Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuChứng thực chữ ký vắng mặt là vấn đề thường được quan tâm khi một bên trong văn bản ủy quyền không thể trực tiếp có mặt. Trường hợp phổ biến là người ủy quyền cần ký văn bản. Trong khi đó, bên nhận ủy quyền đang ở xa hoặc bận công việc.
Nhiều người cho rằng cả hai bên bắt buộc phải cùng có mặt. Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào loại văn bản và cách thức thực hiện. Người dân cần phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Việc xác định đúng thủ tục sẽ giúp tránh mất thời gian. Người yêu cầu cũng hạn chế được việc chuẩn bị sai hồ sơ. Vậy người ủy quyền có thể chứng thực chữ ký khi bên nhận ủy quyền vắng mặt không? Hồ sơ cần chuẩn bị những gì? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
>>> Xem thêm: Chứng thực hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất kèm tài sản trên đất.
1. Chứng thực chữ ký của người ủy quyền khi bên nhận vắng mặt
1.1. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản. Việc xác nhận này được thực hiện theo trình tự pháp luật quy định.
Đối với giấy ủy quyền, cần xem xét nội dung và phạm vi ủy quyền. Không phải mọi văn bản ủy quyền đều có thể áp dụng cùng một hình thức.
Khi chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực chủ yếu xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Nội dung ủy quyền vẫn thuộc trách nhiệm của các bên liên quan.
1.2. Bên nhận ủy quyền có bắt buộc phải có mặt không?
Trong một số trường hợp chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền, bên nhận ủy quyền không nhất thiết phải có mặt cùng thời điểm với người ủy quyền.
Điều quan trọng là văn bản phải thuộc trường hợp được chứng thực chữ ký. Người yêu cầu cũng phải đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Tuy nhiên, không nên áp dụng cách hiểu này cho mọi giao dịch. Một số trường hợp cần có sự tham gia của các bên theo hình thức khác.
Vì vậy, trước khi thực hiện, người dân cần xác định chính xác loại văn bản. Đây là bước quan trọng để tránh nhầm giữa chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng.
1.3. Chứng thực chữ ký khác gì với chứng thực hợp đồng ủy quyền?
Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết trước khi xác nhận.
Trong khi đó, chứng thực hợp đồng, giao dịch có thể có yêu cầu khác. Nội dung và chủ thể tham gia được xem xét theo từng trường hợp.
Do đó, việc bên nhận ủy quyền có phải xuất hiện hay không còn phụ thuộc loại văn bản. Không nên chỉ dựa vào tên gọi “giấy ủy quyền” để xác định thủ tục.
1.4. Khi nào cần đặc biệt lưu ý về sự có mặt của bên nhận ủy quyền?
Nếu văn bản liên quan đến tài sản hoặc giao dịch có giá trị lớn, người dân cần kiểm tra kỹ hình thức thực hiện.
Một số trường hợp có thể không phù hợp với việc chỉ chứng thực chữ ký. Khi đó, các bên có thể phải thực hiện thủ tục khác theo quy định.
Việc xác định sai hình thức có thể khiến văn bản không đáp ứng yêu cầu sử dụng. Vì vậy, nên kiểm tra trước với nơi tiếp nhận hồ sơ.
2. Hồ sơ chứng thực chữ ký của người ủy quyền khi bên nhận vắng mặt
2.1. Văn bản ủy quyền cần chứng thực
Người ủy quyền cần chuẩn bị giấy ủy quyền hoặc văn bản phù hợp với mục đích sử dụng.
Nội dung văn bản cần thể hiện rõ người ủy quyền và người được ủy quyền. Phạm vi công việc cũng cần được ghi cụ thể.
Nếu văn bản do cơ quan, tổ chức tiếp nhận cung cấp mẫu, nên sử dụng đúng mẫu. Điều này giúp hạn chế việc phải chỉnh sửa sau khi chứng thực.
2.2. Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền
Người yêu cầu chứng thực cần xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ. CCCD thường được sử dụng trong quá trình xác định nhân thân.
Thông tin trên giấy tờ cần rõ ràng. Người dân cũng nên kiểm tra tình trạng giấy tờ trước khi thực hiện.
Nếu thông tin cá nhân có sự thay đổi, nên trao đổi trước với nơi thực hiện. Việc này giúp xác định giấy tờ cần bổ sung nếu có.
2.3. Có cần giấy tờ của bên nhận ủy quyền không?
Tùy nội dung và trường hợp cụ thể, văn bản có thể cần thông tin của bên nhận ủy quyền.
Người dân nên chuẩn bị đầy đủ thông tin về người được ủy quyền. Các thông tin này thường được ghi trực tiếp trong văn bản.
Nếu chưa rõ cần bản chụp giấy tờ của bên nhận hay không, nên hỏi trước nơi thực hiện. Không nên tự ý bỏ qua thông tin quan trọng trong văn bản.
2.4. Kiểm tra nội dung trước khi ký
Người ủy quyền cần đọc kỹ toàn bộ văn bản trước khi ký. Đặc biệt, cần kiểm tra phạm vi và thời hạn ủy quyền.
Nội dung càng rõ ràng thì việc sử dụng văn bản càng thuận lợi. Các bên cũng hạn chế được tranh chấp về sau.
Không nên ký vào văn bản còn bỏ trống thông tin. Cũng không nên ký nếu chưa hiểu rõ quyền và nghĩa vụ của mình.
>>> Xem thêm: Khi giấy tờ cần xử lý đúng quy định, vai trò của văn phòng công chứng càng đáng được quan tâm
3. Quy trình chứng thực chữ ký khi bên nhận ủy quyền vắng mặt
3.1. Bước 1: Xác định đúng hình thức văn bản
Trước tiên, người dân cần xác định loại giấy tờ mình đang sử dụng. Đây có thể là giấy ủy quyền hoặc một loại hợp đồng khác.
Bước này đặc biệt quan trọng với các giao dịch liên quan đến tài sản. Không phải mọi trường hợp đều được xử lý bằng chứng thực chữ ký.
Nếu chưa chắc chắn, nên trao đổi trước với nơi có thẩm quyền. Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp tránh phải làm lại hồ sơ.
3.2. Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Sau khi xác định được thủ tục, người ủy quyền chuẩn bị giấy tờ cần thiết.
Hồ sơ thường gồm văn bản cần chứng thực và giấy tờ tùy thân. Một số trường hợp có thể cần thêm giấy tờ liên quan.
Nếu bên nhận ủy quyền không có mặt, người ủy quyền vẫn cần bảo đảm thông tin trong văn bản đầy đủ. Những thông tin này phải được cung cấp chính xác.
3.3. Bước 3: Xuất trình giấy tờ và thực hiện ký
Người ủy quyền xuất trình hồ sơ tại nơi có thẩm quyền. Người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra giấy tờ theo quy định.
Sau khi đáp ứng điều kiện, người ủy quyền thực hiện ký theo hướng dẫn. Trường hợp cần ký trực tiếp, không nên ký trước tại nhà.
Việc ký đúng trình tự giúp bảo đảm thủ tục được thực hiện hợp lệ. Người dân cũng nên hỏi ngay nếu có điểm chưa rõ.
3.4. Bước 4: Nhận văn bản đã chứng thực
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại văn bản. Nội dung chứng thực được thể hiện theo quy định.
Người dân nên kiểm tra thông tin trước khi rời khỏi nơi thực hiện. Cần chú ý họ tên và nội dung ủy quyền.
Nếu phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay. Không nên tự sửa chữa trên văn bản đã chứng thực.
3.5. Bên nhận ủy quyền có cần ký vào văn bản không?
Việc bên nhận ủy quyền có phải ký hay không phụ thuộc vào loại văn bản. Đồng thời, điều này còn phụ thuộc cách thức xác lập quan hệ ủy quyền.
Không nên mặc định rằng mọi giấy ủy quyền đều chỉ cần một chữ ký. Cũng không nên mặc định rằng cả hai bên luôn phải ký cùng lúc.
Đối với trường hợp cụ thể, cần xem nội dung văn bản và yêu cầu của nơi tiếp nhận. Đây là căn cứ để lựa chọn cách thực hiện phù hợp.
4. Những lưu ý khi chứng thực chữ ký của người ủy quyền
4.1. Không phải giấy ủy quyền nào cũng được chứng thực chữ ký
Tên gọi của văn bản chưa đủ để xác định thủ tục. Nội dung và mục đích sử dụng cũng cần được xem xét.
Một số giấy ủy quyền có nội dung liên quan đến giao dịch đặc biệt. Trường hợp này có thể phát sinh yêu cầu pháp lý khác.
Vì vậy, người dân nên xác định thủ tục trước khi chuẩn bị giấy tờ. Điều này giúp hạn chế nguy cơ văn bản không được tiếp nhận.
4.2. Không ký khống giấy ủy quyền
Người ủy quyền không nên ký vào giấy tờ chưa hoàn thiện. Đặc biệt, không nên để trống các nội dung quan trọng.
Văn bản ủy quyền có thể trao cho người khác quyền thực hiện công việc thay mình. Vì vậy, nội dung cần được kiểm tra thật kỹ trước khi ký.
Chỉ nên ký khi đã hiểu rõ phạm vi ủy quyền. Sau đó, thực hiện chứng thực theo đúng hướng dẫn.
4.3. Ghi rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền
Văn bản nên thể hiện rõ công việc được ủy quyền. Nếu cần, các bên nên ghi cụ thể phạm vi thực hiện.
Thời hạn ủy quyền cũng là nội dung cần quan tâm. Việc ghi rõ thời hạn giúp các bên dễ xác định quyền và nghĩa vụ.
Nếu văn bản không thể hiện rõ nội dung, việc sử dụng sau này có thể gặp khó khăn. Vì vậy, nên kiểm tra kỹ trước khi ký.
4.4. Kiểm tra yêu cầu của nơi tiếp nhận
Một văn bản có thể được lập hợp lệ nhưng chưa chắc đáp ứng yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ.
Ví dụ, ngân hàng hoặc cơ quan hành chính có thể yêu cầu hình thức giấy tờ cụ thể. Người dân nên hỏi trước về yêu cầu này.
Việc kiểm tra giúp xác định đúng loại văn bản. Đồng thời, người dân tránh phải thực hiện lại thủ tục.
4.5. Không nên chỉ dựa vào quảng cáo dịch vụ
Hiện nay, nhiều dịch vụ hỗ trợ giấy tờ được quảng cáo trên mạng. Người dân cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi sử dụng.
Đặc biệt, cần thận trọng với lời quảng cáo như “không cần gặp mặt” hoặc “ký ở đâu cũng được”.
Thủ tục chứng thực phải được thực hiện đúng thẩm quyền. Nếu có điểm bất thường, nên hỏi trực tiếp nơi có thẩm quyền trước khi giao giấy tờ.
4.6. Chủ động xác minh khi văn bản có giá trị lớn
Với giấy ủy quyền liên quan đến nhà đất, tài sản hoặc quyền lợi quan trọng, người dân nên kiểm tra kỹ hơn.
Có thể trao đổi trước về nội dung văn bản. Đồng thời, cần xác định đúng hình thức chứng thực hoặc công chứng.
Việc kiểm tra trước giúp hạn chế rủi ro khi sử dụng văn bản. Đây cũng là cách bảo vệ quyền lợi của cả người ủy quyền và người nhận ủy quyền.
>>> Xem thêm: Khi mua bán nhà đất lần đầu, những kiến thức về công chứng mua bán nhà đất càng hữu ích
Kết luận
Chứng thực chữ ký vắng mặt cần được hiểu đúng theo loại văn bản và trường hợp cụ thể. Việc bên nhận ủy quyền không có mặt không đồng nghĩa mọi giấy ủy quyền đều không thể thực hiện chứng thực.
Người dân cần phân biệt chứng thực chữ ký với chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, nên kiểm tra kỹ nội dung và yêu cầu của nơi tiếp nhận hồ sơ. Không nên ký khống hoặc sử dụng văn bản có nội dung chưa rõ ràng.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thủ tục chứng thực chữ ký hoặc lập giấy ủy quyền, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra nội dung văn bản và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Chậm một ngày có thể ảnh hưởng cả kế hoạch, vậy đâu là giải pháp dịch thuật lấy ngay?
>>> Xem thêm: Từ bằng cấp đến giấy khai sinh, mỗi loại hồ sơ có thể có yêu cầu công chứng dịch thuật khác nhau
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com