Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuTrong quá trình đưa tài sản ra đấu giá, người có tài sản có thể phải lập các văn bản cam kết, xác nhận liên quan đến quyền sở hữu, quyền được bán hoặc nguồn gốc của tài sản theo yêu cầu của hồ sơ và tổ chức đấu giá. Khi văn bản cần xác nhận chữ ký, người lập có thể thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định pháp luật về chứng thực. Chứng thực tài sản đấu giá trong trường hợp này cần được hiểu phù hợp với nội dung thực tế của văn bản, bởi chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận toàn bộ nội dung cam kết hoặc thẩm định nguồn gốc tài sản.
Bản cam kết chịu trách nhiệm về nguồn gốc tài sản đấu giá thường được lập nhằm thể hiện trách nhiệm của người có tài sản đối với những thông tin đã cung cấp. Tùy từng loại tài sản, hồ sơ đấu giá và yêu cầu của tổ chức đấu giá, nội dung cam kết có thể được xây dựng khác nhau.
Vậy bản cam kết chịu trách nhiệm về nguồn gốc tài sản đấu giá cần có những nội dung gì? Khi nào cần chứng thực chữ ký? Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ nào và thủ tục được thực hiện ra sao? Những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên bản cam kết từ nguyện bàn giao mặt bằng đúng thời hạn.
1. Khi nào cần chứng thực chữ ký trên bản cam kết về nguồn gốc tài sản đấu giá?
1.1. Bản cam kết chịu trách nhiệm về nguồn gốc tài sản đấu giá là gì?
Bản cam kết chịu trách nhiệm về nguồn gốc tài sản đấu giá là văn bản do người có tài sản hoặc chủ thể có trách nhiệm lập để xác nhận những thông tin liên quan đến tài sản được đưa ra đấu giá.
Nội dung cam kết thường hướng đến các vấn đề như nguồn gốc hình thành tài sản, quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản và tính chính xác của thông tin do người có tài sản cung cấp.
Đối với tài sản thuộc sở hữu của cá nhân hoặc tổ chức, hồ sơ đấu giá có thể cần tài liệu chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản. Pháp luật về đấu giá cũng đặt trách nhiệm cung cấp giấy tờ, bằng chứng chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản cho người có tài sản theo từng trường hợp.
Do đó, bản cam kết có thể được sử dụng như một tài liệu trong hồ sơ khi có yêu cầu. Tuy nhiên, cần xem xét yêu cầu cụ thể của từng hồ sơ thay vì mặc nhiên cho rằng mọi tài sản đấu giá đều bắt buộc phải có bản cam kết được chứng thực chữ ký.
1.2. Trường hợp cá nhân có tài sản đưa ra đấu giá
Cá nhân là chủ sở hữu tài sản có thể phải cung cấp thông tin và giấy tờ liên quan đến tài sản cho tổ chức đấu giá.
Trong trường hợp hồ sơ yêu cầu lập bản cam kết và chứng thực chữ ký, người có tài sản cần trực tiếp thực hiện việc ký theo đúng trình tự chứng thực.
Nội dung cam kết nên xác định rõ tài sản nào được đề cập, căn cứ xác định nguồn gốc và trách nhiệm của người lập đối với thông tin đã cung cấp.
Đặc biệt, thông tin về tài sản trong bản cam kết cần thống nhất với các giấy tờ đang có trong hồ sơ đấu giá. Những khác biệt về tên tài sản, số lượng, đặc điểm hoặc giấy tờ sở hữu có thể khiến hồ sơ phải được kiểm tra, bổ sung.
1.3. Trường hợp tổ chức có tài sản đưa ra đấu giá
Đối với tài sản thuộc tổ chức, người ký bản cam kết phải có tư cách và thẩm quyền phù hợp.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể cần giấy tờ chứng minh tư cách của người đại diện hoặc người được tổ chức giao thực hiện công việc.
Nếu tổ chức đấu giá yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản cam kết, người ký cần xuất trình giấy tờ theo quy định và thực hiện ký trước người có thẩm quyền chứng thực.
Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra trước yêu cầu của tổ chức đấu giá để xác định văn bản cần chứng thực chữ ký, công chứng hoặc chỉ cần ký, đóng dấu theo quy định nội bộ và hồ sơ của cuộc đấu giá.
1.4. Có phải mọi bản cam kết về nguồn gốc tài sản đều phải chứng thực chữ ký?
Không phải mọi bản cam kết về nguồn gốc tài sản đấu giá đều đương nhiên phải chứng thực chữ ký.
Hình thức của văn bản phụ thuộc vào quy định pháp luật áp dụng đối với loại tài sản, hồ sơ đấu giá và yêu cầu hợp pháp của bên tiếp nhận hồ sơ.
Pháp luật về chứng thực quy định về thủ tục chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản; trong khi pháp luật về đấu giá quy định riêng về trách nhiệm của người có tài sản và hồ sơ liên quan đến tài sản đưa ra đấu giá.
Vì vậy, trước khi lập bản cam kết, người có tài sản nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của tổ chức đấu giá hoặc cơ quan có thẩm quyền xử lý tài sản.
2. Nội dung và hồ sơ chứng thực chữ ký trên bản cam kết về nguồn gốc tài sản đấu giá
2.1. Nội dung cơ bản của bản cam kết
Bản cam kết nên được trình bày rõ ràng, xác định đúng người lập và tài sản được đề cập.
Tùy từng trường hợp, văn bản có thể bao gồm các nội dung:
- Họ và tên hoặc tên tổ chức của người lập cam kết.
- Thông tin giấy tờ tùy thân hoặc thông tin pháp lý của tổ chức.
- Thông tin về tài sản đưa ra đấu giá.
- Nguồn gốc hình thành hoặc căn cứ xác lập quyền đối với tài sản.
- Thông tin về giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản.
- Cam kết về tính chính xác của thông tin đã cung cấp.
- Cam kết chịu trách nhiệm đối với thông tin về nguồn gốc tài sản.
- Mục đích sử dụng bản cam kết.
- Thời gian, địa điểm lập văn bản.
- Chữ ký của người lập cam kết.
Không nên đưa vào văn bản những thông tin không có căn cứ hoặc không thống nhất với giấy tờ về tài sản. Người lập cần tự kiểm tra nội dung trước khi ký.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu chứng thực chữ ký cần xuất trình giấy tờ tùy thân theo quy định.
CCCD là loại giấy tờ thường được sử dụng để xác định thông tin của người yêu cầu. Các thông tin trên giấy tờ cần bảo đảm rõ ràng và phù hợp với thông tin được ghi trong bản cam kết.
Người yêu cầu cần trực tiếp thực hiện việc ký theo trình tự chứng thực chữ ký. Trường hợp chưa ký, người yêu cầu thực hiện ký trước người có thẩm quyền theo hướng dẫn.
Quy định về chứng thực chữ ký được điều chỉnh trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung có liên quan.
2.3. Giấy tờ chứng minh tư cách của người ký
Nếu người lập cam kết là cá nhân trực tiếp có tài sản, giấy tờ tùy thân và tài liệu liên quan đến tài sản có thể được chuẩn bị theo yêu cầu của hồ sơ.
Trường hợp người ký thay mặt doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần chú ý đến tư cách đại diện của người ký.
Tùy trường hợp, có thể cần giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ chứng minh quyền đại diện hoặc văn bản giao nhiệm vụ, ủy quyền.
Việc chuẩn bị đúng giấy tờ giúp hạn chế tình trạng văn bản đã được ký nhưng không đáp ứng yêu cầu về chủ thể lập hồ sơ.
2.4. Giấy tờ liên quan đến nguồn gốc tài sản
Tài liệu về nguồn gốc tài sản có thể khác nhau tùy loại tài sản.
Có thể bao gồm giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng, quyền quản lý hoặc quyền được bán tài sản theo quy định pháp luật tương ứng.
Đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, các giấy tờ đăng ký có thể đóng vai trò quan trọng trong việc xác định thông tin tài sản.
Pháp luật về đấu giá yêu cầu người có tài sản cung cấp giấy tờ, bằng chứng chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản trong các trường hợp thuộc phạm vi điều chỉnh.
2.5. Có cần mang toàn bộ hồ sơ tài sản khi chứng thực chữ ký?
Không nên mặc nhiên coi toàn bộ hồ sơ tài sản là thành phần bắt buộc của mọi trường hợp chứng thực chữ ký.
Thành phần giấy tờ cần xuất trình phụ thuộc vào thủ tục chứng thực cụ thể và yêu cầu của nơi tiếp nhận. Trong khi đó, tổ chức đấu giá có thể yêu cầu thêm tài liệu để hoàn thiện hồ sơ về tài sản.
Do đó, người yêu cầu nên chuẩn bị bản cam kết, giấy tờ tùy thân và các tài liệu liên quan theo yêu cầu cụ thể.
Nếu bản cam kết được lập theo mẫu của tổ chức đấu giá, nên mang theo đúng mẫu để tránh phải sửa đổi sau khi đã chứng thực.
>>> Xem thêm: Từ khu vực nội thành đến ngoại thành, nhu cầu chuyển tên giấy chứng nhận đều có thể được tham khảo qua Dịch vụ sang tên sổ đỏ tại Hà Nội
3. Trình tự chứng thực chữ ký trên bản cam kết chịu trách nhiệm về nguồn gốc tài sản đấu giá
3.1. Bước 1: Kiểm tra yêu cầu của hồ sơ đấu giá
Trước tiên, người có tài sản cần xác định chính xác yêu cầu đối với bản cam kết.
Cần làm rõ văn bản có bắt buộc chứng thực chữ ký hay không, ai là người phải ký và nội dung cam kết cần thể hiện những vấn đề nào.
Đối với tài sản đưa ra đấu giá, hồ sơ cũng cần được đối chiếu với giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản. Pháp luật về đấu giá hiện hành được quy định tại Luật Đấu giá tài sản và các văn bản hướng dẫn, trong đó Luật Đấu giá tài sản đã được sửa đổi, bổ sung và có văn bản hợp nhất năm 2026.
Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế trường hợp lập sai mẫu hoặc chứng thực một văn bản không phù hợp với yêu cầu của hồ sơ.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị và hoàn thiện bản cam kết
Sau khi xác định yêu cầu, người có tài sản chuẩn bị bản cam kết.
Các thông tin về tài sản cần được đối chiếu với giấy tờ liên quan. Đặc biệt, tên tài sản, đặc điểm nhận dạng, số lượng, giấy tờ chứng minh quyền và thông tin của người sở hữu cần được kiểm tra cẩn thận.
Nếu hồ sơ có nhiều tài sản, nên mô tả đủ để tránh nhầm lẫn giữa các tài sản.
Người lập cũng cần đọc kỹ nội dung cam kết về trách nhiệm đối với nguồn gốc tài sản trước khi ký.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ và thực hiện việc ký
Người yêu cầu mang bản cam kết cùng giấy tờ cần thiết đến nơi có thẩm quyền chứng thực.
Sau khi xuất trình giấy tờ, người yêu cầu thực hiện việc ký theo hướng dẫn.
Đối với chứng thực chữ ký, điểm quan trọng là người yêu cầu phải trực tiếp ký vào văn bản theo đúng trình tự. Không nên tự ý ký trước nếu chưa được hướng dẫn về cách thức thực hiện.
Người yêu cầu cũng nên kiểm tra lại nội dung văn bản trước khi ký để tránh phải chỉnh sửa sau khi thủ tục đã hoàn tất.
3.4. Bước 4: Thực hiện chứng thực chữ ký
Người có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ của người yêu cầu và thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định.
Nội dung chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu theo phạm vi của thủ tục chứng thực.
Điều này cần được phân biệt với việc xác nhận nguồn gốc tài sản. Việc chứng thực chữ ký không có nghĩa cơ quan chứng thực đã xác minh hoặc bảo đảm rằng toàn bộ thông tin về nguồn gốc, quyền sở hữu hay quyền được bán tài sản là chính xác.
Các quy định về chứng thực chữ ký hiện được đặt trong hệ thống quy định về chứng thực tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn thi hành.
3.5. Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ đấu giá
Sau khi hoàn tất chứng thực, bản cam kết được sử dụng theo đúng mục đích.
Người có tài sản hoặc người được giao nhiệm vụ cần nộp văn bản cho tổ chức đấu giá cùng các giấy tờ khác trong hồ sơ.
Nếu tổ chức đấu giá yêu cầu bổ sung tài liệu chứng minh nguồn gốc, quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản thì người có tài sản vẫn phải cung cấp theo yêu cầu phù hợp.
Bản cam kết không thay thế cho các giấy tờ chứng minh quyền đối với tài sản nếu pháp luật hoặc hồ sơ cụ thể yêu cầu phải có những giấy tờ đó.
4. Chi phí, trách nhiệm và những lưu ý khi chứng thực bản cam kết về tài sản đấu giá
4.1. Chi phí chứng thực chữ ký
Chi phí chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực hiện hành.
Mức thu và cách áp dụng cần được kiểm tra tại thời điểm thực hiện thủ tục, bởi quy định về phí, lệ phí có thể được sửa đổi hoặc thay thế.
Người yêu cầu cũng nên phân biệt chi phí chứng thực chữ ký với các khoản phí, chi phí khác phát sinh trong quá trình tổ chức đấu giá tài sản.
Việc chứng thực chữ ký là một thủ tục riêng, không đồng nghĩa với chi phí tổ chức bán đấu giá hoặc các khoản chi phí liên quan đến việc xử lý tài sản. Quy định về lệ phí chứng thực chữ ký được quy định trong hệ thống văn bản về chứng thực và lệ phí chứng thực.
4.2. Người lập cam kết chịu trách nhiệm về thông tin đã cung cấp
Người lập bản cam kết cần bảo đảm thông tin trong văn bản phù hợp với thực tế và giấy tờ liên quan.
Đặc biệt, những nội dung liên quan đến nguồn gốc tài sản, quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản cần được kiểm tra trước khi cam kết.
Trong pháp luật về đấu giá, người có tài sản có trách nhiệm cung cấp giấy tờ hoặc bằng chứng chứng minh quyền sở hữu, quyền được bán tài sản theo quy định và chịu trách nhiệm về những bằng chứng đó.
Vì vậy, không nên xem việc chứng thực chữ ký là căn cứ để miễn trừ trách nhiệm đối với nội dung đã cam kết.
4.3. Chứng thực chữ ký không xác nhận nguồn gốc tài sản
Đây là vấn đề cần đặc biệt lưu ý.
Khi chứng thực chữ ký trên bản cam kết, cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực theo phạm vi của thủ tục chứng thực chữ ký. Việc này không đồng nghĩa với việc cơ quan chứng thực xác nhận tài sản có nguồn gốc hợp pháp hoặc xác nhận quyền sở hữu tài sản thuộc về người ký.
Nguồn gốc, quyền sở hữu và quyền được bán tài sản phải được xác định dựa trên các giấy tờ, bằng chứng và quy định pháp luật áp dụng đối với loại tài sản cụ thể.
Do đó, người có tài sản vẫn cần chịu trách nhiệm về nội dung mình cam kết và cung cấp đầy đủ tài liệu cho tổ chức đấu giá khi được yêu cầu.
4.4. Thông tin trong bản cam kết phải thống nhất với hồ sơ tài sản
Một sai sót nhỏ về thông tin cũng có thể khiến hồ sơ phải được kiểm tra hoặc bổ sung.
Người lập nên đối chiếu tên tài sản, đặc điểm tài sản, số giấy tờ, thông tin chủ sở hữu và các nội dung liên quan trước khi ký.
Nếu tài sản là bất động sản hoặc tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, cần đặc biệt chú ý đến thông tin trên giấy tờ đăng ký.
Trường hợp phát hiện thông tin không thống nhất, nên xử lý lại hồ sơ trước khi thực hiện chứng thực chữ ký thay vì ký vào văn bản có nội dung chưa chính xác.
4.5. Kiểm tra yêu cầu của tổ chức đấu giá trước khi chứng thực
Mỗi hồ sơ đấu giá có thể có những yêu cầu khác nhau tùy theo loại tài sản và căn cứ xử lý tài sản.
Vì vậy, trước khi đến nơi chứng thực, người có tài sản nên xác nhận với tổ chức đấu giá về mẫu văn bản, người phải ký, yêu cầu chứng thực và những tài liệu cần kèm theo.
Việc này đặc biệt cần thiết khi bản cam kết là một phần của hồ sơ đấu giá đã được tổ chức đấu giá lập theo mẫu riêng.
Chuẩn bị đúng yêu cầu ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế tình trạng phải lập lại văn bản hoặc thực hiện lại thủ tục.
4.6. Nên kiểm tra lại văn bản sau khi chứng thực
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nên kiểm tra toàn bộ thông tin trên bản cam kết.
Cần chú ý họ tên, thông tin giấy tờ tùy thân, thông tin về tài sản, ngày tháng, nội dung cam kết và phần chứng thực chữ ký.
Nếu sử dụng nhiều bản, nên kiểm tra số lượng bản cần nộp cho tổ chức đấu giá và số bản cần lưu giữ.
Việc lưu lại bản cam kết và các giấy tờ liên quan cũng giúp người có tài sản thuận tiện đối chiếu khi phát sinh yêu cầu giải trình hoặc bổ sung hồ sơ.
>>> Xem thêm: Đừng để một thiếu sót nhỏ làm gián đoạn giao dịch tại bước công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Chứng thực tài sản đấu giá trên thực tế có thể được hiểu trong phạm vi bài viết là thủ tục chứng thực chữ ký trên bản cam kết chịu trách nhiệm về nguồn gốc tài sản khi hồ sơ đấu giá có yêu cầu. Người có tài sản cần kiểm tra kỹ yêu cầu của tổ chức đấu giá, chuẩn bị nội dung cam kết phù hợp và đối chiếu thông tin với các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền được bán tài sản. Cần lưu ý rằng chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận nguồn gốc hay tính hợp pháp của tài sản; trách nhiệm về những thông tin đã cam kết vẫn thuộc về người lập văn bản theo quy định pháp luật.
Nếu cần tư vấn về thủ tục chứng thực chữ ký trên bản cam kết, kiểm tra giấy tờ hoặc chuẩn bị hồ sơ liên quan đến tài sản đấu giá, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Hồ sơ nhà đất cần công chứng ở đâu? Câu trả lời có thể bắt đầu từ việc tìm văn phòng công chứng uy tín
>>> Xem thêm: Một nơi xử lý được nhiều thứ tiếng sẽ thuận tiện hơn đáng kể; dịch thuật đa ngôn ngữ là lựa chọn đáng cân nhắc
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com