Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuGiấy xác nhận quy hoạch sử dụng đất là tài liệu quan trọng trong nhiều giao dịch và thủ tục hành chính liên quan đến bất động sản. Văn bản này giúp người dân kiểm tra thông tin quy hoạch tại khu vực có đất. Trong một số trường hợp, cá nhân cần nộp bản sao giấy xác nhận cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Vậy sao y giấy xác nhận quy hoạch được thực hiện như thế nào? Người dân cần chuẩn bị những giấy tờ gì? Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực bản sao? Những nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ và chủ động thực hiện thủ tục.
>>> Xem thêm: Mẹo xin sao y bản chính siêu tốc không phải xếp hàng chờ đợi
1. Giấy xác nhận quy hoạch sử dụng đất và nhu cầu sao y hiện nay
1.1. Giấy xác nhận quy hoạch sử dụng đất là gì?
Giấy xác nhận quy hoạch sử dụng đất là cách gọi phổ biến của văn bản cung cấp thông tin quy hoạch liên quan đến một thửa đất hoặc khu vực cụ thể.
Văn bản này thường thể hiện một số thông tin như:
- Vị trí và thông tin nhận diện thửa đất được yêu cầu xác nhận.
- Mục đích sử dụng đất theo hồ sơ quy hoạch.
- Thông tin về quy hoạch sử dụng đất tại khu vực.
- Các dự án, công trình hoặc định hướng phát triển có liên quan.
- Những nội dung khác theo phạm vi thông tin được cơ quan có thẩm quyền cung cấp.
Tên gọi và hình thức văn bản có thể khác nhau giữa các địa phương. Một số nơi sử dụng văn bản cung cấp thông tin quy hoạch hoặc phiếu cung cấp thông tin đất đai.
Cần phân biệt giấy xác nhận quy hoạch với Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hai loại giấy tờ này có mục đích và giá trị pháp lý khác nhau.
Giấy xác nhận quy hoạch cung cấp thông tin về tình trạng quy hoạch. Văn bản này không thay thế giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
1.2. Vì sao cần sao y giấy xác nhận quy hoạch?
Trong thực tế, người dân có thể cần bản sao chứng thực giấy xác nhận quy hoạch vì nhiều mục đích khác nhau.
Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Thực hiện giao dịch bất động sản: Người mua muốn kiểm tra thông tin quy hoạch trước khi giao dịch.
- Hoàn thiện hồ sơ vay vốn: Ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng yêu cầu bổ sung tài liệu liên quan đến thửa đất.
- Thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân cần cung cấp tài liệu cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
- Giải quyết tranh chấp đất đai: Các bên cần bổ sung tài liệu để làm rõ thông tin quy hoạch.
- Lưu trữ hồ sơ cá nhân: Chủ sử dụng đất muốn giữ bản sao để thuận tiện đối chiếu.
- Thực hiện thủ tục đầu tư, xây dựng: Chủ đầu tư cần cung cấp thông tin quy hoạch theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng bắt buộc nộp bản sao có chứng thực. Theo quy định về chứng thực, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải tuân thủ yêu cầu về bản sao tương ứng với từng thủ tục.
1.3. Bản sao chứng thực có giá trị pháp lý như thế nào?
Theo Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay bản chính trong các giao dịch.
Quy định này được sửa đổi, bổ sung và hợp nhất trong Văn bản hợp nhất 753/VBHN-BTP năm 2026.
Do đó, bản sao chứng thực giấy xác nhận quy hoạch có thể được sử dụng trong phạm vi pháp luật cho phép.
Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm quan trọng.
Chứng thực bản sao chỉ xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính. Việc chứng thực không xác nhận nội dung quy hoạch vẫn còn hiệu lực.
Nếu thông tin quy hoạch đã thay đổi, bản sao chứng thực không làm phát sinh giá trị cập nhật cho văn bản cũ.
2. Điều kiện, hồ sơ và thẩm quyền sao y giấy xác nhận quy hoạch
2.1. Giấy xác nhận quy hoạch có được chứng thực bản sao không?
Về nguyên tắc, giấy xác nhận quy hoạch có thể được chứng thực bản sao từ bản chính nếu đáp ứng điều kiện pháp luật.
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, chứng thực bản sao được thực hiện trên cơ sở bản chính hợp lệ.
Giấy xác nhận phải là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp. Nội dung, hình thức và tình trạng của văn bản phải đủ điều kiện đối chiếu.
Người thực hiện chứng thực có thể từ chối nếu bản chính thuộc trường hợp pháp luật không cho phép sử dụng làm cơ sở chứng thực.
Một số trường hợp đáng chú ý gồm:
- Bản chính bị tẩy xóa hoặc sửa chữa trái quy định.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát đến mức không xác định được nội dung.
- Giấy tờ có nội dung thuộc bí mật nhà nước hoặc ghi rõ không được sao chụp.
- Giấy tờ có nội dung trái pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
- Giấy tờ không đáp ứng điều kiện về tính hợp pháp theo quy định.
Vì vậy, người dân nên kiểm tra tình trạng văn bản trước khi thực hiện thủ tục.
2.2. Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì?
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính tương đối đơn giản. Người yêu cầu cần chuẩn bị:
Thứ nhất, bản chính Giấy xác nhận quy hoạch sử dụng đất.
Đây là tài liệu quan trọng nhất để cơ quan có thẩm quyền đối chiếu. Bản chính cần đầy đủ nội dung, chữ ký và dấu xác nhận theo quy định.
Thứ hai, bản sao cần chứng thực.
Người dân có thể tự photocopy văn bản cần chứng thực. Bản sao phải thể hiện đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính.
Nếu chưa chuẩn bị bản photocopy, người yêu cầu có thể đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chụp bản chính, khi có phương tiện phù hợp.
Thứ ba, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu.
Nên mang theo CCCD (Căn cước công dân) hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ để thuận tiện khi tiếp nhận và giải quyết yêu cầu.
Đối với thủ tục chứng thực bản sao thông thường, người yêu cầu không phải lập đơn trình bày lý do sao y.
2.3. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực?
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính thuộc các chủ thể được pháp luật quy định.
Cụ thể, gồm:
- Chủ tịch UBND cấp xã hoặc người được ủy quyền, phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định.
- Công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.
- Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Như vậy, người dân có thể lựa chọn địa điểm chứng thực phù hợp với nhu cầu.
Đối với người đang sinh sống tại Hà Nội, có thể tìm hiểu địa điểm chứng thực tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng đang có thẩm quyền.
Lưu ý, thẩm quyền chứng thực tại từng địa phương có thể được điều chỉnh theo quyết định phân cấp, chuyển giao. Người dân nên kiểm tra trước khi đến làm thủ tục.
2.4. Có bắt buộc sao y tại địa phương cấp giấy xác nhận không?
Không. Chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
Người dân có thể lựa chọn cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thuận tiện nhất để thực hiện.
Ví dụ, giấy xác nhận quy hoạch được cấp tại một địa phương nhưng người yêu cầu đang làm việc tại Hà Nội.
Người đó vẫn có thể đề nghị chứng thực bản sao tại cơ quan có thẩm quyền ở Hà Nội.
Điều kiện quan trọng là phải xuất trình được bản chính hợp lệ để đối chiếu.
Tuy nhiên, nếu người dân cần cấp lại hoặc xin cấp mới giấy xác nhận quy hoạch, thủ tục này phải được thực hiện theo quy định của cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin quy hoạch.
Không nên nhầm lẫn giữa chứng thực bản sao và xin cấp lại văn bản gốc.
>>> Xem thêm: Chưa từng thực hiện thủ tục cấp sổ và không biết chuẩn bị giấy tờ nào? Dịch vụ làm sổ đỏ lần đầu có thể giúp bạn định hình các bước cần thiết
3. Trình tự thực hiện, thời gian và chi phí chứng thực
3.1. Các bước thực hiện thủ tục
Quy trình chứng thực bản sao giấy xác nhận quy hoạch thường gồm những bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị bản chính và bản sao
Người yêu cầu kiểm tra kỹ giấy xác nhận quy hoạch trước khi đến làm thủ tục.
Bản photocopy cần rõ nét, đầy đủ các trang và không bị mất thông tin quan trọng.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Người dân xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực.
Nếu chỉ xuất trình bản chính, người thực hiện chứng thực có thể chụp lại khi có phương tiện phù hợp.
Bước 3: Kiểm tra và đối chiếu giấy tờ
Người thực hiện chứng thực kiểm tra tính hợp lệ của bản chính.
Sau đó, người có thẩm quyền đối chiếu nội dung bản sao với bản chính.
Nếu giấy tờ đáp ứng điều kiện, thủ tục chứng thực được tiếp tục thực hiện.
Nếu phát hiện giấy tờ thuộc trường hợp không được chứng thực, cơ quan có thẩm quyền sẽ xử lý theo quy định.
Bước 4: Ký lời chứng và đóng dấu
Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng theo mẫu quy định.
Sau đó, người có thẩm quyền ký, đóng dấu và ghi nhận việc chứng thực theo quy định.
Bước 5: Nhận kết quả và thanh toán phí
Người yêu cầu nhận bản sao đã được chứng thực.
Cần kiểm tra số trang, dấu giáp lai nếu có và thông tin trên lời chứng trước khi rời địa điểm thực hiện.
3.2. Thời gian giải quyết mất bao lâu?
Theo Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thời hạn chứng thực thông thường được thực hiện ngay trong ngày tiếp nhận.
Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả có thể được trả vào ngày làm việc tiếp theo.
Đối với trường hợp số lượng bản sao lớn hoặc nội dung phức tạp, thời gian giải quyết có thể kéo dài theo quy định.
Tuy nhiên, giấy xác nhận quy hoạch thông thường không có nhiều trang. Nếu bản chính rõ ràng, thủ tục thường không mất nhiều thời gian.
Người dân nên liên hệ trước để được hướng dẫn về thời gian tiếp nhận và trả kết quả.
3.3. Chi phí sao y giấy xác nhận quy hoạch được tính thế nào?
Chi phí chứng thực bản sao từ bản chính được thực hiện theo quy định về phí chứng thực và mức thu áp dụng tại cơ quan tiếp nhận.
Theo Thông tư 226/2016/TT-BTC, mức phí chứng thực bản sao từ bản chính được quy định như sau:
- 2.000 đồng/trang đối với hai trang đầu.
- Từ trang thứ ba trở đi, mức thu là 1.000 đồng/trang.
- Mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản.
Trang tính phí được xác định theo số trang của bản chính.
Người dân cần lưu ý mức thu và phạm vi áp dụng tại từng nơi thực hiện. Nên hỏi trước cơ quan tiếp nhận để biết khoản phí cụ thể.
Ngoài phí chứng thực, trường hợp yêu cầu cơ quan thực hiện in, chụp hoặc đánh máy giấy tờ, người yêu cầu có thể phải thanh toán chi phí tương ứng.
3.4. Có thể chứng thực nhiều bản sao cùng lúc không?
Có. Người dân có thể yêu cầu chứng thực nhiều bản sao từ cùng một bản chính trong một lần thực hiện.
Ví dụ, chủ sử dụng đất cần chuẩn bị hồ sơ cho ngân hàng và một cơ quan hành chính.
Người đó có thể đề nghị chứng thực nhiều bản sao giấy xác nhận quy hoạch cùng lúc.
Cách thực hiện này giúp tiết kiệm thời gian đi lại và thuận tiện khi hoàn thiện hồ sơ.
Trước khi yêu cầu, nên xác định số lượng bản sao cần sử dụng. Điều này giúp hạn chế việc phải quay lại bổ sung.
4. Những lưu ý quan trọng khi sao y giấy xác nhận quy hoạch sử dụng đất
4.1. Kiểm tra tính nguyên vẹn của bản chính
Bản chính là căn cứ trực tiếp để người thực hiện chứng thực đối chiếu.
Vì vậy, người dân cần kiểm tra kỹ tình trạng giấy tờ trước khi nộp.
Không nên sử dụng văn bản bị rách, nhòe, mất góc hoặc bong tróc nghiêm trọng.
Đặc biệt, cần bảo đảm những thông tin quan trọng vẫn đọc được, gồm:
- Tên cơ quan ban hành văn bản.
- Họ tên người hoặc thông tin thửa đất được xác nhận.
- Địa chỉ và vị trí thửa đất.
- Nội dung xác nhận quy hoạch.
- Ngày ban hành, chữ ký và dấu của cơ quan có thẩm quyền.
Nếu bản chính bị hư hỏng đến mức không thể xác định nội dung, người thực hiện chứng thực có quyền từ chối.
4.2. Phân biệt chứng thực bản sao với xác nhận thông tin quy hoạch mới
Đây là vấn đề nhiều người thường nhầm lẫn khi thực hiện thủ tục liên quan đến đất đai.
Chứng thực bản sao chỉ xác nhận bản photocopy đúng với bản chính tại thời điểm đối chiếu.
Thủ tục này không xác nhận tình trạng quy hoạch hiện tại của thửa đất.
Trong khi đó, việc xin xác nhận hoặc cung cấp thông tin quy hoạch mới là thủ tục khác.
Người dân cần liên hệ cơ quan có thẩm quyền cung cấp thông tin quy hoạch để được giải quyết.
Nếu giấy xác nhận đã được cấp từ lâu, nên kiểm tra lại thông tin trước khi sử dụng.
Điều này đặc biệt quan trọng khi thực hiện giao dịch mua bán, chuyển nhượng hoặc thế chấp quyền sử dụng đất.
4.3. Không phải hồ sơ nào cũng bắt buộc có bản sao chứng thực
Theo quy định tại Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, khi pháp luật chỉ yêu cầu nộp bản sao, cơ quan tiếp nhận không được tự ý yêu cầu bản sao có chứng thực.
Cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Việc xác minh cũng được thực hiện khi có căn cứ về dấu hiệu giả mạo hoặc bất hợp pháp.
Do đó, trước khi đi chứng thực, người dân nên kiểm tra thành phần hồ sơ của thủ tục đang thực hiện.
Nếu đơn vị tiếp nhận chấp nhận bản photocopy thông thường, người dân có thể không cần thực hiện thêm thủ tục chứng thực.
4.4. Lựa chọn địa điểm chứng thực thuận tiện và đúng thẩm quyền
Việc lựa chọn đúng địa điểm giúp hạn chế thời gian chờ đợi và đi lại.
Người dân có thể thực hiện tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền.
Trước khi đến, nên kiểm tra lịch làm việc và phạm vi chứng thực của đơn vị.
Đối với những hồ sơ cần xử lý gấp, nên chuẩn bị sẵn bản photocopy và bản chính.
Nếu có nhiều giấy tờ cần chứng thực, hãy sắp xếp theo từng nhóm để thuận tiện đối chiếu.
4.5. Kiểm tra kỹ bản sao sau khi chứng thực
Sau khi nhận kết quả, người dân không nên bỏ qua bước kiểm tra.
Cần đối chiếu bản sao với bản chính để phát hiện sai sót nếu có.
Một số nội dung cần chú ý gồm:
- Số lượng trang đã được chứng thực.
- Nội dung có bị thiếu hoặc sai lệch không.
- Lời chứng có đầy đủ thông tin không.
- Chữ ký và dấu của người thực hiện chứng thực.
- Dấu giáp lai đối với tài liệu nhiều trang, nếu thuộc trường hợp cần đóng dấu.
Bản sao cần được bảo quản cẩn thận để sử dụng khi cần thiết.
Nếu phát hiện sai sót, người dân nên phản ánh ngay với đơn vị thực hiện chứng thực để được hướng dẫn xử lý.
>>> Xem thêm: Sự tận tâm và chuyên môn là những yếu tố đáng cân nhắc khi lựa chọn văn phòng công chứng
Kết luận
Thủ tục sao y giấy xác nhận quy hoạch nhìn chung không phức tạp nếu người dân chuẩn bị đầy đủ giấy tờ. Điều quan trọng là phải có bản chính hợp lệ và lựa chọn đúng cơ quan có thẩm quyền.
Việc chứng thực bản sao giúp người dân thuận tiện hoàn thiện hồ sơ đất đai, giao dịch bất động sản và các thủ tục hành chính liên quan. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ giá trị của bản sao chứng thực với việc cập nhật thông tin quy hoạch mới.
Nếu cần hỗ trợ chứng thực giấy xác nhận quy hoạch hoặc các giấy tờ liên quan đến đất đai, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục nhanh chóng, đúng quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Cuối tuần vẫn cần giải quyết giấy tờ? Hãy tìm hiểu dịch vụ công chứng có lịch phục vụ linh hoạt
>>> Xem thêm: Bạn có biết những loại giấy tờ nào thường được yêu cầu chứng thực khi làm thủ tục hành chính?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com