Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực ủy quyền nhận bằng là thủ tục thường được sử dụng khi sinh viên đã đủ điều kiện nhận bằng tốt nghiệp nhưng không thể trực tiếp đến trường. Người được ủy quyền có thể thay mặt sinh viên thực hiện việc nhận bằng theo nội dung được ủy quyền.
Nhu cầu này thường phát sinh khi sinh viên đang ở xa trường. Một số người đã đi làm hoặc đang sinh sống tại địa phương khác. Cũng có trường hợp sinh viên bận việc cá nhân nên không thể tham dự ngày phát bằng.
Giấy ủy quyền nhận bằng cần thể hiện rõ người ủy quyền và người được ủy quyền. Nội dung văn bản cũng nên ghi cụ thể phạm vi công việc.
Tùy quy định của từng trường đại học, giấy ủy quyền có thể phải chứng thực chữ ký. Vì vậy, người làm thủ tục nên kiểm tra yêu cầu của nhà trường trước khi chuẩn bị hồ sơ.
>>> Xem thêm: Có được dùng bản chụp từ điện thoại để xin chứng thực bản sao từ bản chính?
1. Khi nào cần chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận bằng?
1.1. Sinh viên không thể trực tiếp nhận bằng
Sinh viên có thể ủy quyền cho người khác nhận bằng trong trường hợp không thể đến trường.
Lý do có thể xuất phát từ công việc hoặc khoảng cách địa lý. Một số trường hợp khác liên quan đến lịch học, lịch công tác hoặc việc cá nhân.
Người được ủy quyền sẽ thay mặt sinh viên thực hiện công việc được giao. Phạm vi công việc cần được ghi rõ trong giấy ủy quyền.
1.2. Sinh viên đang ở tỉnh, thành phố khác
Khoảng cách địa lý có thể khiến việc nhận bằng trở nên khó khăn.
Sinh viên học tại Hà Nội nhưng đang làm việc ở địa phương khác là một ví dụ. Khi đó, việc nhờ người thân nhận bằng có thể thuận tiện hơn.
Trước khi lập giấy ủy quyền, sinh viên nên liên hệ với trường. Việc này giúp xác định chính xác yêu cầu về hồ sơ.
1.3. Sinh viên không thể tham dự lễ trao bằng
Một số trường tổ chức trao bằng theo từng đợt. Sinh viên có thể không sắp xếp được thời gian tham dự.
Trong trường hợp đó, nhà trường có thể cho phép nhận bằng vào thời điểm khác. Trường cũng có thể yêu cầu người khác nhận thay theo giấy ủy quyền.
Người làm thủ tục cần tuân thủ quy định riêng của trường. Không nên tự sử dụng một mẫu giấy ủy quyền nếu trường đã có mẫu bắt buộc.
1.4. Trường yêu cầu giấy ủy quyền có chứng thực
Không phải trường đại học nào cũng có yêu cầu giống nhau.
Có trường chỉ yêu cầu giấy ủy quyền do sinh viên lập. Có trường yêu cầu chữ ký trên giấy ủy quyền phải được chứng thực.
Vì vậy, người ủy quyền nên hỏi phòng đào tạo hoặc bộ phận quản lý văn bằng. Đây là cách xác định đúng hình thức giấy tờ cần chuẩn bị.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận bằng
2.1. Giấy ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp
Giấy ủy quyền là giấy tờ thể hiện nội dung sinh viên giao cho người khác thực hiện.
Nội dung văn bản nên được trình bày rõ ràng. Một số thông tin cần có gồm:
- Họ tên người ủy quyền.
- Thông tin của người được ủy quyền.
- Thông tin về trường đại học.
- Thông tin về bằng tốt nghiệp.
- Nội dung công việc được ủy quyền.
- Thời hạn ủy quyền.
- Quyền và nghĩa vụ của các bên.
- Cam kết của người ủy quyền.
Nếu trường cung cấp mẫu giấy ủy quyền, nên sử dụng đúng mẫu. Người lập giấy cũng cần điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền
Người ủy quyền cần xuất trình giấy tờ tùy thân khi chứng thực chữ ký.
CCCD là giấy tờ thường được sử dụng trong trường hợp này. Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng và còn giá trị sử dụng.
Họ tên trên CCCD cũng cần thống nhất với giấy ủy quyền. Nếu có thay đổi thông tin, người dân nên chuẩn bị giấy tờ liên quan.
2.3. Giấy tờ của người được ủy quyền
Thông tin của người được ủy quyền cần được ghi chính xác.
Trong một số trường hợp, người yêu cầu có thể cần cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào trường đại học.
Người dân nên kiểm tra trước thông tin cần ghi. Việc này giúp tránh sai tên hoặc sai thông tin cá nhân.
2.4. Giấy tờ liên quan đến việc nhận bằng
Một số trường có thể yêu cầu giấy tờ chứng minh sinh viên đủ điều kiện nhận bằng.
Các giấy tờ có thể gồm thông báo nhận bằng hoặc giấy hẹn nhận bằng. Trường hợp khác có thể yêu cầu thêm giấy tờ theo quy định nội bộ.
Người ủy quyền nên chuẩn bị những giấy tờ này nếu nhà trường yêu cầu. Việc chuẩn bị trước sẽ giúp người được ủy quyền nhận bằng thuận lợi hơn.
>>> Xem thêm: Nếu lần đầu mua bất động sản, bạn càng không nên bỏ qua thông tin về công chứng mua bán nhà đất
3. Quy trình chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền nhận bằng
3.1. Bước 1: Kiểm tra yêu cầu của trường đại học
Trước tiên, sinh viên cần liên hệ với trường.
Nội dung cần hỏi gồm hình thức giấy ủy quyền và yêu cầu chứng thực. Đồng thời, nên hỏi về hồ sơ người được ủy quyền cần mang theo.
Một số trường có mẫu giấy ủy quyền riêng. Nếu có mẫu, sinh viên nên sử dụng đúng biểu mẫu của trường.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị giấy ủy quyền
Sau khi xác định yêu cầu, người ủy quyền chuẩn bị giấy ủy quyền.
Thông tin trong văn bản phải chính xác. Đặc biệt, cần kiểm tra họ tên và thông tin của người được ủy quyền.
Nội dung ủy quyền cũng cần ghi rõ việc nhận bằng tốt nghiệp. Nếu có thêm nhiệm vụ khác, cần thể hiện cụ thể trong văn bản.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ để chứng thực
Người ủy quyền mang giấy ủy quyền cùng giấy tờ tùy thân đến nơi có thẩm quyền.
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ được xuất trình. Người ủy quyền có thể được yêu cầu ký vào giấy trước mặt người thực hiện chứng thực.
Không nên ký trước nếu chưa được hướng dẫn. Việc ký đúng trình tự giúp thủ tục được thực hiện thuận lợi.
3.4. Bước 4: Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền
Sau khi kiểm tra giấy tờ, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký.
Nội dung chứng thực được ghi theo quy định. Người yêu cầu nên kiểm tra lại văn bản sau khi hoàn tất.
Cần đặc biệt chú ý họ tên và nội dung ủy quyền. Thời hạn ủy quyền cũng nên được kiểm tra trước khi nhận giấy.
3.5. Bước 5: Người được ủy quyền nhận bằng
Sau khi giấy ủy quyền hoàn tất, người được ủy quyền mang văn bản đến trường.
Người được ủy quyền cần xuất trình giấy tờ tùy thân. Trường có thể yêu cầu thêm giấy tờ khác theo quy định.
Khi nhận bằng, người được ủy quyền chỉ thực hiện công việc trong phạm vi được giao. Nếu cần ký nhận hoặc làm thêm thủ tục, nội dung này nên được ghi rõ trong giấy ủy quyền.
4. Chi phí và những lưu ý khi ủy quyền nhận bằng tốt nghiệp
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo mức thu áp dụng đối với thủ tục chứng thực.
Nếu cần sao chụp giấy tờ, người yêu cầu có thể phát sinh thêm chi phí sao chụp. Mức chi phí cụ thể phụ thuộc vào nơi thực hiện.
Người dân nên hỏi trước về chi phí. Điều này giúp chủ động chuẩn bị khi thực hiện thủ tục.
4.2. Kiểm tra thời hạn của giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền nên ghi rõ thời hạn.
Thời hạn cần phù hợp với thời gian trường tổ chức trả bằng. Nếu giấy ủy quyền hết hạn, người được ủy quyền có thể không thực hiện được công việc.
Sinh viên nên xác định ngày nhận bằng trước khi lập văn bản. Đây là căn cứ để lựa chọn thời hạn phù hợp.
4.3. Nội dung ủy quyền cần cụ thể
Giấy ủy quyền nên nêu rõ công việc mà người được ủy quyền thực hiện.
Nếu chỉ nhận bằng, nội dung có thể tập trung vào việc nhận bằng tốt nghiệp. Trường hợp cần nhận thêm giấy tờ, cần ghi rõ từng loại giấy tờ.
Nếu người được ủy quyền phải ký vào sổ nhận bằng, nội dung này cũng nên được thể hiện. Cách lập rõ ràng giúp hạn chế tranh cãi về phạm vi ủy quyền.
4.4. Kiểm tra thông tin trước khi ký
Người ủy quyền nên đọc kỹ giấy ủy quyền trước khi ký.
Họ tên của người được ủy quyền cần được kiểm tra cẩn thận. Thông tin về trường và bằng tốt nghiệp cũng cần chính xác.
Nếu phát hiện sai thông tin, nên sửa trước khi chứng thực. Không nên chờ đến khi người được ủy quyền đến trường mới xử lý.
4.5. Không phải trường hợp nào cũng cần chứng thực
Không phải mọi trường đại học đều yêu cầu chứng thực chữ ký.
Một số trường có thể chấp nhận giấy ủy quyền thông thường. Trường khác có thể yêu cầu chứng thực hoặc sử dụng mẫu riêng.
Do đó, người dân không nên tự suy đoán về yêu cầu hồ sơ. Tốt nhất là liên hệ trực tiếp với trường trước khi thực hiện.
4.6. Người được ủy quyền cần kiểm tra hồ sơ trước khi đến trường
Trước ngày nhận bằng, người được ủy quyền nên kiểm tra lại hồ sơ.
Giấy ủy quyền bản chính cần được mang theo. CCCD và các giấy tờ khác cũng nên chuẩn bị đầy đủ.
Nếu trường yêu cầu giấy tờ bổ sung, cần chuẩn bị trước. Việc này giúp hạn chế tình trạng phải đi lại nhiều lần.
4.7. Có thể ủy quyền cho người thân nhận bằng
Người được ủy quyền có thể là người thân hoặc người khác. Điều quan trọng là người đó phải được xác định rõ trong giấy ủy quyền.
Thông tin của người được ủy quyền cần chính xác. Điều này giúp trường dễ dàng kiểm tra khi trả bằng.
Tuy nhiên, việc có chấp nhận người được ủy quyền hay không vẫn phụ thuộc vào quy định của trường. Vì vậy, cần kiểm tra trước khi lập giấy.
>>> Xem thêm: Từ di chúc, ủy quyền đến hợp đồng, mỗi thủ tục có thể cần một văn phòng công chứng phù hợp
Kết luận
Chứng thực ủy quyền nhận bằng giúp sinh viên giải quyết nhu cầu nhận bằng tốt nghiệp khi không thể trực tiếp đến trường. Thủ tục nhìn chung không quá phức tạp. Tuy nhiên, người ủy quyền cần kiểm tra yêu cầu của trường trước khi lập giấy.
Giấy ủy quyền cần ghi đúng thông tin của các bên. Phạm vi công việc cũng cần được thể hiện rõ. Người được ủy quyền nên mang đầy đủ hồ sơ khi đến nhận bằng.
Nếu cần tư vấn về giấy ủy quyền hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn có chắc tài liệu của mình đang được dịch thuật bởi người am hiểu đúng lĩnh vực?
>>> Xem thêm: Có thể tự dịch rồi mang đi chứng thực không? Câu trả lời nằm ở quy định về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com