Văn phòng công chứng có lưu giữ giấy tờ của bạn không?
Lưu trữ giấy tờ công chứng là một phần không thể thiếu trong hoạt động công chứng. Khi thực hiện các giao dịch như mua bán nhà đất, lập di chúc, hợp đồng vay mượn… người dân thường thắc mắc: Liệu văn phòng công chứng có lưu giữ bản chính hoặc bản sao giấy tờ của mình không? Và nếu có, thời gian lưu giữ là bao lâu, có được yêu cầu cung cấp lại không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng hỗ trợ lập di chúc tại nhà cho người già yếu, ốm bệnh không tiện đi lại
1. Quy định pháp lý về lưu trữ giấy tờ công chứng
1.1. Căn cứ pháp lý
Việc lưu trữ giấy tờ công chứng được quy định tại các văn bản pháp luật chính sau:
Luật Công chứng 2014
Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/01/2020 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số quy định về công chứng
Luật Lưu trữ 2011
Cụ thể, Điều 61 Luật Công chứng 2014 quy định:
“Văn phòng công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.”
Ngoài ra, theo Điều 12 Thông tư 01/2020/TT-BTP, thời gian lưu trữ hồ sơ công chứng tối thiểu là 20 năm, một số trường hợp có thể lưu vĩnh viễn.
1.2. Tài liệu nào được lưu trữ?
>>> Xem thêm: Cách công chứng giấy tờ giúp bạn tiết kiệm hàng triệu đồng và thời gian.
Các giấy tờ được lưu trữ gồm:
Bản chính hoặc bản sao hợp đồng, giao dịch đã được công chứng
Hồ sơ chứng minh nhân thân, giấy tờ về quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
Bản ghi âm, ghi hình (nếu có yêu cầu hoặc theo quy định)
Các giấy tờ khác có liên quan đến việc công chứng
2. Văn phòng công chứng có lưu bản chính giấy tờ của bạn không?
2.1. Phân biệt giữa bản chính và bản lưu giấy tờ công chứng
Khi công chứng, người dân nộp bản chính giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy đăng ký kết hôn,… để công chứng viên kiểm tra. Tuy nhiên, sau khi đối chiếu, công chứng viên sẽ:
Trả lại bản chính cho người nộp
Lưu giữ bản sao y chứng thực trong hồ sơ công chứng
Do đó, văn phòng công chứng không lưu bản chính giấy tờ gốc của khách hàng, trừ trường hợp có thỏa thuận riêng hoặc yêu cầu khác từ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Tối thiểu 20 năm kể từ ngày công chứng (theo Điều 12 Thông tư 01/2020/TT-BTP)
Có thể lưu vĩnh viễn đối với di chúc, văn bản phân chia di sản, các giao dịch dân sự có yếu tố lịch sử hoặc giá trị lâu dài
3.2. Hình thức lưu trữ giấy tờ công chứng
Hồ sơ giấy: Được lưu trữ trong kho lưu trữ chuyên dụng, đảm bảo an toàn, dễ tra cứu
Hồ sơ điện tử: Một số văn phòng công chứng hiện nay lưu trữ song song bản scan hoặc số hóa hồ sơ, thuận tiện tra cứu và phục hồi khi cần
4. Ví dụ minh họa thực tế
Trường hợp 1: Anh Minh công chứng hợp đồng mua bán nhà tại Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ vào năm 2022. Năm 2024, anh bị mất bản gốc hợp đồng đã công chứng. Anh liên hệ lại văn phòng công chứng để xin trích lục hợp đồng. Văn phòng công chứng tra cứu hồ sơ lưu trữ và cung cấp bản sao hợp pháp từ bản gốc lưu tại văn phòng.
Trường hợp 2: Bà Hồng lập di chúc tại văn phòng công chứng vào năm 2010. Sau khi bà mất năm 2024, con bà mang giấy chứng tử đến văn phòng công chứng đề nghị mở di chúc. Văn phòng đã lưu hồ sơ di chúc theo chế độ vĩnh viễn, có thể trích xuất và công bố nội dung theo yêu cầu hợp pháp của người thừa kế.
5. Có thể yêu cầu trích lục giấy tờ đã công chứng không?
>>> Xem thêm: Chấm dứt mọi lo lắng về thủ tục giấy tờ. Tìm hiểu ngay về Dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói, an toàn và hiệu quả.
Câu trả lời là có. Người yêu cầu phải:
Có quyền, lợi ích liên quan đến văn bản công chứng
Xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân và quyền yêu cầu
Sau khi kiểm tra, nếu yêu cầu hợp lệ, văn phòng công chứng sẽ cung cấp bản sao hợp đồng hoặc văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ.
Kết luận
Lưu trữ giấy tờ công chứng là trách nhiệm bắt buộc của văn phòng công chứng nhằm đảm bảo an toàn pháp lý và phục vụ nhu cầu tra cứu, trích lục sau này. Mặc dù các giấy tờ gốc như CMND, sổ đỏ, đăng ký kết hôn… sẽ được trả lại cho người dân sau khi đối chiếu, nhưng bản sao và hợp đồng gốc vẫn được lưu trữ đầy đủ theo thời gian luật định.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
