Lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh

Hợp đồng bảo lãnh là một trong những biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ phổ biến trong các giao dịch dân sự, thương mại và tín dụng ngân hàng. Do liên quan trực tiếp đến trách nhiệm tài sản của bên bảo lãnh, loại hợp đồng này tiềm ẩn nhiều rủi ro tranh chấp. Trong bối cảnh đó, việc lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng bảo lãnh giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên và làm căn cứ giải quyết tranh chấp phát sinh.

Bài viết sau đây phân tích cụ thể cơ sở pháp lý, nội dung, ý nghĩa và thực tiễn lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh theo quy định hiện hành.

>>> Xem thêm: Bạn sẽ bất ngờ vì sự chuyên nghiệp của đội ngũ hỗ trợ khi thực hiện công chứng tại đây.

1. Căn cứ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh

Việc lưu trữ HS công chứng đối với hợp đồng bảo lãnh được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật sau:

Luật Công chứng 2014
- Điều 2: Mục đích của hoạt động công chứng
- Điều 61: Lập HS công chứng
- Điều 62: Lưu trữ HS công chứng
Bộ luật Dân sự 2015
- Điều 335: Khái niệm bảo lãnh
- Điều 336 – 343: Quy định về quyền, nghĩa vụ của các bên trong bảo lãnh
Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015
- Điều 94, 95: Chứng cứ và nguồn chứng cứ

➡️ Theo đó, khi hợp đồng bảo lãnh được công chứng, toàn bộ hồ sơ công chứng phải được lập và lưu trữ theo đúng quy định pháp luật.

2. Thành phần hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh cần lưu trữ

Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh thường bao gồm:

Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng bảo lãnh
Bản chính hợp đồng bảo lãnh đã được công chứng
Giấy tờ tùy thân của bên bảo lãnh và bên được bảo lãnh
Giấy tờ chứng minh năng lực hành vi dân sự
Tài liệu chứng minh nghĩa vụ được bảo lãnh
Các giấy tờ xác minh khác (nếu có)

📌 Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này là điều kiện tiên quyết để xác định phạm vi, nội dung và hiệu lực của bảo lãnh khi phát sinh tranh chấp.

>>> Xem thêm: Bạn chỉ cần ký, mọi thủ tục đã có dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói tại Hà Nội chuẩn bị và xử lý nhanh gọn

3. Thời hạn và nguyên tắc lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014:

Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tối thiểu 20 năm
Hồ sơ phải được bảo quản an toàn, nguyên vẹn
Có thể lưu trữ dưới hình thức bản giấy và bản điện tử

Xem thêm: Hồ sơ công chứng lưu trữ khi hợp đồng bị hủy

Đối với hợp đồng bảo lãnh, việc lưu trữ dài hạn có ý nghĩa đặc biệt vì:

Nghĩa vụ bảo lãnh có thể phát sinh sau nhiều năm
Thời hiệu khởi kiện tranh chấp bảo lãnh kéo dài
Việc xác minh trách nhiệm tài sản cần căn cứ vào hồ sơ gốc

➡️ Hồ sơ công chứng lưu trữ là “bằng chứng sống” về sự tồn tại và nội dung của bảo lãnh.

4. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ trong tranh chấp hợp đồng bảo lãnh

Trong trường hợp phát sinh tranh chấp:

Hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ hợp pháp theo pháp luật tố tụng
Là căn cứ để:
- Xác định phạm vi bảo lãnh
- Thời hạn bảo lãnh
- Nghĩa vụ tài chính của bên bảo lãnh
Giúp Tòa án đánh giá:
- Ý chí tự nguyện
- Năng lực hành vi dân sự của bên bảo lãnh tại thời điểm ký kết

📌 Trong nhiều vụ án tín dụng, hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh là căn cứ then chốt để quyết định trách nhiệm trả nợ.

>>> Xem thêm: Lịch làm việc thuận tiện – chỉ có tại Văn phòng công chứng thứ 7 chủ nhật.

5. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ thực tế:
Một cá nhân ký hợp đồng bảo lãnh cho khoản vay ngân hàng của người thân. Sau 7 năm, khoản vay phát sinh nợ xấu, ngân hàng yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh. Bên bảo lãnh cho rằng mình chỉ bảo lãnh một phần nghĩa vụ.

Tòa án yêu cầu văn phòng công chứng cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ. Căn cứ vào:

Hợp đồng bảo lãnh công chứng
Phiếu yêu cầu công chứng
Biên bản giải thích nội dung hợp đồng

➡️ Tòa án xác định phạm vi bảo lãnh là toàn bộ nghĩa vụ, buộc bên bảo lãnh thực hiện trách nhiệm theo hợp đồng.

📌 Trường hợp này cho thấy vai trò quyết định của việc lưu trữ hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh trong giải quyết tranh chấp.

6. Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng đối với hợp đồng bảo lãnh là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo Luật Công chứng 2014 và có ý nghĩa đặc biệt trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch bảo đảm. Hồ sơ công chứng không chỉ phản ánh nội dung thỏa thuận mà còn là chứng cứ xác thực để xác định trách nhiệm pháp lý của các bên khi tranh chấp phát sinh.

Việc lập và lưu trữ đầy đủ, đúng quy định hồ sơ công chứng hợp đồng bảo lãnh góp phần hạn chế rủi ro, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên và nâng cao tính minh bạch trong các quan hệ dân sự, thương mại.

Xem thêm: Công chứng hợp đồng cho thuê mặt bằng: Thủ tục và chi phí

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng bản dịch hồ sơ xin học bổng quốc tế.

>>> Công chứng hợp đồng thế chấp tài sản bằng quyền sở hữu trí tuệ.

>>> Chi phí dịch vụ tại Văn phòng công chứng gần nhất tại Hà Nội được quy định như thế nào?

>>> Thủ tục công chứng ủy quyền được pháp luật quy định ra sao để đảm bảo tính xác thực và an toàn pháp lý?

>>> Công chứng thỏa thuận chia thừa kế giúp phòng ngừa tranh chấp tài sản như thế nào?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.