Văn bản ký nhiều thời điểm có công chứng được không?
Trong thực tiễn giao dịch dân sự, không ít trường hợp các bên lập nhiều văn bản song song liên quan đến cùng một giao dịch, nhưng được ký ở những thời điểm khác nhau, thậm chí ở các địa điểm khác nhau, sau đó mới đưa đi công chứng hoặc công chứng từng phần. Cách thức giao kết này tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt khi phát sinh tranh chấp về ý chí giao kết, thứ tự hiệu lực và tính thống nhất của giao dịch. Khi công chứng viên chứng nhận các văn bản song song như vậy, vấn đề đặt ra là xác định giá trị pháp lý của từng văn bản và trách nhiệm nghề nghiệp nếu có mâu thuẫn. Bài viết phân tích chuyên sâu các khía cạnh pháp lý của vấn đề này.
Văn bản song song ký ở nhiều thời điểm được hiểu là các văn bản:
Cùng liên quan đến một giao dịch hoặc quan hệ pháp lý;
Có nội dung trùng lặp hoặc bổ trợ cho nhau;
Được các bên ký không cùng thời điểm, có thể trước hoặc sau thời điểm công chứng.
Các dạng thường gặp gồm:
Hợp đồng chính ký sau, phụ lục hoặc thỏa thuận nguyên tắc ký trước;
Bản thỏa thuận đặt cọc ký trước, hợp đồng chuyển nhượng ký sau;
Văn bản thỏa thuận riêng ký ngoài công chứng, song song với hợp đồng được công chứng.
Nguyên nhân phát sinh văn bản song song
Thực tiễn cho thấy các bên thường lập văn bản song song do:
Chưa đủ điều kiện công chứng tại thời điểm ban đầu;
Muốn “giữ chỗ” ý chí giao dịch;
Hoặc cố ý tách thời điểm ký nhằm né tránh rủi ro pháp lý.
Chính sự không đồng bộ này là nguồn gốc của nhiều tranh chấp.
Nguyên tắc pháp lý chi phối việc công chứng văn bản song song
Nguyên tắc xác định ý chí giao kết thực sự
Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 quy định: “Giao dịch dân sự có hiệu lực khi chủ thể tham gia giao dịch hoàn toàn tự nguyện; mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội”.
Do đó, khi tồn tại nhiều văn bản song song, Tòa án và cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét:
Văn bản nào phản ánh ý chí cuối cùng của các bên;
Văn bản nào chỉ mang tính tạm thời, định hướng hoặc điều kiện.
thì việc công chứng chỉ một văn bản có thể dẫn đến tranh chấp về:
Văn bản nào được ưu tiên áp dụng;
Văn bản nào là căn cứ xác định quyền, nghĩa vụ thực tế.
Nguy cơ bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ
Theo Điều 131 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch vô hiệu kéo theo hậu quả pháp lý nhất định. Trong nhiều vụ việc, Tòa án tuyên:
Vô hiệu một phần văn bản công chứng;
Hoặc xác định văn bản công chứng chỉ là hình thức che giấu thỏa thuận song song.
Đặc biệt, nếu việc lập văn bản song song nhằm trốn tránh nghĩa vụ hoặc che giấu giao dịch thật, giao dịch có thể bị tuyên vô hiệu theo Điều 124 Bộ luật Dân sự 2015.
Trách nhiệm của công chứng viên khi chứng nhận văn bản trong bối cảnh có nhiều thời điểm ký
Nghĩa vụ làm rõ tính thống nhất của giao dịch
Theo Điều 40 Luật Công chứng 2024, công chứng viên có nghĩa vụ: “Kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch; làm rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch”.
Khi phát hiện có văn bản song song, công chứng viên cần:
Yêu cầu các bên giải trình mối quan hệ giữa các văn bản;
Ghi nhận rõ trong hồ sơ công chứng;
Tránh chứng nhận nội dung có khả năng mâu thuẫn.
Trường hợp phải từ chối công chứng
Điều 44 Luật Công chứng 2024 quy định công chứng viên phải từ chối công chứng nếu: “Có căn cứ cho rằng giao dịch nhằm che giấu giao dịch khác hoặc vi phạm pháp luật”.
Do đó, nếu văn bản công chứng chỉ mang tính hình thức để hợp thức hóa thỏa thuận song song trái luật, việc từ chối công chứng là bắt buộc.
Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong giải quyết tranh chấp
Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:
Công chứng viên có biết về sự tồn tại của các văn bản song song hay không;
Các bên có cung cấp đầy đủ thông tin về trình tự ký kết hay không;
Văn bản nào được coi là cơ sở để công chứng.
Các tài liệu như:
Phiếu yêu cầu công chứng;
Bản dự thảo hợp đồng;
Ghi chú nghiệp vụ;
là căn cứ then chốt để đánh giá trách nhiệm pháp lý khi tranh chấp phát sinh.
Ví dụ thực tiễn
Một giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất có hai văn bản: thỏa thuận giá thực ký trước, và hợp đồng công chứng ký sau với giá thấp hơn. Khi tranh chấp xảy ra, Tòa án nhận định:
“Hợp đồng công chứng chỉ phản ánh một phần ý chí giao dịch, trong khi thỏa thuận song song ký trước thể hiện giá trị thực tế và được các bên thừa nhận”.
Kết quả, Tòa án xem xét tổng thể các văn bản để xác định nghĩa vụ, không tuyệt đối hóa giá trị của hợp đồng công chứng.
Kết luận
Công chứng khi có văn bản song song ký ở nhiều thời điểm là tình huống pháp lý phức tạp, đòi hỏi phải đánh giá toàn diện ý chí giao kết, thứ tự thời gian và mối quan hệ giữa các văn bản. Văn bản công chứng có giá trị pháp lý cao, nhưng không phải lúc nào cũng là căn cứ duy nhất nếu tồn tại các thỏa thuận song song hợp pháp. Đối với công chứng viên, việc nhận diện và xử lý đúng các văn bản ký khác thời điểm là yếu tố then chốt để bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch và cho chính hoạt động hành nghề.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
