Trong thực tiễn giao dịch dân sự, không ít trường hợp hợp đồng đã được công chứng nhưng sau đó bị hủy bỏ do thỏa thuận của các bên hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Điều này đặt ra câu hỏi quan trọng: hồ sơ công chứng của hợp đồng bị hủy bỏ có tiếp tục được lưu trữ hay không và giá trị pháp lý của việc lưu trữ này là gì? Việc phân tích đúng quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng khi hợp đồng bị hủy bỏ có ý nghĩa lớn trong phòng ngừa tranh chấp và xác định trách nhiệm pháp lý.
>>> Xem thêm: Đây là phòng công chứng phù hợp cho những ai muốn sự rõ ràng và chính xác.
1. Căn cứ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng khi hợp đồng bị hủy bỏ
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ được điều chỉnh bởi các quy định sau:
Luật Công chứng 2014
Điều 61: Hồ sơ công chứng
Điều 62: Lưu trữ hồ sơ công chứng
Bộ luật Dân sự 2015
Điều 385: Khái niệm hợp đồng
Điều 423: Hủy bỏ hợp đồng
Điều 427: Hậu quả pháp lý của việc hủy bỏ hợp đồng
Luật Lưu trữ 2011
📌 Pháp luật không có quy định nào cho phép tiêu hủy hoặc loại bỏ hồ sơ công chứng chỉ vì hợp đồng bị hủy bỏ.
2. Hợp đồng bị hủy bỏ có làm mất giá trị lưu trữ của hồ sơ công chứng không?
Theo Điều 427 Bộ luật Dân sự 2015, hủy bỏ hợp đồng làm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng kể từ thời điểm giao kết, nhưng:
Không làm mất đi sự tồn tại của giao dịch đã xác lập
Không xóa bỏ các tình tiết pháp lý đã phát sinh
Trong khi đó, Điều 62 Luật Công chứng 2014 quy định rõ:
“Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.”
➡️ Như vậy, hợp đồng bị hủy bỏ không làm chấm dứt nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng. Hồ sơ vẫn phải được bảo quản đầy đủ, nguyên trạng.
>>> Xem thêm: Đừng tự mình mất hàng tuần cho thủ tục hành chính – hãy để dịch vụ làm sổ đỏ nhanh lo cho bạn.
3. Nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ
Trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ, hồ sơ công chứng lưu trữ bao gồm:
Hợp đồng, giao dịch đã được công chứng
Phiếu yêu cầu công chứng
Bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ tài sản
Bút lục nghiệp vụ của công chứng viên
Văn bản hủy bỏ hợp đồng (nếu có công chứng hoặc chứng thực)
Các tài liệu liên quan đến việc giải quyết hậu quả pháp lý
Ví dụ thực tế: Ông A và bà B ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, đã được công chứng hợp pháp. Sau đó, hai bên thỏa thuận hủy bỏ hợp đồng do chưa thanh toán tiền.
Ba năm sau, phát sinh tranh chấp khi ông A tiếp tục bán thửa đất cho người khác. Bà B khởi kiện yêu cầu bồi thường chi phí phát sinh.
➡️ Tòa án yêu cầu trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ của hợp đồng bị hủy bỏ để:
Xác định thời điểm giao kết
Kiểm tra ý chí tự nguyện của các bên
Đánh giá trách nhiệm phát sinh sau khi hủy hợp đồng
Hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành chứng cứ then chốt trong quá trình giải quyết vụ việc.
6. Kết luận
Lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ là nghĩa vụ bắt buộc của tổ chức hành nghề công chứng theo Luật Công chứng 2014. Việc hợp đồng không còn hiệu lực không làm mất giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ, mà ngược lại, hồ sơ này còn đóng vai trò quan trọng trong giải quyết tranh chấp, xác định trách nhiệm và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên.
Việc tuân thủ nghiêm quy định về lưu trữ không chỉ bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch mà còn giúp nâng cao uy tín, trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên trong thực tiễn hành nghề.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
