Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký cổ đông ở nước ngoài có thể phát sinh khi cổ đông sáng lập đang điều trị bệnh tại nước ngoài. Người này không thể trực tiếp về Việt Nam để thực hiện công việc tại công ty.
Trong tình huống đó, cổ đông có thể cần lập văn bản ủy quyền cho người khác. Người được ủy quyền sẽ thực hiện công việc trong phạm vi được giao.
Tuy nhiên, việc ủy quyền không chỉ phụ thuộc vào chữ ký của cổ đông. Văn bản còn phải phù hợp với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
Đặc biệt, cần xác định đúng nơi thực hiện chứng thực chữ ký. Cổ đông đang ở nước ngoài có thể phải thực hiện thủ tục tại cơ quan đại diện Việt Nam hoặc theo quy định của nước sở tại.
Vậy cổ đông sáng lập đang điều trị ở nước ngoài có thể ủy quyền cho người khác không? Văn bản ủy quyền cần có những nội dung gì? Chữ ký của cổ đông được chứng thực ở đâu?
Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề quan trọng này.
>>> Xem thêm: Bảng tổng hợp quy trình chứng thực chữ ký chuẩn pháp lý mới nhất
1. Cổ đông sáng lập ở nước ngoài có được ủy quyền không?
1.1. Cổ đông có quyền thực hiện quyền thông qua người được ủy quyền
Cổ đông phổ thông có quyền tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông. Việc biểu quyết có thể được thực hiện thông qua người đại diện theo ủy quyền. Luật Doanh nghiệp cũng cho phép cổ đông thực hiện quyền theo hình thức khác nếu Điều lệ công ty và pháp luật có quy định.
Vì vậy, việc cổ đông đang ở nước ngoài không mặc nhiên làm mất quyền của họ.
Nếu đang điều trị bệnh, cổ đông có thể xem xét việc ủy quyền. Phạm vi ủy quyền cần được xác định rõ.
Tuy nhiên, không phải công việc nào cũng có thể giao cho người khác thực hiện. Cần kiểm tra Điều lệ và quy định liên quan đến vấn đề cần quyết định.
1.2. Cổ đông sáng lập vẫn có quyền và nghĩa vụ của cổ đông
Cổ đông sáng lập là cổ đông sở hữu ít nhất một cổ phần phổ thông và có tên trong danh sách cổ đông sáng lập. Quy chế riêng về cổ phần của cổ đông sáng lập có thể được áp dụng trong một số trường hợp.
Do đó, việc cổ đông đang điều trị ở nước ngoài không làm thay đổi tư cách cổ đông.
Người khác chỉ có thể thực hiện công việc thay cổ đông trong phạm vi được ủy quyền.
Văn bản ủy quyền cần thể hiện rõ người ủy quyền và người được ủy quyền.
1.3. Cần xác định chính xác công việc được ủy quyền
“Quyết định thay cổ đông” là cách gọi khá rộng.
Trên thực tế, cổ đông có thể ủy quyền cho người khác dự họp. Người được ủy quyền cũng có thể thực hiện quyền biểu quyết trong phạm vi được giao.
Tuy nhiên, nội dung ủy quyền cần phù hợp với vấn đề mà công ty đang giải quyết.
Nếu văn bản liên quan đến chuyển nhượng cổ phần, thay đổi quyền sở hữu hoặc vấn đề đặc biệt khác, cần kiểm tra thêm quy định chuyên ngành.
Không nên ghi nội dung ủy quyền quá chung chung.
1.4. Điều lệ công ty cần được kiểm tra trước
Điều lệ công ty có thể quy định thêm về hình thức và trình tự thực hiện quyền của cổ đông.
Luật Doanh nghiệp cho phép cổ đông thực hiện quyền biểu quyết thông qua người đại diện theo ủy quyền. Việc thực hiện cụ thể còn phải tuân thủ Điều lệ và quy định pháp luật liên quan.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra Điều lệ trước khi lập văn bản.
Việc này giúp hạn chế trường hợp văn bản ủy quyền không đáp ứng yêu cầu nội bộ của công ty.
2. Chứng thực chữ ký của cổ đông đang ở nước ngoài
2.1. Có thể thực hiện chứng thực tại cơ quan đại diện Việt Nam
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo thẩm quyền. Bộ Ngoại giao hiện cũng công bố thủ tục chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản tại các cơ quan đại diện được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự.
Đây là một phương án đáng lưu ý với cổ đông Việt Nam đang ở nước ngoài.
Cổ đông có thể liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam tại quốc gia đang điều trị.
Cần kiểm tra trước về hồ sơ, lịch làm việc và yêu cầu cụ thể của cơ quan đại diện.
2.2. Văn bản ủy quyền cần được chuẩn bị phù hợp
Trước khi thực hiện chứng thực, cổ đông cần chuẩn bị văn bản ủy quyền.
Văn bản nên ghi rõ thông tin của người ủy quyền. Thông tin của người được ủy quyền cũng cần đầy đủ.
Nội dung công việc được ủy quyền phải cụ thể.
Nếu ủy quyền tham dự họp và biểu quyết, nên ghi rõ cuộc họp và phạm vi biểu quyết.
Nếu ủy quyền thực hiện công việc khác, cần mô tả rõ từng quyền được giao.
2.3. Chữ ký cần được thực hiện theo đúng thủ tục
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu.
Do đó, người ủy quyền phải thực hiện theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Không nên ký trước nếu cơ quan thực hiện yêu cầu ký trực tiếp.
Người yêu cầu cũng cần xuất trình giấy tờ để xác định nhân thân theo quy định áp dụng.
2.4. Cần phân biệt chứng thực chữ ký với công chứng
Chứng thực chữ ký và công chứng văn bản ủy quyền không phải là một thủ tục.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Công chứng viên lại thực hiện công chứng đối với hợp đồng hoặc giao dịch thuộc phạm vi công chứng.
Vì vậy, cần xác định đúng yêu cầu của công ty và nơi tiếp nhận hồ sơ.
Nếu Điều lệ hoặc đối tác yêu cầu văn bản công chứng, chỉ chứng thực chữ ký có thể chưa đáp ứng yêu cầu.
2.5. Trường hợp thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài
Cổ đông cũng có thể cần thực hiện văn bản theo pháp luật của nước sở tại.
Khi đó, giấy tờ do cơ quan nước ngoài lập hoặc chứng nhận để sử dụng tại Việt Nam có thể phát sinh yêu cầu về chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc này phụ thuộc vào loại giấy tờ và quy định áp dụng.
Do đó, nên kiểm tra trước với cơ quan tiếp nhận hồ sơ tại Việt Nam.
Không nên tự xác định rằng mọi văn bản được ký ở nước ngoài đều có thể sử dụng ngay tại Việt Nam.
>>> Xem thêm: Cần xử lý giấy tờ nhanh chóng? Hãy tìm một văn phòng công chứng phù hợp
3. Hồ sơ và thủ tục chứng thực chữ ký cổ đông ở nước ngoài
3.1. Chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân
Cổ đông cần chuẩn bị giấy tờ xác định nhân thân theo yêu cầu của nơi thực hiện.
Thông tin trên giấy tờ cần thống nhất với thông tin trong văn bản.
Nếu cổ đông sử dụng hộ chiếu, cần kiểm tra tình trạng và thời hạn của hộ chiếu.
Trường hợp giấy tờ có thông tin khác với hồ sơ của công ty, nên xử lý trước khi lập văn bản.
3.2. Chuẩn bị văn bản ủy quyền
Văn bản ủy quyền là tài liệu quan trọng nhất trong trường hợp này.
Nội dung nên thể hiện rõ họ tên và thông tin của cổ đông.
Thông tin của người được ủy quyền cũng phải được ghi đầy đủ.
Văn bản cần nêu rõ phạm vi ủy quyền.
Thời hạn ủy quyền cũng nên được xác định cụ thể.
3.3. Nêu rõ quyền biểu quyết hoặc công việc được giao
Nếu người được ủy quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông, cần ghi rõ nội dung này.
Trường hợp được quyền biểu quyết, nên xác định rõ phạm vi biểu quyết.
Nếu cổ đông muốn người được ủy quyền quyết định một vấn đề cụ thể, nội dung đó cần được mô tả rõ.
Cách ghi cụ thể giúp hạn chế tranh chấp về phạm vi ủy quyền.
Đồng thời, công ty cũng dễ kiểm tra hơn khi tiếp nhận văn bản.
3.4. Thực hiện chứng thực chữ ký
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, cổ đông thực hiện thủ tục tại nơi có thẩm quyền.
Nếu thực hiện tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, cần tuân thủ quy trình của cơ quan đó. Hiện các cơ quan đại diện được ủy quyền có thủ tục chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Nếu thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại, cần kiểm tra thêm yêu cầu để sử dụng văn bản tại Việt Nam.
Người ký cần giữ lại bản chính hoặc bản được chứng thực theo yêu cầu.
3.5. Dịch thuật và hợp pháp hóa nếu hồ sơ yêu cầu
Văn bản được lập ở nước ngoài có thể sử dụng ngôn ngữ của nước sở tại.
Khi nộp tại Việt Nam, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản dịch tiếng Việt.
Trong một số trường hợp, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp còn phải thực hiện chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
Vì vậy, cần kiểm tra yêu cầu của nơi nhận hồ sơ trước.
Không nên chỉ thực hiện chứng thực chữ ký mà bỏ qua các bước khác nếu hồ sơ bắt buộc phải có.
3.6. Gửi văn bản về Việt Nam cho công ty
Sau khi hoàn tất thủ tục ở nước ngoài, văn bản có thể được gửi về Việt Nam.
Công ty cần kiểm tra nội dung và hình thức của văn bản.
Nếu sử dụng cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, văn bản nên được nộp theo thời hạn do công ty quy định.
Việc tiếp nhận văn bản cũng cần phù hợp với Điều lệ công ty.
4. Những lưu ý khi ủy quyền thay cổ đông sáng lập đang điều trị ở nước ngoài
4.1. Không nên ghi phạm vi ủy quyền quá rộng
Văn bản ủy quyền nên xác định rõ công việc.
Không nên sử dụng cách ghi quá chung như “được toàn quyền quyết định mọi vấn đề”.
Nội dung cụ thể giúp xác định trách nhiệm của người được ủy quyền.
Đồng thời, cổ đông cũng dễ kiểm soát quyền đã giao.
4.2. Kiểm tra thời hạn của văn bản ủy quyền
Thời hạn ủy quyền cần phù hợp với công việc.
Nếu chỉ phục vụ một cuộc họp, có thể xác định thời hạn tương ứng.
Nếu cần thực hiện nhiều công việc, nên ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc.
Điều này giúp công ty dễ xác định văn bản còn hiệu lực hay không.
4.3. Kiểm tra yêu cầu của công ty trước khi ký
Mỗi công ty có thể có quy định riêng trong Điều lệ.
Doanh nghiệp cũng có thể có mẫu văn bản ủy quyền dành cho cổ đông.
Vì vậy, cổ đông nên xin mẫu hoặc yêu cầu cụ thể từ công ty trước khi ký.
Cách này giúp hạn chế việc phải lập lại văn bản.
4.4. Không nhầm cổ đông sáng lập với người đại diện theo pháp luật
Cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật là hai tư cách khác nhau.
Cổ đông sáng lập là người sở hữu cổ phần theo quy định.
Người đại diện theo pháp luật lại đại diện cho doanh nghiệp trong các giao dịch và quan hệ pháp luật theo phạm vi của mình.
Vì vậy, việc cổ đông ủy quyền cho người khác không mặc nhiên làm thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.
Nếu cần thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục riêng.
4.5. Lưu ý với cổ phần sáng lập trong thời hạn hạn chế chuyển nhượng
Cổ phần phổ thông của cổ đông sáng lập có quy định hạn chế chuyển nhượng trong thời hạn ba năm kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Một số trường hợp được loại trừ khỏi hạn chế này.
Do đó, nếu văn bản ủy quyền liên quan đến chuyển nhượng cổ phần, cần kiểm tra thời điểm thành lập công ty.
Cũng cần xác định người nhận chuyển nhượng là cổ đông sáng lập hay người khác.
Không nên dùng mẫu ủy quyền chung cho mọi trường hợp chuyển nhượng.
4.6. Kiểm tra lại hồ sơ trước khi sử dụng tại Việt Nam
Đây là bước cần thiết đối với giấy tờ được lập ở nước ngoài.
Cần kiểm tra chữ ký, thông tin cá nhân và phạm vi ủy quyền.
Nếu văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài, cần kiểm tra yêu cầu về bản dịch.
Nếu có giấy tờ do cơ quan nước ngoài chứng nhận, cần kiểm tra yêu cầu về hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế nguy cơ hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.
>>> Xem thêm: Mua bán nhà đất là giao dịch lớn, vì vậy công chứng mua bán nhà đất cần được chuẩn bị kỹ
Kết luận
Chứng thực chữ ký cổ đông ở nước ngoài có thể phát sinh khi cổ đông sáng lập đang điều trị bệnh tại nước ngoài và cần ủy quyền cho người khác thực hiện quyền của mình. Cổ đông có thể xem xét việc ủy quyền trong phạm vi pháp luật và Điều lệ công ty cho phép.
Khi thực hiện, cần xác định đúng nội dung ủy quyền. Văn bản cũng phải đáp ứng yêu cầu về hình thức và xác nhận chữ ký. Nếu văn bản được lập tại nước ngoài, cần kiểm tra thêm yêu cầu về dịch thuật, chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
Đặc biệt, không nên mặc nhiên cho rằng mọi văn bản ủy quyền đều chỉ cần chứng thực chữ ký. Tùy công việc, công ty có thể yêu cầu hình thức văn bản khác. Việc kiểm tra trước sẽ giúp hạn chế phát sinh khi sử dụng hồ sơ tại Việt Nam.
Nếu cần được tư vấn về chứng thực chữ ký cổ đông ở nước ngoài, văn bản ủy quyền, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc hồ sơ liên quan đến cổ đông đang điều trị tại nước ngoài, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Đừng chỉ nhìn vào giá, độ chính xác và tính phù hợp cũng quyết định chất lượng dịch thuật
>>> Xem thêm: Thủ tục tưởng quen thuộc nhưng vẫn có nhiều điều ít người biết về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com