Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuSo sánh thẩm quyền chứng thực chữ ký là vấn đề nhiều người quan tâm khi cần xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản. Công chứng viên và cơ quan có thẩm quyền tại UBND đều có thể tham gia vào hoạt động chứng thực trong những trường hợp nhất định.
Tuy nhiên, không phải mọi chủ thể đều có cùng thẩm quyền. Phạm vi thực hiện cũng phụ thuộc vào từng loại thủ tục. Việc hiểu đúng quy định giúp người dân lựa chọn đúng nơi thực hiện.
Một điểm cần lưu ý là cần phân biệt công chứng với chứng thực. Công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng theo quy định. Việc chứng thực chữ ký lại được điều chỉnh bởi pháp luật về chứng thực và thẩm quyền của từng chủ thể.
Vậy Công chứng viên có được chứng thực chữ ký không? Chủ tịch UBND có thẩm quyền đến đâu? Hai trường hợp này khác nhau như thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề quan trọng.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên giấy đồng ý cho con đi du lịch nước ngoài
1. Thẩm quyền chứng thực chữ ký được quy định như thế nào?
1.1. Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc người có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Thủ tục này không nhằm xác nhận toàn bộ nội dung văn bản. Người ký vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung do mình thể hiện.
Khi thực hiện chứng thực, người có thẩm quyền sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết. Việc xác định đúng người yêu cầu cũng là một nội dung quan trọng.
Do đó, chứng thực chữ ký không đơn giản chỉ là việc đóng dấu lên giấy tờ. Thủ tục phải được thực hiện đúng trình tự và thẩm quyền.
1.2. Công chứng viên có được chứng thực chữ ký không?
Công chứng viên có thể thực hiện một số việc liên quan đến chứng thực theo quy định pháp luật.
Tuy nhiên, cần phân biệt hoạt động công chứng với hoạt động chứng thực. Công chứng viên là người thực hiện hoạt động công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng.
Trong một số trường hợp, công chứng viên có thẩm quyền chứng thực chữ ký theo quy định. Phạm vi này không đồng nghĩa với việc công chứng viên có thể chứng thực mọi loại giấy tờ.
Người dân cần xác định đúng thủ tục trước khi yêu cầu thực hiện. Điều này giúp tránh nhầm lẫn giữa công chứng văn bản và chứng thực chữ ký.
1.3. Chủ tịch UBND có thẩm quyền chứng thực chữ ký không?
Thẩm quyền chứng thực tại UBND được xác định theo pháp luật về chứng thực và quy định về tổ chức chính quyền địa phương.
Tùy từng thời điểm và loại thủ tục, thẩm quyền có thể được giao cho người có thẩm quyền tại UBND theo quy định. Vì vậy, không nên mặc định mọi hồ sơ đều phải do Chủ tịch UBND trực tiếp thực hiện.
Trong thực tế, việc chứng thực có thể được thực hiện theo sự phân công hoặc ủy quyền hợp pháp trong phạm vi pháp luật cho phép.
Người dân nên liên hệ trực tiếp UBND nơi thực hiện để xác định người có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.
1.4. Vì sao cần xác định đúng thẩm quyền?
Thẩm quyền là yếu tố quan trọng đối với giá trị pháp lý của thủ tục chứng thực. Nếu thực hiện không đúng thẩm quyền, giấy tờ có thể gặp vấn đề khi sử dụng.
Mỗi loại giấy tờ có thể có yêu cầu riêng. Một số trường hợp chỉ cần chứng thực chữ ký. Trường hợp khác có thể phải công chứng hoặc thực hiện thủ tục khác.
Việc xác định đúng ngay từ đầu giúp người dân tiết kiệm thời gian. Đồng thời, hồ sơ cũng hạn chế nguy cơ bị từ chối tiếp nhận.
2. Thẩm quyền của Công chứng viên và UBND khi chứng thực chữ ký
2.1. Thẩm quyền của Công chứng viên
Công chứng viên hoạt động tại tổ chức hành nghề công chứng. Công việc chính là thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch và các loại văn bản thuộc phạm vi pháp luật về công chứng.
Trong những trường hợp pháp luật cho phép, công chứng viên có thể thực hiện chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, người dân cần kiểm tra chính xác loại giấy tờ trước khi yêu cầu. Không nên đồng nhất mọi thủ tục được thực hiện tại Văn phòng công chứng với chứng thực chữ ký.
Nếu giấy tờ thuộc trường hợp phải công chứng, công chứng viên sẽ thực hiện theo trình tự của pháp luật về công chứng. Nếu thuộc trường hợp chứng thực chữ ký, thủ tục sẽ được áp dụng theo quy định tương ứng.
2.2. Thẩm quyền chứng thực tại UBND
UBND là một trong các chủ thể thực hiện hoạt động chứng thực theo quy định pháp luật.
Thẩm quyền cụ thể phụ thuộc vào loại việc và quy định đang có hiệu lực. Người dân cần xác định đúng cơ quan có thẩm quyền đối với giấy tờ của mình.
Đối với chứng thực chữ ký, người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết. Sau đó, thủ tục được thực hiện theo trình tự quy định.
Không phải mọi trường hợp đều cần Chủ tịch UBND trực tiếp ký. Người dân nên hỏi bộ phận tiếp nhận hồ sơ để biết chính xác quy trình.
2.3. Công chứng viên và UBND có hoàn toàn giống nhau về thẩm quyền không?
Không nên xem thẩm quyền của Công chứng viên và UBND là hoàn toàn giống nhau.
Công chứng viên hoạt động trong hệ thống tổ chức hành nghề công chứng. UBND thực hiện chứng thực theo chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định.
Phạm vi công việc của hai chủ thể cũng có sự khác biệt. Công chứng viên còn thực hiện nhiều hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch.
Trong khi đó, UBND thực hiện các thủ tục chứng thực thuộc thẩm quyền. Người dân cần căn cứ vào loại giấy tờ và mục đích sử dụng để lựa chọn nơi thực hiện.
2.4. Có phải văn bản chứng thực tại đâu cũng có giá trị như nhau?
Nếu việc chứng thực được thực hiện đúng thẩm quyền và đúng trình tự, văn bản được sử dụng theo giá trị pháp lý mà pháp luật quy định.
Không nên chỉ dựa vào địa điểm thực hiện để đánh giá giá trị của văn bản. Điều quan trọng là thủ tục có được thực hiện bởi đúng chủ thể và đáp ứng điều kiện pháp luật hay không.
Ngoài ra, nơi tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu loại giấy tờ cụ thể. Người dân nên kiểm tra yêu cầu này trước khi thực hiện chứng thực.
>>> Xem thêm: Có thể bạn đang bỏ qua một bước quan trọng: tìm hiểu kỹ văn phòng công chứng trước khi chuẩn bị hồ sơ
3. So sánh thẩm quyền chứng thực chữ ký của Công chứng viên và UBND
3.1. So sánh về chủ thể thực hiện
Công chứng viên là người được bổ nhiệm để hành nghề công chứng. Công chứng viên làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định.
Đối với hoạt động chứng thực tại UBND, việc thực hiện thuộc thẩm quyền của cơ quan và người có thẩm quyền theo quy định về chứng thực.
Như vậy, hai chủ thể có cơ sở pháp lý và môi trường hoạt động khác nhau. Người dân cần xác định đúng loại thủ tục trước khi lựa chọn.
3.2. So sánh về loại giấy tờ và thủ tục
Chứng thực chữ ký được áp dụng đối với chữ ký trên giấy tờ, văn bản thuộc trường hợp pháp luật cho phép.
Công chứng lại có phạm vi rộng hơn về hợp đồng, giao dịch và một số loại văn bản. Công chứng viên có trách nhiệm thực hiện việc công chứng theo quy định chuyên ngành.
Vì vậy, không phải văn bản nào cần chữ ký xác nhận cũng có thể lựa chọn tùy ý giữa công chứng và chứng thực.
Nếu chưa rõ, người dân nên cung cấp nội dung và mục đích sử dụng văn bản. Từ đó có thể xác định thủ tục phù hợp.
3.3. So sánh về trình tự thực hiện
Dù thực hiện tại đâu, người yêu cầu vẫn phải đáp ứng các điều kiện của thủ tục chứng thực chữ ký.
Người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ theo quy định. Nội dung văn bản cũng cần được kiểm tra trước khi thực hiện.
Trường hợp phải ký trực tiếp, người yêu cầu thực hiện ký theo hướng dẫn của người có thẩm quyền. Sau đó, nội dung chứng thực được ghi nhận trên văn bản.
Trình tự cụ thể có thể khác nhau tùy nơi và từng loại hồ sơ. Vì vậy, nên hỏi trước khi đến thực hiện.
3.4. So sánh về giá trị của chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu chứng thực.
Thủ tục này không có nghĩa là cơ quan hoặc người thực hiện chứng thực xác nhận toàn bộ nội dung văn bản là đúng.
Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ. Nếu văn bản liên quan đến giao dịch, các bên vẫn phải đáp ứng những điều kiện pháp lý khác nếu pháp luật yêu cầu.
Đây là điểm cần lưu ý khi sử dụng văn bản đã chứng thực chữ ký.
3.5. Khi nào nên thực hiện tại Văn phòng công chứng?
Nếu nhu cầu chỉ là chứng thực chữ ký và thuộc trường hợp được pháp luật cho phép, người dân có thể tìm nơi có thẩm quyền phù hợp.
Nếu giao dịch cần công chứng hợp đồng hoặc giao dịch, người dân nên thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền.
Việc lựa chọn đúng thủ tục quan trọng hơn việc chỉ tìm nơi thực hiện nhanh. Hồ sơ cần đáp ứng đúng yêu cầu pháp luật và mục đích sử dụng.
Trước khi đi, người dân nên liên hệ trước để được hướng dẫn. Điều này giúp hạn chế việc chuẩn bị thiếu giấy tờ.
4. Những lưu ý khi lựa chọn nơi chứng thực chữ ký
4.1. Xác định đúng loại thủ tục
Đầu tiên, cần xác định mình cần công chứng hay chứng thực.
Hai thủ tục có tên gọi gần nhau nhưng bản chất khác nhau. Việc lựa chọn phụ thuộc vào loại văn bản và yêu cầu của pháp luật.
Nếu hồ sơ liên quan đến hợp đồng, giao dịch, cần kiểm tra xem pháp luật có yêu cầu công chứng hay không.
Nếu chỉ cần xác nhận chữ ký trên văn bản, cần kiểm tra điều kiện chứng thực chữ ký tương ứng.
4.2. Kiểm tra giấy tờ trước khi đến thực hiện
Người dân nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết. Trong đó, giấy tờ tùy thân và văn bản cần chứng thực thường là những tài liệu quan trọng.
Nội dung văn bản cũng cần được kiểm tra trước. Không nên ký khống hoặc ký vào giấy tờ còn bỏ trống thông tin quan trọng.
Nếu chưa chắc chắn về hồ sơ, có thể liên hệ nơi thực hiện trước. Việc này giúp giảm thời gian chờ đợi.
4.3. Không nên chỉ dựa vào quảng cáo dịch vụ
Hiện nay có nhiều dịch vụ hỗ trợ giấy tờ được quảng cáo trên mạng. Người dân cần thận trọng với những lời giới thiệu thiếu thông tin.
Đặc biệt, nên cảnh giác với dịch vụ cam kết chứng thực mà không cần người ký có mặt. Những lời quảng cáo bất thường cần được kiểm tra trước khi sử dụng.
Không nên giao bản chính hoặc ảnh giấy tờ cá nhân cho đơn vị không xác định rõ tư cách pháp lý.
4.4. Kiểm tra kỹ văn bản sau khi chứng thực
Sau khi nhận văn bản, người dân nên kiểm tra lại toàn bộ nội dung.
Cần chú ý họ tên, thông tin cá nhân, nội dung văn bản và phần chứng thực. Nếu phát hiện sai sót, nên trao đổi ngay với người thực hiện.
Không tự ý tẩy xóa hoặc sửa chữa văn bản đã được chứng thực. Mọi vấn đề cần được xử lý theo hướng dẫn của nơi có thẩm quyền.
4.5. Hỏi rõ khi hồ sơ có nhiều thủ tục
Một bộ hồ sơ có thể đồng thời liên quan đến nhiều thủ tục. Ví dụ, người dân vừa cần chứng thực chữ ký vừa cần công chứng hợp đồng.
Trong trường hợp này, nên lập danh sách các giấy tờ cần thực hiện. Sau đó, xác định thủ tục tương ứng với từng loại văn bản.
Việc phân loại từ đầu giúp tránh nhầm lẫn. Đồng thời, người dân có thể chuẩn bị hồ sơ đầy đủ hơn.
>>> Xem thêm: Từ đặt cọc đến sang tên, giao dịch nhà đất có nhiều bước cần lưu ý, đặc biệt là công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
So sánh thẩm quyền chứng thực chữ ký giúp người dân hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa chứng thực tại UBND và các hoạt động do Công chứng viên thực hiện. Hai chủ thể có cơ sở pháp lý và phạm vi công việc không hoàn toàn giống nhau.
Quan trọng nhất là xác định đúng loại thủ tục cần thực hiện. Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với công chứng hợp đồng, giao dịch. Người dân nên kiểm tra yêu cầu của hồ sơ trước khi lựa chọn nơi thực hiện.
Nếu cần được tư vấn về thẩm quyền, hồ sơ hoặc thủ tục chứng thực chữ ký, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra giấy tờ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Tiếng Anh, Trung, Hàn hay nhiều ngôn ngữ khác đều có nhu cầu riêng khi dịch thuật đa ngôn ngữ
>>> Xem thêm: Từ bằng cấp đến giấy khai sinh, mỗi loại hồ sơ có thể có yêu cầu công chứng dịch thuật khác nhau
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com