Trong các quan hệ dân sự và hoạt động pháp lý ở Việt Nam, hợp đồng ủy quyền là hình thức phổ biến khi một cá nhân hoặc tổ chức cần người khác thay mặt mình thực hiện công việc cụ thể. Tuy nhiên, không phải mọi hợp đồng ủy quyền đều phải công chứng hoặc chứng thực. Vậy khi nào hợp đồng ủy quyền cần xác nhận chữ ký? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, căn cứ pháp lý, các trường hợp bắt buộc xác thực, cũng như thủ tục thực hiện và ví dụ minh họa.
>>> Xem thêm: Vai trò của công chứng viên trong việc đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng ủy quyền.
1. Hợp đồng ủy quyền là gì?
Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa hai bên, theo đó bên được ủy quyền thay mặt bên ủy quyền thực hiện một hoặc nhiều công việc. Bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
2. Xác nhận chữ ký hợp đồng ủy quyền là gì?
Xác nhận chữ ký hợp đồng ủy quyền là thủ tục hành chính mà trong đó cơ quan có thẩm quyền như UBND cấp xã hoặc phòng công chứng xác nhận chữ ký trên văn bản là đúng của người ký. Việc này nhằm đảm bảo tính tự nguyện, chính xác và đúng quy định pháp luật.
Căn cứ pháp lý: Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực chữ ký.
3. Khi nào cần xác nhận chữ ký hợp đồng ủy quyền?
3.1. Khi văn bản ủy quyền liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng
Nếu hợp đồng ủy quyền được sử dụng để thực hiện các công việc liên quan đến đất đai, tài sản, hoặc đại diện tại cơ quan nhà nước thì xác nhận chữ ký hợp đồng ủy quyền là bắt buộc.
Ví dụ thực tế: Anh A sống ở Hà Nội, muốn ủy quyền cho em trai ở Hưng Yên đi làm thủ tục sang tên sổ đỏ. Trường hợp này, văn bản ủy quyền phải được xác nhận chữ ký hoặc công chứng để có hiệu lực trước cơ quan đăng ký đất đai.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng đóng vai trò gì trong hệ thống pháp luật hiện đại tại Việt Nam?
4. Hợp đồng ủy quyền có cần công chứng hay chỉ cần xác nhận chữ ký?
4.1. Trường hợp chỉ cần xác nhận chữ ký:
Ủy quyền nhận tiền, lương, trợ cấp
Ủy quyền nộp hồ sơ đơn giản
Các giao dịch dân sự không liên quan đến tài sản
4.2. Trường hợp bắt buộc công chứng hoặc chứng thực toàn văn:
Ủy quyền mua bán, chuyển nhượng đất đai
Ủy quyền giải quyết tranh chấp tài sản
Ủy quyền tham gia tố tụng
Trích dẫn pháp lý: Điều 167 Luật Đất đai 2013 yêu cầu văn bản ủy quyền liên quan đến đất đai phải được công chứng hoặc chứng thực.
>>> Xem thêm: Người dân cần chuẩn bị gì để thực hiện thủ tục làm sổ đỏ lần đầu đúng quy định?
5. Thủ tục xác nhận chữ ký hợp đồng ủy quyền
Hồ sơ cần chuẩn bị:
02 bản dự thảo hợp đồng ủy quyền
Bản sao và bản chính CCCD/hộ chiếu
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (nếu có liên quan)
Nơi nộp hồ sơ:
UBND xã/phường nơi cư trú
Văn phòng công chứng (nếu yêu cầu công chứng)
Thời gian xử lý: Trong ngày nếu hồ sơ hợp lệ.
6. Lưu ý khi xác nhận chữ ký hợp đồng ủy quyền
Người ký phải có mặt và ký trực tiếp trước cán bộ xác nhận
Không chấp nhận văn bản có sẵn chữ ký
Văn bản không được tẩy xóa, chỉnh sửa
>>> Xem thêm: Ngăn chặn giao dịch đất đai là gì và được áp dụng trong những trường hợp nào theo pháp luật Việt Nam?
Kết luận
Xác nhận chữ ký hợp đồng ủy quyền là bước quan trọng để đảm bảo hiệu lực pháp lý và độ tin cậy cho văn bản ủy quyền, đặc biệt khi thực hiện giao dịch tài sản, hành chính hoặc đại diện trước cơ quan công quyền. Dựa vào nội dung cụ thể của hợp đồng, bạn có thể lựa chọn công chứng hoặc chứng thực chữ ký cho phù hợp. Để tránh rủi ro và đảm bảo đúng quy định, bạn nên tham khảo hướng dẫn của cơ quan chức năng hoặc văn phòng công chứng trước khi thực hiện.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
