Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản online có được không?
Trong thời đại số hóa, nhiều người thắc mắc liệu công chứng di sản online có thể thực hiện thay vì đến trực tiếp văn phòng công chứng. Việc công chứng trực tuyến hứa hẹn tiết kiệm thời gian, thuận tiện cho các thừa kế ở xa hoặc có yếu tố nước ngoài. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý, việc áp dụng công chứng online cần tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Cáchvăn phòng công chứng hỗ trợ người dân khi cần lập hợp đồng mua bán xe ô tô
⚖️ Căn cứ pháp lý khi công chứng di sản online
🏛️ 1. Luật Công chứng 2014
Điều 4: Công chứng viên xác nhận giao dịch, văn bản dân sự, trong đó có văn bản thỏa thuận phân chia di sản, phải xác thực chữ ký, ý chí các bên.
Điều 57: Công chứng viên được công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, nhưng phải gặp trực tiếp các bên để xác minh chữ ký.
📘 2. Nghị định 85/2016/NĐ-CP
Phí công chứng và quy trình công chứng phải tuân thủ theo quy định của nhà nước, việc sử dụng phương thức điện tử cần đảm bảo an toàn thông tin và chữ ký điện tử được công nhận.
📗 3. Nghị định 130/2020/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong lĩnh vực dân sự
Chỉ các giao dịch dân sự sử dụng chữ ký số công cộng và dịch vụ chứng thực điện tử hợp pháp mới được pháp luật công nhận.
Văn bản công chứng online phải được công chứng viên xác minh danh tính của các bên bằng phương tiện điện tử đáng tin cậy.
➡️ Nhận định: Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa cho phép công chứng di sản hoàn toàn online (không gặp mặt trực tiếp). Các dịch vụ online chủ yếu hỗ trợ nộp hồ sơ, tư vấn, đặt lịch công chứng hoặc ủy quyền ký thay, nhưng khi ký kết văn bản thỏa thuận phân chia di sản vẫn phải gặp trực tiếp công chứng viên.
🌐 Khi nào có thể áp dụng hình thức online
✅ Tư vấn, hướng dẫn trực tuyến: Văn phòng công chứng có thể hướng dẫn, soạn thảo văn bản, gửi mẫu văn bản thỏa thuận phân chia di sản online; ✅ Nộp hồ sơ online: Một số văn phòng công chứng cho phép nộp hồ sơ điện tử, scan giấy tờ để rút ngắn thời gian; ✅ Đặt lịch, tra cứu hồ sơ online: Giúp các bên thừa kế không phải đi lại nhiều lần; ✅ Ủy quyền công chứng online: Nếu thừa kế ở xa, có thể lập giấy ủy quyền được công chứng tại nơi cư trú để người đại diện ký thay tại văn phòng công chứng.
📑 Hồ sơ công chứng di sản khi áp dụng hình thức hỗ trợ online
Giấy tờ nhân thân (CMND/CCCD, hộ chiếu);
Giấy chứng tử của người để lại di sản;
Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (sổ đỏ, giấy chứng nhận cổ phần, hợp đồng mua bán trước đây…);
Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
Giấy ủy quyền công chứng nếu đại diện ký thay;
Tài liệu gửi trước cho văn phòng công chứng để kiểm tra.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ hướng dẫn hồ sơ sang tên hợp pháp theo quy định mới nhất năm 2025
🧭 Quy trình công chứng di sản online (hỗ trợ trực tuyến)
Bước 1️⃣ – Tư vấn và soạn thảo online
Các bên gửi thông tin, giấy tờ cho văn phòng công chứng qua email hoặc cổng trực tuyến;
Công chứng viên hướng dẫn điền thông tin vào mẫu văn bản công chứng di sản;
Soạn thảo văn bản thỏa thuận, xác minh tính hợp pháp của tài sản.
Bước 2️⃣ – Kiểm tra hồ sơ và xác minh
Công chứng viên xem xét hồ sơ, kiểm tra giấy tờ;
Liên hệ các bên để giải thích nội dung văn bản và quyền lợi, nghĩa vụ;
Nếu cần, lập giấy ủy quyền công chứng online cho người đại diện ký thay.
Bước 3️⃣ – Ký kết trực tiếp
Các bên hoặc đại diện được ủy quyền gặp trực tiếp công chứng viên để ký văn bản;
Công chứng viên xác minh chữ ký, ý chí các bên;
Văn bản được đóng dấu, xác nhận công chứng, có giá trị pháp lý đầy đủ.
📖 Ví dụ minh họa
Tình huống: Bà A sống tại Mỹ, ông B ở Việt Nam, cùng là thừa kế di sản của cha mẹ để lại một căn nhà và cổ phần.
Giải pháp:
Bà A lập giấy ủy quyền công chứng tại Mỹ, hợp pháp hóa lãnh sự;
Hồ sơ được gửi trước cho văn phòng công chứng tại Việt Nam qua email;
Ông B và người đại diện của bà A ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại văn phòng công chứng;
Văn bản công chứng được gửi bản scan để lưu trữ và bản gốc được giữ tại văn phòng.
💬 Kết quả: Văn bản có giá trị pháp lý, bảo đảm quyền lợi cho các thừa kế, tiết kiệm thời gian đi lại.
⚠️ Lưu ý khi áp dụng công chứng di sản online
🔹 Không thể hoàn toàn online: Chữ ký và xác minh ý chí phải được thực hiện trực tiếp; 🔹 Dùng dịch vụ đáng tin cậy: Chỉ sử dụng các văn phòng công chứng uy tín, có tư vấn online; 🔹 Ủy quyền hợp pháp: Nếu ký thay, cần giấy ủy quyền hợp pháp, công chứng tại nơi cư trú; 🔹 Bảo mật thông tin: Hồ sơ online cần mã hóa và gửi qua kênh an toàn.
Hiện nay, công chứng di sản online chưa thể thực hiện hoàn toàn mà chỉ hỗ trợ tư vấn, nộp hồ sơ và ủy quyền. Các bên thừa kế vẫn phải gặp trực tiếp công chứng viên để ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
