Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp
Trong hoạt động của doanh nghiệp, việc ủy quyền cho người khác thay mặt nhận tiền là rất phổ biến — có thể là nhận tiền thanh toán hợp đồng, tiền thưởng, trợ cấp hoặc các khoản hoàn trả. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn liệu công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp có bắt buộc hay không, thủ tục thực hiện thế nào và ai là người có thẩm quyền ký. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý, quy trình công chứng và những lưu ý quan trọng theo Luật mới nhất năm 2024.
>>> Xem thêm: Không phải chờ đợi lâu, đếnvăn phòng công chứng là có kết quả ngay.
1. Cơ sở pháp lý về công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp
Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 138 – 140): quy định về đại diện theo ủy quyền, trong đó việc ủy quyền có thể bằng văn bản và có thể được công chứng, chứng thực nếu pháp luật yêu cầu hoặc các bên có nhu cầu.
Luật Công chứng 2014 (Điều 2, 47): công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự.
Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 12, 13): quy định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quyền ủy quyền cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của mình.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP (Điều 24, 25): hướng dẫn về chứng thực chữ ký và văn bản ủy quyền trong các giao dịch hành chính.
Như vậy, giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp là văn bản thể hiện việc người có thẩm quyền (thường là giám đốc, kế toán trưởng, chủ doanh nghiệp…) giao cho cá nhân khác quyền thay mặt mình thực hiện hành vi nhận tiền.
2. Khi nào phải công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp
Việc công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp không phải lúc nào cũng bắt buộc, mà phụ thuộc vào:
Tính chất của giao dịch:
Nếu việc nhận tiền liên quan đến thanh lý hợp đồng, giải ngân vốn, nhận tiền từ tổ chức tài chính hoặc cơ quan nhà nước, thì bắt buộc phải có văn bản ủy quyền có công chứng hoặc chứng thực.
Nếu chỉ là ủy quyền nội bộ (như nhân viên kế toán nhận tiền tạm ứng, hoặc người phụ trách nhận khoản chi nhỏ), có thể chỉ cần văn bản ủy quyền có chữ ký, đóng dấu của doanh nghiệp.
Yêu cầu của bên chi trả:
Nhiều ngân hàng, cơ quan tài chính, tổ chức chi trả tiền sẽ yêu cầu văn bản ủy quyền được công chứng để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp.
=> Tóm lại: Nếu việc nhận tiền có yếu tố bên thứ ba hoặc giá trị giao dịch lớn, doanh nghiệp nên thực hiện công chứng giấy ủy quyền nhận tiền để đảm bảo an toàn pháp lý.
>>> Xem thêm: Đừng để thủ tục phức tạp làm bạn mệt mỏi, hãy chọn Dịch vụ sổ đỏ.
3. Thủ tục công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp
Hồ sơ công chứng gồm:
Dự thảo giấy ủy quyền nhận tiền (có thể do doanh nghiệp tự soạn hoặc nhờ công chứng viên hỗ trợ).
Giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế, điều lệ, quyết định bổ nhiệm giám đốc/người đại diện pháp luật.
Giấy tờ cá nhân của người ủy quyền và người được ủy quyền: CCCD/hộ chiếu bản gốc, bản sao kèm theo.
Giấy tờ liên quan đến khoản tiền được ủy quyền nhận: hợp đồng, hóa đơn, thông báo thanh toán…
Quy trình công chứng:
Hai bên (hoặc đại diện hợp pháp của doanh nghiệp) đến phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
Công chứng viên kiểm tra năng lực, thẩm quyền ký và tính hợp pháp của nội dung ủy quyền.
Các bên ký trước mặt công chứng viên, đóng dấu doanh nghiệp (nếu có).
Công chứng viên chứng nhận, lưu trữ hồ sơ và trả bản chính cho các bên.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Tình huống: Công ty A ký hợp đồng cung cấp vật liệu xây dựng cho Công ty B, tổng giá trị 800 triệu đồng. Giám đốc Công ty A đi công tác nước ngoài nên ủy quyền cho kế toán trưởng nhận tiền thanh toán từ Công ty B.
Giải pháp: Để giao dịch hợp pháp, Công ty A lập Giấy ủy quyền nhận tiền có nội dung rõ ràng, nêu rõ phạm vi và thời hạn ủy quyền, kèm theo con dấu công ty. Sau đó, mang đến Văn phòng công chứng để chứng nhận. Khi đó, Công ty B có thể yên tâm chi trả, tránh rủi ro về tranh chấp hoặc khiếu nại sau này.
5. Lưu ý khi công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp
Giấy ủy quyền phải ghi đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, chức danh của người ký, tránh nhầm lẫn.
Người được ủy quyền phải đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
Thời hạn ủy quyền nên ghi rõ bằng ngày, tháng, năm để tránh tranh chấp.
Trong trường hợp ủy quyền lại, phải có điều khoản cho phép trong văn bản ủy quyền ban đầu.
Khi giao dịch có yếu tố nước ngoài, nên dịch công chứng sang tiếng Anh hoặc song ngữ để đảm bảo hiệu lực pháp lý quốc tế.
6. Kết luận
Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền trong doanh nghiệp là bước quan trọng giúp hợp thức hóa việc đại diện tài chính giữa các bên. Dù không phải mọi trường hợp đều bắt buộc, nhưng việc công chứng luôn là giải pháp an toàn pháp lý, đặc biệt khi khoản tiền lớn hoặc có bên thứ ba liên quan. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện công chứng đúng quy định để tránh rủi ro phát sinh sau này.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
