Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký người chấp hành án là vấn đề được quan tâm khi người đang thi hành án phạt tù cần lập hoặc ký giấy tờ. Nhu cầu này có thể phát sinh từ nhiều giao dịch dân sự khác nhau.
Việc chấp hành án phạt tù không đồng nghĩa với việc người đó mất mọi quyền dân sự. Pháp luật hiện hành vẫn ghi nhận một số quyền của phạm nhân. Trong đó có quyền thực hiện giao dịch dân sự theo quy định.
Tuy nhiên, người đang ở trong cơ sở giam giữ không thể thực hiện thủ tục giống người đang ở ngoài xã hội. Việc chứng thực phải phù hợp với điều kiện thực tế và quy định về địa điểm chứng thực.
Vậy người đang thi hành án phạt tù có được chứng thực chữ ký không? Ai có thẩm quyền thực hiện? Thủ tục được tiến hành như thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên bản cam kết chịu trách nhiệm về nguồn gốc tài sản đấu giá.
1. Người đang thi hành án phạt tù có được chứng thực chữ ký không?
1.1. Phạm nhân vẫn có một số quyền dân sự
Người đang chấp hành án phạt tù phải tuân thủ chế độ quản lý tại cơ sở giam giữ. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa mọi quyền dân sự đều bị chấm dứt.
Theo Luật Thi hành án hình sự 2025, phạm nhân được tự mình hoặc thông qua người đại diện thực hiện giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật. Quyền này được ghi nhận tại Điều 23 của Luật.
Như vậy, trong những trường hợp phù hợp, người đang chấp hành án vẫn có thể tham gia các quan hệ dân sự.
Việc thực hiện quyền này phải tuân thủ quy định của pháp luật. Đồng thời, còn phải phù hợp với nội quy và điều kiện quản lý tại cơ sở giam giữ.
1.2. Có thể thực hiện chứng thực chữ ký khi đang chấp hành án
Người đang thi hành án phạt tù có thể yêu cầu chứng thực chữ ký nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã được sửa đổi bởi Nghị định 280/2025/NĐ-CP. Quy định hiện hành cho phép chứng thực chữ ký ngoài trụ sở trong trường hợp người yêu cầu đang thi hành án phạt tù.
Điều này tạo cơ chế phù hợp với hoàn cảnh của người đang bị giam giữ.
Người yêu cầu không nhất thiết phải rời cơ sở giam giữ để đến nơi chứng thực. Việc thực hiện có thể được tiến hành tại nơi người đó đang chấp hành án theo quy định.
1.3. Chứng thực chữ ký khác với công chứng giao dịch
Chứng thực chữ ký và công chứng giao dịch là hai thủ tục khác nhau.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trong giấy tờ là chữ ký của người yêu cầu. Người yêu cầu vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do mình ký.
Trong khi đó, công chứng giao dịch có phạm vi kiểm tra khác. Công chứng viên phải xem xét các điều kiện theo quy định của pháp luật về công chứng.
Do đó, người đang chấp hành án cần xác định đúng loại thủ tục. Việc xác định sai có thể khiến hồ sơ không đáp ứng yêu cầu.
1.4. Không phải giấy tờ nào cũng được chứng thực chữ ký
Việc đang chấp hành án không phải là căn cứ duy nhất để giải quyết yêu cầu chứng thực.
Người thực hiện chứng thực còn phải kiểm tra giấy tờ và điều kiện của người yêu cầu. Nội dung văn bản cũng phải không thuộc trường hợp pháp luật cấm chứng thực.
Đặc biệt, chứng thực chữ ký không được thực hiện nếu tại thời điểm chứng thực người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi. Đây là một trong các trường hợp pháp luật quy định không được chứng thực chữ ký.
Vì vậy, mỗi hồ sơ cần được xem xét dựa trên tình trạng thực tế.
2. Thực hiện chứng thực chữ ký cho người đang chấp hành án ở đâu?
2.1. Chứng thực thông thường được thực hiện tại trụ sở
Theo quy định về địa điểm chứng thực, việc chứng thực thông thường được thực hiện tại trụ sở của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
Quy định này giúp bảo đảm việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ được thực hiện đúng trình tự.
Tuy nhiên, pháp luật cũng dự liệu những trường hợp đặc biệt. Người đang thi hành án phạt tù thuộc nhóm được thực hiện chứng thực ngoài trụ sở.
Đây là điểm rất quan trọng đối với người đang ở trong cơ sở giam giữ.
2.2. Có thể chứng thực tại nơi người đó đang chấp hành án
Người đang thi hành án phạt tù không thuận tiện đến trụ sở của cơ quan chứng thực.
Vì vậy, quy định cho phép thực hiện chứng thực chữ ký ngoài trụ sở trong trường hợp này. Khi thực hiện ngoài trụ sở, địa điểm chứng thực phải được ghi rõ. Thời gian chứng thực cũng phải được thể hiện theo quy định.
Cách thực hiện này phù hợp với điều kiện quản lý người đang chấp hành án.
Tuy nhiên, việc chứng thực vẫn phải bảo đảm đúng thẩm quyền. Người thực hiện cũng phải tuân thủ đầy đủ trình tự cần thiết.
2.3. Ai có thẩm quyền thực hiện chứng thực?
Từ ngày 01/11/2025, Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi quy định về người thực hiện chứng thực.
Theo quy định hiện hành, người thực hiện chứng thực gồm Chủ tịch UBND cấp xã và người được ủy quyền hoặc phân công theo quy định. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng cũng thuộc nhóm người thực hiện chứng thực.
Trong trường hợp cụ thể, việc lựa chọn nơi thực hiện cần căn cứ vào loại giấy tờ và thủ tục cần chứng thực.
Người dân nên liên hệ trước với đơn vị có thẩm quyền. Việc này giúp xác định nơi tiếp nhận và cách thực hiện phù hợp.
2.4. Việc chứng thực ngoài trụ sở phải được ghi nhận
Chứng thực ngoài trụ sở không có nghĩa là bỏ qua thủ tục hành chính.
Người thực hiện vẫn phải lập và ghi nhận việc chứng thực theo quy định. Địa điểm thực hiện phải được thể hiện trong nội dung chứng thực. Trường hợp thực hiện ngoài trụ sở, thời gian cũng phải được ghi rõ.
Những thông tin này giúp xác định rõ việc chứng thực đã được thực hiện ở đâu và vào thời điểm nào.
Do đó, người yêu cầu và gia đình nên phối hợp với nơi có thẩm quyền để chuẩn bị thủ tục đầy đủ.
>>> Xem thêm: Đừng để một lựa chọn thiếu thông tin làm chậm cả kế hoạch của bạn tại văn phòng công chứng
3. Hồ sơ và quy trình chứng thực chữ ký người đang chấp hành án
3.1. Chuẩn bị giấy tờ cần chứng thực
Trước tiên, cần xác định chính xác loại văn bản mà người đang chấp hành án cần ký.
Văn bản có thể là giấy cam kết, giấy ủy quyền hoặc một loại giấy tờ khác. Mỗi loại văn bản có thể có yêu cầu riêng về nội dung và hình thức.
Người yêu cầu cũng cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân theo quy định. Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã cập nhật quy định về giấy tờ nhận dạng trong thủ tục chứng thực.
Nếu giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID hoặc có thể khai thác từ cơ sở dữ liệu theo quy định, người thực hiện chứng thực có thể sử dụng thông tin điện tử phù hợp.
3.2. Xác định người đang chấp hành án và nơi thực hiện
Do người yêu cầu đang ở cơ sở giam giữ, hồ sơ cần được phối hợp với đơn vị quản lý.
Cần xác định nơi người đó đang chấp hành án. Thông tin này giúp cơ quan có thẩm quyền bố trí việc chứng thực ngoài trụ sở.
Cơ sở giam giữ cũng có trách nhiệm quản lý phạm nhân theo quy định. Luật Thi hành án hình sự 2025 quy định cơ quan quản lý phối hợp trong việc thực hiện một số quyền và nghĩa vụ của phạm nhân.
Vì vậy, gia đình không nên tự ý đưa người đang chấp hành án ra ngoài để thực hiện thủ tục.
3.3. Kiểm tra điều kiện của người yêu cầu
Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra các điều kiện cần thiết.
Một trong những nội dung quan trọng là khả năng nhận thức và làm chủ hành vi của người yêu cầu. Đây là điều kiện được pháp luật đặt ra đối với chứng thực chữ ký.
Người yêu cầu cũng phải có giấy tờ phù hợp. Văn bản cần ký phải đáp ứng điều kiện chứng thực.
Nếu hồ sơ có vấn đề, người thực hiện chứng thực có thể yêu cầu bổ sung hoặc từ chối theo quy định.
3.4. Người đang chấp hành án ký văn bản
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trong văn bản là của người yêu cầu.
Do đó, người đang chấp hành án phải trực tiếp thực hiện việc ký theo yêu cầu của thủ tục. Người khác không được tự ý ký thay chỉ vì người yêu cầu đang ở trong trại giam.
Sau khi người yêu cầu ký, người thực hiện chứng thực tiến hành các bước tiếp theo.
Việc chứng thực cần bảo đảm đúng trình tự và điều kiện theo pháp luật.
3.5. Hoàn tất và nhận văn bản đã chứng thực
Sau khi hoàn tất, văn bản được ghi lời chứng theo quy định.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực của chữ ký. Trong khi đó, người ký chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Vì vậy, người yêu cầu cần đọc kỹ văn bản trước khi ký.
Gia đình hoặc người đại diện cũng nên kiểm tra lại giấy tờ sau khi hoàn tất. Việc này giúp hạn chế sai sót khi sử dụng văn bản cho các thủ tục tiếp theo.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký cho người đang chấp hành án
4.1. Không tự ý nhờ người khác ký thay
Người đang chấp hành án không nên ký khống vào văn bản.
Cũng không nên để người khác ký thay nếu thủ tục yêu cầu chính người đó ký.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký thuộc về người yêu cầu. Vì vậy, việc ký thay có thể làm mất ý nghĩa của thủ tục chứng thực.
Nếu người đang chấp hành án không thể trực tiếp thực hiện theo yêu cầu, cần hỏi cơ quan có thẩm quyền về phương án phù hợp.
4.2. Không nhầm chứng thực chữ ký với ủy quyền
Trong thực tế, nhiều trường hợp người đang chấp hành án cần ủy quyền cho người thân.
Khi đó, cần phân biệt việc chứng thực chữ ký với nội dung của giấy ủy quyền. Chứng thực chữ ký không tự động xác nhận mọi nội dung hoặc phạm vi ủy quyền.
Đối với giấy ủy quyền liên quan đến tài sản hoặc quyền sử dụng bất động sản, cần kiểm tra kỹ hình thức pháp lý được pháp luật yêu cầu.
Việc lựa chọn đúng thủ tục sẽ giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại.
4.3. Kiểm tra nội dung văn bản trước khi ký
Người đang chấp hành án cần được bảo đảm quyền lợi khi thực hiện giấy tờ dân sự.
Trước khi ký, nội dung văn bản phải được đọc và kiểm tra kỹ. Các thông tin về người được ủy quyền, tài sản và phạm vi công việc cần rõ ràng.
Không nên ký vào văn bản có phần nội dung để trống.
Nếu có điều khoản chưa rõ, nên đề nghị giải thích trước khi thực hiện.
4.4. Việc thực hiện phải phù hợp với quy định của cơ sở giam giữ
Người đang chấp hành án chịu sự quản lý của cơ sở giam giữ.
Do đó, việc thực hiện chứng thực phải được phối hợp với đơn vị quản lý. Người thân không thể tự ý tổ chức việc ký giấy tờ trong cơ sở giam giữ.
Luật Thi hành án hình sự 2025 cũng ghi nhận trách nhiệm của cơ sở giam giữ trong việc quản lý và phối hợp thực hiện các quyền, nghĩa vụ của phạm nhân.
Việc liên hệ trước sẽ giúp các bên chủ động hơn về thời gian và hồ sơ.
4.5. Nên kiểm tra thủ tục trước khi chuẩn bị hồ sơ
Mỗi văn bản có thể có yêu cầu pháp lý khác nhau.
Vì vậy, gia đình nên xác định rõ mục đích sử dụng giấy tờ. Sau đó, cần kiểm tra loại văn bản và hình thức chứng thực phù hợp.
Nếu hồ sơ liên quan đến tài sản hoặc giao dịch dân sự, nên kiểm tra thêm yêu cầu về công chứng hoặc chứng thực.
Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp hạn chế việc phải thực hiện lại thủ tục.
>>> Xem thêm: Chỉ cần chuẩn bị sai một loại giấy tờ, việc công chứng mua bán nhà đất có thể bị ảnh hưởng
Kết luận
Chứng thực chữ ký người chấp hành án có thể được thực hiện trong trường hợp người đang thi hành án phạt tù có nhu cầu ký giấy tờ và đáp ứng các điều kiện theo quy định. Pháp luật hiện hành đã có cơ chế cho phép chứng thực chữ ký ngoài trụ sở đối với người đang thi hành án phạt tù.
Người đang chấp hành án vẫn có quyền thực hiện giao dịch dân sự theo quy định. Tuy nhiên, việc thực hiện phải phù hợp với điều kiện quản lý tại cơ sở giam giữ. Người yêu cầu cũng phải trực tiếp ký khi thủ tục chứng thực chữ ký yêu cầu.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký cho người đang chấp hành án hoặc các giấy tờ liên quan đến giao dịch dân sự, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Bạn đang tìm nơi xử lý tài liệu bằng nhiều thứ tiếng? Dịch thuật đa ngôn ngữ có thể là lựa chọn phù hợp
>>> Xem thêm: Chi phí bao nhiêu, mất bao lâu? Đây là hai câu hỏi thường gặp về công chứng dịch thuật
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com