Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuKhi mua bán những tài sản có giá trị không quá lớn, nhiều người thường băn khoăn nên lựa chọn chứng thực chữ ký hay hợp đồng để vừa bảo đảm an toàn pháp lý vừa tiết kiệm thời gian và chi phí. Trên thực tế, hai hình thức này có bản chất và phạm vi kiểm tra khác nhau, vì vậy không phải giao dịch nào cũng có thể tùy ý lựa chọn một trong hai.
Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực trên giấy tờ, văn bản. Trong khi đó, chứng thực hợp đồng, giao dịch hướng đến việc xác nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch theo phạm vi và điều kiện pháp luật quy định. Đối với giao dịch mua bán tài sản nhỏ, việc lựa chọn hình thức phù hợp cần căn cứ vào loại tài sản, nội dung giao dịch và yêu cầu pháp lý đối với từng trường hợp.
Vậy mua bán tài sản nhỏ có nhất thiết phải chứng thực hợp đồng không? Khi nào có thể chứng thực chữ ký? Hai hình thức này khác nhau như thế nào và nên lựa chọn phương án nào để hạn chế rủi ro? Những nội dung dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn trước khi thực hiện giao dịch.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy cam kết tự chịu trách nhiệm về nguồn gốc tài sản.
1. Chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng khác nhau như thế nào?
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Điểm quan trọng của hình thức này là phạm vi xác nhận tập trung vào chữ ký của người thực hiện. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký.
Do đó, chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung thỏa thuận giữa các bên là đúng hoặc giao dịch đó hoàn toàn không có rủi ro.
Ví dụ, hai bên tự lập một giấy thỏa thuận về việc mua bán một tài sản nhỏ. Nếu trường hợp pháp luật cho phép chứng thực chữ ký trên văn bản đó, cơ quan có thẩm quyền có thể xác nhận chữ ký của người ký theo quy định. Tuy nhiên, nội dung thỏa thuận về giá mua bán, tình trạng tài sản, nghĩa vụ giao nhận hoặc trách nhiệm khi vi phạm vẫn do các bên chịu trách nhiệm.
1.2. Chứng thực hợp đồng, giao dịch là gì?
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là hình thức chứng thực được thực hiện đối với những hợp đồng, giao dịch thuộc trường hợp pháp luật quy định có thể chứng thực.
Khác với chứng thực chữ ký, hình thức này hướng đến việc xác nhận giao dịch được xác lập bởi các bên theo trình tự, thủ tục chứng thực. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm theo quy định pháp luật trước khi chứng thực.
Đối với một số giao dịch tài sản, việc chứng thực hợp đồng có thể giúp các bên có văn bản giao dịch rõ ràng hơn. Các quyền và nghĩa vụ của bên mua, bên bán cũng có thể được thể hiện cụ thể trong hợp đồng.
Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi hợp đồng mua bán tài sản đều bắt buộc phải chứng thực. Yêu cầu về hình thức của hợp đồng phụ thuộc vào từng loại tài sản và quy định pháp luật chuyên ngành có liên quan.
1.3. Hai hình thức có giá trị pháp lý giống nhau không?
Chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng không phải là hai thủ tục có giá trị pháp lý hoàn toàn giống nhau.
Với chứng thực chữ ký, trọng tâm là xác nhận chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Trong khi đó, chứng thực hợp đồng, giao dịch có phạm vi xác nhận gắn với chính hợp đồng hoặc giao dịch được thực hiện.
Sự khác biệt này đặc biệt đáng lưu ý khi mua bán tài sản. Nếu lựa chọn không đúng hình thức, văn bản có thể không đáp ứng yêu cầu về hình thức của giao dịch hoặc không đủ căn cứ để thực hiện thủ tục tiếp theo.
Vì vậy, trước khi ký giấy mua bán, các bên nên xác định loại tài sản và kiểm tra quy định áp dụng thay vì chỉ dựa vào giá trị tài sản để quyết định hình thức chứng thực.
2. Khi mua bán tài sản nhỏ, trường hợp nào có thể chứng thực chữ ký?
2.1. Tài sản không thuộc trường hợp bắt buộc phải lập hợp đồng theo hình thức đặc biệt
Không phải giao dịch tài sản có giá trị nhỏ đều phải thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực hợp đồng.
Đối với một số tài sản thông thường, pháp luật không bắt buộc hợp đồng mua bán phải được công chứng hoặc chứng thực. Khi đó, các bên có thể lập văn bản thỏa thuận phù hợp với giao dịch.
Trong trường hợp văn bản thuộc phạm vi được chứng thực chữ ký, các bên có thể lựa chọn thủ tục này nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Tuy nhiên, giá trị tài sản nhỏ không phải là căn cứ duy nhất để xác định có được chứng thực chữ ký hay không. Điều quan trọng vẫn là loại tài sản và yêu cầu về hình thức của giao dịch.
2.2. Khi các bên chỉ cần xác nhận người ký văn bản
Chứng thực chữ ký có thể phù hợp với trường hợp mục đích chính của người thực hiện là xác nhận người ký văn bản.
Ví dụ, trong một số giấy tờ thỏa thuận hoặc cam kết liên quan đến tài sản, các bên có thể cần chứng minh người ký chính là người đã trực tiếp ký vào văn bản.
Khi đó, chứng thực chữ ký có thể là thủ tục tương đối đơn giản nếu văn bản đáp ứng điều kiện theo quy định.
Tuy nhiên, các bên cần phân biệt rõ giữa việc xác nhận chữ ký và việc xác nhận nội dung giao dịch. Nếu mong muốn có một hợp đồng được kiểm tra và thể hiện đầy đủ quyền, nghĩa vụ của các bên, chứng thực chữ ký có thể chưa phải lựa chọn phù hợp nhất.
2.3. Không nên chỉ căn cứ vào giá trị tài sản để lựa chọn
Một quan niệm khá phổ biến là tài sản càng nhỏ thì càng không cần thực hiện thủ tục chặt chẽ. Cách hiểu này có thể dẫn đến rủi ro trong thực tế.
Một tài sản có giá trị không lớn vẫn có thể phát sinh tranh chấp về quyền sở hữu, thanh toán, giao nhận hoặc chất lượng tài sản.
Đặc biệt, nếu tài sản thuộc nhóm có quy định riêng về điều kiện và hình thức giao dịch, các bên phải tuân thủ quy định tương ứng dù giá trị tài sản cao hay thấp.
Vì vậy, trước khi lựa chọn chứng thực chữ ký, nên xác định rõ tài sản được mua bán là gì, ai là chủ sở hữu và pháp luật có yêu cầu hợp đồng phải được công chứng, chứng thực hoặc tuân thủ hình thức khác hay không.
2.4. Những trường hợp không nên sử dụng chứng thực chữ ký thay cho hợp đồng
Nếu pháp luật yêu cầu giao dịch phải được thể hiện bằng hợp đồng có công chứng hoặc chứng thực, các bên không nên tự lập giấy mua bán rồi chỉ yêu cầu chứng thực chữ ký để thay thế.
Việc chứng thực chữ ký không thể biến một giao dịch thuộc trường hợp phải tuân thủ hình thức bắt buộc thành giao dịch hợp pháp chỉ bằng việc xác nhận chữ ký.
Do đó, nếu chưa chắc chắn về hình thức cần áp dụng, các bên nên hỏi cơ quan có thẩm quyền hoặc công chứng viên trước khi ký. Việc xác định đúng thủ tục ngay từ đầu sẽ giúp tránh phải lập lại hồ sơ.
>>> Xem thêm: Công việc đang gấp nhưng bạn lại không thể trực tiếp có mặt? Công chứng ủy quyền có thể là hướng xử lý đáng tham khảo
3. Khi nào nên lựa chọn chứng thực hợp đồng khi mua bán tài sản nhỏ?
3.1. Khi muốn nội dung giao dịch được thể hiện rõ ràng
Đối với những giao dịch có nhiều điều khoản, việc lập hợp đồng cụ thể thường giúp các bên dễ xác định quyền và nghĩa vụ của mình.
Hợp đồng có thể thể hiện thông tin của bên mua, bên bán, đặc điểm tài sản, giá mua bán, phương thức thanh toán, thời điểm giao tài sản và trách nhiệm của các bên.
Những nội dung này có ý nghĩa quan trọng nếu sau này xảy ra tranh chấp. Văn bản càng rõ ràng thì việc xác định thỏa thuận ban đầu giữa các bên càng thuận lợi.
Vì vậy, ngay cả khi tài sản có giá trị không quá lớn, các bên vẫn có thể cân nhắc lập hợp đồng đầy đủ nếu giao dịch có nhiều điều khoản cần thống nhất.
3.2. Khi tài sản có yêu cầu riêng về hình thức giao dịch
Một số tài sản chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành. Hình thức hợp đồng trong những trường hợp này có thể được quy định riêng.
Do đó, trước khi thực hiện mua bán, bên mua và bên bán cần kiểm tra xem giao dịch có thuộc trường hợp phải công chứng, chứng thực hoặc đáp ứng điều kiện về hình thức khác hay không.
Không nên áp dụng máy móc một thủ tục cho tất cả tài sản chỉ vì giá trị giao dịch nhỏ.
Nếu giao dịch có yêu cầu bắt buộc về hình thức, các bên phải thực hiện đúng hình thức đó để bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch.
3.3. Khi bên mua muốn tăng mức độ an toàn cho giao dịch
Trong thực tế, bên mua thường quan tâm đến việc chứng minh mình đã nhận chuyển giao tài sản và đã thanh toán cho bên bán.
Một hợp đồng được lập rõ ràng, có xác nhận phù hợp có thể giúp các bên lưu giữ căn cứ về giao dịch. Đây là yếu tố hữu ích nếu phát sinh tranh chấp sau này.
Đặc biệt với những giao dịch có giá trị tương đối lớn so với khả năng tài chính của người mua, việc lập văn bản đầy đủ càng đáng được chú trọng.
Chi phí và thời gian thực hiện thủ tục nên được cân nhắc cùng với mức độ rủi ro của giao dịch thay vì chỉ nhìn vào giá trị tuyệt đối của tài sản.
3.4. Khi giao dịch có nhiều bên hoặc điều khoản phức tạp
Giao dịch càng có nhiều người tham gia thì nguy cơ nhầm lẫn về quyền và nghĩa vụ càng cao.
Chẳng hạn, tài sản có nhiều đồng chủ sở hữu hoặc giao dịch có người đại diện tham gia thì việc xác định đúng chủ thể là vấn đề quan trọng.
Trong những trường hợp này, việc lập hợp đồng với nội dung cụ thể sẽ giúp các bên thống nhất rõ ràng hơn về phạm vi giao dịch.
Nếu có yếu tố đại diện, ủy quyền hoặc đồng sở hữu, khách hàng nên cung cấp đầy đủ giấy tờ để được kiểm tra trước khi thực hiện.
4. Nên chọn chứng thực chữ ký hay chứng thực hợp đồng khi mua bán tài sản nhỏ?
4.1. Chứng thực chữ ký phù hợp khi giao dịch đơn giản và pháp luật cho phép
Nếu giao dịch thuộc trường hợp có thể sử dụng văn bản có chứng thực chữ ký và các bên chỉ cần xác nhận người ký, đây có thể là phương án đơn giản.
Thủ tục này thường phù hợp hơn với những văn bản có nội dung không quá phức tạp và không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu phải thực hiện theo hình thức khác.
Tuy nhiên, người mua và người bán vẫn phải tự chịu trách nhiệm đối với nội dung thỏa thuận trong văn bản.
4.2. Chứng thực hợp đồng phù hợp khi cần xác lập giao dịch rõ ràng
Nếu mục tiêu của các bên là xây dựng một hợp đồng mua bán cụ thể, có đầy đủ điều khoản và được chứng thực theo đúng quy định, chứng thực hợp đồng có thể là lựa chọn phù hợp hơn trong trường hợp pháp luật cho phép.
Phương án này đặc biệt đáng cân nhắc khi giao dịch có nhiều nội dung cần thỏa thuận hoặc các bên muốn hạn chế tranh chấp liên quan đến việc thực hiện hợp đồng.
Dù vậy, người dân cần phân biệt chứng thực hợp đồng với công chứng hợp đồng. Đây là những thủ tục có cơ chế pháp lý và chủ thể thực hiện khác nhau.
4.3. Không phải lúc nào các bên cũng được tự do lựa chọn
Đây là điểm cần lưu ý nhất khi mua bán tài sản.
Việc lựa chọn giữa chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng không chỉ phụ thuộc vào mong muốn của bên mua hoặc bên bán. Hình thức giao dịch còn phải phù hợp với quy định pháp luật áp dụng đối với loại tài sản đó.
Nếu pháp luật yêu cầu công chứng, các bên không thể chỉ lựa chọn chứng thực chữ ký để thay thế. Ngược lại, với trường hợp pháp luật không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực, các bên có thể cân nhắc hình thức phù hợp với nhu cầu và mức độ an toàn mong muốn.
4.4. Nên kiểm tra giấy tờ trước khi ký mua bán
Trước khi thực hiện giao dịch, người mua nên kiểm tra các giấy tờ liên quan đến tài sản và xác định người bán có quyền định đoạt tài sản hay không.
Đối với tài sản có giấy tờ sở hữu, cần đối chiếu thông tin trên giấy tờ với thông tin của người bán. Nếu phát hiện sự không thống nhất, nên làm rõ trước khi thanh toán.
Bên bán cũng cần kiểm tra thông tin của người mua và thống nhất cụ thể về giá, phương thức thanh toán, thời điểm giao tài sản.
Việc chuẩn bị kỹ ngay từ đầu giúp giảm nguy cơ phát sinh tranh chấp sau khi giao dịch hoàn tất.
4.5. Nên hỏi trước về thủ tục nếu chưa xác định được hình thức phù hợp
Nếu không chắc chắn nên chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng hay công chứng, các bên không nên tự ký giấy mua bán trước rồi mới tìm cách hoàn thiện hồ sơ.
Khách hàng có thể liên hệ cơ quan chứng thực hoặc tổ chức hành nghề công chứng để được tư vấn dựa trên loại tài sản và nội dung giao dịch cụ thể.
Việc xác định đúng thủ tục trước khi ký giúp tránh trường hợp văn bản đã ký nhưng không đáp ứng yêu cầu về hình thức, dẫn đến phải lập lại hoặc phát sinh khó khăn khi thực hiện các thủ tục tiếp theo.
>>> Xem thêm: Bạn đã biết ai chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ khi công chứng mua bán nhà đất chưa?
Kết luận
Việc lựa chọn chứng thực chữ ký hay hợp đồng khi mua bán tài sản nhỏ cần dựa trên loại tài sản, nội dung giao dịch và yêu cầu về hình thức theo quy định pháp luật, thay vì chỉ căn cứ vào giá trị tài sản. Chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu, còn chứng thực hợp đồng có phạm vi gắn với hợp đồng, giao dịch được chứng thực. Trong những trường hợp pháp luật quy định hình thức bắt buộc, các bên cần tuân thủ đúng quy định và không nên sử dụng chứng thực chữ ký để thay thế.
Trước khi giao dịch, bên mua và bên bán nên kiểm tra giấy tờ tài sản, xác định đúng chủ thể tham gia và thống nhất đầy đủ các điều khoản. Nếu chưa xác định được hình thức phù hợp, khách hàng nên liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn về hồ sơ, hình thức giao dịch và thủ tục công chứng, chứng thực phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
>>> Xem thêm: Đừng để một lựa chọn thiếu thông tin làm chậm cả kế hoạch của bạn tại văn phòng công chứng
>>> Xem thêm: Bạn đang băn khoăn nên dịch tài liệu ở đâu để đảm bảo chất lượng dịch thuật?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com