Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTổng hợp quy trình chứng thực chữ ký giúp người dân dễ hình dung các bước cần thực hiện. Đây là thủ tục thường gặp khi lập và sử dụng giấy tờ, văn bản.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của người yêu cầu. Thủ tục này khác với chứng thực nội dung văn bản.
Từ ngày 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực. Nghị định này sửa đổi nhiều quy định về chứng thực.
Quy định mới cũng có một số điểm đáng chú ý. Trong đó có việc mở rộng chủ thể thực hiện chứng thực. Người dân cũng được thuận lợi hơn khi sử dụng dữ liệu trên VNeID.
Vậy quy trình chứng thực chữ ký hiện nay gồm những bước nào? Cần chuẩn bị giấy tờ gì? Thời gian giải quyết bao lâu? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên đơn xin xác nhận đối tượng hưởng chính sách nhà ở
1. Những vấn đề cần biết trước khi chứng thực chữ ký
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là của người yêu cầu chứng thực. Đây là nội dung được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi.
Thủ tục này tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Người thực hiện chứng thực không mặc nhiên xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Do đó, người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung mình thể hiện.
1.2. Ai có thẩm quyền chứng thực chữ ký?
Quy định hiện hành mở rộng các chủ thể có thẩm quyền chứng thực. Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng cũng có thẩm quyền này. Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thực hiện theo phạm vi được quy định.
Ngoài ra, người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực cũng được xác định là người thực hiện chứng thực theo quy định mới.
Điều này giúp hoạt động chứng thực phù hợp hơn với mô hình chính quyền địa phương hiện nay.
1.3. Chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú
Một điểm đáng chú ý là chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
Người dân có thể lựa chọn nơi có thẩm quyền thực hiện thủ tục. Không nhất thiết phải đến đúng địa phương nơi mình đăng ký cư trú.
Quy định này giúp giảm việc đi lại. Người dân cũng chủ động hơn khi lựa chọn nơi chứng thực.
1.4. Có thể sử dụng thông tin đã tích hợp trên VNeID
Nghị định 280/2025/NĐ-CP bổ sung quy định về khai thác dữ liệu điện tử.
Nếu giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID, người yêu cầu cung cấp thông tin tương ứng từ ứng dụng. Người thực hiện chứng thực không được yêu cầu xuất trình lại bản chính hoặc bản sao của giấy tờ đó.
Trong trường hợp người dân đề nghị khai thác dữ liệu, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm khai thác nếu đủ điều kiện.
Quy định này giúp giảm yêu cầu về giấy tờ giấy trong quá trình thực hiện thủ tục.
2. Bảng tổng hợp quy trình chứng thực chữ ký
2.1. Bước 1: Chuẩn bị văn bản cần chứng thực
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ hoặc văn bản sẽ ký.
Nội dung nên được kiểm tra trước. Người ký cần hiểu rõ nội dung của văn bản.
Không nên ký trước nếu thủ tục yêu cầu ký trước người thực hiện chứng thực.
Với văn bản bằng tiếng nước ngoài, người thực hiện có thể yêu cầu bản dịch tiếng Việt nếu không hiểu rõ nội dung.
2.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ phục vụ việc chứng thực
Người yêu cầu cần cung cấp giấy tờ và thông tin cần thiết.
Giấy tờ này được dùng để xác định người ký. Thông tin nhân thân cũng cần bảo đảm chính xác.
Nếu giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID, có thể sử dụng thông tin tương ứng theo quy định.
Người dân nên kiểm tra hồ sơ trước khi đi. Việc này giúp hạn chế phải bổ sung giấy tờ.
2.3. Bước 3: Nộp hồ sơ và xuất trình giấy tờ
Người yêu cầu trực tiếp thực hiện thủ tục tại nơi có thẩm quyền.
Hồ sơ được tiếp nhận và kiểm tra. Người thực hiện chứng thực sẽ xem xét giấy tờ và điều kiện liên quan.
Nếu hồ sơ chưa phù hợp, người dân có thể được hướng dẫn bổ sung.
Nếu đủ điều kiện, thủ tục được chuyển sang bước ký.
2.4. Bước 4: Ký trước người thực hiện chứng thực
Người yêu cầu thực hiện chữ ký theo hướng dẫn.
Chữ ký phải là chữ ký của chính người yêu cầu. Việc này giúp xác định người đã thực hiện chữ ký trên văn bản.
Trường hợp chứng thực điểm chỉ cũng có thể được thực hiện theo thủ tục tương ứng. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện công bố thủ tục áp dụng cả với trường hợp điểm chỉ.
Người dân không nên nhờ người khác ký thay.
2.5. Bước 5: Người có thẩm quyền thực hiện chứng thực
Sau khi kiểm tra điều kiện, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực.
Lời chứng được ghi theo mẫu. Người thực hiện chứng thực ký và ghi rõ họ tên.
Việc chứng thực cũng được ghi vào sổ theo quy định.
Kết quả là giấy tờ hoặc văn bản có nội dung chứng thực chữ ký.
2.6. Bước 6: Nhận và kiểm tra kết quả
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại giấy tờ.
Nên kiểm tra ngay các thông tin trên văn bản. Họ tên và nội dung lời chứng cần được đối chiếu.
Nếu phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay với nơi thực hiện.
Không nên tự ý sửa chữa văn bản đã chứng thực.
2.7. Bảng tóm tắt các bước thực hiện
| Bước | Nội dung chính | Việc người dân cần làm |
|---|---|---|
| 1 | Chuẩn bị văn bản | Kiểm tra và hoàn thiện nội dung |
| 2 | Chuẩn bị giấy tờ | Chuẩn bị giấy tờ nhân thân và thông tin cần thiết |
| 3 | Nộp hồ sơ | Xuất trình văn bản và thông tin liên quan |
| 4 | Ký văn bản | Ký trước người thực hiện chứng thực |
| 5 | Chứng thực | Chờ ghi lời chứng, ký và hoàn tất thủ tục |
| 6 | Nhận kết quả | Kiểm tra lại văn bản trước khi sử dụng |
>>> Xem thêm: Muốn công chứng nhanh, rõ ràng và đúng quy định? Hãy tìm hiểu văn phòng công chứng phù hợp
3. Hồ sơ, thời gian và những trường hợp cần lưu ý
3.1. Hồ sơ chứng thực chữ ký gồm những gì?
Hồ sơ cơ bản gồm giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký. Người yêu cầu cũng cần xuất trình giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký.
Nếu thông tin đã được tích hợp trên VNeID, người dân có thể cung cấp thông tin tương ứng.
Trường hợp người thực hiện có thể khai thác dữ liệu hợp lệ, người dân không phải xuất trình lại giấy tờ đã được khai thác.
3.2. Người không thông thạo tiếng Việt cần lưu ý gì?
Nếu người yêu cầu không thông thạo tiếng Việt, thủ tục có thể cần người phiên dịch.
Người phiên dịch phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Người này cũng phải thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu sử dụng.
Người yêu cầu có thể mời người phiên dịch. Cơ quan thực hiện chứng thực cũng có thể chỉ định người phiên dịch theo quy định.
Chi phí phiên dịch do người yêu cầu chứng thực chi trả.
3.3. Văn bản bằng tiếng nước ngoài có cần dịch không?
Không phải mọi văn bản tiếng nước ngoài đều phải dịch trước.
Nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung văn bản, họ có quyền yêu cầu người dân nộp bản dịch tiếng Việt.
Bản dịch này không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch trong trường hợp được quy định. Người yêu cầu chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.
Vì vậy, nên kiểm tra yêu cầu trước khi chuẩn bị hồ sơ.
3.4. Thời gian giải quyết chứng thực chữ ký
Theo thông tin thủ tục hành chính hiện được công bố, yêu cầu chứng thực chữ ký thường được giải quyết trong ngày.
Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp phải kéo dài thời gian, người tiếp nhận cần có phiếu hẹn. Phiếu phải ghi rõ thời gian trả kết quả.
Người dân nên hỏi thời gian trả kết quả khi nộp hồ sơ.
3.5. Phí chứng thực chữ ký là bao nhiêu?
Mức phí chứng thực chữ ký được quy định theo pháp luật về phí, lệ phí.
Thông tin trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện thể hiện mức phí 10.000 đồng/trường hợp. Một trường hợp có thể bao gồm một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản.
Tuy nhiên, người dân nên kiểm tra mức phí áp dụng tại thời điểm thực hiện.
Ngoài phí chứng thực, một số trường hợp có thể phát sinh chi phí khác. Ví dụ là chi phí phiên dịch nếu có yêu cầu.
4. Những lưu ý để chứng thực chữ ký nhanh và đúng quy định
4.1. Kiểm tra văn bản trước khi đi
Người dân nên đọc kỹ văn bản trước khi thực hiện.
Thông tin cá nhân cần chính xác. Nội dung quan trọng cũng cần được kiểm tra.
Nếu văn bản có chỗ trống, nên hỏi trước về việc có được ký hay không.
Đặc biệt, không nên ký vào nội dung mà mình chưa hiểu rõ.
4.2. Chuẩn bị đúng giấy tờ
Thiếu giấy tờ có thể khiến hồ sơ phải bổ sung.
Do đó, nên kiểm tra trước các giấy tờ cần xuất trình.
Nếu sử dụng VNeID, nên kiểm tra thông tin trước khi đến.
Cách chuẩn bị này giúp quá trình tiếp nhận thuận lợi hơn.
4.3. Không ký trước khi chưa được hướng dẫn
Người yêu cầu nên ký theo hướng dẫn của người thực hiện chứng thực.
Không nên ký trước chỉ vì muốn tiết kiệm thời gian.
Đặc biệt, không được nhờ người khác ký thay.
Việc xác định đúng người ký là nội dung cốt lõi của chứng thực chữ ký.
4.4. Xác định đúng loại thủ tục
Không phải văn bản nào có chữ ký cũng chỉ cần chứng thực chữ ký.
Một số trường hợp có thể thuộc công chứng hợp đồng hoặc giao dịch.
Chứng thực chữ ký cũng không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Vì vậy, người dân nên xác định đúng nhu cầu trước khi thực hiện.
4.5. Kiểm tra kết quả ngay khi nhận
Sau khi nhận giấy tờ, nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin.
Cần chú ý họ tên và chữ ký. Nội dung lời chứng cũng cần được kiểm tra.
Nếu phát hiện vấn đề, nên phản hồi ngay cho nơi thực hiện.
Không nên tự ý tẩy xóa hoặc sửa nội dung đã chứng thực.
4.6. Chủ động hỏi khi hồ sơ có yếu tố đặc biệt
Một số hồ sơ có thể phức tạp hơn thông thường.
Ví dụ là văn bản bằng tiếng nước ngoài. Trường hợp khác có thể liên quan đến người nước ngoài hoặc người không thể ký.
Khi đó, nên liên hệ trước với nơi thực hiện.
Việc hỏi trước giúp xác định đúng giấy tờ và cách thức thực hiện.
>>> Xem thêm: Để tránh bị động khi giao dịch, hãy chủ động tìm hiểu quy trình công chứng mua bán nhà đất từ sớm
Kết luận
Tổng hợp quy trình chứng thực chữ ký cho thấy thủ tục này gồm nhiều bước nhưng tương đối rõ ràng. Người dân cần chuẩn bị văn bản, giấy tờ cần thiết và thực hiện ký theo hướng dẫn.
Quy định hiện hành đã có thêm nhiều điểm thuận lợi. Đáng chú ý là việc sử dụng thông tin đã tích hợp trên VNeID. Chứng thực chữ ký cũng không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu trong trường hợp pháp luật quy định.
Người dân nên kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện. Đồng thời, cần xác định đúng loại thủ tục để tránh mất thời gian bổ sung.
Nếu cần tư vấn về tổng hợp quy trình chứng thực chữ ký, chuẩn bị hồ sơ hoặc kiểm tra giấy tờ trước khi chứng thực, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Gấp đến đâu cũng cần đúng; đó là lý do dịch thuật lấy ngay cần được lựa chọn cẩn thận
>>> Xem thêm: Đằng sau một bản dịch được chấp nhận là quy trình công chứng dịch thuật cần thực hiện đúng
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com