Giấy phép doanh nghiệp nước ngoài chưa dịch thuật có sao y được không?

Trong quá trình thực hiện thủ tục pháp lý, nhiều doanh nghiệp cần sử dụng giấy phép kinh doanh được cấp tại nước ngoài. Tuy nhiên, không ít đơn vị băn khoăn liệu giấy tờ chưa dịch sang tiếng Việt có được sao y hay không. Đặc biệt, khi cần nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước, ngân hàng hoặc đối tác, yêu cầu về tính pháp lý của tài liệu càng cần được chú trọng.

Vậy sao y giấy phép tiếng nước ngoài khi chưa dịch thuật có được chấp nhận không? Có bắt buộc phải dịch công chứng trước khi sao y? Những điều kiện nào cần đáp ứng để giấy phép doanh nghiệp nước ngoài được chứng thực tại Việt Nam? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định và lựa chọn phương án phù hợp.

>>> Xem thêm: Thủ tục sao y Giấy xác nhận quy hoạch sử dụng đất tại địa phương

1. Giấy phép doanh nghiệp nước ngoài chưa dịch thuật có sao y được không?

1.1. Chưa dịch thuật có được chứng thực bản sao không?

Câu trả lời là có thể được, nếu giấy phép đáp ứng đầy đủ điều kiện chứng thực theo quy định pháp luật.

Pháp luật Việt Nam không quy định mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải dịch sang tiếng Việt trước khi chứng thực bản sao. Đây là hai thủ tục có mục đích và giá trị pháp lý khác nhau.

Cụ thể, chứng thực bản sao từ bản chính nhằm xác nhận bản sao chính xác với bản chính. Người thực hiện chứng thực không xác nhận tính hợp pháp của nội dung tài liệu.

Trong khi đó, dịch thuật công chứng nhằm xác nhận chữ ký của người dịch theo quy định. Việc dịch giúp cơ quan tiếp nhận hiểu được nội dung tài liệu bằng tiếng nước ngoài.

Do đó, doanh nghiệp có thể đề nghị chứng thực bản sao giấy phép bằng tiếng nước ngoài mà không cần dịch thuật trước. Tuy nhiên, tài liệu phải đáp ứng điều kiện về tính hợp lệ và hợp pháp.

Đặc biệt, giấy phép do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp cần được hợp pháp hóa lãnh sự. Quy định này áp dụng trước khi yêu cầu chứng thực bản sao tại Việt Nam, trừ trường hợp được miễn.

1.2. Căn cứ pháp lý về chứng thực giấy phép bằng tiếng nước ngoài

Căn cứ quan trọng là Nghị định 23/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung qua các văn bản liên quan.

Theo Điều 18, bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Đáng chú ý, khoản 1 Điều 20 quy định về hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính. Theo đó, người yêu cầu phải xuất trình bản chính và bản sao cần chứng thực.

Đối với giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận, tài liệu phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Quy định này có ngoại lệ đối với trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại.

Bên cạnh đó, Điều 22 quy định những loại bản chính không được sử dụng làm căn cứ chứng thực bản sao.

Như vậy, cần phân biệt hai yêu cầu:

• Dịch thuật: Không phải điều kiện bắt buộc trong mọi trường hợp chứng thực bản sao.
• Hợp pháp hóa lãnh sự: Là yêu cầu cần đáp ứng đối với giấy tờ nước ngoài thuộc diện phải hợp pháp hóa.

Doanh nghiệp cần kiểm tra cả hai yếu tố để tránh nhầm lẫn khi chuẩn bị hồ sơ.

1.3. Phân biệt sao y bản chính và dịch thuật công chứng

Hai thủ tục này thường được thực hiện cùng nhau nhưng không thay thế cho nhau.

Sao y bản chính là việc chứng thực bản sao có nội dung chính xác với bản chính. Nội dung trên tài liệu vẫn được giữ nguyên ngôn ngữ ban đầu.

Ví dụ, giấy phép kinh doanh được cấp bằng tiếng Anh. Khi chứng thực bản sao, bản sao vẫn thể hiện nội dung tiếng Anh như tài liệu gốc.

Dịch thuật công chứng là việc chuyển ngữ tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại. Chữ ký người dịch được chứng thực theo trình tự pháp luật.

Ví dụ, doanh nghiệp cần chuyển toàn bộ nội dung giấy phép kinh doanh tiếng Anh sang tiếng Việt. Khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục dịch thuật phù hợp.

Trên thực tế, một bộ hồ sơ có thể cần cả hai loại tài liệu. Doanh nghiệp nên căn cứ yêu cầu của đơn vị tiếp nhận để lựa chọn thủ tục.

2. Điều kiện để sao y giấy phép doanh nghiệp nước ngoài chưa dịch thuật

Không phải mọi giấy phép kinh doanh bằng tiếng nước ngoài đều được tiếp nhận để chứng thực. Tài liệu cần đáp ứng những điều kiện nhất định.

2.1. Giấy phép phải là bản chính hợp lệ

Trước hết, doanh nghiệp cần xuất trình bản chính giấy phép do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Bản chính phải thể hiện rõ những thông tin cơ bản như:

• Tên doanh nghiệp được cấp phép.
• Mã số đăng ký hoặc mã số doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở đăng ký.
• Ngành nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh.
• Ngày cấp và cơ quan cấp giấy phép.
• Chữ ký, con dấu hoặc thông tin xác thực theo hình thức cấp.

Những thông tin này giúp người thực hiện chứng thực kiểm tra và đối chiếu tài liệu.

Nếu giấy phép chỉ còn bản photocopy, bản scan hoặc ảnh chụp, việc chứng thực có thể không được thực hiện. Bởi những tài liệu này không mặc nhiên thay thế bản chính.

Trường hợp giấy phép được cấp dưới dạng điện tử, doanh nghiệp cần xác định hình thức tài liệu và khả năng xác thực. Không nên tự in bản chụp rồi mặc nhiên xem đó là bản chính.

2.2. Phải hợp pháp hóa lãnh sự nếu thuộc trường hợp bắt buộc

Đây là điều kiện đặc biệt quan trọng đối với giấy phép do cơ quan nước ngoài cấp.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giấy tờ nước ngoài thuộc diện phải hợp pháp hóa lãnh sự cần hoàn thành thủ tục này trước khi chứng thực bản sao tại Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ nước ngoài. Việc này nhằm tạo điều kiện để tài liệu được xem xét sử dụng tại Việt Nam.

Tuy nhiên, cần hiểu rằng hợp pháp hóa lãnh sự không đồng nghĩa với việc xác nhận nội dung giấy phép là đúng. Thủ tục này cũng không thay thế việc kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu.

Một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

• Giấy tờ được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Giấy tờ được miễn theo nguyên tắc có đi có lại.
• Các trường hợp miễn khác theo quy định pháp luật có liên quan.

Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra quốc gia cấp giấy phép và quy định áp dụng trước khi thực hiện.

2.3. Giấy phép không thuộc trường hợp bị từ chối chứng thực

Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định những trường hợp bản chính không được sử dụng làm cơ sở chứng thực bản sao.

Một số trường hợp đáng chú ý gồm:

Giấy phép bị tẩy xóa hoặc sửa chữa không hợp lệ: Những thay đổi về nội dung không được cơ quan có thẩm quyền xác nhận có thể khiến tài liệu bị từ chối.

Giấy phép bị hư hỏng, cũ nát: Nếu tài liệu không còn đủ thông tin để xác định nội dung, cơ quan thực hiện chứng thực không có căn cứ đối chiếu.

Giấy phép có nội dung không được phép sao chụp: Những tài liệu đóng dấu mật hoặc có ghi rõ không được sao chụp không được sử dụng làm căn cứ chứng thực.

Giấy phép chưa được hợp pháp hóa lãnh sự: Nếu thuộc diện bắt buộc hợp pháp hóa nhưng chưa hoàn thành thủ tục, tài liệu không đủ điều kiện chứng thực.

Như vậy, việc giấy phép chưa dịch thuật không phải lý do mặc nhiên để từ chối. Điều quan trọng là tài liệu phải đáp ứng các điều kiện pháp lý tương ứng.

>>> Xem thêm: Sổ hồng đứng tên ai có ý nghĩa trực tiếp đối với quyền lợi của người đó, vì vậy hãy tìm hiểu dịch vụ sang tên sổ hồng

3. Quy trình sao y giấy phép doanh nghiệp nước ngoài và trường hợp cần dịch thuật

Để hạn chế việc bổ sung hồ sơ nhiều lần, doanh nghiệp nên xác định đúng trình tự thực hiện.

3.1. Kiểm tra nguồn gốc và hình thức giấy phép

Trước khi tiến hành, doanh nghiệp cần xác định giấy phép thuộc loại tài liệu nào.

Có thể phân thành hai trường hợp phổ biến:

Trường hợp 1: Giấy phép do cơ quan nước ngoài cấp

Đây là giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương được cấp tại nước ngoài.

Doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu thuộc diện được miễn, cần xác định căn cứ miễn tương ứng.

Trường hợp 2: Giấy phép do cơ quan Việt Nam cấp cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Ví dụ, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đây là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Vì vậy, không đặt ra yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự chỉ vì doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai trường hợp để tránh chuẩn bị sai hồ sơ.

3.2. Chuẩn bị bản chính và bản sao cần chứng thực

Sau khi kiểm tra điều kiện pháp lý, doanh nghiệp chuẩn bị tài liệu để thực hiện chứng thực.

Hồ sơ cơ bản gồm:

• Bản chính giấy phép doanh nghiệp.
• Bản sao giấy phép cần chứng thực, nếu đã chuẩn bị.
• Giấy tờ tùy thân của người trực tiếp thực hiện thủ tục, nếu được yêu cầu theo quy định áp dụng.
• Tài liệu chứng minh việc hợp pháp hóa lãnh sự hoặc căn cứ miễn, nếu cần thiết.

Người yêu cầu cần bảo đảm bản sao đầy đủ các trang. Những thông tin về con dấu, chữ ký và nội dung xác thực cũng cần được thể hiện rõ.

Nếu giấy phép có nhiều trang, doanh nghiệp nên kiểm tra thứ tự và tính liên tục của tài liệu.

3.3. Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

Doanh nghiệp có thể yêu cầu chứng thực tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định hiện hành.

Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung, thẩm quyền chứng thực bản sao thuộc Chủ tịch UBND cấp xã, công chứng viên và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trong phạm vi quy định.

Khi tiếp nhận hồ sơ, người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra bản chính và đối chiếu với bản sao.

Nếu tài liệu đáp ứng điều kiện, bản sao được ghi lời chứng, ký và đóng dấu theo quy định.

Trường hợp doanh nghiệp chỉ xuất trình bản chính, cơ quan hoặc tổ chức thực hiện chứng thực có thể chụp từ bản chính để tiến hành thủ tục.

Theo Điều 7 Nghị định này, thời hạn giải quyết thông thường là trong ngày tiếp nhận. Nếu tiếp nhận sau 15 giờ, kết quả được giải quyết trong ngày làm việc tiếp theo.

Một số trường hợp cần kiểm tra phức tạp hoặc số lượng lớn có thể được gia hạn theo quy định.

3.4. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải dịch thuật giấy phép?

Mặc dù có thể chứng thực bản sao bằng tiếng nước ngoài, doanh nghiệp vẫn cần dịch thuật trong nhiều trường hợp.

Điển hình là khi đơn vị tiếp nhận yêu cầu hồ sơ bằng tiếng Việt. Đây là tình huống thường gặp khi thực hiện thủ tục hành chính tại Việt Nam.

Một số trường hợp cụ thể gồm:

• Nộp giấy phép cho cơ quan nhà nước để giải quyết thủ tục hành chính.
• Mở tài khoản ngân hàng hoặc xác minh tư cách pháp lý doanh nghiệp.
• Thực hiện thủ tục đầu tư, thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
• Ký kết hợp đồng với doanh nghiệp Việt Nam.
• Tham gia đấu thầu hoặc cung cấp hồ sơ năng lực.
• Thực hiện thủ tục thuế, kế toán hoặc kiểm toán.
• Chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp nước ngoài trong giao dịch.

Trong những trường hợp này, bản dịch tiếng Việt giúp đơn vị tiếp nhận kiểm tra thông tin thuận tiện hơn.

Doanh nghiệp cần lưu ý: Yêu cầu dịch thuật phụ thuộc vào quy định của thủ tục cụ thể và đơn vị tiếp nhận. Không nên mặc định mọi giấy phép đều phải dịch công chứng.

4. Những lưu ý quan trọng khi sao y giấy phép doanh nghiệp nước ngoài

Để hồ sơ được xử lý thuận lợi, doanh nghiệp cần chú ý một số vấn đề dưới đây.

4.1. Xác định rõ yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ

Đây là bước nên thực hiện trước khi lựa chọn dịch vụ sao y hoặc dịch thuật.

Mỗi thủ tục có thể đặt ra yêu cầu khác nhau về hình thức tài liệu.

Có đơn vị chỉ yêu cầu bản sao chứng thực bằng ngôn ngữ gốc. Một số đơn vị lại yêu cầu bản dịch tiếng Việt có chứng thực chữ ký người dịch.

Ngoài ra, có trường hợp cần cả bản sao chứng thực và bản dịch đi kèm.

Doanh nghiệp nên yêu cầu hướng dẫn cụ thể về thành phần hồ sơ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện.

4.2. Không nhầm lẫn giữa hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực bản sao

Hai thủ tục này có mục đích hoàn toàn khác nhau.

Hợp pháp hóa lãnh sự xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ nước ngoài theo quy định.

Chứng thực bản sao xác nhận bản sao chính xác với bản chính được xuất trình.

Vì vậy, giấy phép đã được hợp pháp hóa lãnh sự chưa đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã có bản sao chứng thực.

Ngược lại, bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch cũng không thay thế thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khi pháp luật yêu cầu.

Doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự để bảo đảm giá trị sử dụng của tài liệu.

4.3. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi dịch thuật và sao y

Giấy phép doanh nghiệp nước ngoài thường chứa nhiều thông tin quan trọng. Chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình tiếp nhận hồ sơ.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Tên doanh nghiệp và tên giao dịch quốc tế.
• Mã số đăng ký doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở và quốc gia đăng ký.
• Tên cơ quan cấp giấy phép.
• Ngày cấp và thời hạn hiệu lực.
• Ngành nghề kinh doanh được phép hoạt động.
• Thông tin về người đại diện theo pháp luật.

Đặc biệt, tên riêng và thuật ngữ pháp lý cần được dịch thống nhất. Không nên tự ý lược bỏ hoặc diễn giải sai nội dung giấy phép.

Đối với tài liệu nhiều trang, cần bảo đảm bản dịch thể hiện đầy đủ nội dung. Các dấu xác nhận và phần ghi chú cũng cần được xử lý phù hợp.

4.4. Lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm xử lý giấy tờ nước ngoài

Giấy phép doanh nghiệp nước ngoài có thể được cấp bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Mỗi quốc gia cũng có hình thức cấp và xác thực tài liệu riêng.

Vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm về chứng thực và dịch thuật giấy tờ nước ngoài.

Đơn vị chuyên môn có thể hỗ trợ kiểm tra hồ sơ ban đầu. Đồng thời, họ hướng dẫn doanh nghiệp xác định thủ tục cần thực hiện.

Một đơn vị uy tín cần tư vấn rõ những nội dung sau:

• Tài liệu có đủ điều kiện chứng thực hay không.
• Có cần hợp pháp hóa lãnh sự không.
• Có cần dịch thuật sang tiếng Việt không.
• Cần chuẩn bị bao nhiêu bản sao.
• Thời gian và chi phí thực hiện dự kiến.
• Những yêu cầu riêng của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Việc kiểm tra ngay từ đầu giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại. Doanh nghiệp cũng tránh phát sinh những khoản chi phí không cần thiết.

>>> Xem thêm: Bạn đã biết những tiêu chí quan trọng để đánh giá một văn phòng công chứng uy tín chưa?

Kết luận

Như vậy, sao y giấy phép tiếng nước ngoài khi chưa dịch thuật vẫn có thể thực hiện được. Pháp luật không mặc nhiên yêu cầu phải dịch sang tiếng Việt trước khi chứng thực bản sao.

Tuy nhiên, giấy phép do cơ quan nước ngoài cấp phải đáp ứng yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự nếu thuộc diện bắt buộc. Tài liệu cũng cần bảo đảm tính nguyên vẹn và đủ điều kiện chứng thực.

Doanh nghiệp nên xác định rõ yêu cầu của đơn vị tiếp nhận trước khi chuẩn bị hồ sơ. Điều này giúp lựa chọn đúng thủ tục, tiết kiệm thời gian và hạn chế phát sinh chi phí.

Nếu cần tư vấn về sao y, chứng thực hoặc dịch thuật giấy tờ doanh nghiệp, quý khách có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ theo số hotline 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để được tư vấn, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục nhanh chóng, thuận tiện.

>>> Xem thêm: Giữa hàng loạt công việc cần giải quyết, một dịch vụ công chứng linh hoạt sẽ giúp bạn chủ động hơn

>>> Xem thêm: Bạn cần chuẩn bị giấy tờ đi học, đi làm hay giao dịch? Đừng quên tìm hiểu thủ tục chứng thực

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

VPCC Nguyễn Huệ được thành lập từ ngày 03/10/2012 (có địa chỉ trụ sở tại số 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội) dưới sự điều hành của các Công chứng viên có trình độ và bề dày thành tích trong ngành pháp luật cũng như trong lĩnh vực công chứng:

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân Luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
3. Công chứng viên Chu Cảnh Hưng: Đã từng làm 10 năm Viện phó viện kiểm sát nhân dân huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh. Trưởng văn phòng công chứng Chu Cảnh Hưng.
4. Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh: Là Luật sư, nguyên Trưởng Văn phòng công chứng tại Bắc Ninh với nhiều năm kinh nghiệm quản lý và điều hành nghiệp vụ. Chuyên gia dày dạn trong việc thẩm định hồ sơ pháp lý, giải quyết những hồ sơ khó và phức tạp một cách chuẩn xác nhất.
5. Xem thêm…

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com