Thời điểm ký hợp đồng là yếu tố then chốt để xác định sự hình thành ý chí, hiệu lực giao dịch và quyền, nghĩa vụ của các bên. Trong thực tiễn, không ít hợp đồng đã được công chứng hợp lệ nhưng sau đó bị một hoặc nhiều bên phản đối về thời điểm ký, cho rằng việc ghi nhận thời gian không đúng thực tế hoặc không phản ánh đúng trình tự xác lập giao dịch. Tranh chấp dạng này đặt ra nhiều vấn đề pháp lý phức tạp liên quan đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng, vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ và trách nhiệm của công chứng viên. Bài viết phân tích toàn diện các nội dung này dưới góc độ pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Khi nào bạn cần đến văn phòng công chứng? Các trường hợp điển hình
Thời điểm ký hợp đồng và ý nghĩa pháp lý trong giao dịch công chứng
Khái niệm thời điểm ký hợp đồng
Thời điểm ký hợp đồng là thời điểm các bên trực tiếp ký tên hoặc điểm chỉ vào văn bản hợp đồng, thể hiện sự thống nhất cuối cùng về ý chí giao kết. Đây là căn cứ quan trọng để xác định:
Thời điểm hình thành giao dịch;
Thời điểm phát sinh quyền, nghĩa vụ;
Trình tự áp dụng pháp luật nếu có sự thay đổi quy định.
Theo Bộ luật Dân sự 2015, thời điểm xác lập giao dịch có ý nghĩa đặc biệt trong việc đánh giá hiệu lực và trách nhiệm của các bên.
Mối quan hệ giữa thời điểm ký và thời điểm công chứng
Cần phân biệt:
Thời điểm ký hợp đồng: thời điểm các bên ký vào văn bản;
Thời điểm công chứng: thời điểm công chứng viên ký và đóng dấu xác nhận.
Hai thời điểm này có thể trùng nhau hoặc khác nhau, nhưng việc khác nhau phải phù hợp với trình tự, thủ tục công chứng theo luật định. Nếu có sự sai lệch bất thường, đây thường là nguồn cơn của tranh chấp.
Các dạng phản đối về thời điểm ký hợp đồng trong thực tiễn
Phản đối do ký trước hoặc ký sau thời điểm ghi nhận
Một bên cho rằng:
Hợp đồng được ký trước khi có đủ điều kiện giao dịch;
Hoặc thực tế ký sau nhưng lại ghi nhận thời điểm sớm hơn nhằm hợp thức hóa giao dịch.
Dạng phản đối này thường liên quan đến các vấn đề như:
Hết hạn ủy quyền;
Tài sản đang bị ngăn chặn;
Chủ thể chưa đủ năng lực hành vi dân sự tại thời điểm thực tế ký.
Ngoài ra, văn bản công chứng được coi là chứng cứ có giá trị chứng minh cao, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.
📌 Do đó, việc bị phản đối về thời điểm ký không làm hợp đồng đương nhiên vô hiệu.
Các trường hợp có thể bị tuyên vô hiệu
Hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu nếu việc sai lệch thời điểm ký dẫn đến:
Vi phạm điều cấm của luật theo Điều 123 Bộ luật Dân sự 2015;
Làm sai lệch ý chí tự nguyện của các bên theo Điều 127 Bộ luật Dân sự 2015;
Nhằm trốn tránh nghĩa vụ với người thứ ba theo Điều 124 Bộ luật Dân sự 2015.
Tòa án sẽ đánh giá bản chất giao dịch, không chỉ dựa vào hình thức công chứng.
>>> Xem thêm: Chọn hình thức nào:Di chúc tại nhà hay tại văn phòng công chứng?
Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc xác định thời điểm ký thực tế
Hồ sơ công chứng là căn cứ đối chiếu quan trọng
Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp làm rõ:
Các bên có ký trước mặt công chứng viên hay không;
Trình tự ký kết;
Thời điểm tiếp nhận hồ sơ và hoàn tất thủ tục công chứng.
Các tài liệu như:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Bản dự thảo hợp đồng;
Ghi chú nghiệp vụ của công chứng viên;
có giá trị đặc biệt trong việc xác minh khi có phản đối.
Trường hợp hồ sơ lưu trữ không đầy đủ
Nếu hồ sơ công chứng:
Không ghi nhận rõ thời điểm ký;
Không thể hiện trình tự ký của các bên;
thì rủi ro pháp lý chuyển dịch sang tổ chức hành nghề công chứng, đặc biệt trong các yêu cầu bồi thường thiệt hại.
Trách nhiệm của công chứng viên khi phát sinh phản đối về thời điểm ký
Nghĩa vụ ghi nhận đúng trình tự công chứng
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2024, công chứng viên có nghĩa vụ: “Chứng kiến việc ký kết hợp đồng; bảo đảm tính xác thực của thời điểm, địa điểm giao kết”.
Việc ghi nhận sai hoặc không đầy đủ thời điểm ký có thể bị xem là:
Vi phạm quy trình nghiệp vụ;
Làm giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.
Trách nhiệm pháp lý có thể phát sinh
Tùy mức độ vi phạm, công chứng viên có thể phải chịu:
Trách nhiệm kỷ luật;
Trách nhiệm bồi thường theo quy định về bảo hiểm nghề nghiệp;
Trách nhiệm liên đới nếu có lỗi cố ý hoặc lỗi nghiêm trọng.
Ví dụ thực tiễn
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng, trong đó ghi nhận thời điểm ký là ngày 15/3. Sau đó, một bên phản đối cho rằng thực tế họ ký vào ngày 20/3, khi giấy ủy quyền của bên còn lại đã hết hạn.
Tòa án nhận định:
“Văn bản công chứng là chứng cứ xác lập giao dịch, tuy nhiên hồ sơ công chứng lưu trữ không thể hiện việc các bên ký đồng thời trước mặt công chứng viên, do đó cần xem xét lại hiệu lực hợp đồng tại thời điểm thực tế ký”.
Kết quả, hợp đồng bị tuyên vô hiệu do người ký không còn quyền đại diện tại thời điểm thực tế ký, dù hình thức công chứng hợp lệ.
Công chứng hợp đồng bị phản đối về thời điểm ký là dạng tranh chấp tinh vi, đòi hỏi phải xem xét đồng thời thời điểm ký thực tế, thời điểm công chứng và nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ. Văn bản công chứng không đương nhiên mất hiệu lực khi bị phản đối, nhưng sẽ không còn “lá chắn an toàn” nếu chứng minh được việc ghi nhận thời điểm ký không đúng sự thật hoặc làm sai lệch ý chí giao dịch. Đối với công chứng viên, việc ghi nhận chính xác và đầy đủ thời điểm ký là yếu tố sống còn để bảo đảm an toàn pháp lý cho cả giao dịch và hoạt động hành nghề.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
