Quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất
Quy trình phát hành hóa đơn là bước bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành. Việc nắm rõ quy trình này giúp doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp đầy đủ quy định pháp lý, các bước thực hiện chuẩn nhất và ví dụ minh họa thực tế giúp bạn dễ hình dung.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có vai trò gì trong bảo vệ quyền lợi bên bán trong giao dịch nhà đất?
I. Căn cứ pháp lý về quy trình phát hành hóa đơn điện tử ⚖️
Quy định về quy trình phát hành hóa đơn điện tử hiện được điều chỉnh bởi:
Luật Quản lý thuế 2019
Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn việc đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử
Các văn bản này quy định cụ thể các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, yêu cầu kỹ thuật, trách nhiệm của doanh nghiệp và chế tài xử phạt nếu dùng sai quy trình.
II. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành 🧾
Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế ✅
Doanh nghiệp cần thực hiện:
Đăng ký theo mẫu 01ĐKTĐ-HĐĐT
Gửi thông tin lên hệ thống của cơ quan thuế
Chờ phản hồi chấp nhận hoặc điều chỉnh (thông thường từ vài phút đến vài giờ)
Căn cứ pháp lý: Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Ký số và kích hoạt tài khoản hóa đơn điện tử 🔐
Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành:
Gắn chữ ký số vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
Kiểm tra trạng thái tài khoản
Xác nhận kết nối thành công với cơ quan thuế
Yêu cầu: Chữ ký số còn hạn và thuộc pháp nhân đã đăng ký.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ hỗ trợ người dân hoàn thiện hồ sơ đất đai đúng quy chuẩn pháp lý như thế nào?
Bước 3: Tạo mẫu hóa đơn điện tử và phát hành mẫu 📝
Doanh nghiệp được phép:
Tạo mẫu hóa đơn theo định dạng thống nhất
Thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu: mã số thuế, tên hàng hóa, đơn giá, thuế suất…
Gửi mẫu hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã (áp dụng với trường hợp hóa đơn có mã)
Căn cứ pháp lý: Điều 10, 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bước 4: Lập hóa đơn và gửi cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) 🚀
Quy trình:
Lập hóa đơn trực tiếp trên phần mềm
Gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã
Nhận mã hóa đơn và gửi cho khách hàng qua email hoặc file PDF
III. Ví dụ minh họa thực tế về quy trình phát hành hóa đơn 💡
Công ty ABC bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử:
Bước 1: Nộp mẫu 01ĐKTĐ-HĐĐT lên hệ thống thuế, được chấp nhận sau 20 phút
Bước 2: Kích hoạt chữ ký số VNPT và đồng bộ với phần mềm hóa đơn
Bước 3: Tạo mẫu hóa đơn bán hàng, gửi cơ quan thuế và nhận chấp thuận
Bước 4: Khi bán hàng, công ty lập hóa đơn → gửi cơ quan thuế → nhận mã chỉ sau 5 giây
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn vào hệ thống drive nội bộ và sao lưu sang ổ đám mây
Như vậy chỉ trong 1 ngày làm việc, doanh nghiệp đã hoàn tất toàn bộ quy trình phát hành hóa đơn và có thể sử dụng ngay.
IV. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình phát hành hóa đơn ⚠️
Chữ ký số phải còn thời hạn và trùng khớp thông tin pháp nhân
Thông tin trong mẫu hóa đơn phải chính xác tuyệt đối
Tránh lập hóa đơn sai thời điểm, sai thuế suất vì dễ bị xử phạt
Mỗi hóa đơn điện tử gửi khách hàng phải có mã cơ quan thuế (trừ hóa đơn không mã theo quy định)
Kết luận 🎯
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử không quá phức tạp nhưng yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng từng bước theo quy định pháp luật. Việc tuân thủ đầy đủ giúp hạn chế sai sót, tối ưu thời gian, đồng thời đảm bảo hóa đơn hợp lệ khi kê khai thuế. Nắm vững các bước đăng ký, tạo mẫu, phát hành và lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác kế toán và quản lý hóa đơn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
