Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuCho thuê nhà xưởng, kho bãi có thể mang lại nguồn thu ổn định cho chủ đất. Tuy nhiên, giao dịch này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Bên thuê có thể chậm trả tiền, tự ý sửa chữa hoặc sử dụng mặt bằng sai mục đích. Một số trường hợp còn phát sinh tranh chấp khi bàn giao lại tài sản.
Để hạn chế những vấn đề trên, chủ đất cần xây dựng hợp đồng thuê nhà xưởng với các điều khoản chặt chẽ. Đặc biệt, cần làm rõ mục đích sử dụng, tiền thuê, trách nhiệm sửa chữa và điều kiện chấm dứt hợp đồng. Dưới đây là 5 điều khoản quan trọng mà chủ đất nên lưu ý trước khi ký kết.
>>> Xem thêm: Hợp đồng đặt cọc mua nhà mặt phố kinh doanh: Điều khoản ràng buộc mặt bằng
1. Những vấn đề cần làm rõ trước khi cho thuê nhà xưởng, kho bãi
1.1. Kiểm tra quyền cho thuê và hồ sơ pháp lý
Trước khi ký hợp đồng, chủ đất cần kiểm tra giấy tờ pháp lý của bất động sản. Cần xác định rõ quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà xưởng và tình trạng tài sản.
Nếu nhà xưởng thuộc sở hữu chung, cần xác định quyền quyết định việc cho thuê. Trường hợp tài sản đang thế chấp hoặc có hạn chế về quyền sử dụng, chủ đất nên kiểm tra các điều kiện liên quan.
Đối với đất trong khu công nghiệp hoặc cụm công nghiệp, cần xem xét thêm hồ sơ thuê đất và quy định áp dụng. Không phải mọi trường hợp đều được tự do cho thuê lại quyền sử dụng đất.
Việc kiểm tra từ đầu giúp hạn chế tranh chấp về thẩm quyền cho thuê. Đồng thời, chủ đất có thể chủ động xử lý những vướng mắc trước khi giao tài sản.
1.2. Xác định rõ đối tượng và phạm vi cho thuê
Hợp đồng cần mô tả chính xác tài sản cho thuê. Nội dung nên thể hiện địa chỉ, diện tích, ranh giới và hiện trạng nhà xưởng, kho bãi.
Nếu cho thuê kèm máy móc hoặc thiết bị, cần lập danh mục riêng. Các bên nên ghi rõ số lượng, tình trạng và giá trị tham khảo của từng hạng mục.
Ngoài ra, cần xác định những khu vực được sử dụng chung. Ví dụ gồm đường nội bộ, bãi đỗ xe, cổng ra vào hoặc khu vực bốc dỡ hàng hóa.
Khi bàn giao, hai bên nên lập biên bản kèm hình ảnh. Đây là căn cứ đối chiếu khi hết thời hạn thuê hoặc xảy ra hư hỏng.
1.3. Xác định đúng mục đích sử dụng
Nhà xưởng có thể được dùng để sản xuất, gia công, lưu trữ hàng hóa hoặc phục vụ hoạt động khác. Mỗi mục đích có thể phát sinh yêu cầu pháp lý riêng.
Chủ đất nên yêu cầu bên thuê mô tả cụ thể hoạt động dự kiến. Không nên chỉ ghi chung chung là “phục vụ kinh doanh”.
Nếu bên thuê dự kiến lưu trữ hóa chất, hàng dễ cháy hoặc hàng hóa có yêu cầu đặc biệt, cần làm rõ ngay từ đầu. Chủ đất cũng nên kiểm tra khả năng đáp ứng của công trình.
Mục đích sử dụng phải phù hợp với hồ sơ pháp lý và quy định liên quan. Hợp đồng không thể thay thế giấy phép hoặc thủ tục mà pháp luật yêu cầu.
2. 5 điều khoản quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi chủ đất
2.1. Điều khoản 1: Quy định mục đích sử dụng và giới hạn hoạt động
Đây là điều khoản giúp chủ đất kiểm soát cách bên thuê khai thác tài sản. Hợp đồng nên nêu rõ ngành nghề, hoạt động và phạm vi sử dụng mặt bằng được phép.
Chủ đất có thể thỏa thuận bên thuê không được tự ý thay đổi mục đích sử dụng. Việc chuyển sang hoạt động khác phải được chấp thuận bằng văn bản, nếu thuộc trường hợp cần sự đồng ý của chủ đất.
Ngoài ra, cần quy định trách nhiệm tuân thủ các yêu cầu về xây dựng, môi trường và phòng cháy, chữa cháy. Bên thuê phải tự thực hiện các thủ tục thuộc trách nhiệm của mình.
Gợi ý nội dung điều khoản:
“Bên thuê chỉ được sử dụng nhà xưởng, kho bãi cho mục đích đã thống nhất trong hợp đồng. Bên thuê không được tự ý thay đổi công năng, cải tạo hoặc sử dụng mặt bằng cho hoạt động khác khi chưa có sự chấp thuận bằng văn bản của bên cho thuê. Hoạt động của bên thuê phải tuân thủ quy định pháp luật có liên quan.”
Điều khoản cần phù hợp với hiện trạng tài sản. Chủ đất cũng không nên cam kết thay bên thuê về những giấy phép thuộc trách nhiệm của bên thuê.
2.2. Điều khoản 2: Tiền thuê, tiền đặt cọc và xử lý chậm thanh toán
Tiền thuê là nội dung dễ phát sinh tranh chấp. Hợp đồng cần ghi rõ mức thuê, kỳ thanh toán và phương thức trả tiền.
Nếu giá thuê có thể thay đổi, cần xác định thời điểm và cách điều chỉnh. Các khoản thuế, phí và chi phí vận hành cũng nên được phân định rõ.
Đối với tiền đặt cọc, cần ghi cụ thể số tiền và mục đích bảo đảm. Hợp đồng nên quy định các trường hợp được khấu trừ, hoàn trả hoặc xử lý tiền cọc.
Chủ đất cũng nên thỏa thuận về hậu quả khi bên thuê thanh toán chậm. Nếu có lãi chậm trả hoặc phạt vi phạm, cần xác định căn cứ và mức áp dụng phù hợp pháp luật.
Gợi ý nội dung điều khoản:
“Bên thuê có trách nhiệm thanh toán tiền thuê đúng thời hạn và phương thức đã thỏa thuận. Trường hợp chậm thanh toán, bên thuê phải chịu hậu quả pháp lý theo hợp đồng và quy định pháp luật. Tiền đặt cọc được xử lý theo mục đích bảo đảm và các điều kiện đã thống nhất giữa hai bên.”
Không nên ghi rằng chủ đất được giữ toàn bộ tiền đặt cọc trong mọi trường hợp. Việc xử lý tiền cọc cần căn cứ vào thỏa thuận hợp pháp và tình huống thực tế.
2.3. Điều khoản 3: Sửa chữa, cải tạo và lắp đặt thiết bị
Nhà xưởng thường có hệ thống điện, nền chịu tải, mái, cửa cuốn và thiết bị chuyên dụng. Việc cải tạo không kiểm soát có thể ảnh hưởng đến kết cấu hoặc giá trị tài sản.
Vì vậy, hợp đồng nên phân định rõ trách nhiệm sửa chữa. Các bên cần xác định hạng mục nào do chủ đất phụ trách và hạng mục nào do bên thuê thực hiện.
Bên thuê không nên tự ý đục phá kết cấu hoặc thay đổi hệ thống kỹ thuật. Những công việc có ảnh hưởng đến an toàn công trình cần được chấp thuận trước.
Hợp đồng cũng cần quy định cách xử lý tài sản do bên thuê đầu tư. Khi hết hạn thuê, các bên cần biết hạng mục nào được tháo dỡ và hạng mục nào phải để lại.
Gợi ý nội dung điều khoản:
“Bên thuê không được tự ý sửa chữa, cải tạo, phá dỡ hoặc thay đổi kết cấu nhà xưởng khi chưa có sự chấp thuận bằng văn bản của bên cho thuê. Bên thuê chịu trách nhiệm đối với hư hỏng do lỗi của mình gây ra. Việc xử lý thiết bị và hạng mục cải tạo khi chấm dứt hợp đồng được thực hiện theo thỏa thuận của hai bên và quy định pháp luật.”
Chủ đất nên lập biên bản trước và sau khi cải tạo. Hồ sơ này giúp xác định hiện trạng, chi phí và trách nhiệm nếu có thiệt hại.
2.4. Điều khoản 4: An toàn, phòng cháy chữa cháy và môi trường
Nhà xưởng, kho bãi thường có nguy cơ cháy nổ và phát sinh chất thải. Vì vậy, hợp đồng cần phân định rõ trách nhiệm quản lý, vận hành và bảo đảm an toàn.
Bên thuê phải tuân thủ các yêu cầu pháp luật áp dụng cho hoạt động của mình. Tùy trường hợp, các nghĩa vụ có thể liên quan đến phòng cháy, chữa cháy, môi trường, an toàn lao động và quản lý hàng hóa.
Chủ đất nên yêu cầu bên thuê thông báo khi xảy ra sự cố. Hợp đồng cũng cần quy định trách nhiệm phối hợp khắc phục và bồi thường nếu có thiệt hại do lỗi của một bên.
Nếu tài sản cần bảo hiểm theo quy định hoặc theo thỏa thuận, các bên nên xác định rõ phạm vi bảo hiểm và người chịu chi phí. Không nên mặc định rằng chỉ bên thuê hoặc chỉ chủ đất phải chịu mọi trách nhiệm trong mọi tình huống.
Gợi ý nội dung điều khoản:
“Bên thuê có trách nhiệm sử dụng nhà xưởng, kho bãi đúng công năng và tuân thủ các quy định an toàn áp dụng cho hoạt động của mình. Bên thuê phải thông báo kịp thời cho bên cho thuê khi phát hiện nguy cơ hoặc xảy ra sự cố. Trách nhiệm khắc phục và bồi thường được xác định theo lỗi, thiệt hại thực tế, hợp đồng và quy định pháp luật.”
Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Chủ đất và bên thuê nên rà soát các yêu cầu áp dụng đối với công trình và hoạt động thực tế trước khi đưa nhà xưởng vào sử dụng.
2.5. Điều khoản 5: Chấm dứt hợp đồng và bàn giao lại tài sản
Hợp đồng cần quy định rõ thời hạn thuê và thời điểm bàn giao. Đồng thời, phải xác định các trường hợp chấm dứt trước hạn.
Chủ đất nên thỏa thuận về việc xử lý khi bên thuê vi phạm nghĩa vụ thanh toán, sử dụng sai mục đích hoặc gây hư hỏng nghiêm trọng. Các trường hợp chấm dứt cần phù hợp với pháp luật và nội dung hợp đồng.
Khi hết hạn thuê, bên thuê phải bàn giao tài sản theo điều kiện đã thống nhất. Hợp đồng nên nêu rõ tiêu chuẩn hiện trạng, việc tháo dỡ thiết bị và xử lý hàng hóa còn lại.
Các bên cũng cần quy định thời điểm kiểm tra tài sản. Nếu phát hiện hư hỏng, cần lập biên bản và xác định trách nhiệm trước khi thanh lý.
Gợi ý nội dung điều khoản:
“Khi hợp đồng hết hạn hoặc chấm dứt hợp pháp, bên thuê có trách nhiệm bàn giao lại nhà xưởng, kho bãi và tài sản kèm theo theo thỏa thuận. Hai bên lập biên bản ghi nhận hiện trạng và các khoản còn phải thanh toán. Việc xử lý hư hỏng, tài sản cải tạo và nghĩa vụ chưa hoàn thành được thực hiện theo hợp đồng và quy định pháp luật.”
Điều khoản này giúp chủ đất chủ động hơn khi thu hồi mặt bằng. Tuy nhiên, không nên tự ý khóa cửa, di chuyển tài sản hoặc ngừng cung cấp dịch vụ trái pháp luật để buộc bên thuê rời đi.
>>> Xem thêm: Hồ sơ đầy đủ, thông tin thống nhất sẽ giúp hạn chế việc bổ sung không cần thiết; tham khảo dịch vụ làm sổ đỏ nhanh
3. Cách soạn thảo và hoàn thiện hợp đồng cho thuê nhà xưởng
3.1. Ghi đầy đủ thông tin của các bên
Hợp đồng cần ghi chính xác thông tin của chủ đất và bên thuê. Nếu một bên là doanh nghiệp, cần kiểm tra thông tin pháp lý và người đại diện ký kết.
Người ký phải có thẩm quyền hoặc giấy tờ đại diện hợp lệ. Nếu tài sản thuộc nhiều người, cần xác định ai có quyền ký hợp đồng.
Sai sót về chủ thể có thể khiến việc thực hiện hợp đồng gặp khó khăn. Vì vậy, cần kiểm tra giấy tờ trước khi ký.
3.2. Lập phụ lục và biên bản bàn giao
Với nhà xưởng có diện tích lớn, phụ lục giúp mô tả tài sản rõ hơn. Các bên có thể lập sơ đồ mặt bằng, danh sách thiết bị và hình ảnh hiện trạng.
Biên bản bàn giao nên ghi chỉ số điện, nước và tình trạng hệ thống kỹ thuật. Nếu có khu vực hư hỏng từ trước, cần ghi nhận cụ thể.
Khi thay đổi diện tích hoặc bổ sung thiết bị, các bên nên lập văn bản điều chỉnh. Không nên chỉ trao đổi miệng đối với nội dung ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ.
3.3. Xác định việc công chứng và thủ tục liên quan
Hợp đồng thuê nhà xưởng, kho bãi cần được lập thành văn bản. Việc công chứng, chứng thực được xác định theo loại giao dịch và quy định pháp luật áp dụng. Trong một số trường hợp, các bên có thể chủ động lựa chọn công chứng để tăng tính chặt chẽ của hồ sơ.
Nếu giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất, công trình xây dựng hoặc hoạt động kinh doanh bất động sản, cần kiểm tra quy định chuyên ngành tương ứng. Không nên áp dụng cùng một cách xử lý cho mọi loại tài sản.
Trước khi ký, các bên nên rà soát nội dung về quyền cho thuê, thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt. Khi hồ sơ có yếu tố phức tạp, nên tham khảo ý kiến chuyên môn.
3.4. Lưu trữ hồ sơ và theo dõi việc thực hiện
Sau khi ký, mỗi bên nên giữ một bộ hợp đồng và phụ lục. Chứng từ thanh toán, biên bản kiểm tra và thông báo vi phạm cũng cần được lưu trữ.
Chủ đất nên theo dõi lịch thanh toán và tình trạng sử dụng tài sản. Nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm, cần thông báo theo đúng phương thức đã thỏa thuận.
Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp các bên có căn cứ đối chiếu. Đây cũng là cơ sở quan trọng khi cần thương lượng hoặc giải quyết tranh chấp.
4. Những lưu ý giúp chủ đất hạn chế rủi ro khi cho thuê
4.1. Không sử dụng mẫu hợp đồng một cách máy móc
Mẫu hợp đồng trên mạng có thể thiếu điều khoản phù hợp với nhà xưởng thực tế. Mỗi tài sản có đặc điểm riêng về kết cấu, công năng và thiết bị.
Chủ đất nên điều chỉnh nội dung theo quy mô và mục đích cho thuê. Với kho chứa hàng đặc thù hoặc nhà xưởng sản xuất, cần chú ý thêm các yêu cầu chuyên ngành.
4.2. Không thỏa thuận điều khoản trái pháp luật
Các bên được quyền thỏa thuận nhiều nội dung trong hợp đồng. Tuy nhiên, thỏa thuận phải phù hợp với quy định pháp luật.
Chẳng hạn, mức phạt vi phạm hoặc lãi chậm trả cần được rà soát theo loại giao dịch và quy định áp dụng. Không nên mặc định mọi mức phạt do chủ đất đưa ra đều có hiệu lực.
Điều khoản chấm dứt hợp đồng cũng cần nêu rõ căn cứ và cách thông báo. Cách viết minh bạch giúp hạn chế tranh cãi khi một bên muốn chấm dứt trước hạn.
4.3. Kiểm tra bên thuê trước khi giao tài sản
Chủ đất nên tìm hiểu thông tin pháp lý và năng lực thực hiện nghĩa vụ của bên thuê. Nếu bên thuê là doanh nghiệp, cần kiểm tra người đại diện và hoạt động dự kiến.
Với hoạt động có nguy cơ cao, nên trao đổi kỹ về hàng hóa, máy móc và quy trình vận hành. Điều này giúp chủ đất đánh giá mức độ phù hợp của tài sản trước khi giao.
4.4. Chủ động xử lý khi có dấu hiệu vi phạm
Khi bên thuê chậm thanh toán hoặc sử dụng tài sản sai mục đích, chủ đất nên kiểm tra hợp đồng trước. Cần xác định thời hạn thông báo và phương án khắc phục đã thỏa thuận.
Mọi thông báo quan trọng nên được lưu lại. Nếu tranh chấp không thể giải quyết bằng thương lượng, các bên có thể sử dụng cơ chế giải quyết đã thống nhất hoặc thực hiện quyền theo pháp luật.
Chủ đất không nên tự ý thu hồi tài sản bằng biện pháp trái pháp luật. Cách xử lý đúng trình tự sẽ giúp bảo vệ quyền lợi và hạn chế phát sinh trách nhiệm mới.
>>> Xem thêm: Muốn hạn chế việc đi lại nhiều lần, bạn nên kiểm tra kỹ yêu cầu hồ sơ trước khi đến văn phòng công chứng
Kết luận
Một hợp đồng thuê nhà xưởng chặt chẽ cần xác định rõ mục đích sử dụng, tiền thuê, sửa chữa, an toàn và điều kiện bàn giao. Đây là 5 nhóm điều khoản quan trọng giúp chủ đất kiểm soát rủi ro. Nội dung càng cụ thể, khả năng phát sinh tranh chấp do hiểu nhầm càng giảm. Trước khi ký, các bên nên kiểm tra hồ sơ pháp lý và điều chỉnh hợp đồng theo tình trạng tài sản thực tế.
Nếu cần rà soát giấy tờ hoặc tư vấn thủ tục công chứng hợp đồng, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp với quy định pháp luật.
>>> Xem thêm: Chỉ một bước tìm hiểu trước cũng có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn khi sử dụng dịch vụ công chứng
>>> Xem thêm: Hồ sơ càng quan trọng, khâu kiểm tra giấy tờ càng không nên xem nhẹ; hãy tìm hiểu về chứng thực
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com