Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuBản chất chứng thực chữ ký là xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Thủ tục này không có nghĩa là cơ quan hoặc người thực hiện chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung trong văn bản là đúng.
Đây là điểm nhiều người thường hiểu chưa chính xác. Khi nhìn thấy lời chứng và dấu xác nhận, một số người cho rằng mọi thông tin trong văn bản đã được kiểm tra. Thực tế, trách nhiệm của người thực hiện chứng thực và người ký văn bản được pháp luật phân định khá rõ.
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Vì vậy, hai loại trách nhiệm này không thể đồng nhất với nhau.
Vậy chứng thực chữ ký xác nhận những vấn đề gì? Vì sao nội dung văn bản vẫn thuộc trách nhiệm của người ký? Khi nào người thực hiện chứng thực có thể từ chối? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của việc chứng thực chữ ký trên đơn xin từ nhận di sản.
1. Bản chất chứng thực chữ ký là gì?
1.1. Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận điều gì?
Chứng thực chữ ký tập trung vào chữ ký của người yêu cầu. Người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký đó là của chính người yêu cầu chứng thực.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Quy định này thể hiện rõ phạm vi của thủ tục chứng thực chữ ký.
Nói cách khác, chứng thực chữ ký không phải là thủ tục thẩm định toàn bộ nội dung văn bản.
Người dân vẫn phải chịu trách nhiệm về những gì mình kê khai. Vì vậy, cần đọc kỹ văn bản trước khi ký.
1.2. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung văn bản
Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung giấy tờ, văn bản mình ký.
Quy định này được nêu rõ tại Điều 23 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Người yêu cầu cũng không được đề nghị chứng thực chữ ký trong những văn bản thuộc trường hợp pháp luật không cho phép.
Do đó, người dân không nên nghĩ rằng có dấu chứng thực thì mọi nội dung đều được cơ quan xác nhận.
Nếu văn bản có thông tin sai, người ký vẫn phải chịu trách nhiệm theo quy định.
1.3. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về chữ ký
Người thực hiện chứng thực có trách nhiệm xác nhận tính xác thực của chữ ký.
Trong quá trình thực hiện, người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ cần thiết. Người yêu cầu cũng phải đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Khi đủ điều kiện, người yêu cầu được yêu cầu ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Sau đó, lời chứng được ghi theo quy định.
Như vậy, trách nhiệm của người thực hiện chứng thực tập trung vào phần được pháp luật giao.
1.4. Chứng thực chữ ký khác với công chứng hợp đồng
Chứng thực chữ ký và công chứng hợp đồng là những thủ tục khác nhau.
Khi chứng thực chữ ký, trọng tâm là xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Nội dung văn bản vẫn thuộc trách nhiệm của người ký.
Trong khi đó, hợp đồng và giao dịch có thể thuộc một thủ tục khác. Việc xác định đúng loại thủ tục rất quan trọng.
Người dân không nên mặc nhiên xem dấu chứng thực chữ ký như một sự bảo đảm cho toàn bộ giao dịch.
2. Vì sao chứng thực chữ ký không bảo đảm nội dung văn bản?
2.1. Chứng thực chữ ký không phải là thủ tục kiểm định toàn bộ nội dung
Mỗi thủ tục chứng thực có phạm vi kiểm tra riêng. Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác định chữ ký của người yêu cầu.
Người thực hiện chứng thực vẫn phải kiểm tra các điều kiện theo quy định. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc kiểm định toàn bộ thông tin mà người dân trình bày.
Đây là lý do người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung. Người dân cần tự kiểm tra thông tin trước khi ký.
2.2. Người ký là người trực tiếp lập hoặc xác nhận nội dung
Trong nhiều trường hợp, văn bản được chính cá nhân lập. Người đó là chủ thể đưa thông tin vào văn bản.
Do đó, người ký phải biết rõ nội dung mình đang xác nhận. Nếu có thông tin sai, người ký không thể chỉ dựa vào việc văn bản đã được chứng thực để phủ nhận trách nhiệm.
Trước khi ký, nên kiểm tra họ tên, số giấy tờ và các thông tin liên quan.
Nếu văn bản có nhiều nội dung, cần đọc toàn bộ. Không nên chỉ kiểm tra phần chữ ký.
2.3. Người thực hiện chứng thực không thay người dân xác minh mọi thông tin
Việc chứng thực không làm phát sinh nghĩa vụ xác minh mọi dữ liệu trong văn bản.
Ví dụ, một người có thể lập văn bản trình bày một thông tin cá nhân. Người thực hiện chứng thực xác nhận chữ ký của người đó.
Việc xác định thông tin được kê khai có đúng thực tế hay không có thể thuộc trách nhiệm của người lập. Trong một số trường hợp, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể kiểm tra thêm.
Vì vậy, người dân cần phân biệt giữa xác nhận chữ ký và xác nhận nội dung.
2.4. Việc chứng thực không biến nội dung sai thành nội dung đúng
Một văn bản không trở thành đúng chỉ vì có chứng thực chữ ký.
Nếu người ký kê khai thông tin không chính xác, việc chứng thực chữ ký không làm thay đổi bản chất của thông tin đó.
Người dân cần chịu trách nhiệm về nội dung do mình đưa ra. Đây cũng là lý do cần kiểm tra kỹ văn bản trước khi ký.
Không nên sử dụng chứng thực chữ ký như một cách để hợp thức hóa thông tin chưa được kiểm chứng.
2.5. Một số nội dung còn không được chứng thực chữ ký
Pháp luật cũng quy định những trường hợp không được chứng thực chữ ký.
Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có trường hợp người yêu cầu không nhận thức hoặc làm chủ được hành vi. Giấy tờ tùy thân hết giá trị hoặc giả mạo cũng là trường hợp không được chứng thực.
Ngoài ra, văn bản có nội dung trái pháp luật hoặc thuộc những trường hợp bị cấm cũng không được chứng thực chữ ký.
Vì vậy, chứng thực chữ ký không phải là thủ tục được thực hiện tự động cho mọi văn bản.
>>> Xem thêm: Bạn cần công chứng ngoài giờ? Hãy tìm hiểu trước thông tin của văn phòng công chứng
3. Người dân cần hiểu trách nhiệm của mình như thế nào?
3.1. Đọc kỹ văn bản trước khi ký
Trước khi ký, người dân cần đọc toàn bộ văn bản.
Các thông tin cá nhân cần được kiểm tra trước. Nội dung cam kết cũng cần được xem xét cẩn thận.
Nếu phát hiện thông tin sai, cần sửa lại trước khi ký. Không nên ký trước rồi mới yêu cầu thay đổi nội dung.
Một chữ ký có thể gắn với trách nhiệm pháp lý của người ký. Vì vậy, bước kiểm tra nội dung rất quan trọng.
3.2. Không ký vào văn bản còn bỏ trống
Người dân không nên ký vào văn bản chưa hoàn thiện. Những phần bỏ trống có thể tạo ra rủi ro sau này.
Đặc biệt, cần thận trọng với giấy tờ liên quan đến tài sản. Nội dung được bổ sung sau có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người ký.
Hãy yêu cầu hoàn thiện văn bản trước khi ký. Sau đó, thực hiện chứng thực theo đúng quy trình.
3.3. Không giao chữ ký cho người khác sử dụng
Người dân không nên ký sẵn vào giấy tờ rồi giao cho người khác xử lý.
Chữ ký cần được thực hiện theo yêu cầu của thủ tục chứng thực. Trong trường hợp thông thường, người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
Việc ký trước có thể tạo ra rủi ro về nội dung văn bản. Người dân cũng khó kiểm soát việc sử dụng tài liệu sau đó.
Cách an toàn hơn là trực tiếp thực hiện thủ tục theo hướng dẫn.
3.4. Xác định đúng loại thủ tục cần thực hiện
Không phải văn bản nào có chữ ký cũng thuộc trường hợp chứng thực chữ ký.
Một số văn bản có nội dung là hợp đồng hoặc giao dịch có thể phải thực hiện theo thủ tục khác. Bộ Tư pháp cũng lưu ý rằng văn bản có nội dung hợp đồng, giao dịch không thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký thì phải thực hiện theo thủ tục phù hợp.
Vì vậy, người dân nên xác định mục đích sử dụng trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Việc xác định đúng thủ tục giúp hạn chế tình trạng giấy tờ bị trả lại.
3.5. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ
Mỗi thủ tục có thể yêu cầu loại giấy tờ khác nhau.
Một số nơi có thể yêu cầu văn bản có chứng thực chữ ký. Nơi khác có thể yêu cầu bản chính hoặc một loại giấy tờ khác.
Do đó, người dân nên hỏi rõ thành phần hồ sơ trước khi thực hiện.
Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian. Đồng thời, người dân cũng hạn chế được chi phí phát sinh.
4. Những lưu ý quan trọng khi chứng thực chữ ký
4.1. Không hiểu dấu chứng thực là sự bảo đảm cho mọi nội dung
Dấu chứng thực không đồng nghĩa với việc toàn bộ nội dung văn bản đã được xác nhận.
Người ký vẫn là người chịu trách nhiệm về nội dung. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm trong phạm vi pháp luật quy định.
Đây là nguyên tắc quan trọng khi sử dụng văn bản có chứng thực chữ ký.
Người dân cần hiểu đúng để tránh nhầm lẫn về giá trị của thủ tục.
4.2. Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân cần được kiểm tra trước khi ký.
Hãy chú ý họ tên, ngày tháng năm sinh và số giấy tờ. Những thông tin này cần thống nhất với giấy tờ tùy thân.
Nếu phát hiện sai, cần điều chỉnh trước khi ký.
Không nên tự ý tẩy xóa hoặc sửa chữa văn bản sau khi đã chứng thực.
4.3. Không sử dụng văn bản có nội dung vi phạm quy định
Người dân không thể yêu cầu chứng thực chữ ký cho mọi nội dung.
Pháp luật quy định một số trường hợp không được chứng thực. Trong đó có văn bản có nội dung trái pháp luật hoặc thuộc trường hợp bị cấm.
Vì vậy, nội dung văn bản vẫn cần được xem xét trước khi ký.
Nếu chưa chắc chắn, người dân nên hỏi người có thẩm quyền hoặc người có chuyên môn.
4.4. Bảo quản văn bản sau khi chứng thực
Sau khi hoàn thành thủ tục, người dân cần bảo quản văn bản cẩn thận.
Không nên tự ý sửa nội dung trên văn bản đã chứng thực. Nếu phát hiện sai sót, cần hỏi cách xử lý phù hợp.
Đối với giấy tờ quan trọng, nên giữ bản gốc ở nơi an toàn. Khi cần nộp hồ sơ, chỉ cung cấp đúng loại giấy tờ được yêu cầu.
Việc bảo quản tốt giúp hạn chế nguy cơ giấy tờ bị mất hoặc bị thay đổi.
4.5. Nên hỏi trước khi thực hiện thủ tục
Nếu chưa rõ văn bản có thuộc trường hợp chứng thực chữ ký hay không, người dân nên hỏi trước.
Có thể cung cấp thông tin về mục đích sử dụng và loại giấy tờ đang có. Từ đó, nơi có thẩm quyền có thể hướng dẫn thủ tục phù hợp.
Không nên tự lựa chọn thủ tục chỉ dựa trên tên gọi của văn bản.
Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình thực hiện thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Chỉ cần chuẩn bị sai một loại giấy tờ, việc công chứng mua bán nhà đất có thể bị ảnh hưởng
Kết luận
Bản chất chứng thực chữ ký là xác nhận tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu. Thủ tục này không đồng nghĩa với việc cơ quan hoặc người thực hiện chứng thực bảo đảm toàn bộ nội dung văn bản là đúng.
Theo quy định, người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản mình ký. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Đây là hai phạm vi trách nhiệm khác nhau.
Vì vậy, người dân cần đọc kỹ văn bản trước khi ký. Không nên ký vào giấy tờ còn bỏ trống hoặc giao chữ ký cho người khác sử dụng. Đồng thời, cần xác định đúng loại thủ tục trước khi thực hiện.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc muốn xác định loại giấy tờ phù hợp với nhu cầu sử dụng, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Một lựa chọn dịch thuật phù hợp sẽ giúp hồ sơ hạn chế những sai sót không đáng có
>>> Xem thêm: Có thể tự dịch rồi mang đi chứng thực không? Câu trả lời nằm ở quy định về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com