Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuHủy bản chứng thực chữ ký sai là vấn đề cần được xử lý thận trọng. Một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến việc sử dụng giấy tờ sau khi chứng thực.
Tuy nhiên, không phải cứ phát hiện lỗi là có thể tự ý hủy bản chứng thực. Cách xử lý còn phụ thuộc vào loại sai sót và thời điểm phát hiện.
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm kiểm tra, xử lý sai sót theo thẩm quyền. Người dân cũng cần biết cách xử lý nếu phát hiện thông tin không chính xác trên bản đã chứng thực.
Vậy bản chứng thực chữ ký bị sai có được hủy không? Ai có thẩm quyền xử lý? Khi nào cần chứng thực lại? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Có được chứng thực chữ ký trên giấy tờ viết bằng mực nước hay không?
1. Khi nào cần hủy bỏ bản chứng thực chữ ký bị sai?
1.1. Sai sót trên bản chứng thực cần được kiểm tra
Sau khi nhận kết quả, người dân nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung.
Các thông tin như họ tên, ngày tháng năm sinh và nội dung lời chứng cần được đối chiếu.
Nếu phát hiện thông tin không chính xác, cần thông báo ngay cho nơi đã thực hiện chứng thực.
Không nên tự ý sửa trực tiếp trên bản đã chứng thực. Việc sửa chữa có thể làm phát sinh vấn đề về giá trị của giấy tờ.
1.2. Không phải mọi sai sót đều dẫn đến hủy bản chứng thực
Một lỗi trên giấy tờ chưa chắc đã khiến toàn bộ bản chứng thực phải hủy.
Cần xác định lỗi nằm ở đâu và ảnh hưởng đến nội dung nào.
Có trường hợp sai sót thuộc về thông tin trên văn bản do người yêu cầu cung cấp. Cũng có trường hợp sai sót phát sinh trong phần lời chứng hoặc thông tin do người thực hiện chứng thực ghi.
Mỗi trường hợp cần được xem xét và xử lý theo quy định.
1.3. Sai thông tin người ký cần được xử lý kịp thời
Thông tin người ký là nội dung quan trọng trong chứng thực chữ ký.
Nếu họ tên hoặc thông tin nhân thân bị ghi sai, người dân nên phản ánh ngay.
Không nên tiếp tục sử dụng bản có thông tin không chính xác.
Việc xử lý sớm giúp hạn chế nguy cơ giấy tờ bị từ chối khi nộp cho cơ quan hoặc tổ chức khác.
1.4. Phải phân biệt sai văn bản và sai lời chứng
Bản chứng thực chữ ký thường gồm văn bản được ký và phần chứng thực của người có thẩm quyền.
Sai sót có thể xuất hiện ở một trong hai phần này.
Nếu nội dung văn bản bị sai, người ký cần xem xét lại chính văn bản.
Nếu phần lời chứng hoặc thông tin chứng thực bị sai, cần liên hệ nơi thực hiện để được kiểm tra.
Việc xác định đúng vị trí sai sót giúp lựa chọn cách xử lý phù hợp.
2. Quy định về xử lý bản chứng thực chữ ký có sai sót
2.1. Người dân không được tự ý hủy bản chứng thực
Bản chứng thực đã được cấp không nên tự ý xé bỏ hoặc sửa chữa để thay đổi nội dung.
Nếu phát hiện sai sót, người dân cần liên hệ với cơ quan hoặc tổ chức đã thực hiện.
Đơn vị có thẩm quyền sẽ kiểm tra hồ sơ và xác định nguyên nhân.
Sau đó, việc xử lý được thực hiện theo quy định áp dụng.
2.2. Sai sót do người thực hiện chứng thực cần được kiểm tra
Có thể xảy ra trường hợp thông tin trong lời chứng bị ghi nhầm.
Ví dụ, họ tên hoặc một thông tin khác được ghi không đúng với hồ sơ.
Khi đó, người dân cần thông báo cho nơi đã thực hiện chứng thực.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra sổ chứng thực và hồ sơ liên quan.
Việc xử lý cần bảo đảm thông tin sau cùng là chính xác.
2.3. Sai nội dung do người yêu cầu cung cấp
Không phải mọi lỗi trên văn bản đều do người thực hiện chứng thực gây ra.
Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra nội dung trước khi ký.
Nếu chính văn bản có thông tin sai, người ký cần xác định có cần lập lại văn bản hay không.
Trong trường hợp phải sử dụng văn bản mới, việc chứng thực chữ ký có thể phải được thực hiện lại.
2.4. Có thể phải thực hiện chứng thực lại
Trong một số trường hợp, bản cũ không còn phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Khi đó, người dân có thể cần chuẩn bị lại văn bản.
Sau khi hoàn thiện nội dung, người ký thực hiện lại thủ tục theo quy định.
Không nên tự sửa bản cũ rồi tiếp tục sử dụng.
Việc lập và chứng thực lại giúp bảo đảm thông tin trên giấy tờ rõ ràng hơn.
2.5. Cần xác định nguyên nhân trước khi xử lý
Trước khi yêu cầu hủy hoặc chứng thực lại, cần xác định chính xác nguyên nhân sai sót.
Có thể là lỗi đánh máy. Cũng có thể là lỗi trong thông tin nhân thân hoặc nội dung văn bản.
Mỗi nguyên nhân có cách xử lý khác nhau.
Vì vậy, người dân nên cung cấp bản chứng thực và các giấy tờ liên quan khi đề nghị kiểm tra.
>>> Xem thêm: Một lựa chọn văn phòng công chứng đúng có thể giúp thủ tục của bạn diễn ra thuận lợi ngay từ bước đầu
3. Thủ tục xử lý khi phát hiện bản chứng thực chữ ký bị sai
3.1. Kiểm tra lại bản chứng thực
Bước đầu tiên là kiểm tra toàn bộ giấy tờ.
Người dân nên đối chiếu bản chứng thực với giấy tờ tùy thân và văn bản đã ký.
Cần xác định chính xác thông tin nào đang bị sai.
Nếu lỗi chỉ nằm ở một chi tiết nhỏ, cũng nên ghi nhận rõ để trao đổi với nơi thực hiện.
3.2. Liên hệ nơi đã thực hiện chứng thực
Sau khi phát hiện lỗi, người dân nên liên hệ nơi đã chứng thực.
Có thể mang theo bản chứng thực đang có sai sót.
Đồng thời, nên chuẩn bị giấy tờ dùng để đối chiếu thông tin.
Việc cung cấp đầy đủ hồ sơ giúp người thực hiện dễ dàng kiểm tra quá trình chứng thực.
3.3. Kiểm tra sổ và hồ sơ chứng thực
Người có thẩm quyền có thể cần đối chiếu thông tin trong hồ sơ.
Sổ chứng thực và các tài liệu liên quan giúp xác định nội dung đã được ghi nhận.
Qua đó, có thể phân biệt lỗi phát sinh từ văn bản hay từ quá trình chứng thực.
Kết quả kiểm tra là cơ sở để xác định bước xử lý tiếp theo.
3.4. Thực hiện xử lý theo hướng dẫn
Sau khi xác định nguyên nhân, người dân thực hiện các bước theo hướng dẫn của nơi có thẩm quyền.
Nếu cần lập văn bản mới, người yêu cầu chuẩn bị lại nội dung.
Nếu cần thực hiện chứng thực lại, người ký thực hiện thủ tục theo quy định.
Trường hợp có vấn đề phức tạp, người dân nên hỏi rõ trước khi sử dụng bản giấy tờ đang có.
3.5. Kiểm tra lại kết quả sau khi xử lý
Sau khi được xử lý, người dân cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung.
Thông tin cá nhân phải chính xác.
Phần lời chứng cũng cần được kiểm tra.
Nếu văn bản được chứng thực lại, cần bảo đảm bản mới là bản được sử dụng cho hồ sơ.
Không nên tiếp tục sử dụng bản cũ nếu bản đó đã được xác định có vấn đề.
4. Những lưu ý khi hủy hoặc xử lý bản chứng thực chữ ký sai
4.1. Không tự ý sửa bản đã chứng thực
Người dân không nên dùng bút để sửa thông tin trên bản chứng thực.
Việc tẩy xóa hoặc viết thêm có thể làm giấy tờ mất tính nguyên vẹn.
Nếu phát hiện sai, cần liên hệ nơi thực hiện.
Cách xử lý chính xác phải dựa trên nguyên nhân và quy định áp dụng.
4.2. Không tự ý thay đổi phần lời chứng
Phần lời chứng thuộc nội dung do người có thẩm quyền thực hiện.
Người dân không được tự ý sửa hoặc bổ sung phần này.
Nếu phát hiện lời chứng có lỗi, cần yêu cầu nơi thực hiện kiểm tra.
Việc điều chỉnh phải do người có thẩm quyền thực hiện theo đúng quy định.
4.3. Không tiếp tục sử dụng bản có sai sót
Nếu phát hiện thông tin quan trọng bị sai, người dân nên tạm dừng sử dụng bản đó.
Đặc biệt cần thận trọng khi giấy tờ được dùng trong hồ sơ tài sản hoặc giao dịch.
Việc tiếp tục sử dụng giấy tờ có thông tin sai có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
Trong trường hợp cần thiết, nên xin hướng dẫn về việc lập bản mới.
4.4. Kiểm tra kỹ trước khi ký và nhận kết quả
Sai sót có thể được hạn chế nếu người dân kiểm tra văn bản ngay từ đầu.
Trước khi ký, cần đọc lại họ tên và các thông tin quan trọng.
Sau khi nhận kết quả, cần kiểm tra phần chứng thực.
Nếu phát hiện lỗi, nên phản ánh ngay.
4.5. Xác định đúng nơi có thẩm quyền xử lý
Không phải đơn vị nào cũng có thể xử lý một bản chứng thực do nơi khác thực hiện.
Vì vậy, người dân nên liên hệ đúng cơ quan hoặc tổ chức đã chứng thực.
Nếu không rõ nơi nào có thẩm quyền, có thể cung cấp thông tin về bản chứng thực để được hướng dẫn.
Việc liên hệ đúng nơi giúp quá trình xử lý thuận lợi hơn.
4.6. Lưu lại giấy tờ và thông tin liên quan
Khi phát hiện sai sót, người dân nên giữ lại bản chứng thực.
Không nên tự ý tiêu hủy trước khi được hướng dẫn.
Các giấy tờ liên quan cũng nên được giữ để đối chiếu.
Đây có thể là căn cứ cần thiết khi xác định nguyên nhân và xử lý sai sót.
>>> Xem thêm: Tưởng đơn giản nhưng công chứng mua bán nhà đất vẫn có những điểm người mua và người bán cần lưu ý
Kết luận
Hủy bản chứng thực chữ ký sai không phải là việc người dân có thể tự thực hiện theo ý muốn. Khi phát hiện sai sót, cần xác định rõ lỗi nằm ở văn bản hay phần chứng thực. Sau đó, người dân nên liên hệ nơi đã thực hiện để được kiểm tra và hướng dẫn.
Tùy từng trường hợp, bản chứng thực có thể được xử lý theo hình thức phù hợp. Nếu cần lập lại văn bản hoặc thực hiện chứng thực lại, người yêu cầu cần tuân thủ đúng thủ tục. Không nên tự ý tẩy xóa, sửa chữa hoặc tiếp tục sử dụng bản có thông tin sai.
Nếu cần được tư vấn về hủy bản chứng thực chữ ký sai, kiểm tra sai sót trên bản chứng thực hoặc chuẩn bị hồ sơ để thực hiện lại thủ tục, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bản dịch chính xác có thể giúp bạn tránh những lần chỉnh sửa không cần thiết khi làm dịch thuật
>>> Xem thêm: Cần nộp giấy tờ ra nước ngoài? Hãy kiểm tra xem bạn có phải công chứng dịch thuật trước hay không
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com