Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuThẩm quyền trưởng VPCC là vấn đề được nhiều người quan tâm khi có nhu cầu chứng thực chữ ký. Đặc biệt, nhiều người chưa phân biệt rõ công chứng và chứng thực.
Trưởng Văn phòng công chứng là công chứng viên. Công chứng viên có thể thực hiện một số nhiệm vụ chứng thực theo quy định. Trong đó có chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Tuy nhiên, không phải mọi việc chứng thực đều thuộc thẩm quyền của công chứng viên. Mỗi loại thủ tục có phạm vi riêng. Người dân cần xác định đúng nhu cầu trước khi thực hiện.
Vậy Trưởng Văn phòng công chứng có được chứng thực chữ ký không? Trưởng Văn phòng có những quyền hạn nào? Quy trình chứng thực chữ ký tại Văn phòng công chứng được thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn làm rõ vấn đề này.
>>> Xem thêm: Chứng thực chữ ký trên đơn xin xác nhận hai tên là một người
1. Trưởng Văn phòng công chứng có được chứng thực chữ ký không?
1.1. Trưởng Văn phòng công chứng là ai?
Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng. Người đứng đầu Văn phòng là Trưởng Văn phòng công chứng.
Theo pháp luật về công chứng, Trưởng Văn phòng phải là công chứng viên. Công chứng viên được bổ nhiệm theo điều kiện và trình tự luật định.
Vì vậy, Trưởng Văn phòng không chỉ quản lý hoạt động của Văn phòng. Người này còn có thể trực tiếp hành nghề công chứng.
Đây là cơ sở quan trọng khi xác định thẩm quyền chứng thực. Thẩm quyền không chỉ xuất phát từ chức danh Trưởng Văn phòng.
1.2. Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực chữ ký
Theo quy định hiện hành, công chứng viên của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng là người thực hiện chứng thực. Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.
Quy định này được đặt trong hệ thống pháp luật về chứng thực. Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi quy định về thẩm quyền chứng thực tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Như vậy, Trưởng Văn phòng công chứng có thể chứng thực chữ ký nếu người đó là công chứng viên đang hành nghề hợp pháp.
Cần lưu ý rằng chức danh Trưởng Văn phòng không phải căn cứ duy nhất. Căn cứ trực tiếp là tư cách công chứng viên và quy định về chứng thực.
1.3. Thẩm quyền chứng thực chữ ký không phải thẩm quyền công chứng
Chứng thực chữ ký và công chứng là hai hoạt động khác nhau.
Chứng thực chữ ký nhằm xác nhận chữ ký trong giấy tờ là của người yêu cầu chứng thực. Nội dung văn bản vẫn thuộc trách nhiệm của người ký.
Công chứng lại có phạm vi khác. Hoạt động này nhằm chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của giao dịch bằng văn bản theo quy định.
Do đó, người dân cần xác định đúng thủ tục. Không nên cho rằng mọi giấy tờ có chữ ký đều phải công chứng.
1.4. Có phải chỉ Trưởng Văn phòng mới được chứng thực?
Không phải.
Thẩm quyền chứng thực chữ ký thuộc về công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng. Vì vậy, công chứng viên khác trong Văn phòng cũng có thể thực hiện nhiệm vụ này khi đáp ứng điều kiện hành nghề.
Trưởng Văn phòng là một công chứng viên. Chức danh quản lý không làm phát sinh một phạm vi chứng thực riêng.
Do đó, khi đến Văn phòng công chứng, người dân có thể được công chứng viên tiếp nhận và thực hiện chứng thực theo quy định.
2. Phạm vi thẩm quyền chứng thực chữ ký của Trưởng Văn phòng công chứng
2.1. Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản
Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo quy định. Đây là một trong những nhiệm vụ chứng thực được pháp luật giao.
Người yêu cầu phải thực hiện thủ tục theo đúng trình tự. Công chứng viên sẽ kiểm tra giấy tờ và điều kiện cần thiết.
Khi đủ điều kiện, công chứng viên thực hiện chứng thực. Văn bản được ghi nhận theo mẫu và được lưu vào sổ chứng thực.
Quy trình này giúp xác định người đã ký văn bản. Đồng thời, nó tạo căn cứ xác định trách nhiệm của người ký.
2.2. Chứng thực bản sao từ bản chính
Ngoài chứng thực chữ ký, công chứng viên còn có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính trong phạm vi pháp luật quy định.
Thủ tục này khác với chứng thực chữ ký.
Khi chứng thực bản sao, người thực hiện đối chiếu bản sao với bản chính. Mục đích là xác nhận bản sao phù hợp với bản chính được xuất trình.
Người dân cần xác định đúng nhu cầu. Nếu chỉ cần chứng thực chữ ký, không nhất thiết phải thực hiện chứng thực bản sao.
2.3. Chứng thực chữ ký có phụ thuộc nơi cư trú không?
Đối với chứng thực chữ ký, người dân không bị giới hạn bởi nơi cư trú. Quy định hiện hành cho phép thực hiện chứng thực chữ ký không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu.
Điều này tạo thuận lợi cho người dân khi lựa chọn nơi thực hiện.
Người có nhu cầu có thể lựa chọn tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền. Không nhất thiết phải quay về nơi đăng ký thường trú.
Tuy nhiên, người dân vẫn cần kiểm tra thời gian làm việc. Đồng thời, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu.
2.4. Những trường hợp không được chứng thực chữ ký
Không phải văn bản nào cũng được chứng thực chữ ký.
Người thực hiện chứng thực phải từ chối trong các trường hợp pháp luật quy định. Ví dụ, nội dung văn bản có thể thuộc trường hợp bị cấm chứng thực.
Người thực hiện cũng phải kiểm tra tình trạng của người yêu cầu. Nếu có căn cứ cho thấy việc ký không tự nguyện hoặc không đáp ứng điều kiện, thủ tục có thể bị từ chối.
Vì vậy, người dân không nên yêu cầu chứng thực bằng mọi giá. Cần bảo đảm văn bản phù hợp với quy định trước khi thực hiện.
>>> Xem thêm: Bạn cần công chứng ngoài giờ? Hãy tìm hiểu trước thông tin của văn phòng công chứng
3. Hồ sơ và trình tự chứng thực chữ ký tại Văn phòng công chứng
3.1. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết
Người yêu cầu cần chuẩn bị giấy tờ tùy thân theo quy định. Tùy trường hợp, thông tin nhân thân có thể được xác định bằng căn cước điện tử hoặc giấy tờ hợp lệ khác.
Ngoài ra, cần chuẩn bị giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký.
Nội dung văn bản nên được hoàn thiện trước khi thực hiện. Người dân cần kiểm tra kỹ họ tên và các thông tin liên quan.
Nếu hồ sơ có yêu cầu riêng, nên chuẩn bị thêm giấy tờ theo hướng dẫn. Việc chuẩn bị đầy đủ giúp giảm thời gian xử lý.
3.2. Kiểm tra nội dung văn bản
Trước khi ký, người yêu cầu cần đọc kỹ toàn bộ văn bản.
Các thông tin cá nhân cần được kiểm tra trước tiên. Sau đó là nội dung cam kết, xác nhận hoặc thỏa thuận trong văn bản.
Không nên ký vào văn bản còn bỏ trống thông tin quan trọng. Cũng không nên ký nếu chưa hiểu rõ nội dung.
Nếu phát hiện sai sót, cần chỉnh sửa trước khi thực hiện. Việc này giúp tránh phải lập lại giấy tờ.
3.3. Ký trước mặt người thực hiện chứng thực
Đối với chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Đây là bước quan trọng của thủ tục.
Người dân không nên ký khống rồi giao cho người khác mang đi chứng thực.
Sau khi người yêu cầu ký, công chứng viên sẽ kiểm tra các điều kiện cần thiết. Nếu hồ sơ phù hợp, công chứng viên thực hiện việc chứng thực theo quy định.
Cách thực hiện này giúp xác định chính xác người đã ký văn bản.
3.4. Công chứng viên ký và đóng dấu chứng thực
Sau khi kiểm tra, công chứng viên thực hiện lời chứng theo quy định.
Công chứng viên ký xác nhận và thực hiện các bước về con dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Thông tin chứng thực cũng được ghi vào sổ theo quy định.
Người yêu cầu nên kiểm tra văn bản sau khi nhận.
Nếu có thông tin bất thường, cần trao đổi ngay với Văn phòng công chứng. Không nên tự ý sửa chữa nội dung đã được chứng thực.
3.5. Nhận kết quả và bảo quản văn bản
Sau khi hoàn tất, người yêu cầu nhận lại văn bản đã được chứng thực.
Cần kiểm tra họ tên và nội dung giấy tờ. Đồng thời, cần kiểm tra thông tin chứng thực trên văn bản.
Bản đã chứng thực nên được bảo quản cẩn thận. Người dân không nên để văn bản bị rách, tẩy xóa hoặc sửa chữa.
Nếu cần sử dụng cho nhiều hồ sơ, nên xác định số lượng bản cần thiết ngay từ đầu.
4. Những lưu ý về thẩm quyền Trưởng Văn phòng công chứng
4.1. Thẩm quyền xuất phát từ tư cách công chứng viên
Đây là điểm cần phân biệt rõ.
Trưởng Văn phòng công chứng có thể chứng thực chữ ký vì người này là công chứng viên. Thẩm quyền được xác lập theo quy định về người thực hiện chứng thực.
Không nên hiểu rằng bất kỳ người giữ chức vụ quản lý nào cũng có thẩm quyền chứng thực.
Điều kiện hành nghề và tư cách công chứng viên vẫn là yếu tố quan trọng. Người dân nên xác định đúng chủ thể thực hiện thủ tục.
4.2. Chứng thực chữ ký chỉ xác nhận chữ ký
Chứng thực chữ ký không đồng nghĩa với việc xác nhận toàn bộ nội dung văn bản.
Theo quy định, chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu đã ký chữ ký đó. Đây cũng là căn cứ xác định trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.
Do đó, người dân phải kiểm tra nội dung trước khi ký.
Không nên cho rằng việc chứng thực đã bảo đảm mọi thông tin trong văn bản đều chính xác.
4.3. Không nên nhầm với công chứng hợp đồng
Một số người cho rằng Trưởng Văn phòng công chứng có thể chứng thực chữ ký nên mọi hợp đồng đều có thể chứng thực.
Cách hiểu này chưa chính xác.
Chứng thực chữ ký chỉ áp dụng cho trường hợp phù hợp với quy định. Hợp đồng và giao dịch có thể thuộc thủ tục công chứng hoặc chứng thực giao dịch riêng.
Người dân cần xác định loại giao dịch trước khi lựa chọn thủ tục.
4.4. Người yêu cầu có thể lựa chọn nơi chứng thực phù hợp
Đối với chứng thực chữ ký, người dân có thể lựa chọn tổ chức có thẩm quyền. Thủ tục này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.
Đây là điểm thuận tiện trong thực tế.
Người dân có thể lựa chọn Văn phòng công chứng phù hợp với nhu cầu. Trước khi đến, nên hỏi về thời gian làm việc và giấy tờ cần chuẩn bị.
Nếu văn bản có nội dung đặc biệt, nên trao đổi trước với công chứng viên. Việc này giúp xác định đúng thủ tục cần thực hiện.
4.5. Kiểm tra đúng loại thủ tục trước khi thực hiện
Mỗi loại giấy tờ có thể cần một thủ tục khác nhau.
Có trường hợp chỉ cần chứng thực chữ ký. Có trường hợp lại cần chứng thực bản sao. Một số giao dịch có thể phải thực hiện công chứng.
Việc lựa chọn đúng thủ tục giúp tiết kiệm thời gian. Người dân cũng hạn chế nguy cơ hồ sơ bị từ chối.
Nếu chưa rõ, nên cung cấp đầy đủ thông tin về mục đích sử dụng giấy tờ. Công chứng viên có thể căn cứ vào hồ sơ thực tế để hướng dẫn thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Cẩn trọng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh nhiều phiền phức trong quá trình công chứng mua bán nhà đất
Kết luận
Thẩm quyền trưởng VPCC trong hoạt động chứng thực cần được hiểu đúng theo tư cách công chứng viên. Trưởng Văn phòng công chứng là công chứng viên và có thể thực hiện chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo quy định hiện hành.
Chứng thực chữ ký và công chứng là hai thủ tục khác nhau. Chứng thực chữ ký tập trung vào việc xác nhận chữ ký của người yêu cầu. Người ký vẫn chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Khi thực hiện thủ tục, người dân nên chuẩn bị giấy tờ đầy đủ. Đồng thời, cần đọc kỹ nội dung trước khi ký. Nếu chưa rõ, nên hỏi công chứng viên để xác định đúng thủ tục.
Nếu cần được tư vấn về hồ sơ, thẩm quyền chứng thực chữ ký hoặc các thủ tục công chứng liên quan, khách hàng có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn thực hiện thủ tục phù hợp.
>>> Xem thêm: Hồ sơ cần nộp gấp trong hôm nay? Bạn có thể tham khảo dịch thuật lấy ngay trước khi quá muộn
>>> Xem thêm: Bạn có biết loại giấy tờ nào thường cần công chứng dịch thuật không?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
- Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
- Xem thêm…
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com