng thuê nhà
Chủ nhà ở nước ngoài, không thể trực tiếp ký hợp đồng thuê nhà tại Việt Nam;
Bên thuê là giám đốc doanh nghiệp, nhưng muốn ủy quyền cho nhân viên thực hiện ký kết;
Người cho thuê là đồng sở hữu, nhưng không thể cùng có mặt khi ký hợp đồng;
Giao dịch thực hiện ngoài địa phương cư trú, cần ủy quyền cho người thân hoặc đại diện.
Hình thức và nội dung văn bản ủy quyền hợp lệ
1. Hình thức văn bản ủy quyền
Theo “Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015” và hướng dẫn của Luật Công chứng 2024, văn bản ủy quyền dùng trong công chứng hợp đồng thuê nhà phải:
Được lập thành văn bản;
Có công chứng hoặc chứng thực hợp lệ;
Xác định rõ người ủy quyền, người được ủy quyền và phạm vi quyền hạn.
Nếu ủy quyền ở nước ngoài, văn bản phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng tại Việt Nam.
2. Nội dung cần có trong văn bản ủy quyền
Thông tin đầy đủ của hai bên (họ tên, CCCD/hộ chiếu, địa chỉ);
Phạm vi ủy quyền: thay mặt ký hợp đồng thuê nhà, nộp hồ sơ công chứng, nhận bản hợp đồng đã công chứng;
Thời hạn ủy quyền;
Cam kết trách nhiệm giữa hai bên;
Chữ ký và công chứng viên xác nhận.
>>> Xem thêm: Mẹo chuẩn bị hồ sơ để không mất thời gian tại văn phòng công chứng
Quy trình công chứng hợp đồng thuê nhà qua ủy quyền
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Đối với người được ủy quyền thực hiện công chứng, cần mang theo:
Hợp đồng thuê nhà đã được soạn thảo;
Giấy tờ pháp lý của người ủy quyền (bản sao công chứng CCCD, giấy chứng nhận quyền sở hữu…);
Văn bản ủy quyền đã công chứng/chứng thực;
CCCD/hộ chiếu của người được ủy quyền;
Các giấy tờ liên quan đến tài sản thuê (sổ hồng, hợp đồng gốc…).
Các rủi ro thường gặp nếu không lưu ý kỹ khi ủy quyền công chứng thuê nhà
1. Văn bản ủy quyền giả mạo hoặc hết hiệu lực
Nhiều vụ tranh chấp xảy ra khi người được ủy quyền sử dụng giấy ủy quyền cũ, không còn hiệu lực hoặc được làm giả, dẫn đến hợp đồng bị tuyên vô hiệu.
2. Vượt quá phạm vi ủy quyền
Ví dụ: chỉ được ủy quyền “ký hợp đồng thuê nhà”, nhưng người được ủy quyền lại thay đổi điều khoản thuê, thời hạn, giá thuê… thì các phần vượt quá có thể bị vô hiệu từng phần.
3. Lập ủy quyền nhưng không công chứng
Văn bản ủy quyền không được công chứng/chứng thực thì không đủ điều kiện thực hiện giao dịch công chứng, dẫn đến tổ chức hành nghề công chứng từ chối.
4. Bị lạm dụng để chuyển nhượng trái phép
Một số đối tượng lợi dụng việc được ủy quyền để chuyển nhượng quyền sử dụng nhà trái phép, dẫn đến thiệt hại lớn cho người ủy quyền và bên thuê.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện ủy quyền công chứng thuê nhà
Nên ghi rõ mục đích ủy quyền chỉ liên quan đến công chứng hợp đồng thuê nhà;
Giới hạn phạm vi ủy quyền: không cho phép sửa nội dung hợp đồng trừ khi có chỉ đạo bằng văn bản;
Văn bản ủy quyền nên được công chứng tại tổ chức hành nghề có uy tín;
Với trường hợp ủy quyền có yếu tố nước ngoài, nên kiểm tra kỹ điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự;
Nếu hợp đồng thuê giá trị lớn hoặc dài hạn, nên nhờ luật sư tư vấn trước khi ký hoặc lập văn bản ủy quyền.
Kết luận: Ủy quyền công chứng thuê nhà – thuận tiện nhưng cần cẩn trọng
Việc ủy quyền công chứng thuê nhà là hợp pháp và phổ biến trong giao dịch dân sự – đặc biệt trong trường hợp người ủy quyền không thể trực tiếp tham gia. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị vô hiệu hợp đồng, các bên cần chuẩn bị văn bản ủy quyền đúng quy định, giới hạn rõ ràng phạm vi và chọn tổ chức công chứng uy tín.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
